Программа исследования систем управления.
Тема . Планирование и организация процесса исследования систем управления
1.1. Сущность планирование исследования систем управления.
1.2. Планирование этапов исследования систем управления.
1.3. Программа исследования систем управления.
1.4. Принципы разработки планов исследования.
1.5. Организация процесса исследования систем управления.
1.6. Прикладные аспекты организация исследования систем управления.
1.7. Стадии выполнения процесса управленческого консультирования.
Сущность планирование исследования систем управления.
Успешное исследование любого элемента и компонента СУ во многом зависит от планирования исследовательских работ.
Планирование исследования СУ — одна из важнейших функций менеджмента любой организации. Серьезный подход к планированию создает основу для получения объективных знаний о системе. Планирование — это не только умение составить весь порядок действий для осуществления исследования, но и способность предвидеть всякие неожиданности при выполнении исследовательских работ. Отсутствие плана исследования СУ ведет, как правило, к безвозвратным потерям времени и других ресурсов, а в конечном итоге — к невозможности получения эффективных результатов познавательной деятельности. Планирование обычно носит формально-директивный и достаточно жесткий характер.
Однако применительно к исследованиям оно таковым может быть частично, поскольку из-за наличия неопределенностей, которые появляются в ходе проведения исследовательских работ, трудно заранее формализовать все детали и нюансы процесса познания, а также возможные риски и последствия при- нимаемых при этом решений. Тем не менее планирование необходимо для формирования исследовательских групп и исполнителей, установления и распределения функций, выявления взаимосвязей и взаимодействия между ними, определения необходимых ресурсов и их распределения, установления последовательности проведения исследовательских работ и их контроля.
Обычно каждое исследование, в том числе СУ, должно начинаться с составления программы исследовательских работ.
Планирование исследования, как уже указывалось, необходимо для расчета и определения организационных характеристик его проведения (формирование групп, установление функций, обязанностей, ответственности, взаимодействии и пр.), распределения используемых ресурсов в организационном и временном пространстве, ограничения времени, определения последовательности проведения исследовательских работ (этапов исследования), установления точек и методов контроля. План исследования — это комплекс показателей, отражающих связь и последовательность ключевых мероприятий (действий, акций и пр.), ведущих к полной реализации программы и разрешению проблемы.
План представляет собой организационную конкретизацию программы исследования. Он как бы соединяет содержание проблемы с организационными возможностями и вариантами ее практического решения. Не всякая проблема исследования может решаться последовательно и успешно этап за этапом. В процессах ее решения могут возникать возмущающие факторы, непредвиденные ситуации и обстоятельства. Они влияют на выполнение плана, иногда заставляют оперативно корректировать его, бывают случаи, когда план вообще может быть разрушен. Поэтому по сложным проблемам исследования бывает полезно разрабатывать алгоритм исследования, который позволяет предусматривать возможные возвратные операции при неудачных решениях или непредвиденных трудностях, быстро находить адрес таких возвратов. Алгоритм — это технология решения проблемы, предусматривающая не только последовательность и параллельность различных операций, но и возможности их неудачи, поиск новых путей решения проблемы в рамках данной программы, корректировку содержательного взаимодействия проблем.
В этом случае составляется гибкий план исследований, учитывающий его алгоритм, в котором, в свою очередь, находит отражение сложность и неординарность проблемы. В плане такого типа указываются не жесткие, а нормативные величины сроков выполнения различных работ, имеются дополнительные пункты согласования и оценки результатов. В реальной практике не всегда проведению исследования предшествуют разделенные процедуры составления программы, алгоритма и плана исследования, хотя это очень полезно для обеспечения эффективности исследования.
Но возможно и совмещение этих процедур, оформление их в одном документе. Однако надо стремиться к тому, чтобы требования составления программы, разработки алгоритма и расчета плана исследования были выдержаны и учтены в полной мере.
Основными принципами планирования исследования можно назвать следующие.
1. Принцип конкретности формулирования заданий. План должен состоять из заданий, которые необходимо формулировать предельно конкретно и ясно. Они не должны требовать дополнительных разъяснений и уточнений. По крайней мере, к этому следует стремиться.
2. Принцип организационной значительности. План должен соответствовать существующей организации деятельности исследовательских групп или вносить заранее разработанные новые организационные формы, необходимые для его успешного выполнения.
3. Принцип соизмеренной и рассчитанной трудоемкости. Исследование это работа специалистов, которая может быть выполнена успешно только тогда, когда задания соответствуют определенной трудоемкости их выполнения.
4. Принцип интеграции деятельности. План должен учитывать необходимость взаимодействия различных исполнителей и подразделений, стать фактором объединения их работы, исключать, по возможности, дублирование и конфликтные ситуации.
5. Принцип контролируемости. Все задания, показатели плана должны отвечать потребностям контроля его исполнения, и система контроля должна быть заложена в план. Не следует включать в план положения, которые трудно контролировать.
6. Принцип ответственности. Как правило, план включает графу ответственных за выполнение его положений или заданий лиц, подразделений. Не должно быть в плане заданий, не имеющих адреса и исполнителя.
7. Принцип реальности. План не может содержать заданий желательных, но маловероятных для исполнения. Реальность выполнения заданий плана должна оцениваться наличием ресурсов, расчетами времени, квалификацией исследователей, использованием опыта аналогичных работ, возможностями организации деятельности, наличием соответствующей техники и пр.
Разработка плана исследований является важным фактором успеха. Она требует особого внимания. Управление является сложной областью исследований. Здесь в большей мере, чем где-либо действуют факторы амбициозности, дозирования информации, привычки к власти, круговой поруки.
Планирование этапов исследования систем управления.
Планирование ИСУ заключается в выборе рациональной организации рабочих процедур и определении последовательности их выполнения, базирующихся на едином концептуальном подходе.
На первом этапе фиксируются возникшие проблемы и выдвигается задача конкретных исследований по возникшим конкреным или прогнозируемым проблемам в реальной СУ.
На втором этапе исследований предварительно анализируются возникшие проблемы и совокупность всех факторов, которые необходимо выявить и учитывать в дальнейшем для принятия решений проблем.
Результат–определение объекта исследования, предмета исследования, совокупности факторов, влияющих на предмет в отношении данной проблемы. Постановка задачи Предварительный анализ информации Формирование исходных гипотез Планирование и организация Проведение эксперимента Анализ и обобщение Проверка исходных гипотез Окончательная формулировка новых факторов и законов Внедрение полученных результатов Гипотеза - не вполне доказанное состояние системы в будущем Гипотеза принимается, отверга-ется, корректируется
Объектом явится система управления конкретным звеном предприятия, или всего предприятия в целом.
Предметом – выявленная конкретная проблема, влияющая на реализацию определенных закономерностей управления и сдерживающая эффективную работу предприятия в целом.
На третьем этапе формируется исходная гипотеза по реальной ситуации в СУ.
На пятом этапе проводят планирование и организационные мероприятия по подготовке исследований:
1. Необходимо выбрать методологию исследования. Результат - определение целей, методов, приемов этапов непосредственного проведения исследований, подход менеджеров к принятию решений и учет традиций предприятия).
2. Необходимо определить требующихся для исследования ресурсов согласно избранных методов и приемов проведения исследований и провести анализ имеющихся и доступных ресурсов.
3. Скорректировать выбранные методы исследований в зависимости от имеющихся в наличии или доступных ресурсов.
4. – Проводят подготовку исследования:
4.1. разработку программ наблюдения и исследования с определением последовательности действий, распределением полномочий и ответственности;
4.2. определение единиц наблюдения;
4.3. определение методов сбора информации;
4.4. проведение пробного (пилотажного) исследования, включающего:
а) сбор необходимой информации выбранным способом;
б) подготовка информации к обработке;
в) обработка информации;
г) анализ информации;
5. определить или уточнить технологию подготовки и утверждения управленческих решений при проведении исследований.
Результат – план проведения исследовательских работ скорректированный результатами пробного исследования.
Пятый этап – проведение исследований по разработанной программе. Этот этап состоит из нескольких стадий.
1 стадия - сбор данных. Это основная стадия всего исследования. Основными источниками сведений о деятельности предприятия являются:
Ø различного рода документы
– Устав предприятия и др. регламентирующие документы;
Ø результаты обследование организации и ее управления;
Ø должностные инструкции;
Ø существующая система управления подразделениями;
Ø сопоставление этих подразделений и их деятельности с должностными инструкциями и Положениями.
Для сбора используются различные методы, среди которых наиболее эффективными являются:
§ беседы со специалистами аппарата управления,
§ изучение статистических данных и технико-экономических показателей,
§ сведений о развитии производства на предприятии,
§ изучение опыта развития аналогичных и родственных предприятий.
Кроме того материалы для обобщения могут представить материалы совещаний, обсуждений, протоколы заседаний конструкторских бюро и др. отделов предприятия, протоколы неформальных методов исследования, таких как «мозговая атака», «сценарии» и т.п.
2 стадия – подготовка информации к обработке – формирование баз данных из совокупности единиц наблюдения;
3 стадия – обработка информации согласно выбранных методов анализа и программного обеспечения;
Шестой этап – анализ полученной информации согласно выбранного метода и приемов и подготовка аналитической записки содержащей обобщения проведенного системного анализа в виде модели определенных положений или обобщения анализа экспертной СУ.
Седьмой этап – Проверка исходных гипотез. Принятие корректирующих предложений.
Восьмой этап: – Окончательная формулировка новых факторов и законов для научно-практических целей ИСУ;
– Оформление результатов исследования в виде моделей новых систем управления, новых регламентирующих документов взамен несостоятельных, в виде скорректированных расчетных формул и новых ожидаемых результатов управления, новой корпоративной культуры и политики для практических целей ИСУ. В данном случае, результаты исследований представляют на рассмотрение руководства предприятия или специальной экспертной комиссии.
Обсуждение результатов целесообразно организовать с участием представителей всех подразделений СУ предприятия. По итогам обсуждения и с учетом мнения экспертов и руководства предприятия принимается решение о внедрении результатов ИСУ или продолжении исследований.
Данные решения фиксируются в специальном документе. Приложением служат документальные подтверждения результатов исследований в виде разработанных новых моделей, регламентирующих документов, скорректированных формул, улучшенных норм управляемости, более совершенных методик, планов повышения квалификации и так далее.
Девятый этап – внедрение полученных результатов. Результаты используются в дальнейшем при разработке текущих и перспективных планов развития предприятия, а также в процессах проектирования подобных или родственных предприятий.
Программа исследования систем управления.
Программа исследования СУ представляет собой комплекс основопола- гающих положений проведения исследовательских работ, определяющих цели, задачи, объект, предмет, используемые ресурсы, а также предполагаемые результаты исследования и условия его проведения. По существу, она является документом, в котором излагаются исчерпывающие сведения о планируемой исследовательской работе и характеризуется форма конкретизации целей исследования.
Структурно программа, в основном, включает:
1) титульный лист;
2) список исполнителей и соисполнителей;
3) основную часть (обоснование актуальности проведения исследования, его цели и задачи, объект, предмет, ресурсы, методы и используемые технические средства, условия проведения, ожидаемые результаты, календарный план с указанием сроков проведения исследовательских работ; смету затрат; источники финансирования, контроль за ходом исследования).
Содержание структурных разделов программы должно давать ответы на многие вопросы. В первую очередь это относится к вопросам актуальности и цели проведения исследования. Именно ответы на данные вопросы определяют содержание программы исследования.
Организующим документом проводимых исследований СУ следует признать план, в соответствии с которым реализуется программа исследовательских работ. Он представляет собой обоснованный комплекс директивно устанавливаемых параметров и показателей, характеризующих последовательность выполнения ключевых мероприятий по практическому достижению целей и решению задач исследования. План составляется с учетом всех реальных организационных возможностей, выделяемых ресурсов и сроков исполнения.
Формы отображения плановых работ могут быть ориентированны на процесс, результат, процесс и результат.
К первому виду относятся: координационный план, ленточный график; сетевой график; сетевая матрица.
Ленточный график отличается большей наглядностью, чем ко- ординационный план, но эта форма не позволяет отобразить взаимозависимость выполняемых работ.
Ко второму виду форм планов можно отнести дерево целей.
Третий вид может включать блок-схему процесса управления и логико- информационную схему процесса управления. Недостатком этих планов является отсутствие указаний на взаимосвязь работ, т.е. по данным формам нельзя ответить на некоторые вопросы (например: можно ли какую-либо работу начать раньше? что будет, если отдельные работы буду: выполнены досрочно или позже установленного срока? как это повлияет на сроки начала и окончания других работ?).
Многие из указанных недостатков можно преодолеть, отображая планы с использованием сетевых методов.
Независимо от формы отображения практически всегда план исследования является конкретным продолжением намеченной ранее программы исследовательских работ. Однако, при выполнении исследований могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, нарушающие технологию плановых работ, обуславливая необходимость корректировки. Поэтому в ряде случаев, особенно при проведении сложных исследовательских работ, следует разрабатывать соответствующие алгоритмы, предусматривающие возможность возвратных операций исследования. Такой подход требует составления гибких исследовательских планов, в которых указываются «диапазонные» сроки выполнения операций.
Принципы разработки планов исследования.
При планировании исследования СУ необходимо руководствоваться рядом принципов, например:
• системность — планирование при соблюдении этого принципа должно учитывать цели исследования, взаимосвязь и взаимодействие всех элементов исследуемых объектов, подразделений и выполнение общего цикла управления при исследовании;
• необходимое участие — при проведении исследований, в зависимости от объектов и масштабов проводимых исследовательских работ, должны принимать плановое участие все, кто связан с этим процессом, т.е. планирование должно быть партисипативным;
• непрерывность — планировать работу так чтобы она осуществлялась постоянно и непрерывно, т.е. плановые работы должны следовать одна за другой;
• гибкость — выполнение этого правила позволяет вносить изменения в направленность плановых работ с учетом возникающих внутренних и внешних воздействий; во многом гибкость планирования может достигаться наличием различного вида ресурсов;
• достаточная значительность — плановые работы должны соответствовать поставленным исследовательским целям и задачам;
• необходимая трудоемкость -— трудоемкость плановых работ должна быть соизмеримой с целями и задачами исследования;
• реальность — плановые работы по проведению исследований должны быть реально выполнимыми обеспеченными ресурсами;
• конкретность — все плановые работы должны быть сформулированы ясно, доходчиво и конкретно;
• адресность и ответственность — форма планов должна предусматривать адресную регламентацию ответственных лиц и исполнителей по каждому из мероприятий;
• контролируемость — плановые работы должны предусматривать возможность простого, наглядного и эффективного контроль их исполнения, а также возможность корректировки отклонений от запланированных мероприятий.
Формы представления планов исследования могут быть различными. Наибольшее распространение получили планы следующих видов: матрично- столбцовые, планы-графики, сетевые графики, циклограммы и др.
Концептуальный подход в планировании процессов исследования базируется на детальнейшем описании объекта исследования, а также среды, в которой этот объект функционирует.
Описание СУ как объекта исследований и ее среды должно отражать:
главную цель системы и набор подцелей;
описание внешней среды и форм взаимодействия исследуемой системы с объектами внешней среды на всех ее уровнях;
цели и задачи исследования; описание и анализ функционирования системы в предшествующий период;
базовые показатели функционирования системы; структуру системы;
особенности функционирования элементов системы и характер взаимодействия между ними;
информационное обеспечение системы;
методику целенаправленной координации поведения элементов и подсистем, принятую в исследуемой системе.
Как результат такого описания и его анализа формируется представления о возможности применения формально-математического обоснования эффективности исследуемой системы, что помогает грамотно выбрать методику, технику исследований, объем необходимой информации, определиться с исходной гипотезой, а также определить алгоритм проведения ИСУ. Состав работ по планированию рассмотрен при изучении этапов проведения ИСУ. Поэтому приведем элементы планирования укрупненно:
1. Выбор методологии исследования – методов и их целей в исследовании конкретной СУ, приемов непосредственного проведения исследований, подход менеджеров к принятию решений с учетом традиций предприятия).
2. Определение требующихся для исследования ресурсов согласно избранных методов и приемов исследований и анализ имеющихся и доступных ресурсов.
3. Корректировку выбранных методов исследований в зависимости от имеющихся в наличии или доступных ресурсов.
4. Подготовку исследования:
4.1. разработку программ наблюдения и исследования с определением последовательности действий, распределением полномочий и ответственности;
4.2. определение единиц наблюдения;
4.3. определение методов сбора информации;
4.4. проведение пробного (пилотажного) исследования, включающего:
5. Определение технологии подготовки и утверждения управленческих решений при проведении исследований.
Результат – план проведения исследовательских работ скорректированный результатами пробного исследования и доступными ресурсами.