Блок 7. КОНТРОЛЬ КАК ФУНКЦИЯ МЕНЕДЖМЕНТА
Контроль – процесс обеспечения организацией достижения действительных своих целей
Функцию конт-ля надо понимать как вид человеч-ой деят-ти, благодаря кот-ой можно удержать организацию на верном пути, сравнивая полученные показатель с установленными планом.
Различают 3 аспекта управленческого контроля: (из чего состоит)
1. установление стандартов в процессе планирования (точное определение целей, к-ые д.б. достигнуты за определённый период времени)
2. измерение (т.е. то что было в действительности достигнуто за определённый период времени)
3. сравнение (достигнутого с ожидаемыми результатами
Контроль позволяет по мере необходимости принимать корректирующие действия по предотвращению отклонений или по изменению целей.
Есть различные виды контроля
1. по степени жизненного цикла объекта
• контроль на стадии маркетинга
• НИКОР
• ОТПП
• Производства
• Подготовки объекта к функционированию
• Эксплуатации
• Технологического обслуживания и ремонта
2. по объекту контроля
• предмет труда
• средства труда
• технология
• организация процессов
• условий труда
• труд
• окр. пр. ср.
• документы
• информация ит.д.
3. по стадии производственного процесса
• входной
• операционный
• кон-ль готовой продукции
• инспекционный
• гос-ный
• международный
4. по исполнителю
• самоконтроль
• менеджер
• отдел технического обслуживания
• гос-ный
• м/народный
• мастер-контролёр и т.д.
5. по возможности дальнейшего использования объекта контроля
• разрушающий
• неразрушающий
6. по принимаемому решению
• активный (предупреждающий)
• пассивный (по отклонениям)
7. по степени охвата объекта контролем
• сплошной (непрерывный)
• выборочный (дискретный – проверяют отдельные выборки)
8. по режиму контроля
• усиленный (ускоренный)
• нормальный
9. по степени механизации
• ручной
• механизированный
• автоматизированный
• автоматический
10. по времени контроля
• предварительный
• текущий
• заключительный
11. по способу получения и обработки информации
• расчётно-аналитический
• статистический
• регистрационный
12. по периодичности выполнения контрольных операций
• непрерывный
• периодический
Основные функции контроля :
- диагностическая (помогает изучить реальное положение дел в орг-ции, выявить резервы)
- коммуникативная (установление и поддержание обратной связи)
- ориентирующая (к более эффективной и качественной работе поощрение / наказание)
- стимулирующая (на основе полученных результатов планируется дальнейшая работа)
Главный принцип контроля – д.б. всеохватывающим (т.е. в поле зрения д.б. все основные сферы деят-ти орг-ции и процессы, идущие в ней и д.б. привлечён весь персонал).
Главная цель маркетинга – не исправление, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле кон-ль неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.
Виды управленческого контроля
I. Предварительный он предшествует активной деят-ти орг-ции (конкретным результатам)
Задача – проверка готовности орг-ции, её персонала, производственного аппарата, системы управления и прочих к работе.
Основные направления:
А) управленческая система проверяется на соответствие существующей структуры орг-ции, качество уже принятых решений, подготовленных документов, степень ознакомления с ними исполнителей и т.п.
Б) кон-ль за персоналом. Проверяется соответствуют ли кадры решению поставленных задач контролируется понимание людтми целей деят-ти, знание прав, обязанностей, норм и т.п. Следит за подготовкой и переподготовкой кадров
В) кон-ль материальных и финансовых ресурсов орг-ции
мат-ые рес-сы: проверяется наличие на складах запасов сырья, материалов, гарантированность поставок и т.п.
фин-ые рес-сы: бюджет орг-ции (расх-ды дох-ды орг-ции)
II. Текущий кон-ль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ.
Бывает:
• стратегический
• оперативный
а) Стратегический. Его осн-ой объект – эффективность использования ресурсов орг-ции с точки зрения достижения её конечных целей, ведётся по количественным и качественным показателям
б) Оперативный на практике сливается с оперативным управлением, производится одновременно с выполнением основной работы, ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность.
Объекты предв. и тек. контролей – качество продукции и услуг.
III. Итоговый - осуществляется, после того как работа выполнена. Предполагает не только всесторонний анализ конкретных результатов деятельности, но, и сильных и слабых сторон. Данные итогового кон-ля используются для составления очередных планов.
Этапы процесса контроля
1. Установление стандартов т.е. определение конкретных целей. Стандарты, используемые для контроля д.б. выбраны из многочисленных целей и стратегий орг-ции.
Цели, кот-ые м.б. использованы в качестве стандартов должны обладать 2-ми особенностями:
1) иметь временные рамки, в к-ых д.б. выполнена работа
2) иметь конкретный критерий, по кот-му можно оценить степень выполнения работы.
Но не все цели и задачи организации можно выразить в числах. Напр., цель – повышение морального уровня. Но её можно выразить баллах, напр., через тесты, опросы.
2. Измерение результатов. Для измерения надо выбрать единицу, соответствующую виду деят-ти, к-ый контролируется, но такую которую можно преобразовать в те единицы, в к-ых выражен стандарт.
Необходимо чтоб скорость, частота и точность измерений были согласованы с деятельностью подлежащей контролю (напр., если производится что-то дорогое – снаряды часто и все проверять практич. невозможно проверяются лишь отдельные выборки из каждой партии).
3. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.
Менеджер дол. определит на сколько достигнутые результаты соответствуют ожидаемым. При этом он обязан принимать ещё 1 оч. важное решение – насколько допустимы/безопасны обнаруженные отклонения.
В хорошем стандарте системы контроля всегда есть реалистичные допуски параметров цели, т.е. допустимые (безопасные) отклонения.
4. Передача и распространение информации
Чтоб сис-ма контроля была эффективной, надо доводить до сведения соответ-их работников орг-ции установленные стандарты и достигнуты результаты. Эта информация д.б. точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных работников в виде, легко позволяющем, принять нужные решения и действия.
5. Оценка инф-ции о результатах.
Менеджер решает нужна ли инф-ция и важна ли она. Важная – та кот-ая адекватно описывает исследуемое явление и нужна для принятия правильного решения. Мерой оценки м.б. масштаб допустимых отклонений, установленный ранее.
Действия, проводимые после сопоставления результатов с установленными стандартами мож. разделить на 3 вида:
1) ничего не предпринимать – если установленные цели достигаются. При этом измерения нужно продолжать
2) устранить отклонения если они больше установленного уровня
3) пересмотр стандартов – когда сами стандарты и планы оказ-ся нереальными, недостаточно обоснованными.
Пересмотр м.б. в сторону повышения (успешно действующими компании) и в сторону понижения.
Характеристики эффективного контроля
Гл. условие эф-ти контроля – его стратегическая направленность. Т.е. контролироваться должны результаты деятельности орг-ции по её стратегическим, главным направлениям на основе количественных оценок.
Дея-ть в др. областях (не стратегического значения) надо измерять не часто и сообщать о полученных результатах работникам тол. Если отклонения станут оч. большие.
Основные требования эффективного контроля:
1. ориентация на результаты (конечная цель контроля – решение задач, стоящих перед орг-цией инфор-ция о рез-ах контроля важна тол. Когда доходит до лиц имеющих права и обяз-ти вносить изменении)
2. соответствие делу (чтоб быть эффективным к-ль дол. соответствовать контролируемому виду деят-ти.) Не подходящий механизм контроля может наоборот скрывать (маскировать). А не выявлять нужную информацию
3. своевременность контроля (т.е. дол. прояв=ся во временном интервале м/ж проведением измерений или оценок. Значение наиболее подходящего временного интервала опред-ся с учётом временных рамок основного плана, скорости изменений затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Т.е. надо устранять отклонения раньше, чем они примут серьёзные размеры.)
4. гибкость контроля (нужно для того чтобы приспосабливаться к меняющимся условиям)
5. простота к-ля (простейшие методы к-ля требуют меньших усилий и более экономичны. Лучше понимаются людьми поддерживаются)
6. экономичность к-ля (совершенствование контроя, увеличение затрат на его проведение оправдано до тех пор, пока это ведёт к увеличению преимуществ и доходов орг-ции. Если затраты на конт-ль > преимуществ от него надо менять сис-му кон-ля или вести менее тщательный кон-ль)
Для реальной оценки соотношения затрат и прибыли надо рас-ть не тол. Текущие, но и долгосрочные рез-ты его применения.
Рекомендации по проведению эффективного контроля
1.внедряйте стандарты воспринимаемые сотрудниками или будут игнорирование, нарушения
2.устанавливайте двухстороннее общение с подчинёнными (если что-то непонятно в сис-ме кон-ля они могли бы это обсудить)
3.избегайте чрезмерного контроля
4.устанавливайте жёсткие, но осуществимые стандарты
5.вознаграждайте за выполнение стандарта