Размещение номера страницы.Рядом с кнопкой Дата ивремяесть кнопка Номера страниц. Устанавливается аналогично Дате и времени.

Отображение скрытого столбца.Скрыть столбец можно командойГлавная Записи Дополнительно Скрыть столбцы. Дляотображения столбцов надо воспользоваться командой Главная Записи Дополнительно Отобразить столбцы.

Скрытие таблицы.Прискрытии таблицы может быть два варианта: а) исчезнет значок и название таблицы; б) значок и названия таблицы виден, но неотчетливо. Чтобы был вариант б) установите флажокПоказыватьскрытые объекты в меню Параметры переходовконтекстного меню правой кнопки мыши, курсор которой находится в области переходов.

Для скрытия таблицы: выделите нужную таблицу и в окне Свойства таблицы,выбранном из контекстного меню мыши, установите атрибут Скрытый.

Сортировка данных и фильтр.Сортировка списков позволяет пользователям просматривать и находить нужные данные, не просматривая все данные подряд.Записи в таблице, запросе, форме или отчете можно отсортировать по одному или нескольким полям.

Для сортировки одного поля выделите соответствующий столбец, выполните команду Главная Сортировка и фильтри выберите порядок сортировкиПо возрастанию или По убыванию.

Условием сортировки двух полей одновременно является подчиненность полей. Например, необходимо рассортировать данные о студентах по полю Факультет, а внутри факультета по полю Специальность. Здесь поле Специальность является подчиненным полем. Выполните:

1. Расположите поля-столбцы, подлежащие сортировке, рядом в таблице так, чтобы второе поле-столбец было подчиненным по отношению к первому. В нашем примере поле Специальность должно следовать за полем Факультет.

2. Выделите оба поля-столбца.

3. Выполните необходимую команду сортировки.

Фильтр– условие или правило, задаваемое для поля, чтобы отобразить значения поля, соответствующие этому условию. После применения фильтра в представление включаются только те записи, которые содержат указанные значения. Остальные записи будут скрыты до тех пор, пока фильтр не будет удален.

 

Практическая часть

 

Задание 6.1.Создать базу данных.

1. Запустите программу Accessи создайте новую базу данных под именем Вашей фамилии.

2. Создайте таблицу, включающую поля: Фамилия,Дата рождения,Год поступления на работу,Образование,Вуз,Ставка,Надбавка.

В качестве типа данных для полей Фамилия, Образование, Вуз выберите Текстовый; для поля Дата рождения – Дата/время; для поля Ставка – Денежный; для поля Надбавка – Числовой.

Введите описание полей:Ставка – Основная заработная плата за месяц; Надбавка – Надбавка за профессиональное мастерство в %.

Задайте cледующие свойства для полей:

– Дата рождения: Маска ввода – 00.00.0000;0;_ и Обязательное поле – Да;

– Год поступления на работу: Условие на значение: >1980 And <2005;

– Ставка: Число десятичных знаков – 0.

В качестве ключевого поля выберите Фамилия.Сохраните таблицу под именем СОТРУДНИКИ

3. Создайте новую таблицу, включающую поля: Город, КодАМТС, Страна.

В качестве типа данных для всех полей выберите Текстовый.

Введите описание для поля Код АМТС: Код направлений автоматической междугородной телефонной связи.

В качестве ключевого поля выберите Город.Сохраните таблицу под именем ГОРОДА.

4. Создайте новую таблицу, включающую поля: Код командировки,Фамилия, Направление командировки, Командировочные расходы.

В качестве типа данных выберите для поля Код командировки – Счетчик, для полей Фамилия – Текстовый, для поля Направление командировки – Мастер подстановок... (в качестве источника данных для списка значений используйте таблицу ГОРОДА и значения поля Город), для поля Командировочные расходы – Числовой.

Введите описание для поля Командировочные расходы: в усл. ед.

Задайте для поля Командировочные расходыЧисло десятичных знаков – 0.Сохраните таблицу под именем КОНТАКТЫ.

5. Создайте новую таблицу, включающую поля: Вуз, Название и Город.

В качестве типа данных для всех полей выберите Текстовый.

Введите описание для поля Название: Полное название Вуза.

Введите подпись для поля Название: НАЗВАНИЕ ВУЗА.

Задайте для поля НазваниеРазмер поля – 60.

В качестве ключевого поля выберите Вуз.Сохраните таблицу под именем ВУЗЫ.

6. Введите в таблицы данные, для ввода данных дважды щелкнув по нужной таблице или нажать кнопкуОткрыть,выделив нужную таблицу. Список СОТРУДНИКИ начинать со своей собственной фамилии.

 

Таблица СОТРУДНИКИ.

 

Таблица ГОРОДА.

 

Таблица КОНТАКТЫ.

 

 

Таблица ВУЗЫ.

 

7. Разработайте схему данных для базы данных, включив в нее таблицы: ВУЗЫ, ГОРОДА, КОНТАКТЫ, СОТРУДНИКИ.

Обеспечьте целостность данных, а также возможность каскадного обновления связанных полей и удаления связанных записей.

 

Контрольные вопросы

 

1. Общая характеристика СУБД.

2. Объекты БД, их модель в СУБД.

3. Типы данных:«Текстовый», «Поле МЕМО», «Числовой», «Дата/время», «Денежный», «Счетчик», «Логический», «Поле объекта OLE», «Гиперссылка». Их назначение.

4. Свойства полей: «Условие на значение», «Маска ввода», «Индексированное поле», «Обязательное поле». Их использование.

5. Что такое «Ключевое поле»?

6. Создание связей. Их типы.

7. Мастер подстановок.

 

Создание запросов

 

Теоретические сведения

 

Запросы являются инструментом поиска и структурирования данных. Запрос, адресованный одной или нескольким таблицам, инициирует выборку определенной части данных и их передачу в таблицу, формируемую самим запросом. В результате вы получаете подмножество информационного множества исходных таблиц, сформированное по определенному закону. Если обрабатываемый объем информации велик, выделение необходимых данных в такое подмножество позволяет существенно сократить время их обработки. В системах типа клиент–сервер, где основные базы данных хранятся на файловом сервере, система запросов позволяет уменьшить объем информации, передаваемой через локальную сеть.

Существует несколько типов запросов, каждый из которых предназначен для определенной цели.Запросысоздается в режиме Конструктораилис помощью Мастера запросов.

Мастер запросов позволяет создавать Простой запрос, Перекрестный запрос, Повторяющиеся записи, Записи без подчиненных.

Простой запросна выборку служит для отображения данных из указанных пользователем полей таблиц, запросов или для создания новой таблицы.

Выполните команду Создание Другие Мастер запросов. Выберите Простой запрос.

 

Из меню Таблицы и запросывыберите таблицу или запрос, из которых будут включаться поля в новый запрос. Из списка Доступные полявыберите поля, которые необходимо включить в новый запрос и, используя кнопку >, переместить их в зону Выбранные поля.

Если простой запрос создается на основе нескольких таблиц, то последовательно выбирая каждую таблицу, добавляем необходимые поля в область Выбранные поля. Таблицы, из которых выбираются поля, должны быть предварительно связаны между собой.

Если выбранные поля содержат поля с типами числовой и денежный, тоМастер запросов откроет дополнительное окно для выбора переключателяПодробный... или Итоговый. В подробном запросе отражаются все записи, в итоговом отражаются только записи с итогами по полям, указанным пользователем в меню кнопкиИтоги.Можно выполнять вычисления:Sum – подсчет значений поля по всем записям; Аvg – расчет среднего значения; Мin – расчет минимального значения; Мах – расчет максимального значения.

В этом же окне можно установить флажок для подсчета количества записей в таблице.

 

Перекрестный запрос – это особый тип запросов, отображающий результаты в сетке, по виду схожей с листом Excel.Перекрестные запросы выполняет заданное вычисление (Сумма, Среднее, Minи т.д.) значений и затем группируют их по двум наборам фактических данных — один набор вдоль боковой стороны (заголовки строк) и второй набор вдоль верхней части (заголовки столбцов).

Выбрав в Мастере заспросовПерекрестный запрос, получаем первое окно, в котором выбираем нужную таблицу. НажимаемДалее. В следующем окне выбираем поле выбранной таблицы, значения которого будут располагаться вдоль боковой стороны. НажимаемДалееи переходим к третьему окну, где выбираем поле, значения которого будут располагаться в верхней части.

В нижней части каждого окна имеет область Образец. Там видно как будут располаться выбранные поля.

НажимаемДалееи переходим к четвертому окну, где выбираем поле и функцию вычисления, которая будет применена к значениям выбранного поля.

 

ВыбираемДалееи, нажав кнопку Готовопросматриваем результаты запроса.

 

 

С помощью Конструктораможносоздавать:простые запросы, запросы по условию, запросы с вычисляемыми полями, итоговые запросы, запросы на обновление полей и удаление записей, параметрические запросы. Основные типы запросов доступны на ленте в группе Тип запроса на вкладке Конструктор.

Запрос по условию или условный запрос – позволяет отобрать записи, удовлетворяющие определенным условиям.

ВыполнивкомандуСоздание Другие Конструктор запросов, открываем окно Добавление таблицы. За ним размещается окно Запрос на выборку –основноеокно конструктора запросов. Оно неактивное в данный момент, но станет активным, как только будут выбраны и добавлены необходимые для запроса таблицы из списка и закрыто окно Добавление таблиц.

В окне Запрос на выборку появятся списки полей выбранныхтаблиц.

Характеристика окна Конструктора запросов.

В верхней части окна находится схема данных запроса. Она содержит список добавленных таблиц, включенных в новый запрос, и отображает связи между ними.

В нижней части окна располагается бланк запроса. Каждая строка этого бланка выполняет определенную функцию:

Поле–в этой строке помещаются поля из таблиц, которые используются для создания нового запроса.

Имя таблицы –эта строка показывает таблицу, из какой выбрано данное поле.

Сортировка –в этой строке указывается тип сортировки для значений данного поля.

Вывод на экран –эта строка предназначена для установки флажков в тех полях, которые должны отображаться в новом запросе на экране. В отличие от этих полей в запрос могут включаться поля, используемые только с целью установки критерия отбора, но их вывод на экран не предполагается.

Условие отбора –в эту строку (и в строку, расположенную ниже ее) вводятся критерии отбора записей, которые ограничивают поиск записей в таблицах.

В бланк запроса поля из таблиц можно поместить следующими способами:

а) Перетащить мышью поочередно из верхней части окна в нижнюю те поля, которые необходимо включить в запрос. Каждое поле помещается в отдельный столбец бланка запроса в строке Поле.

б) Дважды щелкнувимя поля в верхней части окна.

в) Щелкнув в столбце в конце строки Поле и из раскрывающегося списка выбератьнужное поле.

В строкеУсловия отбора на пересечении с полем, по которому будет выполняться отбор записей, вводится критерий отбора.

Если необходима сортировка данных, щелкните мышью в правом углу ячейки на пересечении строки Сортировка и того поля, значения которого необходимо упорядочить. В появившемся списке выберите тип сортировки.

Чтобы увидеть результат выполнения условного запроса необходимо его запустить. Запуск запроса можно осуществить: нажать кнопкуВыполнить (!) на панели инструментов, или выполнить команду Конструктор Результаты Режим таблицы.

Полученный запрос необходимо сохранить.

Условия отбора. При создании запросов важно правильно сформулировать условия отбора записей из базы данных.

Простой критерий выборки. Записи выбираются по совпадающим значениям поля. Например, из поля Город необходимо выбрать значения Минск. Для этого в бланке запроса в строке Условие отбора в графе Город вводится с клавиатуры значение «Минск».

Точное несовпадение значений одного поля. Из базы выбираются все записи, кроме тех, для которых задано условие. Например, необходимо выбрать все записи в поле Город, кроме тех, которые в этом поле имеют значение Минск. Для этого в строке Условия отбора в графе Город вводится выражение Not«Минск» или <>«Минск». Логический оператор Not исключает записи со значением Минск, оператор сравнения <> означает «не равно»

Неточное совпадение значений поля. Такое условие можно задавать, если не известны значения полей. Для выборки используется оператор сравнения Like (подобный). Рядом с оператором записывается образец, содержащий или, точное значение, например, Like «Петров», или включающий символы шаблонов, например, Like «Пет*».

ОператорBetween... аnd ... служит для проверки принадлежности диапазону, верхняя и нижняя граница которого соединена логическим оператором and (например, Веtween 2001 аnd 2010).

Операторы можно употреблять с текстовыми и цифровыми полями, а также с полями дат.

Объединение критериев одного поля. Если при наличии взаимоисключающих условий или двух наборов независимых условий требуется, чтобы выполнялось лишь одно условие или набор условий, в бланке запроса следует использовать строки Условия и или.Условия, заданные в строках Условия и или, объединяются с помощью оператора OR.Если налагается обязательное выполнение всех условий, то условные выражения должны быть соединены с помощью оператораAND (И).

Если нужно задать несколько условий, следует использовать строки, расположенные под строкой или.

Объединение критериев нескольких полей. Условия, заданные для различных полей в строке Условия, объединяются с помощью операторов AND и OR.

Условие отбора для результатов итоговых вычислений. В итоговых запросах существуют два типа критериев отбора записей.

Первый тип исключает записи, не удовлетворяющие критериям, перед выполнением итоговых вычислений. Второй тип критериев применяется к результату итоговых вычислений.

Создание запроса с вычисляемым полем.

При построении запросов можно создавать вычисляемые поля, значения которых будут являться результатом выражений над значениями других полей таблицы.

Для построения выражения установите курсор в свободный столбец нового запроса (во избежание ошибок ввода) и нажмите кнопку Построитель выражений на панели инструментов (пункт меню Конструктор, вкладка Настройка запросов).

Окно Построителя выражений имеет четыре области со своими полосами прокрутки. В верхней области располагается создаваемое выражение и кнопки операторов. В нижней части окна находятся три списка поиска необходимых для построения выражения элементов:

– левыйсписок содержит список всех источников данных (таблиц, запросов, форм, отчетов), а также средств построения выражений (функции, константы, операторы, общие выражения). Они изображены в виде папок. Плюс (+)на папке обозначает, что она имеет вложенные элементы;

– средний список служит для показа элементов, входящих в выбранный объект из левого списка;

– правом списке выполняется окончательный выбор элементов, которые непосредственно входят в составляемое выражение.

Левый, средний и правый списки имеют иерархическую подчиненность, и поиск начинается c левого списка.

Вставка элемента выражения в Поле вводаПостроителя выражений выполняется в следующем порядке:

• В левом списке в нижней половине окна Построителя выражений раскройте двойным щелчком мыши папку, содержащую элементы нужного типа (для запросов используется элемент Таблицы).

• Выделите нужный объект (таблицу, в которой содержится поле, используемое в выражении).

• В среднем и правом списках выделите нужный элемент, щелкните его дважды мышью или нажмите кнопкуВставить для переноса его в верхнюю часть окна.

• Выберите нужную кнопку операторов и щелкните ее мышью для переноса в создаваемое выражение или наберите оператор с клавиатуры.

• Повторите те пункты, которые обеспечат дальнейшее построение выражения.

• После завершения работы над выражением нажмитекнопку ОК. Выражение будет занесено в строку Поле бланка запроса.

Задайте подпись для построенного выражения, выполнивкомандуКонструктор Страница Свойств, перейдите на вкладку Общие, в строке Подпись внесите смысловую подпись выражения.Запустите запрос.

Пример построения выражения, вычисляющего стаж работы сотрудников: Выражение 1: Year(Now())-[Сотрудники]![Год поступления]. Функция Now( )– вычисляет текущую дату, функция Yеаr( )– отделяет год от данного типа Дата/время. Функции могут быть введены вручную или с помощью папки Функции в левом списке окна Построителя выражений.

Создание итогового запроса. Итоговый запрос – это запрос, который выполняет вычисления в отобранных группах записей. К итоговым операциям относятся:

Sum – суммируются отобранные значения поля;

AVG – вычисляется среднее арифметическое отобранных значений поля;

Min – находится минимальное значение среди отобранных значений поля;

Мах – находится максимальное значение среди отобранных значений поля;

Соunt– вычисляется количество отобранных значений в поле.

Для создания итогового запроса необходимо создать новый в режиме Конструкторазапрос на выборку с нужными полями таблиц.

Для добавления в бланк запроса строки Групповая операция (если она в настоящий момент отсутствует) выполните команду Конструктор Показать или скрыть Итоги на ленте.

В каждом столбце в строке Групповая операция выберите из раскрывающегося списка нужную итоговую операцию. В этом списке, кроме итоговых операций, находятся Группировка, Выражение и Условие.

Группировку применяют для того поля, которое является определяющим при создании группы записей.

Условие выбирают для поля, по которому задаются критерии отбора.

Выражение используется при отсутствии каких-либо групповых операций над значениями поля.

 

 

Создание запроса на обновление полей. Запрос на обновление используют в том случае, если необходимо обновить значения полей, т.е. дать новые значения. Например, при повышении ставок сотрудников старые значения поля СТАВКА в базе данных должны быть заменены новыми.

В режиме Конструкторсоздаем новый запрос, добавляем таблицу содержащую поле для обновления.

В бланке запроса добавляемвсе необходимые поля –и те, которые требуется изменить ите, для которых должны быть заданы критерии отбора.

Выбираемтип запросаОбновление,нажав кнопку Конструктор Тип запроса Обновление. В бланке запроса появится строка Обновление в которой записывается выражение на пересечении с тем полем, где должна произойти замена старых значений новыми. Выражение для повышения ставок на 10% будет выглядеть: [СТАВКА]* 1,1.

Если при этом в запросе требуется выполнениеопределенных условий,то вводятся критерии в строку Условие отбора аналогично тому, как это делалось для условного запроса. Например, если ставки повышены сотрудникам, поступившим на работу до 1990 года, в качестве условия отбора следует записать выражение < 1990, где 1990 – это год поступления на работу.

 

 

Результат выполнения запроса, после запуска запроса на выполнение, можно увидеть, только открыв саму таблицу (значения поля будут изменены).

Создание параметрического запроса. Параметрический запрос позволяет задавать разные условия отбора записей непосредственно при вызове запроса. Это исключает необходимость открытия запроса в режиме Конструктора для внесения изменений в строку Условия отбора.

Для создания параметрического запроса используется обычный запрос на выборку. В строкеУсловие отбора в таком запросезаписывается условие в виде текста приглашения заключенного в квадратные скобки. Например, [Введите фамилию сотрудника].

После сохранения запроса и запуска его на выполнение, предварительно, появится всплывающее окошкоВведите значение параметра с текстом приглашения «Введите фамилию сотрудника»(в нашем примере).

Введя значение параметра (фамилию сотрудника) нажмите кнопку ОК.

Если параметр будет введен правильно (будьте внимательны к его вводу), на экран выводится запрос с записями, отобранными по этому параметру. Если такого параметра нет, то будет выведен пустой запрос.

 

Практическая часть

 

Задание 6.2. Используя базу данных с таблицами, созданную в задании 6.1. создать запросы.

1. Создайте простой запрос на основе таблицы КОНТАКТЫ, используя Мастер запросов.Выберите из таблицы все поля.

2. Создайте условный запрос на основе таблицы СОТРУДНИКИ, используя Конструктор запросов.Отразите в запросе информацию о времени поступления на работу сотрудников, имеющих высшее образование.

3. Создайте условный запрос с вычисляемым полем на основе таблиц СОТРУДНИКИ и ВУЗЫ с информацией о стаже работников, окончивших БНТУ.Стаж исчисляйте от текущего года. Выведите в запросе полное название вуза.Отсортируйте поле ФАМИЛИЯ по возрастанию.

4. Создайте итоговый запрос на основе таблицы КОНТАКТЫ.

Отразите в запросе направления командировок, общую величину командировочных расходов по каждому направлению и количество сотрудников, бывших в командировках.

5. Создайте запрос с вычисляемым полем на основе таблицы СОТРУДНИКИ.

Включите в запрос поля: Фамилия, Ставка, Надбавка, и вычисляемое поле Сумма надбавки. Значение в вычисляемом поле находится путем деления ставки на 100 и умножением на процент надбавки.

6. Создайте запрос на обновление записей в таблице СОТРУДНИКИ.Предусмотрите увеличение ставок на 10% тем сотрудникам, которые поступили на работу не позже 1990 года.

7. Создайте запрос, отражающий сведения об образовании (название ВУЗа и город его расположения) для сотрудников в возрасте от 30 до 45 лет. Тип запроса определите самостоятельно.

8. Создайте запрос, отражающий дату рождения и стаж работы (число лет работы) каждого сотрудника.Тип запроса определите самостоятельно.

9. Создайте запрос, отражающий минимальную, максимальную и общую сумму командировочных расходов. Тип запроса определите самостоятельно.

10. Создайте запрос, отражающий год рождения, места командировок и коды АМТС для сотрудников, фамилии которых начинаются на букву Д или Ф. Тип запроса определите самостоятельно.

11. Создайте параметрический запрос, отражающий места командировок и командировочные расходы сотрудников. В качестве параметра запроса используйте поле Фамилия.

12. Создайте перекрестный запрос, отражающий фамилии сотрудников, места командировок, общие командировочные расходы по каждому направлению командировки.

 

Контрольные вопросы

 

1. Для чего создаются запросы?

2. Что такое Аvg?

3. Назначение Мастера запросов.

4. Создание условного запроса.

5. Простой критерий выборки.

6. Какие операторы используются для проверки принадлежности диапазону?

7. Назначение параметрического запроса.

8. Назначение итогового запроса.

9. Что используется для построения выражения?

10. Создание запроса с вычисляемым полем.

11. Создание перекрестного запроса.

 

Создание форм

 

Теоретические сведения

 

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы.

Формы можно рассматривать как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная форма ускоряет работу с базой данных, поскольку пользователям не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать формы, а также новые типы форм и функциональные возможности, благодаря которым база данных становится более практичной.

Существуют три режима отображения формы: формы, макета и конструктора.

Режим макета. Режим макета представляет собой наиболее наглядный режим для изменения форм. Его можно использовать для внесения практически любых изменений в форму, кроме добавления новых элементов управления. В этом режиме форма фактически выполняется, поэтому можно просматривать данные почти в таком виде, в каком они отображаются в режиме формы. Это позволяет задавать размеры элементов управления и выполнять другие задачи, связанные с внешним видом и удобством формы. В режиме макета можно изменять и структуру формы.

Но некоторые задачи выполнить в режиме макетаневозможно. В этих случаях в Access отображается сообщение о том, что для внесения изменений следует переключиться в режим конструктора.

Режим конструктора. Режим конструктора позволяет более подробно просмотреть структуру формы. Можно просматривать разделы колонтитулов и данных формы. В этом режиме форма не выполняется, поэтому при внесении изменений невозможно просматривать базовые данные. В режиме конструктораудобно решать следующие задачи:

• Добавлять в форму различные элементы управления, такие как надписи, рисунки, линии и прямоугольники.

• Изменять источник элемента управленияПоле непосредственно в поле без использования окна свойств.

• Изменять размеры разделов формы, таких как Заголовок формы или Область данных.

• Изменять свойства формы, которые недоступны для изменения в режиме макета (например, Представление по умолчанию или Режим формы).

Создание формы с помощью инструмента «Форма».

При помощи инструмента Форма можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.

Для создания формы выделите в области переходов таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме. На вкладке Создание в группе Формы выберите кнопкуФорма.Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режимемакета.

 

Создание формы с помощью инструмента «Мастер форм».Этот инструмент запускается выполнением команды Создание Формы Другие формы Мастер форм.

Первое открывшееся окно позволяет выбрать таблицу или запрос для которых будет создаваться форма, а также необходимые поля для формы. Нажатие кнопкиДалееприводит к открытию второго окна позволяющего выбрать из предложенного меню внешний вид формы. НажимаемДалееи получаем третье окно, позволяющее выбрать требуемый стиль. Наконец четвертое окно позволяет дать имя формы и нажатием кнопки Готовооткрыть ее или открыть в режиме Конструктор для изменения.

 

Создание форм с помощью Конструктора форм

 

Конструктор форм вызывается командой Создание Формы Конструктор форм.

 

 

Для отображения области заголовка и примечания формы воспользуйтесь контекстнымменю правой кнопки мыши, курсор которой находится в области данных формы.

Используя панель Шрифтможно задать для заголовка тип шрифта, размер шрифта, цвет фона, цвет текста, ширину границы текста, оформление текста.

Из области Список полей можно добавить в форму поля из базовой таблицы или базового запроса. Для отображения области Список полей выполните одно из следующих действий:

• На вкладке Конструктор в группе Сервисвыберите командуДобавить поля.

• Нажмите сочетание клавиш ALT+F8.

Поля можно перетащить непосредственно из области Список полей в форму.Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его или перетащите его из области Список полей в тот раздел формы, где оно должно отображаться. Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их последовательно, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.

Область данных.В области данныхразмещаются элементы управления, составляющие основное содержание формы.Различают три вида элементов управления.

Свободные элементы управления — это элементы управления, не связанные с источником данных (полем или выражением). Свободные элементы управления используются для вывода на экран текста, линий, прямоугольников и рисунков.

Присоединенные элементы управления — это элементы управления, для которых источником данных служит поле таблицы или запроса. Они используются для отображения значений из полей базы данных. Это могут быть значения даты или времени, текстовые, числовые, логические, а также рисунки и диаграммы. Типичным примером присоединенного элемента управления является текстовое поле.

Вычисляемые элементы управления — это элементы управления, для которых источником данных является выражение, а не поле. Чтобы задать значение, которое должно содержаться в таком элементе управления, необходимо задать выражение, которое станет для этого элемента источником данных.

Добавление элементов управления в форму.Некоторые элементы управления создаются автоматически, например, присоединенный элемент управления. В режиме конструктора можно создать множество других элементов управления с помощью инструментов группы Элементы управления на вкладке Конструктор.

 

 

Перетаскивая с помощью мыши выбранное поле (или поля) из Списка полей в область данных формы создается присоединенный элемент управления. Левый элемент называется Надпись, правый элемент – это непосредственно Поле данных. Оба элемента связаны между собой, и при перемещении одного из них перемещается и второй. Для разрыва связи элементы надо двигать за левый верхний угол.

 

 

Размещаяв области данных элемент управления (например, поле ) используя меню панели элементов, создается свободный элемент.

 

Чтобы добавить элемент управления в форму необходимо на панели щелкнуть по нужному элементу, а затем, перейдя в нужную область формы, левой кнопкой мыши растянуть элемент в этой области.

Объект элемента управления можноперемещать, удерживая левой кнопкой мыши горизонтальную или вертикальную границы объекта. Указатель мыши принимает вид .

Если тип созданного элемента управления позволяет ему отображать данные (например, поле или флажок), необходимо ввести имя поля или выражение в поле свойства Данные (Control Source) этого элемента, только тогда возможно отображение данных.

Для отображения свойств элемента управления выберите элемент управления в форме и нажмите клавишу F4.

Ряд типов элементов управления могут использоваться в качестве вычисляемых. Например, элемент Поле. Для того чтобы в поле данных этого элемента ввести формулу необходимо сперва выделить поле данных элемента управления Поле и в контекстном меню правой кнопки мыши выбрать Свойство данного объекта. В окне свойств на вкладке Данныев строке Данныевводится формула. Ее можно вводить через построитель выражений .

 

 

Подпись поля можно непосредственно вводить в элемент Надписьэтого поля или в окне свойств элемента Надписьна вкладке макет в строке Подпись ввести подпись для этого поля (в нашем примере: зарплата).

 

 

Создание формы с подчиненной формой

 

Подчиненная форма– это такая форма, которую внедряют в другую форму, называемую основной, для получения дополнительной информации из другой таблицы.

Сначала создают две формы, подразумевая, что одна из них будет подчиненной, а другая – основной. Подчиненную форму лучше создавать в табличном виде.В основной форме в режиме Конструктора формнеобходимо вычертить область, в которой будет помещаться (отображаться) подчиненная форма. Для получения такой области необходимо, щелкнув мышью кнопку Подчиненная форма/отчетнавкладке Конструкторв группе Элементы управленияустановить указатель мыши в то место основной формы, где предполагается размещение левого верхнего угла подчиненной формы и нажав на левую кнопку мыши, вычертить прямоугольник – место для подчиненной формы. Отпустив кнопку,в форме образуется свободный элемент управления и появится окно Мастер подчиненных форм. Выбирав в появившемся окне мастера в меню Имеющиеся формы созданную подчиненную форму, нажимаем кнопкуДалее. Дав в следующем окне имя подчиненной форме, нажимаем Кнопку Готово. В области, отведенной для подчиненной формы, появилась форма.

Например: основная форма– основные сведения о сотруднике, подчиненная – отражает командировочные расходы сотрудника.

 

 

Допускается несколько уровней подчиненности форм.

Второй способ создания подчиненной формы:

– Откройте в режиме конструктора форму, которая должна быть основной.

– Если на вкладке Конструктор в группе Элементы управления кнопкаИспользовать мастера не выделена, щелкните ее, чтобы выделить.

– Перетащите форму из области переходов в главную форму.

 

Практическая часть

 

Задания 6.3. Создать формы, используя таблицы базы данных созданной в задании 6.1.

1. Создайте форму с помощью Мастера форм на основании таблицы ГОРОДА.

– Включите в форму все поля из таблицы.

– Выберите внешний вид формы – в один столбец; стиль формы – Модульная.

– Включите в форму заголовок КОДЫ АМТС.

– Выполните форматирование заголовка: шрифт жирный, высота букв 14, расположить по центру, цвет букв – белый, цвет фона – зеленый.

2. Создайте форму с помощью Конструктора форм на основании таблицы СОТРУДНИКИ.

– Включите в форму данные: Фамилия, Год поступления на работу, Ставка, Надбавка.

– Добавьте в форму вычисляемое поле с именем Повышенная ставка. Значение дополнительного поля рассчитайте суммированием величины ставки и величины надбавки в денежном выражении.

– Выровняйте поля в форме с помощью командПривязать к сетке и Выровнять из меню Формат.

– Включите в форму заголовок СТАВКИ И НАДБАВКИ.

3. Создайте форму с помощью Конструктораформна основании таблиц СОТРУДНИКИ и ВУЗЫ.

Для создания формы на основании двух таблиц предварительно создайте запрос, который станет источником данных для формы.

– Включите в форму данные: Фамилия, Дата рождения, Год поступления на работу, Наличие высшего образования. Полное название ВУЗа.

– Включите в форму заголовок СОТРУДНИКИ. Выберите шрифт 18, жирный, цвет по своему выбору.

– Вставьте в область заголовка формы рисунок – фирменный знак, созданный предварительно с помощью графического редактора Раint.NET.

4. Создайте форму с подчиненной формой на основании таблиц СОТРУДНИКИ и КОНТАКТЫ.

– В подчиненную форму включите данные: Код командировки, Направление командировки, Командировочные расходы.

– В основную форму включите данные: Фамилия, Наличие высшего образования. Дата рождения.

– Включите в форму заголовок КОМАНДИРОВКИ. Выберите шрифт 18, курсив, жирный.

– Измените цвет фона области заголовка и области данных по своему выбору.

 

Контрольные вопросы

 

1. Для чего нужны формы?

2. Способы создания форм.

3. Как создать форму с помощью инструмента Форма?

4. Как создать разделенную форму с помощью инструмента Разделенная форма?

5. Создание формы с помощью инструмента Мастера форм.

6. Создание формы с помощью инструмента Конструктора форм.

7. Что такое элементы управления?

 

Создание отчетов

 

Теоретические сведения

 

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

Создание отчета с помощью Мастера. Мастер отчетов позволяет создавать отчеты на основании одной или нескольких таблиц, а также одного или нескольких запросов при условии, что связи между этими таблицами и запросами заданы заранее. В отчет могут включаться поля по выбору. Однако мастер не выполняет создание дополнительных полей, не содержащихся в таблицах или запросах.

Мастер отчетов работает по такому же принципу, как и мастер форм.

Создание отчета с помощью Конструктора отчетов.Технология создания отчетов аналогична технологии создания форм с использованием конструктора. Запуск его осуществляется командой Создание Отчеты Конструктор Отчетов.

Окно Списока полей вызывается уже известным из темы создания форм способом. Выберанные поля из нужных таблиц переносятся в Область данных отчета. Ниже Списка полейпоявится новое окно Доступные поля в связанной таблице, если связи между таблицами заранее установлены. Выберите при необходимости нужные поля из этого нового окна.

 

 

Для отображения па экране заголовка необходимо выполнить команду Конструктор Элементы управления Заголовок отчета. Заголовок является по своей сути элементом управления Надпись. Для отображения области заголовка можно также воспользоваться контексным меню правой кнопки мыши. Заголовок отчета располагается в верхней части первой страницы отчета и включает в себя информацию, обычно помещаемую на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата.Печатается только один раз в начале отчета.

Под заголовком располагается Верхний колонтитул. Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета или названия полей отчета повторялись на каждой странице.Элементы названия полей (так называемой шапки отчета) создаются с помощью кнопки Надпись на панели элементов управления.

Область данных находится под областью верхнего колонтитула. В ней размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета, содержащих значения полей данных из таблиц или запросов.

Нижний колонтитул.Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации. Печатается внизу каждой страницы.

Примечание отчета. Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.В конструкторе Примечаниеотчета находится под нижним колонтитулом. Однако при печати и в режиме предварительного просмотра Примечание отчета помещается над нижним колонтитулом.

Создание отчета завершается его сохранением и просмотром. Для этого необходимо закрыть окно Конструктора отчета, выполнить в диалоге все действия по его сохранению, а затем просмотреть его с помощью Предварительного просмотра.

Размещение даты и времени в отчет.В режиме макета на вкладке Формат в группе Элементы управления выберите команду Дата и время . Откроется диалоговое окно Дата и время.Снимите флажок Формат даты, если вставлять дату не нужно.Если необходимо вставить дату, выберите нужный формат даты.Если не требуется добавлять время, снимите флажок Формат времени.Если необходимо вставить время, выберите нужный формат времени.Пример применения выбранных форматов даты и времени отображается в области Образец диалогового окна.

В режиме Конструктора отчетовможно воспользоваться этой же кнопкой только на вкладке Конструкторв группе Элементы управления. Эта кнопка позволяет автоматически вставить два элемента управления поле с выражениями =Date()и =Time()в строке Данные на вкладке Данные в окне свойств для этих элементов управления. Можно использовать вместо этих двух функций одну Now().Эта функция показывает и дату и время.

Размещение номера страницы.Рядом с кнопкой Дата ивремяесть кнопка Номера страниц. Устанавливается аналогично Дате и времени.

Размещение итогов.Для вычисления итога в конце отчета в области Примечание отчета создается свободный элемент управления. В Поледанных строится выражение для расчета итога, ав Надписи вводится название поля данных, например, Итого.

 

Итак, общий вид отчета, созданного в режиме Конструктораотчета,можетиметь вид.

 

 

Создание отчета с промежуточными итогами. Промежуточные итоги – это итоги по группам записей. Допустим, в отчете, необходимо рассчитать не только общие командировочные расходы в конце отчета, но и расходы по каждому сотруднику.

Конструктор отчета позволяет отразить в отчете название группы записей, например, в рассматриваемом случае это будет Фамилия. При изменении значения поля, то есть, фамилии, отчет выведет итог по группе – расходы по фамилии.

Для создания промежуточных итогов откройте отчет в режиме Конструктора отчета.Выполните команду Конструктор Сортировка и итоги Группировка. Внизу экрана откроется окно с названием Группировка, сортировка и итоги.Нажмите на кнопкуДобавить группировку и введите имя поля, которое будет определять группу записей, и при изменении значения которого будет выдаваться итог по группе.

 

 

Установите в позицииДобавить сортировку значение От минимального к максимальному .

Щулкнув Больше, выберите позицию (щелкните, чтобы добавить) рядомС заголовком и, в открывшемся окне, введите заголовок группы (в нашем примере Фамилия). Выберите также из меню: С разделом заголовка и С разделом примечания. Из меню позиции с итогами выберите тип операции и поле (например: итог на – Командировочные расходы; тип – сумма), а также выберитеПоказать в примечании группы.

 

 

Закройте окно Группировка, сортировка и итоги для возврата в окно Конструктора. В структуре отчета появились две дополнительные области: Заголовок группы и Примечание группы.

В области примечание уже вставлена итоговая формула. Добавьте элемент управления формы Подпись и дайте названия вашему итогу. Например: Итого по группе.

В области Заголовок группысоздайте свободный элемент управления Поле. Присоедините этот элемент к необходимому полю данных, дав подпись как имя поля группировки.Все это делается в Окне свойств для этого элемента управления.

 

 

Просмотреть промежуточные итоги можно в режиме Предварительный просмотр.

 

Практическая часть

 

Задание 6.4.Используя таблицы, запросы базы данных, созданной в задании 6.1. построить отчеты.

1. Создайте отчет с помощью Мастераотчетов.

– В отчет включите данные: Фамилия, Направление командировки, Код АМТС, Командировочные расходы.

– Сгруппируйте записи по Фамилии.

– Рассортируйте записи по Направлению командировки.

– Рассчитайте сумму командировочных расходов по каждой фамилии.

– Выберите макет и стиль отчета по своему желанию.

– Задайте заголовок отчета по номеру задания.

2. Создайте автоотчет в столбец на основании таблицы КОНТАКТЫ.

– Измените заголовок отчета. Задайте заголовок: РАСХОДЫ.

– Выполните форматирование заголовка: шрифт жирный, наклонный, высота букв – 18, цвет фона - светлосерый.

3. Создайте отчет на основании таблицы КОНТАКТЫ с помощью Конструктораотчетов.

– Включите в отчет данные: Фамилия, Направлениекомандировки, Командировочныерасходы.

– Расположите поля в одну строку и выполните выравнивание по верхнему краю.

– Рассчитайте общую по отчету сумму командировочных расходов.

– Задайте заголовок отчета: КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ.

– Выполните форматирование заголовка. Шрифт, высоту букв, цвет букв и фона выберите по своему желанию.

– Дополните отчет промежуточными итогами.

– Записи объедините в группы по Фамилии.

– Задайте заголовок группы: Фамилия.

– Включите дату в область заголовка отчета.

– Задайте в области Нижнего колонтитула номера страниц.

4. Создайте отчет на основании таблицы СОТРУДНИКИ.

– Включите в отчет данные: Фамилия, Год поступления на работу, Ставка, Надбавка.

– Добавьте в отчет вычисляемое поле Повышенная Ставка. Значение дополнительного поля рассчитайте суммированием величины ставки и величины надбавки в стоимостном выражении.

– Рассчитайте общую по отчету сумму ставок и повышенных ставок.

– Задайте заголовок отчета. СВЕДЕНИЯ ОБ ОПЛАТЕ ТРУДА.

– Выполните форматирование заголовка отчета и названий столбцов.

– Выделите названия столбцов снизу и сверху горизонтальными линиями.

– Выделите горизонтальными линиями итоговую строку.

5. Создайте отчет на основании запроса по параметру Фамилия.

– Включите в отчет данные: Фамилия, Направление командировки, Код АМТС, Командировочные расходы.

– Задайте заголовок отчета: КОМАНДИРОВКА.

– Рассчитайте общую по отчету сумму расходов.

 

Контрольные вопросы

 

1. Для чего в Access создаются отчеты?

2. Что такое Лента?

3. Где находится Панель быстрого доступа и ее назначение?

4. Макеты в столбик и ленточные макеты.

5. Что собой представляет область Список полей?

6. Средства группировки, сортировки и вычисления итогов.

7. Режим отчета и режим макета.

8. Создание выражений в Access.

9. Назначение средства Поле данных.

10. Добавление, создание и удаление поля.

 

Содержание отчета

 

Отчет должен содержать тему и цель работы, ответы на контрольные вопросы и выполненные задания 6.1–6.4 с итоговыми таблицами, формами и отчетами.