Этапы подготовки юридического дела
В труде Сюзан Л.Броди, Джейн Рутерфорд, Лорел А.Виетцен, Джон Л.Дернбах «Подготовка юридических документов» указывается следующее.
ПРОЦЕСС ПОДГОТОВКИ ЮРИДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
А. Семь ступеней подготовки юридических документов
В этой главе рассматривается процесс подготовки юридических документов, который можно применить при подготовке любого документа. Этот процесс состоит из семи ступеней, которые требуют от составителя:
1. понять, кому адресован документ;
2. собрать фактический материал;
3. знать закон;
4. систематизировать, организовать материал и подготовить общую структуру;
5. тщательно изложить;
6. предусмотреть возможные последствия;
7. отредактировать и переписать.
Следуя этим правилам, вы сможете подготовить хорошо организованный, всеохватывающий, краткий и точный документ.
В. Предварительные инструкции в отношении соблюдения указанных правил
Хотя перечисленные ступени подготовки документа пронумерованы от первой до седьмой, процесс подготовки не обязательно должен быть хронологическим. Возможно, вам придется поменять последовательность ступеней. Ваше решение в этом отношении зависит от степени знакомства с предметом документа и от вашего опыта. Но при этом вы должны тщательно пройти через все семь ступеней и без колебаний возвратиться к любой из них и повторить работу, если возникнет такая необходимость.
С. Пояснения в отношении каждой ступени
1. Понять, кому адресован документ
Адресат документа - широкое понятие. Для того, чтобы представить себе адресата, вы должны установить, кто будет его читать и в каких целях. К адресатам документа относятся все лица, которые когда-либо будут с ним знакомиться. Это может быть широкий круг читателей. Значит вы должны выявить специфические особенности различных категорий адресатов с тем, чтобы подготовленный вами документ был доступен всем читателям.
Подобным образом вы должны определить, каким образом этот документ будет использован его адресатом. Некоторые документы, как например состязательные бумаги, завещания, контракты на продажу недвижимости, договоры о партнерстве кладут начало тем или иным операциям или сделкам. Так, обмен состязательными бумагами между сторонами на предварительной стадии судебного разбирательства предваряет судебный процесс, а соглашение о партнерстве предваряет деловые операции между партнерами. Другие виды документов, как например доверенность на распоряжение имуществом, устав кондоминиума или закон имеют целью регулировать поведение в будущем. Еще один вид документов, как например заверенный документ или соглашение о раздельном жительстве супругов, попросту фиксирует в письменной форме событие, которое уже произошло.
Конечно, многие, если не все документы могут нести более, чем одну из названных функций. Или же они могут нести различные функции для различных адресатов. Например, хотя контракт по продаже недвижимости кладет начало деловым операциям, он также регулирует отношения между продавцом, покупателем, заимодателем, маклером и, возможно, другими участниками операции. Точно так же этот документ может зафиксировать в письменной форме событие, которое уже произошло, как например уплату задатка. В этом отношении контракт выполняет все три функции. Таким образом невозможно бывает однозначно определить функцию документа. Однако понимание множества функций, выполняемых юридическими документами, поможет вам понять адресатов документа и сделать его доступным для всех, кто будет его читать.
Понимание всех категорий адресатов документа важно еще и потому, что адресат контролирует тон документа, будь то объективный или враждебный.
Вы сможете определить категории адресатов, если представите всех, кто его может прочесть и чью деятельность он будет контролировать. Когда вы определили, кому адресован документ, вы должны учесть отношение вашего клиента к адресатам документа. Адресат документа может быть настроен дружественно - при совпадении его интересов с интересами вашего клиента - или же враждебно, если его интересы противоречат интересам вашего клиента.
Еще один фактор при учете адресата документа - это образовательный уровень и жизненный опыт. К адресатам могут принадлежать представители юридической профессии - адвокаты, которые ведут переговоры и формулируют документ, адвокаты, которые могут оспаривать документ, и судьи, которые интерпретируют документ. Другая категория адресатов может включать неюристов - стороны в контракте, граждан, чье поведение регулируется законом, лиц, которые не являются сторонами в контракте, но чьи интересы документ может затронуть (например, наследники по завещанию) или же представители других профессий - скажем, бухгалтеры или инженеры. Способность правильно прочесть и понять ваш документ у каждой из этих групп совсем не одинакова.
В отличие от меморандумов и записок по делу, адресатами которых почти всегда являются исключительно юристы, адресатами указанных выше документов часто бывают неюристы. Более того, меморандумы и записки по делу не контролируют действия клиентов, от имени которых они пишутся. И, наоборот, условия завещания, контракта, состязательных бумаг или нормативного акта могут в значительной степени влиять на личное и деловое поведение многих людей. Если эти люди не понимают документ, они не смогут эффективно им воспользоваться.
Ошибки, допущенные при подготовке юридического документа, могут привести к сиюминутному и прямому результату. Например, ошибка в завещании может лишить наследства ребенка, материальная поддержка которого зависит от наследования, а нечеткие формулировки в контракте на продажу недвижимости могут вызвать споры и задержать вступление в права собственности. Подобным образом широкая формулировка полномочий доверительного собственника может предоставить ему большую свободу действий, чем того хотел доверитель, а нечеткая запись об обязанностях сторон в соглашении о партнерстве может иметь итогом несправедливое или неравное разделение труда. Продолжая примеры, неряшливая формулировка в исковом заявлении не информирует должным образом ответчика о предъявленном обвинении и лишает его возможности правильно подготовиться к защите. Более того, в этом случае к юристу, готовившему исковое заявление могут быть применены санкции, а слушание дела может быть отменено или отложено. Неясно и нечетко сформулированный закон может ввести в заблуждение тех, на кого он распространяется, что приведет к тяжбе по поводу его толкования.
Следовательно вы должны предвидеть, кто будет читать, интерпретировать, проводить в жизнь тот или иной документ, и чьи интересы он затрагивает. Например, контракт на покупку дома будет прочитан и интерпретирован не только покупателем и продавцом, но также адвокатами сторон, компанией, страхующей права владельца, а также кредитным учреждением, выдающим ипотечную закладную.
В связи с тем, что эти документы затрагивают интересы многих людей, выявление тех, кто будет пользоваться ими и читать их, является необходимым условием подготовки документа. Думайте о каждом отдельном человеке или группе людей, которые прочтут документ. Задайте себе вопросы:
1. Кто они?
2. С какой целью документ будет использован теми, кому он адресуется?
3. Являются ли интересы адресатов документа дружественными или враждебными в отношении вашего клиента?
4. Как долго адресаты документа будут им пользоваться, т.е. рассматривать ли его действие как краткосрочное или долгосрочное?
5. Каков образовательный уровень и жизненный опыт тех, кому документ адресован?
2. Собрать фактический материал
Сбор всех относящихся к делу фактов также является решающим предварительным шагом для успешной подготовки документа. В типичном письменном задании студентам школ права обычно сообщаются все факты, относящиеся к делу. Однако на практике факты добываются в ходе опроса клиента, встреч с другими адвокатами и их клиентами, опроса свидетелей, изучения их показаний и различных других документов.
Случается так, что документ поручено подготовить вам, а опросы и сбор других фактов проводились другим юристом. Более того, если даже опросы проводились вами, вы можете на каком-то этапе обнаружить, что вам потребовались дополнительные факты. Потребность в этих фактах может выявиться при работе над другими стадиями подготовки документа, например при разработке общей структуры документа, при ознакомлении с типовыми документами или при исследовании правовых норм, распространяющихся на данный случай.
Иногда для выяснения требуемого факта достаточно позвонить клиенту. В других случаях может потребоваться дополнительное расследование или изучение вопроса. В любом случае вы не сможете подготовить точный документ, если вы не знаете все относящиеся к делу факты. А какие факты относятся к делу, легко определить шестью простыми вопросами: кто? что? где? когда? почему? как?
а. Кто?
Прежде чем ответить на этот вопрос, желательно определить, кому адресован документ. Рассмотрим, например, завещание, соглашение о партнерстве, исковое заявление и проект постановления мэрии, устанавливающее комендантский час для лиц моложе 18 лет. Основным адресатом завещания являются наследники. Соответственно вам потребуются имена и фамилии всех наследников. Возможно вы захотите узнать их возраст. В случае, если часть их - малолетние, могут потребоваться особые пункты в завещании.
Основной адресат соглашения о партнерстве - это сами партнеры. Поэтому вам необходимо знать имена и фамилии всех партнеров, для которых соглашение будет иметь юридическую силу. Кроме этого вам нужно будет выяснить долевое участие каждого партнера, а заодно, как они планируют присоединение новых партнеров или выход из соглашения одного или нескольких партнеров.
Основной адресат искового заявления - это судья, присяжные (жюри) и тяжущиеся стороны. Вы должны определить их всех. Может быть множество истцов, ответчиков, предъявителей встречных исков, каждый из которых будет играть свою роль.
Основной адресат постановления о комендантском часе многолик. Конечно, к этой категории относятся подростки моложе 18 лет. Но затрагиваются интересы и других людей - родителей и опекунов, местных собственников, бизнесменов, местных работников правоприменительных служб, работников судов по делам несовершеннолетних, педагогов. Работая над проектом постановления следует учитывать интересы каждого из них.
Отвечая на вопрос "кто?", следует иметь в виду не только прямых адресатов документа. Вам могут потребоваться факты о лицах, которые не будут читать документ и на чьей деятельности он не отразится. Например, свидетель при подписании завещания может не читать документ, действие которого на него не распространяется, но его важно иметь в виду при составлении документа. Точно так же дети разводящихся родителей могут никогда не прочесть соглашение, достигнутое их родителями, которое не определяет их собственное поведение, но их также следует иметь в виду, готовя документ о бракоразводном соглашении.
b. Что?
Ответом на этот вопрос будут "предметы", которые должны быть освещены в документе. Рассмотрим те же четыре примера. Для составления завещания необходимо собрать сведения о всей собственности, которую наследодатель хочет завещать, в том числе недвижимой и личной собственности. Для подготовки соглашения о партнерстве необходимы данные о долевых взносах каждого партнера, о роли каждого партнера, распределении прибылей и убытков, условиях выхода из соглашения и мерах, предусмотренных на случай смерти одного из партнеров. Эти условия составляют общую базу соглашения о партнерстве. В исковое заявление необходимо включить такие вещи, как описание инцидента, его истоки и причиненный им ущерб. Постановление о комендантском часе должно предусматривать время, обеспечение соглашения, наказания и надзор.
с. Где?
Ответ на этот вопрос зависит от типа документа. При составлении завещания важное значение могут иметь сведения о местонахождении имущества, если оно включает недвижимость, банковские счета и личную собственность на территории, не подведомственной местным органам власти, или же собственность, доступ к которой будет затруднен после смерти наследодателя. Для соглашения о партнерстве местонахождение правления и документации - один из важных фактов, отвечающих на вопрос "где?" и подлежащих включению в документ.
d. Когда?
Опять же ответ на этот вопрос определяется типом документа и обстоятельствами.
Завещание всегда вступает в силу после смерти наследодателя. Однако завещатель может установить время вступления в наследство, если наследник малолетний или обусловить получение наследства (например, только в случае окончания наследником колледжа).
Соглашение о партнерстве обычно вступает в силу после его заключения. Однако оно может содержать пункты, которые вступят в силу только в результате определенных событий. Такими событиями могут стать смерть, выход из соглашения или выход в отставку одного из партнеров; принятие новых партнеров или расторжение соглашения.
e. Почему?
Этот вопрос включает как цель (или цели) документа, так и намерения стороны, отвечающей за создание этого документа. Вам нелегко будет установить цель документа, поскольку обычно документы могут преследовать несколько - иногда даже взаимоисключающих - целей. Фактически, каждое положение документа может преследовать свою цель. Точно так же могут отличаться намерения клиента.
Например, при составлении исковых заявлений, вы должны следовать правилу объективного освещения фактов. Объективное изложение фактов способствует также тому, что ответчик легче согласится с обвинениями. Но в то же время вы хотите, чтобы язык заявления убедил бы судью и присяжных в виновности ответчика и подавил желание ответчика вступать в спор с истцом. Примирение исключающих друг друга целей является, возможно, самой сложной задачей при составлении юридических документов. Каковы бы ни были эти цели, они могут быть ясно обозначаемыми или подразумеваемыми. Так, может быть оговорено условие лишения наследства. Контакты часто содержат констатирующую часть, объясняющую цель заключения контракта, а в законах оговаривается цель их принятия.
Но иногда цель документа подразумевается. Например, в исковом заявлении все указанные выше цели - соблюсти требования объективности и в то же время вынудить ответчика признать свою вину и склонить в свою пользу судью и присяжных - не оговариваются, а подразумеваются.
f. Как?
Ответы на вопрос "как?" должны прояснить механизмы достижения искомых результатов. В этом смысле "как?" всегда определяет предстоящее поведение. Например, каким образом доверительный собственник, назначенный по завещанию, может распоряжаться денежными средствами от лица наследников? Может ли он самостоятельно выплачивать деньги продавцам или должен передавать их наследникам или их попечителям? Как вносить изменения в соглашение о партнерстве? Какой вид голосования следует применять? Должны ли поправки представляться в письменной форме? Как должно обеспечиваться исполнение постановления о комендантском часе? Применять ли штрафы на месте или другие запретительные нормы? Ответы на эти вопросы помогут вам определить средства, необходимые для осуществления целей документа.
По мере накопления опыта составления различных юридических документов вы сможете разработать вспомогательные средства для сбора необходимых фактов. Например, использовать опросные листы для интервьюирования клиента. Имеющиеся в продаже опросные листы для некоторых видов исследовательской деятельности могут быть вам полезны для формулирования вопросов.
3. Знать закон
На всех стадиях работы над документом вы должны знать закон. До начала процесса подготовки документа вам следует ознакомиться с незнакомыми вам областями права, имеющими отношение к документу. Сбор фактического материала практически невозможен, если вам не известны факты, имеющие юридическое значение, которые вам необходимо установить. В ходе сбора фактического материала вы можете обнаружить, что вам потребуется обратиться к разделу закона, с которым вы не знакомы. Знание закона имеет важное значение на всех стадиях подготовки документа, поскольку позволит избежать таких негативных последствий как судебные споры или налоговые проблемы.
Имеются четыре категории права, которые вы должны знать: материальное и процессуальное право, интерпретационные и этические нормы. Материальное право, естественно, относится к основному содержанию документа, над которым вы работаете. К примеру, вы должны знать правовые нормы, касающиеся партнерских отношений прежде чем приступить к работе над соглашением. Точно так же вы должны знать налоговую рамификацию раздела имущества после развода, прежде чем вести переговоры и составлять соглашение о разделе имущества между супругами. Если вы готовите законопроект, вы должны быть знакомы с другими законами, имеющими к нему отношение, чтобы избежать противоречий и конфликтов. Вы также должны знать прецедентное право в той степени, в которой оно относится к разрабатываемому вами закону с тем, чтобы определить, насколько ваш документ может существенно расходиться с ним.
Вам следует также внимательно ознакомиться с процессуальным правом. Так, при составлении завещания могут существовать нормы, устанавливающие количество свидетелей при его подписании. Если вы составляете контракт, вам нужно знать процессуальные нормы, устанавливающие количество должностных лиц, подписывающих контракт, для создания полномочного юридического лица. Некоторые законы могут даже устанавливать типовую форму контракта. Наконец, если вы готовите проект закона, его титул, форма и стиль определяются конституцией штата или нормами, установленными местным органом административного управления. Эти примеры иллюстрируют некоторые из многих процессуальных норм, которые важно знать для подготовки надлежаще оформленного юридического документа. Вы также должны быть знакомы с нормами, устанавливающими правила интерпретации или толкования вашего документа. Например, существуют правила толкования и интерпретации завещаний, контрактов и законов. Существуют также нормативные требования к содержанию и стилю изложения состязательных бумаг.
Только после того, как вы поняли относящиеся к делу нормы материального и процессуального права, а также нормы, касающиеся толкования и интерпретации, вы сможете наметить общую структуру документа и приступить к его подготовке. Однако и на этой стадии не заканчивается ваше обращение к правовым нормам, имеющим отношение к вашему документу, по мере того, как возникают новые вопросы.
В частности, просмотр справочной литературы по отдельным отраслям юридических знаний может вывести вас на те или иные области права, в которых потребуется дополнительная исследовательская работа.
Эта исследовательская работа с целью предотвращения негативных последствий относится к вашим основным обязанностям как разработчика юридического документа. Достаточное знание имеющих отношение к документу правовых норм является важнейшим средством достижения вашей цели.
4. Систематизировать, организовать материал и
подготовить общую структуру
На этой ступени вы можете приступить к непосредственному написанию проекта документа, поскольку накопили для этого достаточную информацию. Вы собрали важные по вашему мнению факты и провели исследовательскую работу в смежных областях права.
Теперь вы должны систематизировать, организовать материал и подготовить общую структуру документа на основании полученной вами информации прежде чем облекать документ в текстовую форму. Тем самым вы избежите непреднамеренных пропусков и обеспечите логическую последовательность изложения. При этом должна быть обеспечена не только логическая связь между разделами документа, но и логическое развитие мысли в каждом разделе.
Во-первых, перечислите собранные вами факты. Во-вторых, перечислите категории разделов, которые должны быть отражены в документе. Эти категории должны исходить из собранных фактов, а также проведенной вами исследовательской работы в смежных областях права. Источники права могут помочь вам в подготовке таких юридических документов как, например, контракты или нормативно-правовые акты.
Поскольку существуют различные типы контрактов, они могут существенно отличаться друг от друга. Несмотря на то, что контракты не нуждаются в однотипно организованной форме, в США обычно они состоят из шести элементов: индивидуализации, вводной части, заявления о намерениях, основного текста, подписей и заверения.
При подготовке законопроектов следует иметь в виду, что каждый такой документ посвящен одному общему вопросу, и все разделы закона должны относиться к этому вопросу. При подготовке законопроекта должна соблюдаться иерархия - от общих положений к конкретным пунктам.
Несмотря на то, что законы не однотипны, в США, как правило, они строятся по относительно последовательной схеме: титул, констатация и цели, дефиниции, правовые и процессуальные нормы, обеспечение исполнения, отмена прежних актов (если она предусматривается), дата вступления в силу.
Но структура закона решает только вопрос о логической последовательности расположения материала. основное его содержание - это правовые и процессуальные нормы. Несмотря на то, что законы отличаются друг от друга по объему - от простой концепции, изложенной в нескольких предложениях, до сложной переплетенной системы, занимающей сотни страниц - подготовка законопроектов, независимо от их объема, требует понимания принципов их внутренней организации.
В-третьих, расположите категории в логическом порядке. Переход от исходной общей информации к более конкретной информации - один из способов логического расположения материала. Другим способом является расположение материала в хронологической последовательности.
В-четвертых, переведите логически последовательные категории в форму содержания документа, присвоив каждой категории отдельный заголовок.
В-пятых, переведите предметное содержание документа в форму предварительной предметной структуры, выделив под каждой рубрикой более частные подтемы. На этом этапе вы сможете выделить подтемы только по части категорий. Возможно, к этому придется вернуться на последующих этапах после того, как в структуру документа будут интегрированы фактические данные. После объединения предметных рубрик с собранной вами информацией выделение подтем будет облегчено.
В-шестых, получив тематическую структуру, поместите каждый собранный вами факт под соответствующую предметную рубрику.
В-седьмых, пересмотрите структуру документа с тем, чтобы отразить в нем не нашедшие свое место факты и проверьте, каких фактов недостает. Таким образом, вы интегрируете всю собранную вами информацию в логически построенную структуру документа. Чтобы добиться этого, вам, возможно, придется перегруппировать ваши рубрики и подрубрики и даже создать новые рубрики. В другом случае вы обнаружите, что некоторые факты можно полностью игнорировать как не представляющие юридического значения.
Таким образом, вы пересмотрели организацию материала с учетом не вошедшего в структуру документа фактического материала. Пересмотрите структуру, перечитайте выписки, сделанные в ходе исследовательской работы и проконсультируйтесь с вашим клиентом, чтобы убедиться, что важные факты не упущены. Несмотря на то, что все это должно быть повторено при рассмотрении возможных последствий (6-я ступень) и при редактировании документа (7-я ступень), процесс подготовки юридических документов требует возвращения к пройденному: проверить проведенную работу никогда не рано.
В-восьмых, проверьте незаполненные или пропущенные предметные рубрики и внесите необходимые исправления .
Для того, чтобы убедиться, что вы не упустили положения, которые были бы полезны или необходимы, вы можете найти целесообразным провести дополнительную исследовательскую работу с источниками права и обратиться к вспомогательному инструментарию, разработанному другими юристами или опубликованному в научных работах. Использование на этом этапе разработанных форм самоконтроля приносит пользу: с их помощью вы еще раз убедитесь, что важные положения документа не прошли мимо вашего внимания. Но если бы вы использовали их на более раннем этапе вместо того, чтобы самим организовывать материал и выстраивать структуру документа, вы не смогли бы приспособить документ к конкретным уникальным требованиям вашего клиента.
В-девятых, перейдите от общей структуры к подготовке проекта документа. После того как материал организован, систематизирован и разработана его общая структура, подготовка проекта является следующим логическим шагом.
После того, как предварительный проект документа закончен, вам, возможно, придется пересмотреть структуру и классификацию, ввести более дробную классификацию отдельных положений вашего документа. Это представляется особенно важным, если документ сложный и перегружен деталями. Поскольку хорошо подготовленный документ должен легко восприниматься визуально, могут потребоваться дополнитеьные заголовки и подзаголовки, нумерация разделов и таблицы, которые облегчат чтение документа.
5. Тщательно изложить
Даже хорошо организованный документ не всегда достигает своей цели, если он плохо написан. Более того, небрежно подготовленный документ может породить тяжбу. Поэтому пятая ступень процесса подготовки юридического документа - "тщательно изложить" - имеет исключительно важное значение.
Перед вами стоят три основные задачи: излагайте предмет ясно, соблюдайте надлежащий тон и будьте кратки.
Первая задача - ясность изложения - требует сосредоточения на существе вопроса и соблюдения порядка изложения.
Если документ сосредоточен на существе вопроса слишком узко, он будет неполным. Если основной акцент рассеян, документ будет непоследователен. Но даже документ, сосредоточенный на существе вопроса, может быть недоступен читателю. Соответственно, документы более доступны для восприятия, если они изложены в четком порядке. Документ, изложенный в четком порядке, имеет параллельную структуру, переходя от знакомого материала к незнакомому материалу и облегчая его визуальное восприятие.
При подготовке контракта вам следует обратить особое внимание на ясность изложения. Ясность достигается сосредоточением на существе вопроса и следованием определенному порядку. Прежде всего выберите основной акцент. Если акцент выбран слишком узко, теряется необходимая информация. Если акцент рассеян по разделам документа, теряется последовательность. Читатель не сможет восполнить недостающую информацию или примирить расхождения. Излагая положения контракта, думайте о том, как сформулировать отдельные пункты контракта, чтобы смысл его был ясен. Вы должны выбирать между общими и определенными, между абстрактными и конкретными формулировками.
Даже при том, что большинство контрактов разбито на отдельные пункты, параграфы, это не те параграфы, которые вы используете в своих меморандумах или записках по делу, адресованных коллегам. Типичный параграф договора краток, имеет свой номер и ограничен единственной темой. В самом крайнем случае вам потребуется отдельный параграф на каждую часть сделки. Не пытайтесь уместить в одном параграфе слишком много вопросов. Раздутые параграфы затруднят вам формулирование заголовков, а читателю документа будет трудно отыскать релевантную информацию.
При подготовке законопроекта особо важна ясность изложения. Чтобы демократический процесс успешно работал, основной смысл закона должен быть понятен из его языка. Соответственно, готовя законопроекты вы должны пользоваться простым языком, насколько это позволяет предмет закона. Например, лучше использовать относительно короткие предложения, в которых выражается одна мысль. Простые и ясные формулировки способствуют ясности мысли в ходе работы над документом, что увеличивает вероятность того, что закон будет действовать в соответствии с его замыслом. Сложносочиненные и сложноподчиненные предложения часто могут толковаться по-разному и могут заслонить те мысли, которые должны найти свое выражение в законопроекте.
Поскольку толкование закона особо чувствительно к выбору терминологии, в ходе формулирования и вторичного просмотра каждого предложения важно быть уверенным, что каждое слово ясно выражает то понятие, которое в него заложено. Правила толкования закона исходят из того, что термины используются в их обычном общепринятом понимании, если законом не оговорено их отличное значение. Слова, которые имеют или подразумевают дополнительное значение, должны быть заменены.
Следует иметь в виду, что документы более доступны, если правильно выбрана их тональность. Вы должны представить себе различные группы адресатов документа, чтобы уравновесить их различное восприятие. Сделав это, вы можете решить, насколько сложным должен быть язык документа. Например, если документ адресован потребителям, он должен быть изложен простым английским языком. Если же адресатом документа является техническая интеллигенция, вам могут пригодиться некоторые специальные термины, имеющие хождение в различных сферах деятельности.
Иногда ваш клиент хочет, чтобы контракт был составлен в жестких выражениях с тем, чтобы другая сторона и не подумала о нарушении его условий. Однако контракт не может быть слишком односторонним. Иначе другая сторона не поставит под ним своей подписи.
Тональность документа может быть использована для акцентирования важного материала или для запрятывания трудного материала или опасной информации. Например, можно запрятать информацию, наносящую вам ущерб, в середине многостраничного документа. Для иллюстрации приведем два варианта предупреждения владельцам газонокосилки:
"При определенных обстоятельствах и при эксплуатации в условиях высокой температуры или же если оборудование не очищено соответствующим образом, а также в некоторых других случаях механические части данного агрегата могут перегреться и вызвать неожиданное возгорание огнеопасных материалов" и
"ВНИМАНИЕ! Если эта газонокосилка не очищена или перегрета, она может взорваться".
Но любой выбор должен быть сознательным. Прежде чем начать работу над каким-либо положением документа, подумайте об общей тональности всего документа. Независимо от выбора языка и тона документа, в каждом его разделе должны выделяться наиболее важные моменты.
И, наконец, для читателей вашего документа будет легче найти важную информацию, если документ краток. Старайтесь избегать многословия при передаче мыслей, которые надо вложить в документ.
6. Предусмотреть возможные последствия
Важной частью подготовки юридического документа является учет возможных непредвиденных обстоятельств. "Проверка" на неожиданности требует, чтобы на каждом этапе работы над документом вы задавали себе вопрос: "А что если..?"
Еще раз посмотрите на адресатов документа и на собранные факты, варьируя их один за другим, чтобы предсказать вероятные последствия. Определите, покрывает ли законченный документ все мыслимые ситуации. Шаг за шагом мысленно пройдитесь через все операции или события, содержащиеся в документе. Определите, сохранит ли документ юридическое действие с точки зрения материального и процессуального права, интерпретационных и этических норм; убедитесь, что не существует несогласованности по существу между отдельными разделами документа. Затем снова просмотрите структуру документа, чтобы убедиться в логической его организации. Наконец, обратите внимание на язык документа с точки зрения ясности, тональности и краткости изложения. Ошибки в формулировках могут привести к ошибкам в существе документа, которые могут исказить заложенный в нем смысл. Не забудьте также оценить визуальные качества документа. Неряшливо оформленный, трудночитаемый документ вызывает отторжение у читателя и не будет внимательно изучен. Кроме того, он может породить неясности.
7. Отредактировать и переписать
После проведенной проверки документа, он должен пройти три вида редактирования и подготовки окончательного текста.
В начале вам следует переписать документ и изменить его внутреннюю структуру, исправив ошибки по существу, порядку изложения и языку документа, обнаруженные в ходе проверки на возможные последствия. Затем следует провести корректуру, исправив грамматические ошибки, проверив пунктуацию и правописание. Исправление такого рода ошибок - важная часть работы над юридическим документом. Неправильно поставленная запятая может в корне изменить смысл предложения или исказить юридическую рамификацию отдельной статьи или положения.
После исправления грамматических ошибок приступите к окончательному редактированию документа, перечитав его несколько раз, снова и снова проверяя каждый раздел. Таким образом, вы сможете обнаружить и исправить оставшиеся ошибки. Кроме того, вам станет яснее, на каком этапе работы эти ошибки допущены, что, возможно, позволит вам не повторять их в работе над другим документом.
Редактирование и перечитывание в процессе работы над документом - это не мелочь. Это важная составная часть подготовки действенных документов, имеющих юридическую силу. Ни один документ, независимо от его формы, стиля и содержания, не будет соответствовать минимальным стандартам качества, если проект документа не переписывался несколько раз.
D. Заключение
Описанные здесь семь ступеней подготовки юридического документа можно обобщить следующим образом.
1. Понять, кому адресован документ
а. отношение: дружественное/враждебное
b. образовательный уровень и жизненный опыт
с. как будет использован документ.
2. Собрать фактический материал
а. кто?
b. что?
с. где?
d. когда?
e. почему?
f. как?
3. Знать закон
а. материальное право
b. процессуальное право
с. интерпретационные нормы
d. этические нормы
4. Систематизировать, организовать материал и подготовить общую структуру
а. перечислить факты
b. перечислить категории
с. упорядочить категории
d. перевести упорядоченные категории в форму предметных рубрик
e. перевести предметные рубрики в тематическую структуру документа
f. интегрировать фактические данные в структуру документа
g. пересмотреть организацию категорий, чтобы отразить не нашедшие место факты и выявить недостающие факты
h. проконсультироваться с клиентом и просмотреть источник права и справочную литературу, чтобы выявить недостающие категории и внести исправления в имеющиеся
i. развернуть подготовленную структуру в проект документа.
5. Тщательно изложить
а. соблюдать ясность изложения
b. использовать соответствующую тональность
с. соблюдать краткость изложения.
6. Предусмотреть возможные последствия
а. Еще раз рассмотреть адресатов документа и собранные факты, варьируя их один за другим, чтобы предсказать возможные последствия.
b. Мысленно пройтись через все операции или события, чтобы убедиться, сохранит ли документ юридическое действие:
(i) безупречен ли он с точки зрения материального и процессуального права и интерпретационных и этических норм?
(ii) соблюдена ли внутренняя последовательность с точки зрения существа документа?
с. Проверить организацию документа, чтобы убедиться в его логическом построении.
d. Проверить язык документа с точки зрения точности, тональности и краткости.
е. Проверить визуальную привлекательность документа.
7. Отредактировать и переписать
а. Переписать и пересмотреть расположение материала и формулировки.
b. Провести корректуру, исправить ошибки.
с. Рассмотреть документ в целом, несколько раз перечитав его для выявления и исправления ошибок, допущенных на различных этапах процесса подготовки.