Концепция главного документа

Концепция главного документа в Word заключается в следующем: главный документ, наряду с обычным текстом, содержит специальные ссылки на другие документы, которые называются вложенными документами. Работа с главным документом происходит в двух режимах:

В обычном режиме главный документ выглядит как один большой документ, т.е. все вложенные документы «раскрыты» и пользователь может производить глобальные операции, например, поиск, замену или создание оглавлений как в обычном документе, без учета наличия вложенных документов.

В режиме главного документа, напротив, отображается структура главного документа и видно, из каких вложенных документов он состоит. Пользователь может производить в этом режиме различные операции с вложенными документами, например добавление, удаление и перемещение вложенных документов. Работа в режиме главного документа напоминает работу в режиме структуры, с тем отличием, что некоторые элементы структуры на самом деле хранятся в отдельных вложенных документах.

Вложенный документ сам может содержать вложенные документы. Таким образом аожно строить сложные иерархические структуры документов. Важным аспектом концепции главного документа является возможность независимого открытия и редактирования вложенных документов разными авторами [2].

Работа с главным документом производиться с помощью панели инструментов Структура

Рисунок 5.1 Панель инструментов «Структура»

5.1 Способы создания главного документа

Существуют три способа создания главного документа:

создание нового главного документа («с нуля»);

преобразование существующего большого документа в главный окумент путем разбиения его на вложенные документы;

сборка главного документа из существующих независимых документов

5.2 Работа с главным документом и вложенными документами

С главным документом можно работать в режиме просмотра структуры и в обычном режиме просмотра. В режиме просмотра структуры очень удобно просматривать и реорганизовывать структуру главного документа. В обычном режиме просмотра с главным документом можно работать как с единым документом. Его можно форматировать, вставлять номера страниц, формировать оглавления и указатели, и т. п.

Работать с вложенными документами можно, просто открывая их как независимые файлы. Однако гораздо удобнее работать с вложенными документами в режиме просмотра структуры главного документа. Можно открывать, переставлять, объединять, разбивать и удалять вложенные документы [2,3].

Открытие и блокировка вложенных документов

Чтобы открыть вложенный документ из главного документа, нужно в режиме просмотра структуры главного документа дважды щелкнуть по значку вложенного документа. При этом вложенный документ откроется в отдельном окне, а в окне главного документа рядом со значком вложенного документа появится значок в форме замочка, который означает, что вложенный документ заблокирован.

Заблокированный вложенный документ не может быть открыт другим пользователем на редактирование, он может быть открыт для просмотра в режиме только на чтение.

Если какой-то пользователь открыл вложенный документ на редактирование, то этот документ будет заблокирован для других пользователей независимо от того, как был открыт вложенный документ: через главный документ или непосредственно. Однако при этом другие вложенные документы не являются заблокированными и с ними можно работать. Именно блокировка вложенных документов в главном документе является тем удобным средством, которое обеспечивает одновременную работу над одним большим документом нескольким пользователям Word.

Открытие вложенного документа на редактирование может быть не единственной причиной его блокировки. Документ может быть заблокирован пользователем по различным причинам, например, из-за нежелательности внесения во вложенный документ каких-либо изменений. Аналогично заблокированный вложенный документ может быть разблокирован, если обстоятельства изменились.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЭВМ настолько прочно вошли в нашу жизнь, что без них уже невозможно представить практически ни одну сферу жизни и деятельности человека.

В дальнейшем ЭВМ будут еще более часто использоваться в связи с тем, что они позволяют повысить удобство работы, производительность труда и уменьшить трудозатраты.

С расширением областей деятельности человека для них будут разрабатываться наиболее удобные, необходимые и многофункциональные программы, поэтому разнообразие возможностей, пусть даже в рамках Word, будет постоянно расти.

Подводя итог вышесказанному, хотелось бы отметить следующее. Все новации, требующие дополнительных организационных усилий, мероприятий по повышению квалификации сотрудников, отрыва опытных специалистов от повседневной работы встречаются без большого энтузиазма, особенно если результат неочевиден, а оцениваемые затраты достаточно высоки. Тем не менее, создание интегрированной информационной системы, обеспечивающией возможность управления предприятием на основе оперативных, аналитических и достоверных данных это не дань моде, а настоятельная необходимость.

В качестве простого примера можно привести распространенные ныне практически везде системы офисного документооборота и электронной почты и, без которых сотрудники уже не могут обойтись: офисная культура не предполагает такой организации, когда по каждому требующему того поводу нужно обзванивать коллег, писать записки секретарям, отрывать время у руководства и сотрудников и т.д., если имеется информационная система группового использования, позволяющая выполнить все необходимое без отрыва от производства.

Чем раньше руководство предприятия начинает проводить работу по обучению и подготовке персонала к внедрению современных информационных технологий управления, тем быстрее будут выработаны согласованные позиции у представителей различных направлений деятельности, тем меньшие временные и денежные затраты понесет предприятие в процессе внедрения, тем раньше руководство предприятия будет обладать эффективным инструментом для принятия управленческих решений.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Р.Винтер, П.Винтер. Microsoft Office 97 в подлиннике: В 2т.: пер. с англ.СПб.: BHV – Санкт-Петербург, 1997. Том I – 640с.

2. Беленький Ю.М., Власенков С.Ю. Microsoft Word 2000. СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 2000. – 992с.

3. Microsoft Word 2000: справочник – СПб: Издательство «Питер»; 1999 – 352с.

4. Новиков Ф, Яценко А. MS Office 2000 в целом. – СПб.: BHV, 1999 г. 750с.

5. Джекобсон Р. Microsoft Office 2000. Основные приложения. – СПб.: Рус. Ред., 2000 г.

6. Виллет Э. Библия пользователя: Microsoft Office 2000 – М.: Диалектика, 2002 г. 1040 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Тесты по теме

Ссылки используются для:

Удобства работы с документом;

Вставки нумерации страниц;

Ускоренной навигации по документу.

В Microsoft Word сноски можно создавать:

автоматически;

только вручную;

с применением специальной программы.

Сноски бывают:

двух типов;

трех типов;

количество типов неограниченно.

Для того чтобы создать сноску, нужно:

поместить курсор в то место документа, куда следует установить ссылку, и выполнить команду Вставка-Ссылка-Сноска;

поместить курсор в то место документа, куда следует установить ссылку, напечатать порядковый номер ссылки, внизу страницы провести черту, и под чертой написать название книги;

поместить курсор в то место документа, куда следует установить ссылку, и выполнить команду Вставка-Ссылка-Оглавление и указатели.

Сноска служит для:

создания оглавления;

создания списка литературы;

создания сносок на использованный источник.

Таблица 2 Ответы на тест

Приложение В

Перечень рисунков

Рисунок 3.1 Диалоговок окно «оглавление и указатели»_ 11

Рисунок 4.4.1 Панель инструментов «Рецензирование»_ 14

Рисунок 5.1 Панель инструментов «Структура»_ 18

Перечень таблиц

Таблица 1 Работа с примичаниями_ 16

Таблица 2 Ответы на тест_ 26

*[1] : Беленький Ю.М., Власенков С.Ю. Microsoft Word 2000. СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 2000. – 992с.

* Оглавление можно создать, выбрав стили заголовков — например, «Заголовок 1», «Заголовок 2» или «Заголовок 3», — которые требуется включить в оглавление. Приложением Word будет выполнен поиск заголовков, соответствующих выбранным стилям. После этого для каждого из элементов оглавления будут заданы форматирование и отступ, соответствующий стилю заголовка, а затем оглавление будет размещено в документе.

Microsoft Office Word 2007 включает коллекцию стилей заголовков. Пометьте элементы оглавления и выберите стиль оглавления из коллекции. Office Word 2007 автоматически создает оглавление из помеченных заголовков.

* Сноски используются в документе для пояснений, комментариев и ссылок на другие документы. При этом для подробных комментариев лучше использовать обычные сноски, а для ссылок на источники — концевые.

[1] Виллет Э. Библия пользователя: Microsoft Office 2000 – М.: Диалектика, 2002. –. 1040 с.

*

[М1]Сноски – это дополнительный текст, который повышает удобочитаемость и компактность основного текста.

• ⇐ Назад
• 12