Изменение ширины столбца и высоты строки
Размеры строки или столбца можно быстро изменить перетаскиванием границы, для чего необходимо навести указатель мыши па границу так, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку, затем нажать левую кнопку мыши и перетащить маркер.
Для одновременного изменения высоты всех строк и ширины всех столбцов таблицы надо навести курсор на маркер конца таблицы, расположенный около ее правого нижнего угла так. чтобы он превратился в двунаправленную стрелку. В процессе перетаскивания указатель мыши примет вид крестика, а граница таблицы будет отображаться пунктиром.
Форматирование данных
Для выполнения форматирования данных (распределение данных, изменение направления текста, добавление границ или заливки и т.д.) используются команды с контекстных вкладок Конструктор и Макет (Рис. 6‑8).
Рис. 6‑8. Команды для форматирования данных в таблице Сортировка данных
Все те же операции можно выполнить через контекстное меню если поставить курсор в любую ячейку таблицы и нажать правую клавишу мыши.
Сортировка – расположение строк в таблице в определенном порядке. Чаще всего необходимо сортировать строки по данным какого-либо одного или нескольких столбцов. Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию. При сортировке строка заголовков столбцов обычно не сортируется вместе с остальными строками, но сортируемая таблица может и не иметь заголовков столбцов. Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки, но можно сортировать и отдельные ячейки столбца.
Сортировку таблицы можно выполнять при работе во вкладке Главная или Макет (кнопка Сортировка).
Вычисления в таблицах
В таблицах Word можно выполнять несложные вычисления с использованием формул. Для этого необходимо установить курсор в ячейку, в которой требуется получить результат вычисления. Во вкладке Макет в группе Данные нажать кнопку Формула. В окне Формула в поле Формула ввести формулу (Рис. 6‑9). Формула начинается со знака = (равно) и может содержать адреса ячеек, операторы (знаки действий) и функции. При желании в списке поля Формат числа можно выбрать числовой формат результата вычисления (числовой с разделителем разрядов, денежный, процентный).
В Word 2007 можно использовать 18 функций. Их можно вводить с клавиатуры или выбрать в раскрывающемся списке Вставить функцию. Наиболее часто используют функции:
SUM() – сумма;
ABS() – абсолютное значение;
AVERAGE() – среднее значение;
MIN() – наименьшее значение;
МАХ() – наибольшее значение.
В круглых скобках записывается аргумент функции. Аргументом может быть число, адрес ячейки или диапазон ячеек, имя закладки, функция. Если в формуле присутствует слово ABOVE, например, =SUM(ABOVE), то оно означает выбор значений из диапазона ячеек, расположенных выше ячейки, в которой находится формула. При изменении данных результат вычислений автоматически не меняется, для этого надо выделить результат, правой клавишей открыть контекстное меню и выбрать Обновить поле.
Рис. 6‑9. Диалоговое окно Формула
ДИАГРАММЫ
Создание простых диаграмм
Кроме графических файлов, в документы Word можно вставлять диаграммы. При помощи диаграмм можно наглядно представить числовые данные, например, проследить, как изменяются данные, увидеть развитие того или иного проекта в динамике. Для создания диаграммы необходимо:
1) Установить курсор в место, куда нужно вставить диаграмму.
2) Перейти на вкладку Вставка, в группе Иллюстрации нажать кнопку Диаграмма.
3) В появившемся окне Вставка диаграммы выбрать в списке слева тип диаграммы, а в списке справа — вид диаграммы указанного типа (Рис. 6‑10).
Рис. 6‑10. Диалоговое окно Вставка диаграммы
В документе появится диаграмма и откроется окно Excel с таблицей для ввода данных. В эту таблицу необходимо ввести числовые значения и пояснения к ним. Чтобы изменения, внесенные в ячейку таблицы данных, отобразились на диаграмме, необходимо нажать клавишу Enter. После ввода данных необходимо закрыть окно Excel (Рис. 6‑11).
Рис. 6‑11. Диаграмма и таблица данных
При построении диаграммы этим способом никакие исходные данные не используются. Таблица, которая открывается в Excel содержит произвольные данные, которые необходимо менять вручную. Если уже в Word уже имеется таблица с данными, то можно построить диаграмму по уже имеющимся данным.
Первый способ: Скопировать таблицу в Excel, построить там диаграмму, скопировать готовую диаграмму обратно в Word.
Второй способ: Выделить всю таблицу или ее часть. Воспользоваться надстройкой Microsoft Graph (Вставка – Объект – Объект... – Диаграмма Microsoft Graph). После запуска Microsoft Graph будет создана диаграмма, основанная на содержимом выделенной таблицы (части таблицы).
Вместе с диаграммой на экране отобразится таблица данных (таблица, на основе которой была создана диаграмма). Если диаграмма создавалась без предварительного выделения таблицы или ее элементов, то на экране появится стандартная таблица данных и диаграмма. При необходимости можно менять данные в таблице данных, что автоматически приведет к изменению диаграммы.