Important Points to Remember

Особенности электронных писем (e-mail)

Электронное письмо, в принципе, является обычным письмом. И его содержание, тон и т.п. зависят от того кому, зачем и почему его пишут. То есть, если этим видом письма пользуются бизнесмены, то оно становится частью деловой переписки. Но все же деловое электронное письмо немного отличается от традиционного. Оно немного более личное и теплое. Тон электронного письма - нечто среднее между тоном делового письма и телефонного разговора.

"Шапка" электронного письма может быть немного проще. В ней, как правило, присутствуют такие пункты как:

Date:
To: (имя и электронный адрес получателя письма)
From: (имя и электронный адрес отправителя письма)

Subject (тема письма) Сс: (копии письма)

Стиль электронного письма делового письма такой же, как у традиционного, но менее формальный. Многие моменты оформления деловых писем упрощены.

Одной из особенностей электронной почты является широкое использование сокращений фраз и выражений. Эти сокращения уже превратились в своеобразный метаязык. Их нужно просто запомнить.

Сокращения, используемые в электронной переписке

AAMOF	As a matter of fact
AFAIK	As far as I know
ASAP	As soon as possible
BTW	By the way
CU	See you
F2F	Face-to-face
FOAF	Friend of a friend
FYA	For your amusement
FYI	For your information
IMO	In my opinion
IOW	In other words
IWBNI	It would be nice if
KIS	Keep it simple
NRN	No response necessary
OS	Operating system
OTOH	On the other hand
R	received
TFS	Thanks for sharing
TIA	Thanks in advance
WOBTAN	Waste of both time and money
WRT	With respect to

Одни из этих сокращений (такие как BTW) используются очень часто, другие - редко.

Электронные письма не являются юридическими документами.

Пример электронного письма:

Subject: Confirmation of our meeting as discussed by phone

I'm writing regarding our phone call earlier this morning. It was a very useful discussion and I am much clearer now about your objectives. At the end of the call you suggested a time and place for our next meeting, the lobby of the International Hotel in Barcelona at 2.00 pm on 7th February. I believe you will be staying at the hotel at that time. I said that I would email you to confirm the meeting. Well, for me the time and place is very good - I am free all afternoon. I look forward to seeing you there at that time and hope that in the evening you can be my guest for dinner at a good restaurant in Barcelona.

Example 1: Formal

Hello,

I read on your web site that you offer Music CD copying for large quantities of CDs. I'd like to inquire about the procedures involved in these services. Are the files transferred online, or are the titles sent by CD to you by standard mail? How long does it usually take to produce approximately 500 copies? Are there any discounts on such a large quantity?

Thank you for taking the time to answer my questions. I look forward to your response.

Jack Finley
Sales Manager, Young Talent Inc.
(709) 567 – 3498

 

Example 2: Informal

At 16.22 01/07/2002 +0000, you wrote:

> I hear you're working on the Smith account. If you need any information don't hesitate to get in > contact with me.

Hi Tom,

Listen, we've been working on the Smith account and I was wondering if you could give me a hand? I need some inside information on recent developments over there. Do you think you could pass on any information you might have?

Thanks

Peter

Peter Thompsen
Account Manager, Tri-State Accounting
(698) 345 - 7843

Important Points to Remember

· Email is much less formal than a written letter. Emails are usually short and concise.

· If you are writing to someone you don't know, a simple "Hello" is adequate. Using a salutation such as "Dear Mr Smith," is too formal.

· When writing to someone you know well, feel free to write as if you are speaking to the person.

· Use abbreviated verb forms (He's, We're, He'd, etc.)

· Include a telephone number to the signature of the email. This will give the recipient the chance to telephone if necessary.

· It is not necessary to include your email address as the recipient can just reply to the email.

· When replying eliminate all the information that is not necessary. Only leave the sections of text that are related to your reply. This will save your reader time when reading your email.

 

Электронная почта – сравнительно новая форма письменного общения в деловом мире. Она позволяет удовлетворить потребность в более быстром темпе ведения дел. У нее есть свои плюсы и минусы. Основные преимущества – скорость и удобство, а отсутствие неприкосновенности частной информации и безопасности – ее недостатки. Электронная почта не всем нравится из-за принятого неформального стиля. Большое количество отправленных по ошибке или в рекламных целях – "мусорной почты" – электронных сообщений, приводит к неловким ситуациям и подтверждает мнение о том, что это не всегда подходящий способ корреспонденции.

 

Обратите внимание: Это деловое письмо! Старайтесь писать его деловым тоном. Пишите ясно, хорошим английским языком и всегда будьте вежливы! Будьте осторожны при отправке важной или конфиденциальной информации. Думайте об электронном письме как об открытке – его может прочитать кто угодно. Сообщения можно перехватывать или переправлять – случайно или намеренно – без вашего согласия или уведомления.

Этим электронным письмом назначают собрание и объявляют о первой запланированной встрече.

Объявление о встрече

To: Department Managers

From: C. Jarrett

Subject: Budget Meetings

We will be meeting to plan the capital budgets for the coming year. I expect it will take three to four meetings for us to get the numbers on the table and then work it all out to the final projections.

The first meeting will be held on November 2nd at 10 a.m. in the conference room. We will set the remaining meeting dates/times during this first one. Bring your department’s budget projections and be prepared to explain how your department will contribute to the company’s cost-cutting drive.

Thanks,

Carl

 

Проверка сообщения

Не забудьте проверить, получено ли ваше сообщение, особенно если оно очень важно. Сети электронной почты, программное обеспечение и компьютеры не всегда надежны, и письма иногда теряются. Кроме того, вы не узнаете, что письмо не было доставлено, если не возьмете на себя труд проверить это с помощью функции “сообщить о получении” или другой подобной услуги.