Проверка расчетов с подотчетными лицами
Проверка обоснованности выдачи авансов подотчет
Она заключается в установлении соблюдения требований Порядка ведения кассовых операций в РФ в части выдачи под отчет на хозяйственно-операционные расходы. При этом аудитор устанавливает, соответствуют ли приказу руководителя круг лиц, получающих подотчет авансы, а также размеры и сроки предоставления авансов.
Проверка своевременности предоставления авансовых отчетов осуществляется путем сопоставления фактических сроков предоставления авансовых отчетов со сроками, предусмотренными в командировочном удостоверении или в приказе руководителя. Согласно Порядка ведения кассовых операций (п.11) лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Если аудитор установил несоблюдение этого порядка, то необходимо далее проверить выполнение требований Плана счетов об отражении подотчетных сумм, невозвращенных в установленные сроки, на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и последующим списанием этих сумм в дебет счетов 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Проверка документальной обоснованности использования подотчетных сумм
Аудитор устанавливает наличие и правильность оформления документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм и последующего отражения в учете.
Законность и целесообразность расходов на хозяйственные нужды определяется путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов. При этом необходимо установить не только наличие оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов (товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам талоны, акты выполненных работ, акты закупок и т.п.).
Прежде всего, устанавливается наличие в документах обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 Федерального Закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.96г.
Обращается внимание на оформление актов закупки у физических лиц. Они должны содержать дату и место составления, наименование товара, его количественное измерение, общую стоимость покупки, лиц, участвующих в сделке, с указанием ИНН, реквизитов свидетельства о государственной регистрации как предпринимателя или паспортных данных и места жительства физического лица.
При приобретении товарно-материальных ценностей за наличный расчет в предприятиях оптовой торговли или у производителя необходимо представить квитанцию к приходному кассовому ордеру, товарный документ и счет-фактуру, оформленные соответствующим образом. Обращается внимание на выделение во всех документах отдельной строкой сумм НДС.
Аудитор устанавливает, были ли оприходованы приобретенные подотчетным лицом предметы и нет ли фактов списания непосредственно на счета затрат стоимости этих предметов без подтверждения факта передачи в производство или эксплуатацию. Соблюдение этих требований предусмотрено п.51 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ №34н.
При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Суммы по первичным документам (накладная, счет-фактура, квитанция к ПКО, акт выполненных работ и т.п.) сравниваются с лимитом (100 000 руб.).
При проверке документов, подтверждающих понесенные расходы, выявляется правильность отражения НДС. При этом проверятся правильность выделения сумм НДС отдельной строкой в первичных документах и соответствие этих сумм записям по дебету счета 19 «НДС по приобретенным ценностям».
Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам.
Аудитор должен подтвердить факт служебной командировки и правильность расходов, связанных с командировкой.
Проверяя авансовые отчеты по командировкам, аудитор устанавливает наличие приказа о командировке и ее цели, командировочного удостоверения с соответствующими отметками о выбытии и прибытии, подтверждающих расходы первичных документов. Авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем. По окончании командировки заполняется отчет о выполнении задания. Проверка осуществляется путем сопоставления данных авансового отчета с данными приложенных к отчету первичных документов и расчета суточных. Аудитор подтверждает правильность определения срока командировки (по данным отметок о прибытии и убытии в командировочном удостоверении), размера суточных и пределах установленных норм и сверх норм. Расходы по проезду к месту командировки и обратно определяются по приложенным проездным документам транспорта (кроме такси). Расходы по найму жилого помещения возмещаются на основе подтверждающих документов. Предусматривается возмещение фактических расходов за наем помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, расходами за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). Целесообразность оплаты других расходов, например телефонных счетов, устанавливается на основе подтверждающих документов. При этом определяется производственный характер расходов и правомерность отнесения их к расходам от обычных видов деятельности.
При проверке использования подотчетных сумм на оплату представительских расходов необходимо установить соблюдение следующих условий;
· наличие сметы на представительские расходы, утвержденной правлением предприятия на отчетный год
· наличие документов, составленных по утвержденной руководителем форме (в документах должны быть указаны: дата и место проведения деловой встречи, приема, приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов)
· оправдательные документы (товарные чеки, чеки ККМ, квитанции к приходным кассовым ордерам).
Нормативное регулирование
Основные нормативные и законодательные документы:
1. Гражданский кодекс РФ.
2. Налоговый кодекс РФ.
3. Закон РФ «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996, с изменениями и дополнениями.
4. Приказ Минфина России «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, № 34н от 29.07.1998.
| Старая редакция | Новая редакция |
| Ст.90. В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (Открытые акционерные общества, банки и другие кредитные организации, страховые организации, биржи, инвестиционные и иные фонды, создающиеся за счет частных, общественных и государственных средств (взносов), обязаны публиковать годовую бухгалтерскую отчетность не позднее 1 июля года, следующего за отчетным.), организация публикует бухгалтерскую отчетность и аудиторское заключение. (раньше – итоговая часть аудиторского заключения) (в ред. Приказа Минфина РФ от 24.12.2010 N 186н) Публикация бухгалтерской отчетности производится не позднее 1 июля года (июня), следующего за отчетным, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. | |
| 68. Сумма дооценки основных средств, объектов капитального строительства и других материальных объектов имущества организации со сроком полезного использования свыше 12 месяцев, проводимой в установленном порядке, сумма, полученная сверх номинальной стоимости размещенных акций (эмиссионный доход акционерного общества), и другие аналогичные суммы учитываются как добавочный капитал и отражаются в бухгалтерском балансе отдельно. | 68. Сумма дооценки внеоборотных активов, проводимой в установленном порядке, сумма, полученная сверх номинальной стоимости размещенных акций (эмиссионный доход акционерного общества), и другие аналогичные суммы учитываются как добавочный капитал и отражаются в бухгалтерском балансе отдельно. |
| 70. Организация может создавать резервы сомнительных долгов по расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации. Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями. Резерв сомнительных долгов создается на основе результатов проведенной инвентаризации дебиторской задолженности организации. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично. Если до конца отчетного года, следующего за годом создания резерва сомнительных долгов, этот резерв в какой-либо части не будет использован, то неизрасходованные суммы присоединяются при составлении бухгалтерского баланса на конец отчетного года к финансовым результатам. | 70. Организация создает резервы сомнительных долгов в случае признания дебиторской задолженности сомнительной с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации. (в ред. Приказа Минфина РФ от 24.12.2010 N 186н) Сомнительной считается дебиторская задолженность организации, которая не погашена или с высокой степенью вероятности не будет погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями. (в ред. Приказа Минфина РФ от 24.12.2010 N 186н) Абзац утратил силу. - Приказ Минфина РФ от 24.12.2010 N 186н. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично. Если до конца отчетного года, следующего за годом создания резерва сомнительных долгов, этот резерв в какой-либо части не будет использован, то неизрасходованные суммы присоединяются при составлении бухгалтерского баланса на конец отчетного года к финансовым результатам. |
| 86. Организации обязаны представлять годовую бухгалтерскую отчетность в течение 90 дней по окончании года, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, а квартальную - в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - в течение 30 дней по окончании квартала. (в ред. Приказа Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н) В пределах указанных сроков конкретная дата представления бухгалтерской отчетности устанавливается учредителями (участниками) организации или общим собранием. При этом годовая бухгалтерская отчетность должна представляться не ранее 60 дней по окончании отчетного года. Представляемая годовая бухгалтерская отчетность должна быть утверждена в порядке, установленном учредительными документами организации. | 86. Организации обязаны представлять годовую бухгалтерскую отчетность в течение 90 дней по окончании года, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, а квартальную - в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - в течение 30 дней по окончании квартала. (в ред. Приказа Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н) В пределах указанных сроков конкретная дата представления бухгалтерской отчетности устанавливается учредителями (участниками) организации или общим собранием. (в ред. Приказа Минфина РФ от 24.12.2010 N 186н) |
5. Приказ Минфина РФ «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006 №147н от 25.12.2007г.
| Прошлая редакция | Новая редакция |
| П.7 Пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации, средств на банковских счетах (банковских вкладах), денежных и платежных документов, краткосрочных ценных бумаг, средств в расчетах (включая по заемным обязательствам) с юридическими и физическими лицами, остатков средств целевого финансирования, полученных из бюджета или иностранных источников в рамках технической или иной помощи Российской Федерации в соответствии с заключенными соглашениями (договорами), выраженной в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату. | П.7 Пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации, средств на банковских счетах (банковских вкладах), денежных и платежных документов, ценных бумаг (за исключением акций), средств в расчетах, включая по заемным обязательствам с юридическими и физическими лицами (за исключением средств полученных и выданных авансов и предварительной оплаты, задатков), выраженной в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату. |
| 9. Для составления бухгалтерской отчетности стоимость вложений во внеоборотные активы (основные средства, нематериальные активы, др.), материально-производственных запасов и других активов, не перечисленных в пункте 7 настоящего Положения, принимается в оценке в рублях по курсу, действовавшему на дату совершения операции в иностранной валюте, в результате которой эти активы принимаются к бухгалтерскому учету. | 9. Для составления бухгалтерской отчетности стоимость вложений во внеоборотные активы (основные средства, нематериальные активы, др.), материально-производственных запасов и других активов, не перечисленных в пункте 7 настоящего Положения, а также средства полученных и выданных авансов и предварительной оплаты, задатков принимаются в оценке в рублях по курсу, действовавшему на дату совершения операции в иностранной валюте, в результате которой указанные активы и обязательства принимаются к бухгалтерскому учету. Активы и расходы, которые оплачены организацией в предварительном порядке либо в счет оплаты которых организация перечислила аванс или задаток, признаются в бухгалтерском учете этой организации в оценке в рублях по курсу, действовавшему на дату пересчета в рубли средств выданного аванса, задатка, предварительной оплаты (в части, приходящейся на аванс, задаток, предварительную оплату). Доходы организации при условии получения аванса, задатка, предварительной оплаты признаются в бухгалтерском учете этой организации в оценке в рублях по курсу, действовавшему на дату пересчета в рубли средств полученного аванса, задатка, предварительной оплаты (в части, приходящейся на аванс, задаток, предварительную оплату). (п. 9 в ред. Приказа Минфина РФ от 25.12.2007 N 147н) |
| 10. Пересчет стоимости активов, перечисленных в пункте 9 настоящего Положения, после принятия их к бухгалтерскому учету в связи с изменением курса не производится. | 10. Пересчет стоимости вложений во внеоборотные активы, активов, перечисленных в пункте 9 настоящего Положения, а также средств полученных и выданных авансов, предварительной оплаты, задатков после принятия их к бухгалтерскому учету в связи с изменением курса не производится. |
6. Приказ Минфина России «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению», № 94н от 31.10.2000.
7. Приказ Минфина РФ об утверждении «Методических указаний о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации» №67н от 22.07.2003г., и другие.
Актуальные проблемы
1. Большое количество ошибок при взаимозачетах. Ошибки содержатся не только в документации (неправильное оформление договоров и актов сверок, неполное раскрытие информации о сделке и т.д.), но и при определении стоимости, квалификации предметов обмена как равнозначных и т.д.
2. Проблема управления дебиторской задолженностью. Идя на поводу у покупателей, организация сначала выдает товар (услугу), а уже потом получает за них плату. Однако, это может привести к накоплению дебиторской задолженности, некоторая часть которой может быть никогда не погашена. Что приведет к финансовой нестабильности предприятия.
Методики аудита расчетов
Методика аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, дебиторами и кредиторами
В ходе аудита проверяется:
· полнота и правильность оформления проведенных инвентаризаций подрядчиками и отражения их результатов в учете;
· заключены ли договора на поставку продукции (работ, услуг);
· своевременность и правильность отражения в учете хозяйственных операций;
· правильность оформления и отражения в учете предъявленных претензий;
· наличие и правильность оформления первичных документов;
· правильность оформления и отражения на счетах учета операций,
осуществляемых в рамках простого товарищества;
· правильность оформления и отражения на счетах учета расчетов с филиалами;
· ведение аналитического учета, его соответствие данным синтетического учета.
Аудитор анализирует дебиторскую задолженность с разбивкой по срокам погашения и качеству: стандартная, сомнительная, просроченная, безнадежная. Проверяется отражение дебиторской задолженности в зависимости от вида в бухгалтерском учете.
Аудитор анализирует формы погашения дебиторской задолженности, проводит проверку отражения в учете не денежных форм расчетов.
Оценивается кредиторская задолженность: характер обязательств, формы их оплаты, сроки, обеспеченность в сопоставлении с аналогичными показателями дебиторской задолженности.