Форматирование многостраничного документа

Практическая работа № 3-4

Тема Microsoft Word

Форматирование многостраничного документа

Цель: Научиться форматировать многостраничный документ, оформлять оглавления,

сноски, вставка колонтитулов, номеров страниц.

1. Форматы текстовых файлов. 3

2. Режим отображения документов. 3

2.1. Разметка страницы . 3

2.2. Режим чтения. 4

2.3. Веб – страница. 4

2.5. Черновик. 4

2.4. Структура документа. 4

3. Настройка. 5

3.1. Окна приложений. 5

3.2. Параметры страницы. 6

4. Работа с текстом. 7

4.1. Формат абзаца. 7

4.2. Формат шрифта. 7

5. Создание колонтитулов. 7

6. Формирование списков. 8

6.1. Одноуровневые. 9

6.2. Многоуровневые. 9

7. Оформление заголовков и подзаголовков. Формирование оглавления. 9

8. Создание таблиц. 10

9. Форматирование колонок. 10

10. Работа с графикой. 11

10.1. Понятие графического объекта. 11

10.2. Виды объектов. 11

10.3. Вставка объектов. 11

10.4. Работа с объектами. 12

11. Слияние документов. 12

1. Форматы текстовых файлов.

В силу своей простоты текстовые файлы нередко используются для хранения служебной информации (например, логов): так как операция добавления в конец текстового файла новых данных не требует сколь-нибудь значительных вычислительных ресурсов независимо от уже имеющегося объёма файла и вида добавляемых текстовых данных, ведение текстовых лог-файлов обычно происходит эффективно и незаметно для пользователя и для других приложений (вплоть до исчерпания дискового пространства). Текстовый формат служит основой для многих более специализированных форматов (например, .ini, SGML, HTML, XML, TeX, исходных текстов языков программирования).В текстовом файле текст может храниться как в неформатированном, так и форматированном или размеченном виде (например, Rich Text Format, HTML), где к каждому символу может быть применено форматирование (шрифт, начертание, размер и т. п.).

2. Режим отображения документов.

В центре окна Microsoft Office Word 2010 размещается страница документа, в рабочей области которой происходит набор текста и размещение различных объектов (рисунков, таблиц, диаграмм). Страница может отображаться несколькими способами:

Разметка страницы;

Режим чтения;

Веб-документ;

Структура;

Черновик.

Рассмотрим их по порядку.

Разметка страницы

2.1.Разметка страницы – это способ отображения рабочей области документа, при котором представлены измерительные линейки, а сам документ разбит на страницы разделенные полями. Это наиболее универсальный режим для работы – доступны все инструменты форматирования, и можно добавлять в документ таблицы и различные графические объекты.

2.2.Режим чтения.

Этот режим предназначен для максимального удобства чтения документа. Присутствие кнопок команд минимизировано, а рабочая область занимает максимум пространства. Чтобы включить этот режим:

«Вид» - группа «Режимы просмотра документа» - «Режим чтения»;

В строке состояния щелкните по значку «Режим чтения».

В режиме чтения доступен ряд настроек, которые можно изменять. Для этого щелкните на панели быстрого доступа (в режиме чтения) по области «Параметры просмотра».

Данный режим используется для работы с документами, предназначенными для публикации во всемирной сети интернет.

2.3Веб – страница.

Выбор режима «Веб-документ»

Вкладка «Вид» - «Режимы просмотра документа» - «Веб-документ»;

«Строка состояния» – «Веб документ».

2.5Черновик.

Данный режим отображения документа предназначен для набора текста без форматирования и вставки различных объектов (рисунков, таблиц). Здесь отсутствует вертикальная линейка, границы и поля документа. Разрыв страницы показан точечной горизонтальной линией. Минимализм данного режима позволяет лучше сосредоточиться на наборе текста, и к тому же является наиболее экономным для ресурсов компьютера, что особенно актуально для бюджетных ПК

2.4Структура документа.

Если вы работаете со структурированным документом, рекомендуется использовать данный режим, поскольку он позволяет перемещать заголовки с абзацами по всей структуре документа. Работа происходит с абзацами, которым можно задать расположение и место в иерархии заголовков. При переходе в этот режим включается вкладка структура, а общий вид, становится чем-то схож на режим «Черновик».

Текст документа состоит из заголовков различных уровней и основного текста, их параметры можно регулировать. Рекомендуется заголовки предварительно отформатировать при помощи стилей.

Знаки «+» и «-», располагаются слева от текста заголовка и являются символами структуры. Плюс говорит о том, что в данном заголовке присутствует подзаголовок более низкого уровня, либо основной текст. Минус, напротив, сообщает о том, что внутри абзаца нет подзаголовков и основного текста. Напротив абзацев основного текста располагается кружок.

3. Настройка.

3.1Окна приложений.

Вкладка «Поля»

В области «Поля» задаем четыре поля документа. Для стандартных официальных документов значения полей равны: левое – 2,5см (1 дюйм), правое – 1,25-1,5 см (около полдюйма), верхнее и нижнее 1,5 – 2см (в некоторых документах нижнее поле больше верхнего), а максимальные значения полей равны: для левого – 3см, для остальных – 2см.

В списке «Переплет» выбирается расположение переплета – слева или вверху. Переплет часто применяется при подготовке брошюр, календарей, справочников, а в обычных документах он, как правило, не задается.

Если в рамках одного документа необходимо разместить два документа по вертикали, откройте список и в поле «Несколько страниц» и выберите пункт «2 страницы на листе».

В работе с двухсторонними документами используйте зеркальные поля. В этом случае левое и правое поле автоматически меняется местами на нечетных и четных страницах. Для этого в области «Страницы» в поле «Несколько страниц» из раскрывающегося списка выберите пункт «Зеркальные поля».

В области «Образец» в раскрывающемся списка «Применить» выберите вариант применения изменений.

«К текущему разделу» - внесенные изменения применяются только к текущему разделу;

«До конца документа» - от выделенного места до конца документа. Если вы измените, например, размер полей, это коснется только страниц, находящихся в поле выделенного участка;

«Ко всему документу» - изменения будут применены ко всему документу.

3.2Параметры страницы.

Вкладка «Размер бумаги»

В области «Размер бумаги», можно выбрать заданный размер бумаги по формату – А4, А3, А5 и т.д.

В полях «Высота» и «Ширина» задается произвольный размер.

В области «Подача бумаги» выбирается, как будет подаваться бумага на печать. Рекомендуется использовать значения по умолчанию.

Область «Образец» аналогична вышеописанной.

Вкладка «Источник бумаги»

В области «Раздел» в поле «Начать раздел» можно выбрать, откуда начнётся следующий раздел.

В области «Страница», можно выбрать выравнивание:

«По верхнему краю» - это значение по умолчанию, и используется оно чаще всего;

«По центру» – строки текста будут выравнены по центру документа, и текст будет равномерно заполняться от центра, вверх и вниз;

«По высоте» – есть определенное сходство с выравниванием текста по ширине, только в данном случае выравниваются строки по высоте страницы. Чем меньше строк на странице – тем больше расстояние между ними;

«По нижнему краю» - строки выравниваются по низу страницы. Часто используется в письмах и прологах к художественным новеллам.

В области «Различать колонтитулы» можно задать расстояние до верхнего и нижнего колонтитула, и то, как будут различаться колонтитулы – по первой странице или по четным/нечетным страницам. Более подробно о колонтитулах будет рассказано в следующих статьях.

4.Работа с текстом.

4.1 Формат абзаца.

Применительно к нашей работе мы будем называть абзацем фрагмент текста, заканчивающийся нажатием клавиши <Enter>. Абзац, как и любой объект, имеет свои параметры:

• ширина;

• способ выравнивания строк (по левому краю, по правому краю,по центру, по ширине);

• положение на странице;

• отступ в первой строке;

• межстрочное расстояние;

• интервал между абзацами.

4.2Формат шрифта.

Основная графическая единица текста — это символ. Последова­тельность символов образует текст. СИМВОЛ имеет следующие параметры:

• гарнитура — вид шрифта;

• кегль (размер);

• цвет.

5. Создание колонтитулов.

Выбираем в меню наверху окна - Вставка – Колонтитулы.

Верхний колонтитул и нижний колонтитул

Щелкаем по маленькой стрелочке справа напротив Верхнего колонтитула. Откроется список для выбора.

Пустой. Если хотите создать свой колонтитул от начала и до конца, то выбираем его;

Пустой 3-столбца. Все, что вы напишите в этом колонтитуле – будет разбито на три столбца и строго на своих местах;

Алфавит. В нем пишем название страницы, и все подчеркивается коричневой линией;

Боковая линия. С левого края надписи колонтитула будет стоять вертикальная короткая линия. Очень даже симпатично смотрится;

Дополнительные верхние колонтитулы с сайта Office.com. Можно перейти на сайт офисного пакета и загрузить другие шаблоны колонтитулов;

Изменить верхний колонтитул. Это можно сделать проще. Щелкнуть дважды мышкой по колонтитулу;

Удалить верхний колонтитул;

Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию верхних колонтитулов. Можно создать свою коллекцию колонтитулов.

У нижнего колонтитула всё тоже самое.

6. Формирование списков.

Для облегчения работы пользователей технолог системы и сами пользователи могут формировать списки наиболее часто используемых значений системных справочников.

Различают общие списки, технологические и персональные списки пользователей.

Общие списки доступны всем пользователям системы и, в зависимости от установок, сделанных технологом, они либо сразу попадают в настройки каждого пользователя, либо просто включаются в перечень общих списков и пользователи при необходимости могут добавлять их в свои личные списки самостоятельно.

6.1Одноуровневые.

Технологические списки доступны только пользователям, обладающим правами системного технолога. Они используются при работе со справочником Группы документов для установки значений реквизитов РК и РКПД по умолчанию.

6.2Многоуровневые.

Формируемые списки могут быть следующих типов:

списки должностных лиц (и подразделений) – на основе справочника Подразделения;

списки групп документов – на основе справочника Группы документов;

списки организаций – на основе справочника Список организаций;

списки тематических рубрик – на основе справочника Рубрикатор;

списки регионов – на основе справочника Регионы;

списки статусов заявителей - на основе справочника Статус заявителя;

списки стандартных текстов – используются при заполнении полей РК в модуле Документы.

7. Оформление заголовков и подзаголовков. Формирование оглавления.

Правила оформления заголовков

Перенос в словах не допускается.

В конце заголовка точка не ставится, но многоточие, вопросительный и восклицательный знаки сохраняются. Если заголовок состоит из двух предложений, то в конце первого точка ставится, а в конце второго – нет.

Большие заголовки делятся на несколько строк по смыслу и через один межстрочный интервал. Предлоги и союзы не переносятся на другую строчку. Для разделения заголовка на строки используется принудительный конец строки.

Если основной текст напечатан шрифтом высотой в 12 пт, то от заголовка до текста интервал 12 - 18 пт. С увеличением размера шрифта основного текста – увеличивается и размер интервала.

Если на одной странице печатается несколько коротких текстов с заголовками, то от последней строчки текста до следующего заголовка 18 – 24 пт (ситуация аналогична пункту 4).

Нельзя печатать заголовок в конце страницы, если после него не вмещаются хотя бы 3 строки.

Для выделения заголовка можно использовать полужирный шрифт.

Высота шрифта заголовка должны быть больше высоты основного текста на 2 пт (для основного текста размером в 12 - 14 пт).

Для удобства оформления заголовков применяются стили «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т.д., где номер обозначает, к какому уровню отнесен данный заголовок.

Только при флаговом стиле оформления заголовка возможна нумерация заголовков.

8.Создание таблиц

Любая таблица состоит из рядов, которые состоят из ячеек (столбцов). Внутри ячеек содержится информация, выводимая внутри таблицы. Как видно из приведенной схемы для создания простой таблицы, состоящей из одного ряда и одной ячейки нужно открыть таблицу, открыть ряд, открыть ячейку, а затем закрыть ячейку, закрыть ряд и закрыть таблицу. Чтобы создать таблицу состоящую из одного ряда, в котором находятся две ячейки, нужно просто между открывающим и закрывающим тегами ряда таблицы вставить два тега ячеек (открывающий и закрывающий) вместо одного.

9.Форматирование колонок.

Перед вводом текста в пустой документ выполните указанные ниже действия.

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите команду Колонки.

Выберите подходящую разметку.

Документ будет разбит на колонки.

Примечание. Чтобы добавить между колонками вертикальную линию, выберите команду Колонки еще раз, выберите пункт Другие колонки и установите флажок Разделитель. Также можно настроить ширину колонок и расстояние между ними.

10. Работа с графикой.

10.1Понятие графического объекта.

Графика - это один из важнейших элементов документа Word 2007. Графика бывает двух видов - растровая и векторная. Растровая графика в Word 2007 может быть загружена из графического файла (с расширением BMP, TIFF, PNG, JPG или GIF) или из другой программы (например, графического редактора Adobe Photoshop). Векторная графика может быть создана в документе Word 2007 или вставлена в документ с помощью встроенных графических средств Word 2007.

10.2Виды объектов.

В документ Word 2007 можно вставить следующие типы графики (рисунок, клип, графические объекты, рисунок SmartArt, диаграмма) с помощью кнопок Рисунок, Клип, Фигуры, SmartArt и Диаграмма, расположенных на вкладке "Вставка" в группе "Иллюстрации"

10.3Вставка объектов.

Кроме того, графические объекты или векторную графику Надпись и WordArt можно вставить из группы "Текст" на вкладке Вставка

После вставки графики в документ Word 2007, на Ленте появятся контекстно-зависимые инструменты под общим названием, которое отображается в строке заголовка окна приложения. Контекстные инструменты, разделенные на контекстные вкладки, появляются только тогда, когда в документе выделен объект определенного типа.

10.4Работа с объектами.

Формат в группе "Работа с рисунками" (вставка растровых рисунков из файла и клипа);

Формат в группе "Средства рисования" (вставка в документ готовых фигур);

Конструктор, Формат в группе "Работа с рисунками SmartArt" (вставка рисунка SmartArt для визуального представления информации);

Конструктор, Макет, Формат в группе "Работа c диаграммами" (вставка диаграммы для представления и сравнения данных);

Формат в группе "Работа с надписями" (вставка предварительно отформатированных надписей);

Формат в группе "Работа с объектами WordArt" (вставка декоративного текста в документ).

Растровые рисунки (растровую графику) и клипы можно вставлять или копировать в документ из множества различных источников. Растровые рисунки создаются различными графическими приложениями или техническими средствами (сканерами, фотоаппаратами и т.д.) и вставляются в документ Word 2007 из файла или прикладной программы. Вставку графики в Word 2007 осуществляют в то место документа, где установлен курсор.

11. Слияние документов.

Ознакомившись с основными этапами процедуры слияния, вы сможете получить дополнительные сведения о создании наклеек, конвертов, факсимильных сообщений, сообщений электронной почты и каталогов с помощью функции слияния, щелкнув ссылку в поле См. также.

12
• Далее ⇒