Состав нормативно-методической базы делопроизводства.
Делопроизводство на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется:
- действующим законодательством;
- распорядительными документами вышестоящих органов;
- правилами и указаниями архивного управления.
Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.
Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).
Состав нормативно-методической базы ДОУ:
1. законодательные акты РФв сфере информации и документации;
2. постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти(министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
3. государственная система ДОУ(Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);
4. правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
5. правовые актынормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
6. государственные стандартына документацию;
7. унифицированные системы документации;
8. общероссийские классификаторытехнико-экономической и социальной информации;
9. нормативные документыпо организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
10. нормативные документы по организации архивного хранениядокументов.
Законодательные акты РФ в сфере информации и документации:
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, 1-я и 2-я части. Он устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.
Отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами:
- Закон РФ "О техническом регулировании"от 10 июля 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области ДОУ.
- ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"от 27.07.2006 № 149-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами.
- Закон РФ "О государственной тайне"от 21 июля 1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
- в ФЗ «О бухгалтерском учете»от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и установлены сроки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.
Специалист должен знать положения:
- Указа Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в редакции Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61);
- Постановления Правительства РФ от 5 декабря 1991 г № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну».
Направлением совершенствования документации является унификация. Под унификациейпонимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Унификация документов производится в целях сокращения количества документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости БД, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).
Примеры УСД:
- Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
Унифицированная система банковской документации;
Унифицированная система документации по учету труда и его оплаты;
Унифицированная система внешнеторговой документации и т.д.
Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.
Суть стандартизации системы ДОУ заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.
Результаты разработки оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Общероссийские классификаторы документации - это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.
Группы классификаторов:
Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
- Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
- Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
- Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);
Классификаторы информации об организационных структурах:
- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
- Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ДЕЙСТВОВАЛ до 2003 года);
- Введен в действие с 1 января 2003 года Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), разработанный Минэкономразвития.
Классификаторы информации о населении и кадрах:
- Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Наиболее полным межотраслевым документом по организации ДОУ является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ- упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.
Положения ГСДОУ получили развитие в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утв. Приказом Росархива от 27.11.2000 № 68 в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 31 октября 2000 г. № 1547-р.
Разработана в целях совершенствования ДОУ и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.
В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабатывают аналогичные инструкциис учетом специфики отрасли и конкретной организации.
В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ. Принципиальное отличие будущей ГСДОУ в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел).