Службова записка, її різновиди
Службова записка є формою внутрішнього листування і, залежно від змісту, може бути інформаційного, ініціативного або звітного характеру. У ній викладаються ділові позиції самостійного підрозділу або керівника по якомусь питання. Службова записка може містити пропозиції або прохання і адресуватися будь керівній особі, в тому числі і вищестоящому.
Підписання та реєстрація
Службові записки підписує безпосередній керівник підрозділу. У нижній частині лівого кута її повинен завізувати виконавець. Там же пишеться його прізвище та контактний телефон.
У структурних підрозділах службові записки реєструють в програмі електронного документообігу. Їм присвоюють номер, направляють в підрозділи в паперовому вигляді та на електронному носії. Нумерація складається з індексу підрозділу та реєстраційного номера.
Датою службової записки вважається момент її реєстрації. Її оригінал з резолюцією керівної особи направляється керівникові. А копія службової записки повертається вже виконавцю.
Різновид службових записок
Доповідна службова записка - це різновид службової записки, адресованої прямому керівнику. Доповідна записка складається, коли необхідно відобразити думка підрозділу або керівника з певного питання і дати конкретні пропозиції.
У залежності від призначення і змісту доповідні записки можуть бути ініціативні (у вигляді зауважень і пропозицій) або звітні (про результати перевірки, про відрядження).
Дату або проміжок часу, до яких відноситься інформація, що фіксується в доповідній записці, необхідно виділяти окремим рядком, включати в заголовок або ж в початок тексту. Доповідну записку підписує автор-упорядник.
Утримання службових записок
Текстову частину службової записки та доповідної записки рекомендується складати з 2 частин. Перша її частина - повинна складатися з фактів, які послужили приводом до її написання, а друга - з пропозицій і відповідних висновків по излагаемому питання.
Кожен розроблюваний документ може містити в собі тільки одне питання. Виняток складають протоколи, накази, плани, звіти і узагальнюючі документи.
Службова записка повинна включати в себе обґрунтовану інформацію, викладену об'єктивно, стисло, грамотно, зрозуміло і без зайвих повторень. Текстову частину оформляють у вигляді суцільного тексту, таблиці, анкети або поєднання цих форм.
Складний суцільний текст будь-якого документа повинен складатися з логічно і граматично узгодженої інформації про дії в управлінні, які відображені у відповідних положеннях, нормах, правилах і розпорядчих документах.
Службова записка повинна мати обов'язкові реквізити і незмінний порядок розміщення: автора, назву підприємства та його код, індекс, дату, заголовок, основний текст, візи, підпис виконавця, відмітку про виконання і направлення документа до справи.
Тема службової записки повинен бути викладений стисло. Якщо ж у документі йдеться про кілька проблем, то заголовок може бути узагальненим.
Правила адресації
Службові записки адресують організаціям, підрозділам або конкретній керівнику всередині підприємства. У документі, адресованому багатьом однорідним організаціям, адресата вказують узагальнено. Службова записка не повинна мати більше 4 адресатів.
Висновок
Вся вихідна інформація в обсязі службової записки повинна надаватися за запитом і відправлятися тільки офіційно. Надана інформація повинна бути підписана і завізована керівником, сферу діяльності якого вона зачіпає.
Усі службові записки в обов'язковому порядку підлягають датированию. Дата документа і будь-які службові відмітки на ньому є неодмінним реквізитом будь-якого документа.
Редагування довідково-інформаційних документів.
Редагування службових документів можливе тільки при високому рівні володіння літературною мовою, навичками та прийомами роботи з документами. Сучасній діловій людині знання щодо правки документів різного призначення та видів вкрай необхідні.
Службова документація охоплює всі сторони життя і діяльності людей, а тому якість службового документа безпосередньо впливає на характер і результати цієї діяльності.
Основа редагування - робота з текстом. Текст повинен будуватися на основі певного, послідовного і доказового мислення. При редагуванні текстів застосовують основні логічні закони.
Закон тотожності.
В межах цього закону предмет думки одного міркування, одного доказу, однієї теорії повинен залишатися незмінним. Закон тотожності вимагає, щоб у процесі міркування одне знання про предмет не підмінялося на інше. Якщо ця вимога порушується, то руйнуються логічні зв'язки.
Закон тотожності має практичне значення. Так, починаючи обговорювати якийсь предмет, необхідно бути впевненим, що обидві сторони вкладають в нього один і той же зміст. Якщо співбесідники не сходяться в розумінні термінів і по-різному трактують їх, обговорення стає беззмістовним. Закон тотожності стосується і тих осіб, які досить нечітко і неконкретне ведуть мову про якийсь факт чи ситуацію.
В практиці ділового спілкування це часто зустрічається: повідомляється про щось, але ведеться мова про інше (побічне). Так, великої помилки припускаються ті, хто описуючи один важливий факт, переходить на деталі, забуваючи про суть і мету предмета. Наприклад, подекуди на службових нарадах, засіданнях доповідач, повідомляючи про мету свого виступу, відступає від конкретики і починає говорити про сторонні речі. Мета в такому випадку не досягнута і час втрачений марно.
Закон протиріччя.
Згідно з цим законом не можуть бути однаково правильними (істинними) обидва висловлювання (повідомлення), одне з яких що-небудь стверджує, а друге - заперечує в той же час. Наприклад, описуючи в звіті фінансово-виробничий стан за попередній календарний рік, автор повідомляє, що організація досягла найвищих показників у цьому році. Не менш високих показників було досягнуто і в минулому році". В цьому випадку перше твердження заперечується наступним. Це - нонсенс, який завдає шкоди не тільки авторитету автора документа, а й самій організації, якщо документ призначений для виходу за її межі. Слід відмітити, що закон протиріччя не дає теоретичної відповіді на питання, яке з суджень вірне. Достовірність вивіряється тільки практикою.
Закон виключення третього.
Основний зміст цього закону логіки полягає в наступному: якщо є два судження, які суперечать одне одному, то одне з суджень обов'язково правильне, а друге -неправильне. Отже, між ними не може бути середини - третього судження. Наприклад, у тексті документа може бути повідомлено, що організація виконала план повністю, але недовиконаною залишилася ланка роботи...".
Закон достатньої підстави.
Цей закон формулюється так: для того, щоб визнати судження про предмет істинним, повинні бути вказані достатні підстави для цього. Не досить тільки стверджувати що-небудь, необхідно думку (точку зору) обґрунтувати. Інакше кажучи, підтвердити її фактами, інакше висловлювання залишиться голослівним.
При редагуванні службових документів необхідно знати основні вимоги, обов'язкові для пред'явлення доказів.
Доказ (доказовість) - це логічна дія, в процесі якої істинність положення обґрунтовується судженнями безумовно істинними.
Таким чином, судження базується на тезисах та аргументах.
Тезиси — положення, які доводяться.
Аргументи - судження, які повинні довести тезиси.
Наприклад: „умови, за яких колектив не виконав планових зобов'язань, були важкими (тезис) через недопостачання сировини та тривале відключення електроенергії (аргументи)".
Вимоги до доказів (аргументів):
- тезис і аргумент повинні бути чіткими та ясними в формулюванні;
- в ході доказу тезис повинен бути незмінним, тобто доводити слід щось одне, а не перескакувати на інший предмет;
- тезис і аргумент не повинні суперечити один одному;
- як аргументи повинні застосовуватися судження, положення, які не викликають сумнівів, тобто їх слід перевіряти практикою;
- доказ (аргумент) повинен бути цілком достатнім для підтвердження тезису [1, с. 165-166].
Етапи роботи над службовим документом.
Робота над текстом самого автора або іншого службовця розпочинається з вичитки в цілому. При першому прочитанні не рекомендується вносити виправлення одразу. Можна зробити помітки на сторінках або в самому тексті олівцем. Якщо текст складний, то бажано робити помітки на окремих аркушах паперу, які потім скріплювачем підшивають до редагованого документа.
Перед тим, як розпочати виправлення, слід продумати і з'ясувати в цілому всю послідовність роботи. При цьому треба звернути увагу на те, які можуть знадобитися додаткові відомості, що слід підібрати з інформативних даних, які види виправлень можуть бути використані.
Перший етап - уважне ознайомлення з текстом. При цьому перевіряється весь фактичний матеріал і звертається увага на те, чи його досить або забагато. В процесі роботи на цьому етапі ретельно перевіряються всі джерела, цитати, бібліографічні дані. Свої зауваження, якщо вони виникли під час роботи над текстом, редактор повинен погодити з автором документа.
Другий етап передбачає безпосереднє виправлення документа. І Іри цьому особа, яка займається редагуванням, сама вирішує, який план робіт на цьому етапі буде найкращим. В процесі одночасно вирішується і питання мовного стилю. Для полегшення роботи використовуються вже готові замітки, зроблені під час першого прочитання тексту.
Необхідною умовою професіональної роботи на цьому етапі є використання коректурних знаків.
Третій етап - готовий матеріал друкується, а один з варіантів тексту подається автору.[1, с. 167].