Пункт 2. Управление бизнес процессом
Проектирование бизнес процессов
Тема 1. Управление бизнес процессами.
Пункт 1. Основные понятия в проектировании бизнес процесса
Процессом называется завершенная, с точки зрения содержания, временной и логической очередности, последовательность операций, т.е. элементарных действий необходимых для обработки экономически значимого объекта.
Бизнес процессы - логически завершенные цепочки взаимосвязанных и повторяющихся действий, в результате которых ресурсы предприятия перерабатываются для получения продукции необходимой для удовлетворения внешних и внутренних потребностей.
Вход процесса – ресурс.
Выход процесса – результат.
Уровни детализации бизнес-процесса:
1) Операция – минимальная для анализа часть деятельности сотрудника, выполняемая им автоматически (без осознанного контроля).
2) Действие – несколько последовательно выполняемых операций, после которых исполнитель осуществляет осознанный контроль.
3) Процедура – несколько последовательно выполняемых действий, осуществляемых исполнителем. У процедуры может (должен) быть результат (документ или недокументированное сообщение).
4) Бизнес процесс базового уровня - последовательность взаимосвязанных процедур, выполняемых производителями различного уровня, которые приводят к результату, значимому для организации (например : готовый товар, подписанный договор).
5) Направление деятельности – одна или несколько групп бизнес процессов базового уровня.
Модель бизнес процесса - его описание (графическое, табличное, символьное, текстовое), отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия.
Модель содержит сведения о бизнес процессе:
- набор шагов, составляющих бизнес процесс
- порядок выполнения
- исполнители
- механизмы контроля
- входящая – исходящая документация
- ресурсы
Владелец бизнес процесса – сотрудник компании, руководящий ходом бизнес процесса и отвечающий за его исполнение (за результат и эффективность).
Все действия, включенные в бизнес процесс, взаимосвязаны и организованы и только в совокупности они могут дать требуемый эффект.
Задача любого предприятия – осуществление только эффективных бизнес процессов, которая содержит только необходимые действия.
Процесс должен приводить к измеряемому и значимому результату.
Пункт 2. Управление бизнес процессом
Вопрос управления бизнес процессами наиболее остро встает в организаций, в которой наблюдаются сбои в передачи информации, во взаимодействии подразделений, менеджеров, сотрудников. Эти сбои начинаю носить регулярный характер и оказывают влияние на эффективность деятельности организации. Выявить причины этих проблем невозможно без детального изучения деятельности организации.
В основе управления бизнес процессами лежат работы по описанию, моделированию, регламентации бизнес процессов.
Топ менеджеры заинтересованы в повышении управляемости и гарантируемости управленческих воздействий.
Менеджеры среднего звена хотят знать границы своей деятельности и результаты, за которые они отвечают.
Исполнители хотят знать четкие понятные правила своей деятельности.
1. Описание бизнес процессов - описывают существующий бизнес процесс. Чтобы увидеть, как он протекает, нужна модель данного процесса «как есть». Нужно как можно подробнее составить модель существующего бизнес процесса, чтобы определить узкие места
2. Моделирование – сам по себе анализ не может улучшить деятельность организации и повысить эффективность управления. По этому следующим шагом является построение модели «как должно быть». Эта модель должна избегать проблемных мест в анализируемом бизнес процессе, при этом не ухудшать основные характеристики или другие процессы. Бизнес процесс другого предприятия нельзя пытаться применить один к одному.
3. Регламентация бизнес процессов. Изменились правила работы персонала. Чтобы эти правила донести до персонала нужны не схемы, а регламенты. И эти регламенты нужно разработать. И они будут содержать четкие правила работы персонала.
4. Внедрение бизнес процессов
Предприятия, для которых эффективно управление бизнес процессами:
1.Определить на каком этапе развития находится компания. Для небольшой компании, в которой нет жестких процессов – бизнес процессы не нужны. И их преимущества – гибкость и оперативность. По мере роста компании это перерастает в хаос. В большой организации возникает необходимость регулирования бизнес процессов
2. Описанию и регламентации поддаются сформированные и устойчиво повторяющиеся процессы. В их отсутствии их нужно моделировать (много разных моделей ---выбор оптимальной модели).
3. Характер деятельности компании. Если характер деятельности компании – проектный, то управление с помощью бизнес процессов будет неэффективно, что подтверждено на практике, поскольку деятельность по проекту определяется планом, бюджетом, сроками, но не регламентами.
Типы деятельности предприятия:
Ось Х – новизна - повторяемость
Ось У – простая - сложная
В результате рассмотрения - получаем 4 типа деятельности.
Вывод – деятельность неоднородна. В зависимости от типа деятельности нужно применять различные технологии управления.
Части деятельности:
1. Задачи – однократно выполняемая работа одного исполнителя за короткое время. Правила меняются в случае задач.
2. Функция – регулярно выполняемая работа одного исполнителя по известным ему правилам.
3. Проект – однократно выполняемая работа многими исполнителями за длительное время и каждый раз по новым правилам
4. Регулярно выполняемая работа многих исполнителей по четко зафиксированным правилам и алгоритмам.