Введення й редагування даних

Основні операції введення даних передбачають додавання, вилучення та редагування записів таблиці, копіювання і переміщення даних, а також відміну небажаних змін даних під час редагування.

Для виділення полів, редагування й пере­міщення таблицею можна користувати­ся мишкою. Для переміщення до першого, по­переднього, наступного й останнього записів користуйтеся кнопками управління. Рядок но­мера запису, розташований над рядком стану, відображає номер поточного запису. Клацніть на полі номера запису, введіть рядок номера запису, до якого вам потрібно перейти, і на­тисніть клавішу Enter.

Для переміщення в таблиці на колонку або на рядок можна використовувати кнопки про­крутки.

Додавання нових записів

Існує два способи додавання записів в Access —режим редагування і режим введен­ня даних. В обох режимах для введення ново­го запису ви використовуєте порожній запис, розташований внизу таблиці. Коли ви починає­те вводити дані в цей рядок, Access додає новий порожній запис нижче від поточного. У режимі редагування ви можете вводити дані в кінець таблиці. Програма Access автоматично перехо­дить у режим редагування, коли ви змінюєте дані або вводите нові записи.

Крайня ліворуч колонка таблиці називаєть­ся колонкою маркування запису. Клацнувши в цій колонці, ви можете виділити весь рядок (запис).

Access використовує колонку маркування запису для відображення таких символів:

- Стрілка показує поточний запис (введен­ня даних і редагування не проводилися).

- Зіркою помічено порожній запис, який знаходиться в нижній частині таблиці. Під час переходу до цього запису зірка змінюється на стрілку, яка є індикатором поточного запису.

- Олівець показує, що поточний запис містить введені або змінені дані, які ще не збережені.

- Символ блокування показує, що запис у цей момент редагується іншим користувачем. Решті користувачів він доступний лише для чи­тання.

У міру того як ви вводите дані й переходите від поля до поля, Access перевіряє введені дані на їх відповідність типу поля й додатковим умо­вам, наприклад, перевірка на допустимість. Перед тим як перейти до наступного поля чи запису, Access повідомить вам про всі некорект­но введені дані.

Під час переходу до наступного запису Access автоматично збереже поточний запис і всі вне­сені вами зміни. Щоб зберегти зміни, внесені в поточному записі, виконайте команду Файл/ Зберегти записабо натисніть комбінацію клавіш <Shift+Enter>.Ви також можете зберегти одразу всю таблицю, виконавши коман­ду Файл/ Зберегти макетабо натиснувши комбінацію клавіш <Ctrl+S>.

Щоб додати новий запис, виконайте таку послідовність дій:

a) Виберіть команду Записи/ Ввід даних. У режимі редагування даних перейдіть до по­рожнього запису, розташованого в кінці таб­лиці.

b) Перейдіть до поля, в яке потрібно ввести дані. Маркер запису набуде вигляду олівця, а Access додасть порожній запис.

c) Продовжте заповнення решти полів за­пису.
Примітка - Access автоматично вводить дані в поля-лічильники.

d) Для збереження змін натисніть одну клавіш зі стрілками <ТаЬ>або <Enter>для того, щоб перейти до наступного запису, або натисніть комбінацію клавіш <Shift+Enter>.

Редагування даних

Щоб відредагувати дані наявної таблиці, виділіть поле запису, який вам потрібно відре­дагувати. Якщо в цій клітинці немає даних, просто почніть вводити дані (друкувати). Якщо поле містить дані, Access виділить уміст клітинки. Для того, щоб цілком замінити вміст клітинки на нові дані, просто почніть вводити дані. Щоб переміщувати курсор усе­редині клітинки, натисніть клавішу <F2>. Для даних, які виходять за межі ширини клітинки, використовуйте Вікно введеня (<Shift+F2>).

Відміна редагування

Access дає змогу відмінити зміни, внесені в дані (табл. 8). Залежно від того, який спосіб редагування ви використовували, меню Прав­капропонує два типи команд відміни: Відновити збережений запис,або Відмінити введення і Відновити поточне поле,або Відновити поточний запис.

Ви можете відмінити зміни тільки в одному полі або одразу всі, зроблені в записі. Ви маєте відмінити всі необхідні зміни перед тим, як редагувати інший запис або перейти в інше вікно.

Щоб відмінити останню дію, виберіть коман­ду Правка/ Відмінити,або натисніть комбіна­цію клавіш <Ctrl+Z>,або <Alt+Backspace>.

Можна відмінити такі дії:

• останнє збереження запису;

• останнє вилучення;

• останнє вирізання чи вставка;

• останнє введення символів.

Самі дії відміни також можуть бути відмінені. Наприклад, після відміни введення в меню ре­дагування Правказ'явиться команда Відновити поточне поле/запис замість команди Відмінити введення тексту.

Вилучення записів

Якщо вам необхідно вилучити весь запис, клацніть на полі маркування запису або ско­ристайтесь клавішами переміщення, для того щоб перейти до потрібного запису, а потім з меню редагування Правкавиберіть команду Виділити запис.У колонці виділення запису з'явиться символ поточного запису, а весь ря­док буде виділений. З меню Правкавиберіть команду Видалити (Видалити запис)або на­тисніть клавішу <Del>.Access вилучить запис і відобразить діалогове вікно, в якому потрібно підтвердити (кнопка Да) чи відмінити (кнопка Ні)вилучення.

3. Робота з таблицею ВИДАНО.

Проводиться аналогічно до розглянутих вище

Виконання завдання №3.

Проектування нашої бази даних можна вважати завершеним. Залишилося тільки встановити постійні зв’язки між таблицями для того, щоб можна було вибирати дані з декількох таблиць у відповідності зі значеннями збіжних полів. Для цього:

- клацніть на інструменті (Схема даних),або виберіть команду Схема даних в меню Сервіс. На екран буде виведено вікно Схема даних та діалог Добавлення таблиці, в якому додайте до вікна Схема даних три створені таблиці і закрийте вікно діалогу. На екрані з’явилося схематичне зображення трьох таблиць. Якщо в процесі роботи з діалогом добавлення таблиць ви допустите помилку, наприклад не вкаже всі необхідні таблиці, його завжди можна викликати з контекстного меню, викликаного для вільного місця робочого поля вікна Схема даних

- створіть зв’язки між таблицями, поміщеними в схему шляхом перетягування поля з однієї таблиці до відповідного поля на іншій таблиці. Для виконання завдання зачепіть поле Інв№ у таблиці КНИГИ і протягніть до такого ж поля в таблиці ВИДАНО.Увікні діалогудодатковозадайте властивості зв’язку (цілісність даних, тощо) шляхом відмітки необхідних опцій. На схемі з’явиться лінія, що з’єднує ці поля. Аналогічно встановіть зв’язок двох інших таблиць по полю ЧитКВ№. Результат вірної роботи показано нижче на малюнку.

 

 

Виконання завдання №4.

1. Резервну копію роблять так: перейдіть до вікна бази даних, оберіть необхідну таблицю та виконайте команду Правка/Копіювати. Далі оберіть команду Правка/Вставитита у вікні діалогу надайте копії таблиці нове ім’я.

2. Порядок введення нового запису розглянуто в поясненнях до виконання завдання №2.

3. Порядок видалення запису розглянуто в поясненнях до виконання завдання №2.

4. Для пошуку та заміни даних необхідно виділити першу клітинку у стовпчику, що підлягає коригуванню. Обрати команду Правка/Замінити.У вікні діалогу надайте зразок значення, що потрібно змінити, та вірного. Натисніть кнопкуЗамінитьабоЗамінить все.

5. Сортування даних виконується кількома засобами. Перший: оберіть стовпчик, який необхідно відсортувати, та натисніть кнопку на панелі інструментів Сортування зазбільшеннямабо по убуванню. Інший спосіб: провести сортування за допомогою Розширеного фільтра. Цей спосіб допомагає при сортуванні за декількома стовпчиками. Відкрийте фільтр/Розширений фільтр.Оберіть необхідні поля за порядком сортування та для кожного вкажіть порядок сортування. Далі оберіть команду Фільтр/Примінии фільтр.

6. Прийоми фільтрування:

- Фільтр по виділеному: виділить у таблиці слово, по якому маєте відібрати дані. Виконайте команду Записи/фільтр/ фільтр по виділеномуабо оберіть кнопку на панелі інструментів (Фільтр по виділеному).

- Записи/фільтр/ Змінити фільтр: цей інструмент дає можливість фільтрувати за більш складними умовами: по двом або більшій кількості стовпчиків, що зв’язані функцією логіки “И”. Наприклад: книжки видавництва ”МИР” та вартістю менше 20 гривень

- Якщо треба зв’язати умови логічними функціями “И” або “ИЛИ”, то варто використовувати інструмент Розширений фільтр Наприклад: книжки видавництва ”МИР” та (“И”) вартістю менше 20 гривень або (“ИЛИ”) більше 40 гривень.

Далі для всіх випадків оберіть команду Записи/Примінити фільтр.Щоб зняти фільтр необхідно скористатись кнопкою панелі інструментів (Зняти фільтр),або командою Записи/ Зняти фільтр.

Контрольні запитання.

  1. Опишіть способи створення нової таб­лиці.
  2. Для чого слугує ключове поле? Як мож­на його встановити/вилучити?
  3. В яких режимах можна переглядати таб­лицю?
  4. Які елементи містить екран у режимі конструктора?
  5. Які колонки містить таблиця полів (режим конструктора)? Опишіть їх.
  6. Для чого використовують колонку Опис?
  7. Опишіть механізм встановлення ключового поля;
  8. Опишіть механізм встановлення влас­тивостей полів.
  9. Як можна збільшити розмір поля для введення значень?
  10. Яка роль індексованих полів?

11. Як встановлюється властивість індек­сування?

12. Які зміни можна робити в режимі таб­лиці?

13. Як вставити поле в режимі конструктора?

14. Як перейменувати поле в режимі конст­руктора?

15. Як вилучити поле в режимі конструк­тора?

16. Як перейти в режим таблиці?

17. Які способи додавання записів ви знає­те? Опишіть їх.

18. Які символи відображаються в колонці маркування?

19. Які способи збереження поточного за­пису ви знаєте?

20. Як зберегти таблицю?

21. Як додається новий запис до таблиці?

22. Опишіть механізм редагування даних у таблиці.

23. Чи дає змогу Access відміняти зміни, внесені в дані?

24. Які способи вилучення записів ви знаєте?

25. Які команди управління даними ви знаєте?

26. Як здійснюється переміщення та копію­вання даних, записів в Access у межах однієї таблиці?

27. Як здійснюється пошук запису в Access?

28. Який механізм дії команди Фільтр по виділеному?

29. Який механізм дії команди Змінити фільтр?

30. Який механізм дії команди Розширений фільтр?

31. Яку команду потрібно виконати, щоб відфільтрувати дані?

32. Що потрібно зробити, щоб відмінити фільтрацію?

33. Як в Access здійснюється сортування да­них?

 

 

Лабораторна робота №2