Требования к бланкам документов
Документы изготавливают на бланках.
Бланк документа – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводятся реквизиты с постоянной информацией и отведено место для переменной. Постоянная информация – это те реквизиты, которые являются обязательными для всех видов и разновидностей документов организации. Например: наименование организации и справочные данные об организации.
Первые бланки документов появились в 30-х г.г. 19 в. и изготовлялись рукописным способом. С появлением машинописи они получают повсеместное распространение. В последствии их заменяют бланки, изготовленные типографским способом.
Современные бланки изготавливаются:
1) типографским способом;
2) с помощью специального штампа;
3) с помощью компьютера.
Бланк может быть введен в память машины и автоматически выводится при распечатке документов.
Устанавлено два основных стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки документов оформляют в соответствии с образцами, являющимися приложением А к ГОСТ Р 6.30-2003..
Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром.
Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
Реквизиты
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
располагают над серединой реквизита 08 - наименование организации. Реквизит 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) допускается располагать на уровне реквизита 08 наименование организации.
Реквизиты 08 наименование организации, 09 - справочные данные об организации;10 - наименование вида документа; 14 - место составления или издания документа, ограничительные отметки для реквизитов 11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 - наименование организации,
11 - дата документа,
14 - место составления или издания документа.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08 - наименование организации,
09 - справочные данные об организации;
и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 - наименование организации,
10 - наименование вида документа;
14 - место составления или издания документа;
и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
5.Требования к изготовлению, учету использованию
и хранению гербовых бланков документов.
Бланки с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ – (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическим и штемпельно-граверным предприятием имеющим лицензию на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Гербовые бланки изготавливаются по заказам органов государственной власти и иных государственных органов и организаций, определенных Положением о Государственном гербе РФ и соответствующими актами субъектов РФ.
Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором изготавливают порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.
Учет гербовых бланков ведется в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале). При поступлении указываются следующие реквизиты:
- наименование вида гербового бланка
- дата поступления
- номер сопроводительного письма
- наименование организации-поставщика гербовых бланков
- количество экземпляров
- серия и номер гербовых бланков
При выдаче:
- наименование вида гербового бланка
- количество экземпляров
- серия и номера гербовых бланков
- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков
- расписка в получении
- примечание (отметка об уничтожении)
Гербовые бланки хранят в надежных опечатанных шкафах.
Уничтожение испорченных или устаревших гербовых бланков оформляется актом с отметкой в регистрационной форме.
Контроль за изготовителем, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на службу ДОУ.
Лица, ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя.
Руководитель организации назначает специальную комиссию, которая проводит проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков не реже 1 раза в год.
В случае обнаружения нарушений при изготовлении, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которых оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.
Допускается тиражирование документов на гербовом бланке для рассылки при условии заверения каждой копии документа печатью учреждения.