Общие методические указания к выполнению контрольной работы

В процессе изучения курса “Деловая документация ” слушатель должен выполнить контрольную работу, главная цель которой - овладение слушателями теоретических основ документирования управленческой деятельности и приобретение практических навыков в составлении и правильном оформлении различных видов деловой документации». Прежде чем приступить к выполнению контрольной работы, необходимо ознакомиться с данными методическими указаниями и изучить рекомендуемые методические источники.

Контрольная работа может выполняться на листах стандартной писчей бумаги формата А 4 или в ученической тетради.

Контрольная работа состоит из двух теоретических вопросов и практических заданий.

Ответы на вопросы должны быть конкретными и содержательными. Не допускается дословное переписывание текста из учебников и иных источников (кроме цитат и выдержек из текста).

Работа должна быть аккуратно оформлена: чисто написана, разделы выделены заголовками, для замечаний рецензента оставлены поля.

В конце работы следует привести список использованной литературы (не менее 3-5).

На первой странице указывают номер варианта и номер вопросов, соответствующих данному варианту.

Сначала излагают ответы на вопросы, а затем выполняется практическое задание.

Для составления документов следует использовать условные данные, предложенные в задании, а также дополнять их необходимыми реквизитами в соответствии с требованиями по ведению делопроизводства. Документы должны быть составлены на формате А 4. Прежде чем печатать документы, вы должны ознакомиться с особенностями оформления документов с использованием ПК.

Работа датируется и подписывается слушателем.

Особенности оформления управленческих документов с использованием компьютерных технологий

Печатание и оформление документов осуществляется по установленным в компьютере шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе

- шрифт обычный, размер 15 пунктов. В таблицах допускается уменьшение до 13 пунктов (когда текст не вмещается)

- межстрочный интервал: для формата А 4 одинарный в адресах, заголовках, подписях, а также для форматов А5 точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт, когда текст не вмещается.

- Первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм.

- Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным знакам, максимальное количество печатных строк для формата А4 – 41.

- Максимальная длина строк многострочных реквизитов 28 печатных знаков.

- Если заголовок превышает 150 печатных знаков (5) строк, его допускается продлевать до48 печатных знаков от границы левого поля.

- Каждому реквизиту документа отводится свое положение. От границы левого поля располагаются следующие реквизиты:

Дата документа
ссылка на индекс и дату входящего документа
заголовок к тексту
текст (без абзацев)
слова «Приложение», «Примечание», «Основание»
Наименование должности в реквизите «подпись»
Первый ряд грифов (виз) согласования
Отметка о заверении копии
Фамилия исполнителя и номер телефона
Слова «СЛУШАЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «РЕШИЛИ»
Реквизит «Адресат» оформляется с отступом от левого поля 80 мм.
Реквизит «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу» оформляются с отступом от левого поля 100 мм
Расшифровка подписи оформляется с отступом от левого поля 120 мм.
Если в тексте документа имеются примечания или основание, их оформляют от левого поля, а относящийся к ним текст – через межстрочный интервал точно 14 пт.
Для таблиц, печатаемых на листах формата А 3 (595- 210) допускается уменьшение левого поля до 20 мм , правого до 8 мм (когда текст не вмещается). Также допускается уменьшение шрифта до 13 пт.
Отметка об исполнителе печатается шрифт 9 пт, межстрочный интервал – точно 9 пт.

Раздел I. Понятие и организация делопроизводства

Изложение теоретических основ понятия делопроизводства предполагает раскрытие сущности и организационных форм делопроизводства, определение места и роли документов в процессе управленческой деятельности.

В этом разделе следует осветить предмет, задачи и содержание данного курса, связь с другими учебными дисциплинами.

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов, в том числе от умения надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, т.е. правильно составить и оформить документ. Кроме того, при работе с документами возникают и другие проблемы, которые приходится решать в ежедневной практической деятельности (вопросы, связанные с регистрацией документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или уничтожением и др.). Вся эта совокупность работы с документами определяется понятием «делопроизводство». Студентам следует тщательно разобраться в организации делопроизводства на предприятии (в организации).

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах. Все управленческие функции связаны с составлением определенных документов. Кроме того, не обходятся без документационного обеспечения процессы принятия управленческих решений и коммуникации.

Переход экономики Республики Беларусь к рыночным отношениям требует проведения необходимых мероприятий по разработке и введению национальных унифицированных форм документов, т.е. совокупности реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными на носителе информации в определенном порядке. Унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации. Необходимо изучить основные унифицированные системы документации.

Составной частью делопроизводства является документирование – процесс составления и оформления документов. Исторически документирование развивается по следующим двум направлениям: документирование по общим вопросам управления и документирование специальных сторон управленческой деятельности.

Все документы могут быть классифицированы по различным признакам. Следует усвоить классификацию документов по происхождению, сложности содержания, воспроизведению, способу передачи содержания, технике воспроизведения, назначению, месту составления, приемам записи, форме, виду материального носителя, срокам хранения, срокам исполнения, степени обязательности.

Раздел II. Технология работы с документами

При изучении данного раздела студенту сначала необходимо уяснить понятие документооборота, раскрыть принципы рациональной организации документооборота.

Важно понять порядок прохождения и исполнения входящих и исходящих документов. Для этого особое внимание следует обратить на последовательность операций с входящими документами, начиная от первичной обработки до передачи на исполнение. Несколько другая технология применяется при работе с исходящими документами, которые создаются в организации для внешних отношений. По той же схеме, что и исходящие, создаются внутренние документы.

Важнейшей функцией любого учреждения является организация контроля исполнения документов. Объектами контроля являются качество и сроки исполнения документов. Каждое учреждение имеет для этого справочную картотеку. Студентам необходимо изучить сроки исполнения документов, а также виды контроля.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Нужно подробно изучить перечень документов, включаемых в номенклатуру дел, принципы ее построения.

В соответствии с номенклатурой дел формируются дела. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. Существуют определенные требования при формировании дел.

Документы, отслужившие в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем подлежат уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Особое место в технологии делопроизводства организации занимает работа с предложениями, заявлениями, жалобами граждан. Следует подробно рассмотреть порядок ведения делопроизводства по предложениям, заявления, жалобам граждан.

В целях повышения оперативности управленческого труда, сокращение затрат на документирование, обработку, передачу и поиск документной информации, усиления контроля исполнения, рационализации, сокращения количества документов в организациях проводится механизация и автоматизация работы с документами. Механизация является обязательным условием работы с документами. Автоматизация производится в организациях, уже имеющих вычислительную базу для решения различных задач управления, и при наличии определенных условий. Студентам рекомендуется тщательно разобраться в сущности механизации и автоматизации документооборота, условиях их осуществления, изучить виды автоматизации.

Раздел III. Документирование управленческой деятельности

Изучая раздел, следует иметь в виду, что в современных условиях значительно возрастает объем и сложность решаемых задач. Наряду с этим усложняется информация, с которой приходиться работать руководителям. При всем многообразии документы составляются на определенных бланках, стандартных листах бумаги с заранее нанесенными типографским способом или с помощью штампа реквизитами. В соответствии с СТБ 6.38-95 разрабатываются бланки следующих двух видов: бланк для писем и общий бланк для других организационно-распорядительных документов.

Порядок расположения и границы реквизитов в проектируемых бланках должны соответствовать стандарту. Реквизиты располагаются продольным и угловым способами. Необходимо изучить расположение реквизитов в приложениях, приведенных в пособии.

Документы делятся на организационные, распорядительные и информационно-справочные. Они имеют свои особенности подготовки и оформления.

В результате изучения правил оформления организационных и распорядительных документов студент должен научиться разрабатывать и составлять следующие документы: устав, положение о предприятии, положение о структурном подразделении, должностную инструкцию, правила внутреннего распорядка, приказ, распоряжение, постановление, выписку из приказа, выписку из постановления.

Изучая состав и правила оформления информационно-справочных документов, необходимо получить навыки составления докладной и объяснительной записок, акта, справки, письма, протокола, выписки из протокола, телеграммы, телефонограммы.

Студентам необходимо также иметь представление о документировании трудовых отношений. К документам по личному составу относятся приказы по личному составу, трудовая книжка, личное дело, заявление, автобиография, характеристика, личная карточка, штатное расписание. Задача студентов состоит в том, чтобы рассмотреть особенности оформления приказов по личному составу, правила написания заявления, изучить документы, которые должны содержаться в личном деле, сроки выдачи трудовой книжки при увольнении.

Машинописное оформление документов осуществляется по определенным правилам, которые также следует подробно рассмотреть при изучении данного раздела.

Раздел IV. Организация работы ведомственного архива

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и окончательно оформляются по окончании года. Оформление дел включает комплекс работ по их технологической обработке и проводится работниками соответствующих

структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Следует рассмотреть составляющие полного оформления дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в папках-скоросшивателях.

На заверенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. По этим описям документы сдаются в архив организации. Студенту необходимо выяснить требования к составлению описи дел.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются акты о выделении дел к уничтожению. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта об этом производится после составления годовых разделов сводных описей для постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего учреждения государственной архивной службы описей дел постоянного хранения (в организациях негосударственных форм собственности, не имеющих договора с государственным архивным учреждением, акты утверждаются руководителем организации после согласования описей дел постоянного хранения ЭК организации). После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Учреждения государственной архивной службы проверяют правильность отбора документов на государственное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в данные акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период, их утверждения руководителем организации, согласования с экспертной комиссией организации.

Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет.

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению, хранятся в специально отведенном месте и сдаются работниками службы делопроизводства или архива организации в учреждения, ведающие заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Список литературы

1. СТБ 6.38-2004 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- Мн., 2004.

2. Альбом форм организационно-распорядительных документов.– Мн., 2004.

3. Бонцевич, Н.В., Делопроизводство и деловые отношения: Учебное пособие. / Н.В. Бонцевич, Б.И. Врублевский, С.Л. Котова и др. – Гомель: ЧУП “ЦНТУ Развитие”, 2003.

4. Паневчик, В.В. Деловое письмо: Практическое пособие./ В.В. Паневчик. – Мн.: Амалфея, 1999.

5. Хвалей, М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция: Учеб. Пособие./М.К.Хвалей. - Мн.: БГЭУ, 2002.

6. Стенюков, М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. / М.В. Стенюков.-Мн., 2002.

7. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебн. и практ. руководство. – Мн.: ТетраСистемс, 2004.

8. Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: Практикум/ В.В. Паневчик, С.В. Некраха. 2-ое изд. - Мн.: БГЭУ, 2004.

9. Закон РБ «О Национальном архивном фонде и архивах в РБ»

10. Теннер Р. Как овладеть искусством делового письма.- М., 1994

11. Михальченко А.Н., Давыдова Э.Н. Пособие по делопроизводству.- Мн., 2006

Литература по курсу «Документация и делопроизводство».

1. Закон РБ «О внесении дополнений и изменений в Кодекс РБ об административных правонарушениях»

2. Положение о Национальном архивном фонде РБ

3. Альбом форм организационно-распорядительных документов. Мн., 1996

4. Андреева В.И. Делопроизводство. М., 1995

5. Архипов В.А., Макаров И.П., Сокова А.Н. Организационно-распорядительная документация. М., 1981

6. Белов А.П., Белов В.Н. Делопроизводство и корреспонденция. М., 1988

7. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. М., 1989

8. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1987.

9. ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размер, технические требования. М., 1984

10. ГОСТ6.10.1-88 Унифицированные системы документации: Основные положение.

11. ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. М., 1987

12. Жумань С.В. Общественные организации –– источники комплектования государственных архивов. Мн., 1995

13. Краснокуцкая Г.П. Комплектование государственных архивов РБ документами организаций и предприятий нового типа. Мн., 1996

14. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу. М., 1989

15. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филипов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. М., 1990

16. Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Мн., 1996

17. Мингалев В.С., Ларин М.В. Специальные системы документирования. М., 1989

18. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений и предприятий РБ Мн., 1997

19. Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов не государственное хранение. Мн., 1997

20. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях РБ Мн., 1995

21. Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах РБ. Мн., 1996

22. СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Мн., 1996