Основные требования к построению унифицированных форм на основе формуляра-образца
Общие положения
1.1. Документы, используемые на различных уровнях управления народным хозяйством, должны создаваться на унифицированных формах.
1.2. Унифицированные формы документов на бумажном носителе необходимо проектировать на основе формуляра-образца с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.
Формирование документов на магнитном носителе - по ГОСТ 6.10.3.
1.3. Формуляр-образец строится для множества документов, объединенных их функциональным назначением и уровнем использования: общесоюзные, отраслевые (ведомственные), республиканские документы.
1.4. Функциональное назначение унифицированных форм документов должно соответствовать классу Общесоюзного классификатора управленческой документации (ОКУД)*.
1.5. Формуляр-образец для межотраслевых (межведомственных) форм документов общесоюзного назначения утверждается министерством (ведомством) - разработчиком унифицированной системы документации (УСД) соответствующего функционального назначения.
Для отраслевых (ведомственных), республиканских форм документов формуляр-образец утверждается министерством (ведомством) по согласованию с министерством (ведомством) - разработчиком УСД соответствующего функционального назначения.
Необходимость разработки формуляра-образца определяется министерством (ведомством) СССР и союзной республики.
1.6. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества, после унификации этих реквизитов и определения необходимых для их размещения площадей.
Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходного множества.
1.7. Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного расположения реквизитов.
Описание может содержаться на стандартных листах бумаги или записано на машинном носителе.
Основные требования к построению унифицированных форм на основе формуляра-образца
2.1. Формуляр-образец устанавливает:
1) форматы бумаги;
2) служебные поля;
3) конструкционную сетку;
4) расположение частей и зон;
5) расположение реквизитов.
2.2. Формат бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме унифицированного документа.
2.2.1. Для унифицированных форм документов применяют бумагу форматов A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) по ГОСТ 9327.
В виде исключения для отдельных форм документов, устанавливаемых министерствами (ведомствами) - разработчиками унифицированных систем документации, допускается применение других форматов бумаги.
2.2.2. Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное
При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L, например, A4L.
2.3. Для унифицированных форм документов формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее:
1) для лицевой стороны листа:
поле подшивки (левое или верхнее) - 20 мм
левое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за левое), нижнее и правое - 10 мм;
2) для оборотной стороны листа:
поле подшивки (правое или верхнее) - 20 мм
правое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за правое), нижнее и левое - 10 мм.
2.4. Конструкционная сетка формуляра-образца
2.4.1. Конструкционная сетка формуляра-образца образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установленного формата, ограниченной полями.
2.4.2. Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки определяется техническими характеристиками печатающих устройств и должно быть:
1) между соседними вертикальными линиями - 2,6 мм (шаг письма);
2) между соседними горизонтальными линиями - 4,25 мм (межстрочный интервал).
Допускается использовать конструкционную сетку с шагом письма 2,54 мм и межстрочным интервалом 4,24 мм.
2.4.3. Линии конструкционной сетки имеют порядковые номера в соответствии с черт. 1.
Конструктивным элементом проектируемых форм документов является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями.
Конструктивным элементом может быть также базисный прямоугольник, включающий две и более ячеек конструкционной сетки.
2.4.4. Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линиями конструкционной сетки, ограничивающими ячейку или базисный прямоугольник; между номерами ставится точка.
2.4.5. Количество вертикальных и горизонтальных линий конструкционной сетки приведено в табл. 1.
2.5. Требования к расположению зон
2.5.1. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части формуляра-образца определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки в соответствии с табл. 2.
"Чертеж 1"
Таблица 1
---------------T------------------T--------------------------------------
Формат бумаги ¦ Размеры формата, ¦ Количество линий конструкционной
¦ мм ¦ сетки, не более
¦ +------------------T-------------------
¦ ¦ вертикальных ¦ горизонтальных
---------------+------------------+------------------+-------------------
A3 ¦ 297 х 420 ¦ 103 ¦ 94
¦ ¦ ¦
A3L ¦ 420 х 297 ¦ 150 ¦ 65
¦ ¦ ¦
А4 ¦ 210 x 297 ¦ 69 ¦ 65
¦ ¦ ¦
A4L ¦ 297 x 210 ¦ 103 ¦ 45
¦ ¦ ¦
А5 ¦ 148 x 210 ¦ 45 ¦ 45
¦ ¦ ¦
A5L ¦ 210 х 148 ¦ 69 ¦ 30
¦ ¦ ¦
А6 ¦ 148 x 105 ¦ 46 ¦ 20
¦ ¦ ¦
Таблица 2
---------------T---------------------------------------------------------
Формат бумаги ¦ Диапазон используемых горизонтальных линий
¦ конструкционной сетки в основных частях
¦ формуляра-образца
+------------------T------------------T-------------------
¦ заголовочной ¦ содержательной ¦ оформляющей
---------------+------------------+------------------+-------------------
A3 ¦ 0 - 16 ¦ 16 - 85 ¦ 85 - 94
¦ ¦ ¦
A3L ¦ 0 - 12 ¦ 12 - 58 ¦ 58 - 65
¦ ¦ ¦
А4 ¦ 0 - 16 ¦ 16 - 58 ¦ 58 - 65
¦ ¦ ¦
A4L ¦ 0 - 12 ¦ 12 - 38 ¦ 38 - 45
¦ ¦ ¦
А5 ¦ 0 - 12 ¦ 12 - 38 ¦ 38 - 45
¦ ¦ ¦
A5L ¦ 0 - 8 ¦ 8 - 25 ¦ 25 - 30
¦ ¦ ¦
А6 ¦ 0 - 6 ¦ 6 - 17 ¦ 17 - 20
¦ ¦ ¦
Примечание. В целях обеспечения рационального использования бумаги допускается изменять диапазон используемых горизонтальных линий конструкционной сетки в заголовочной и содержательной частях формуляра-образца.
2.5.2. Зоны формуляра-образца устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов и обозначаются координатами верхней левой и нижней правой ячеек конструкционной сетки, между которыми ставится знак тире.
2.5.3. В пределах заголовочной части формуляра-образца устанавливаются две зоны:
1) зона 1 - для размещения реквизитов заголовочной части документа;
2) зона 2 - для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части документа. Заголовочная часть документа включает реквизиты, наносимые на бланк документа при его составлении.
2.5.4. Рекомендуется размещать реквизиты заголовочной части документа в линейной (анкетной) форме. Кодовые обозначения размещают в виде столбца таким образом, чтобы каждый код был записан против реквизита, к которому он относится в соответствии с черт. 2.
"Чертеж 2"
Допускается размещать кодовые обозначения реквизитов заголовочной части документа по строке таким образом, чтобы порядок следования кодов повторял порядок следования обозначаемых ими реквизитов в соответствии с черт. 3.
"Чертеж 3"
2.5.5. Реквизиты заголовочной части документа при размещении кодовых обозначений в виде столбца рекомендуется формировать в границах зон 1 и 2 в соответствии с табл. 3.
Таблица 3
---------------T---------------------------------------------------------
Формат бумаги ¦ Границы расположения зон
+----------------------------T----------------------------
¦ 1 ¦ 2
---------------+----------------------------+----------------------------
A3 ¦ 1.0 - 16.92 ¦ 1.93 - 16.102
¦ ¦
A3L ¦ 1.0 - 12.139 ¦ 1.140 - 12.149
¦ ¦
А4 ¦ 1.0 - 16.58 ¦ 1.59 - 16.68
¦ ¦
A4L ¦ 1.0 - 12.92 ¦ 1.93 - 12.102
¦ ¦
А5 ¦ 1.0 - 12.34 ¦ 1.35 - 12.44
¦ ¦
A5L ¦ 1.0 - 8.58 ¦ 1.59 - 8.68
¦ ¦
А6 ¦ 1.0 - 6.11 ¦ 1.12 - 6.19
¦ ¦
2.5.6. Реквизиты заголовочной части документа при размещении кодовых обозначений по строке рекомендуется формировать в границах зон 1 и 2 в соответствии с табл. 4.
Таблица 4
----------------T--------------------------------------------------------
Формат бумаги ¦ Границы расположения зон
+--------------------------T-----------------------------
¦ 1 ¦ 2
----------------+--------------------------+-----------------------------
A3 ¦ 1.0 - 16.102 ¦ 1.63 - 3.102
¦ ¦
A3L ¦ 1.0 - 12.149 ¦ 1.110 - 3.149
¦ ¦
А4 ¦ 1.0 - 16.68 ¦ 1.29 - 3.68
¦ ¦
A4L ¦ 1.0 - 12.102 ¦ 1.63 - 3.102
¦ ¦
А5 ¦ 1.0 - 12.44 ¦ 1.23 - 3.44
¦ ¦
A5L ¦ 1.0 - 8.68 ¦ 1.47 - 3.68
¦ ¦
Примечание. Для формата А6 размещение кодовых обозначений по строке не допускается.
2.5.7. В границах содержательной части формуляра-образца следует выделять специальную зону для записи реквизитов, подлежащих дальнейшей обработке средствами организационной или вычислительной техники.
Реквизиты, подлежащие дальнейшей обработке, рекомендуется не прерывать другими реквизитами, а границы их расположения следует выделять жирной линией.
2.5.8. В границах оформляющей части формуляра-образца устанавливается одна зона.
2.6. Требования к расположению реквизитов
2.6.1. Унифицированные формы документов должны содержать следующие реквизиты:
1) наименование формы;
2) код формы;
3) наименование организации - составителя документа;
4) код организации - составителя документа;
5) дата документа;
6) постоянные реквизиты документа;
7) подпись.
2.6.2. Состав дополнительных реквизитов формуляра-образца определяется в нормативных документах, разработанных или согласованных министерствами (ведомствами) - разработчиками унифицированных систем документации.
В число дополнительных реквизитов формуляра-образца рекомендуется включать:
1) адрес организации - составителя документа;
2) наименование получателя(лей) документа;
3) периодичность представления документа и/или срок его представления;
4) гриф утверждения формы документа.
2.6.3. При размещении реквизитов формуляра-образца определяют поля данных, границы расположения реквизитов формуляра-образца, наносимых при проектировании форм документов.
Поля данных характеризуются координатами верхней левой и нижней правой ячеек определенного поля данных или соответствующими координатами базисных прямоугольников, между которыми ставится знак тире.
Пример. Координаты ячеек 1.0 - 5.57 определяют поле данных реквизита "Наименование формы", координаты ячеек 1.58 - 3.68 - поле данных реквизита "Код формы" по ОКУД, в соответствии с черт. 2.
2.6.4. Ячейка конструкционной сетки является полем для размещения одного знака реквизита документа, включая пробел.
Поля данных реквизитов определяются исходя из максимального количества знаков, необходимых для записи данного реквизита.
2.6.5. В зоне 1 формуляра-образца размещают реквизиты, идентифицирующие конкретный документ, с обязательным включением реквизитов "Наименование формы" и "Наименование организации - составителя документа", и определяют поля данных для размещения переменных реквизитов заголовочной части документа.
2.6.6. В зоне 2 размещают реквизиты "Код формы" и "Код организации - составителя документа", определяют поля данных для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части документа и размещают обозначения используемых классификаторов. Первым располагают код формы документа. Для обозначения классификаторов используют их сокращенные наименования, например, для обозначения общесоюзных классификаторов используют их аббревиатуру.
2.6.7. В содержательной части формуляра-образца размещают реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм, и (или) устанавливают поля данных, предназначенные для размещения реквизитов содержательной части документа, с учетом границ установленных зон.
Реквизиты содержательной части документа следует размещать на лицевой и оборотной сторонах листа, при этом установленный для оформляющей части диапазон горизонтальных линий конструкционной сетки используется на последней странице документа.
2.6.8. В оформляющей части формуляра-образца размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам проектируемой совокупности форм, с обязательным включением реквизитов "Дата документа" и "Подпись". Эти реквизиты и требования к их расположению определяют министерства, ведомства - разработчики УСД.