Перепроведення документів та встановлення їх послідовності
Самостійна робота №32
Тема: Призначення та правила групової обробки документів у 1С
Перепроведення документів та встановлення їх послідовності
Тепер сформуймо видаткову накладну для нашого прикладу 2. Документ "Расходная накладная" (менюДокументы/Расход/Расходная накладная або кнопка на панелі інструментів) має розвинену функціональність і може вводитися як новий документ, так і на підставі інших документів ("Договор", "Счет-фактура"). Коли "Счет-фактура" виписаний, видаткову накладну треба вводити на його підставі. У журналі "Счета-фактуры" встановімо курсор на потрібний документ і натиснімо клавіші ALT+F9. В отриманому списку документів, які можна ввести на підставі рахунка, виберімо Расходная накладная. У цьому випадку автоматично буде перенесено основну інформацію з "шапки" і табличної частини. У полі Заказ буде встановлено перший документ у ланцюжку. Нагадаємо, що це може бути сам "Счет-фактура" або "Договор". У видатковій накладній замовлення може бути за потреби змінено на інше або вибрано варіант без замовлення, тобто замовленням стане сама накладна.
У реквізиті Место хранения має бути зазначено склад, з якого здійснюється відвантаження, причому він повинен мати вид оптовый. Якщо ТМЦ зберігаються на різних складах, виписують окремі видаткові накладні для кожного складу. На закладці Дополнительно зазначаються стаття обліку валових доходів, бухгалтерський рахунок контрагента і відомості про довіреність одержувача. Якщо треба вручну відредагувати суму попередньої оплати, слід увімкнути прапорець Указать сумму предварительной оплаты вручную.
Таблична частина документа аналогічна табличній частині документа "Счет-фактура", при введенні на основании копіюється повністю. При введенні документа в режимі новый таблицю заповнюють вручну або використовують кнопку Подбор.
У табличній частині можуть бути зазначені будь-які елементи довідника "Номенклатура", у тому числі і послуги. Для елемента довідника "Номенклатура", що має вид услуга, можна встановити прапорець Считать услугу транспортной затратой. При формуванні податкової накладної такі послуги потраплять до розділу II. Документ має друковану форму видаткової накладної. При проведенні документа формуються бухгалтерські проведення з нарахування доходу, списання собівартості готової продукції і ПДВ (з урахуванням першої події).
Документ "Оказание услуг" аналогічний документу "Расходная накладная", він застосовується для оформлення надання послуг замовникам і має друковану форму акта виконаних робіт.
Рух заборгованості покупців можна побачити, використовуючи стандартний звіт "Оборотно-сальдова відомість по рахунку 361". Зазначимо для субконто "Контрагенты" Салон, магазин, і для субконто "Заказ" - рахунок-фактуру. Для аналізу даних про витрати і залишок готової продукції за період використовують "Оборотно-сальдову відомість по рахунку 26".
Документ "Налоговая накладная" (меню Документы/Налоговый учет/Налоговая накладная) застосовується для створення податкових накладних за формою, затвердженою наказом ДПАУ від 30.05.97 р. №165. Бухгалтерських проведень документ не формує. Записи про введені документи реєструються в журналі операцій і журналі документів "Книга продаж".
Податкову накладну можна вводити на підставі документів "Расходная накладная", "Приходный ордер", "Банковская выписка". При введенні на підставі багаторядкової банківської виписки буде запропоновано вибрати рядок, за яким буде сформована податкова накладна.
Введімо новий документ на підставі видаткової накладної. При цьому табличну частину буде скопійовано повністю, інформація на закладці Основные аналогічна видатковій накладній. Документ містить посилання як на замовлення (у нас - рахунок-фактура), так і на документ-підставу (видаткова накладна). На закладціДополнительно є група реквізитів Суммы первого события, що дозволяють розрахувати суми першої події залежно від термінів і виду оплати (повністю, частково, переплата). іноді буває важко визначити номенклатуру, яку треба зазначити в табличній частині, наприклад: було здійснено оплату за договором без зазначення рахунка-фактури; сплачено більше, ніж наперед відвантажено; відвантажено більше, ніж наперед оплачено.
У цьому випадку для того, щоб коректно сформувати податкову накладну, можуть використовуватися службові ТМЦ, визначені в константах Авансовый платеж і Частичная отгрузка, а в полі Сумма буде зазначено суму першої події. Для підприємств, що використовують кільцеві постачання, передбачено можливість виписати податкову накладну за всіма постачаннями підсумком за місяць. Для цього документом-замовленням має бути "Договор", у якому встановлено прапорець По договору выписываются итоговые налоговые накладные за месяц.
Хоча документ не формує проведень, для коректного формування книги продажу він має бути проведений. Також потрібно провести автоматично створені податкові накладні. За проведеними податковими накладними формується звіт "Книга продаж". Його можна сформувати як через меню Отчеты/Книга продаж, так і з форми журналу "Книга продаж", де зберігаються документи податкового обліку (меню Журналы/Книга продаж).
Ми вже не раз звертали вашу увагу на необхідність пов'язати всі документи операції зі своїм замовленням, за яким визначається поточне сальдо взаємозаліків, щоб автоматично визначати "першу подію" за операцією. Говорили ми і про те, що автоматично розраховується середньозважена собівартість запасів, які вибувають. Але оскільки ці моменти тісно пов'язані з податковим обліком, і далі виникають запитання, за яких умов це буде зроблено коректно.
Річ у тому, що частина документів типової конфігурації при проведенні, крім інформації, що міститься в їх реквізитах і довідниках, використовує дані поточних підсумків. При взаєморозрахунках за поточними підсумками визначається перша подія і, відповідно, суми ВД і ВВ, набір проведень з обліку ПДВ. При списанні запасів за середньозваженою собівартістю визначаються залишки запасів на поточну дату. Очевидно, що всі такі документи мають бути проведені в суворій послідовності. Якщо послідовність десь порушена, проведення подальших документів стануть некоректними і треба буде їх провести наново. На практиці документи можуть надходити із запізненням, вводитися різними людьми на різних ділянках обліку, а помилки в них можуть виправлятися "заднім числом" і т. п. Чітка хронологічна послідовність - радше виняток, ніж правило.
Для автоматичного контролю необхідності перепроведения документів у програмі використовуютьсяПоследовательности документов. У типовій конфігурації використовуються дві такі послідовності: Первое событие и Партии ТМЦ. Список документів, включених у послідовність, визначено у конфігураторі. Зокрема, там можна побачити, які документи при проведенні аналізують "першу подію". Для кожної послідовності документів програма автоматично підтримує "межу послідовності". Це поняття визначає останній документ, введений без порушень послідовності (наприклад "заднім числом" або зі скасуванням проведення, коригуваннями після проведення тощо).
Режим Проведение документов (мал. 10) дозволяє автоматично виконати перепроведення документів і відновити їх правильну послідовність до зазначеного моменту (меню Операции/Проведение документов). Таким чином буде правильно визначено собівартість запасів, що вибули, і суми валових доходів і витрат, за всіма операціями відновлено облік ПДВ за "першою подією". Тим, хто користується іншими програмами для контролю податкового обліку (наприклад електронними таблицями Excel), рекомендуємо виконати цю обробку, перш ніж вивантажувати інформацію з "1С:Бухгалтерії для України".