Методы и особенности самоменеджмента в организации
Ежедневный процесс разрешения различных ситуаций можно представить как круг самоменеджмента. В нем преобладает пять основных функций: постановка целей, планирование, составление распорядка дня, а также самоконтроль и корректировка целей. Каждому человеку, а в особенности будущему менеджеру, крайне важно уметь даже в момент полной загруженности с помощью последовательного планирования времени и использования научных методов самоорганизации труда эффективнее осуществлять свою деятельность, ежедневно выделяя время не только для руководящей деятельности, но и для досуга.
Самоменеджмент - это развитие менеджера в профессиональной деятельности как личности. Самоменеджмент содержит в себе понятие использования проверенных принципов для эффективной организации рабочего процесса[16]. К главным целям самоменеджмента относятся:
- соотношение максимально полезного использования времени и возможности менеджера;
- сознательный контроль и управление течением жизни;
- преодоление трудностей в жизни и работе.
При каждодневном решении разного рода задач менеджер выполняет различные функции, их можно представить как круг самоменеджмента:
1) постановка целей;
2) планирование;
3) составление распорядка дня;
4) самоконтроль;
5) корректировка целей.
Первая функция - постановка целей. Менеджер как управленческий работник должен грамотно определять их. Цели - это взгляд в будущее, ориентация на то, что должно быть выполнено и достигнуто. Из этого следует, что цель формулирует конечный результат. Она определяет, на чем необходимо заострить внимание и сфокусировать все силы[17]. При этом важно понимать, что цели менеджера должны соответствовать следующим требованиям:
- реальность;
- гибкость;
- измеримость, ориентированность во времени;
- конкретность;
- совместимость;
- приемлемость для соответствующих объектов.
Сам процесс постановки целей распределяется на фазы:
1. Определение желаемых целей и сопоставление их во времени согласно следующим критериям:
- долгосрочные цели (профессиональные, личные);
- среднесрочные цели (5 лет);
- краткосрочные цели (1 год).
При этом выделяются профессиональные цели, увеличивающие рабочую мотивацию, и стремление к достижению.
2. Оценка личных ресурсов.
Для этого необходимо провести так называемый SWOT-анализ личности менеджера, в котором необходимо:
- определить сильные стороны;
- выделить недостатки, для этого необходимо перечислить прошлые неудачи и причины, из-за которых они произошли, подумать, как устранить эти недостатки;
- назвать благоприятные факторы, сопутствующие карьере;
- указать неблагоприятные факторы, угрозы.
При этом следует определить, на что ориентироваться и с чем считаться в первое время, к примеру - с ближайшим окружением (семья, начальство, друзья).
3. Проведение анализа «цель - средства». В нём имеющиеся и реальные ресурсы (финансовые, личные, временные) считаются неотъемлемой частью в достижении этих целей. Необходимо выбрать 3-4 наиболее важные цели и соотнести к ним имеющиеся ресурсы для достижения, затем определить недостающие средства и приступить к их приобретению. Также при старте работы необходимо учесть факторы как способствующие достижению цели, так и препятствующие этому[18]. Для карьерных целей важно указать необходимую степень квалификации и культурный уровень и поставить реальные практические задачи, например, приобретение недостающего опыта[19].
4. Формулировка конкретных целей. На данном этапе нужно учитывать, что каждая цель имеет смысл только в том случае, когда установлены сроки и определены желаемые результаты. Далее необходимо перепроверить их со стороны реальности достижения. Чем больше мы ставим перед собой задач, тем больше нам придется корректировать и изменять прежнюю жизнь и максимально активизировать свою деятельность. Необходимо из долгосрочных целей выделить краткосрочные, которые в будущем станут первой ступенькой к глобальным целям[20].
Следует учитывать, что постановка целей - это постоянный процесс. Необходимо периодически корректировать, дополнять и изменять план действий. Из этого следует, что постановка целей включает в себя три элемента:
- нахождение цели;
- ситуационный анализ;
- формулировка целей.
Далее функция самоменеджмента - это планирование личного времени менеджера. Максимальный критерий в использовании времени -употребить имеющееся время для плодотворной деятельности, минимальный - достичь поставленных целей с наименьшей тратой времени.
Выделим следующие основные правила планирования личного времени менеджера:
- использовать 70-80 % времени на следование плану, остальное оставить для непредвиденных проблем;
- производить реалистичное планирование;
- преимущественно отмечать результаты, а не действия;
- отличать важное от неотложного;
- уметь поручать некоторую работу другим;
- в течение всего времени корректировать план;
- выделять большие непрерывные периоды времени для решения крупных задач;
- планировать с учетом альтернативы и выбирать лучший вариант;
- выстраивать дела с учетом приоритетов;
- резервировать время для самосовершенствования (повышение квалификации);
- согласовывать планы с ближайшим окружением;
- на первый лан необходимо ставить невыполненные в прошлом периоде задачи;
- определять точные сроки;
- обеспечивать гибкость планов;
- все планы составлять в письменной форме и документировать расход времени;
- использовать специальные инструменты для планирования времени.
В системе общего планирования сам процесс планирования основывается на долгосрочных глобальных целях, которые в свою очередь включают в себя оперативные[21]. Планы реализуемы в том случае, когда выделяется свободное время для решения непредвиденных или дополнительных задач. Можно сделать вывод, что планирование - это последовательное распределение общей цели на частные задачи с целью разложить их во времени. Планы должны составляться в письменном виде, так как задачи, которые мы держим в голове, быстро отсеиваются, а их написание позволяет разгрузить память и прибавляет самомотивации[22].
Реализация записанных планов идет следующим шагом. Грамотная и рациональная организация труда при учете постоянной нехватки времени ведет за собой расставление приоритетов в выполнении дел. Из этого следует, что список дел менеджера различается по следующим признакам:
- по значению;
- по количеству времени, потраченному на выполнение;
- по количеству участников;
- по затрате эмоциональных ресурсов;
- по характеру и т.д.
Одним из самых важных критериев для менеджера является важность предстоящих дел, этот признак варьирует дела от одного к другому. Самой распространенной ошибкой является выполнение как можно большего количества дел за короткое время или же, наоборот, трата большого количества времени на дела, не имеющие большой значимости. В результате чего к концу рабочего дня важные дела могут остаться либо совсем не выполненными, либо выполненными не до конца[23]. Необходимо расставлять приоритеты, последовательно и рационально выполнять поставленные задачи. В этом может быть полезен принцип Паретто. Именно этот принцип говорит нам о «соотношении 80/20». Применение данной закономерности в работе руководящего менеджера подразумевает, что в процессе работы за 20 % расходуемого времени (затраты) достигается 80 % результатов (выпуск). Остальные 80 % затраченного времени приносят лишь 20 % общего итога[24].
Исходя из проведенного анализа, можно отметить, что самоменеджмент - актуальное и перспективное направление как в теоретическом так и практическом менеджменте. Это направление сформировано на основе роста потребностей общества и призвано повысить уровень эффективности деятельности самого человека, благодаря достижению его личных и профессиональных целей. Самоменеджмент с точки зрения практики - это способ организации жизни, многоуровневый процесс самодеятельности, который представляет собой развитие качеств менеджера и накопления знаний.
Основываясь на всех вышеперечисленных принципах, можно утверждать, что постулаты самоменеджмента являются очень полезными в применении не только для менеджера, но и для обычного человека. С целью увеличения эффективности использования своего времени, более рационального подхода к распределению труда необходимо придерживаться основных правил. Самоменеджмент систематизирует планы, позволяет активировать все неиспользованные возможности и быстрее достигать поставленных целей.
2. Развитие самоменеджмента специалистов в современных организациях, на примере ООО «Инженерный центр»