Компетенция совета директоров должна быть четко определена в уставе общества в соответствии с его задачами.
Законодательство оставляет возможность отнесения к компетенции совета директоров дополнительных вопросов, помимо предусмотренных законодательством. Эти вопросы должны быть определены в связи с его функциями таким образом, чтобы исключить неясность в разграничении компетенции совета директоров, исполнительных органов и общего собрания акционеров.
2. Состав совета директоров и его формирование
2.1. Состав совета директоров должен обеспечивать наиболее эффективное осуществление функций, возложенных на совет директоров.
2.1.1. Совет директоров должен пользоваться доверием акционеров, в противном случае он не сможет эффективно выполнять свои функции.
Личностные качества члена совета директоров и его репутация не должны вызывать сомнений в том, что он будет действовать в интересах общества, поэтому на должность члена совета директоров рекомендуется выбирать лицо, имеющее безупречную репутацию. При этом совершение лицом преступления в сфере экономической деятельности или против государственной власти, интересов государственной службы и службы в органах местного самоуправления, а также административного правонарушения, прежде всего в области предпринимательской деятельности, в области финансов, налогов и сборов, рынка ценных бумаг, является одним из факторов, отрицательным образом влияющих на его репутацию.
2.1.2. Основанием сомневаться в том, что член совета директоров будет действовать в интересах общества, является наличие у него конфликта интересов. В частности, не рекомендуется избирать в совет директоров лицо, являющееся участником, генеральным директором (управляющим), членом органа управления или работником юридического лица, конкурирующего с обществом.
2.1.3. Для того чтобы совет директоров надлежащим образом выполнял свои обязанности и вносил реальный вклад в управление обществом, члены совета директоров должны обладать знаниями, навыками и опытом, необходимыми для принятия решений, обычно относящихся к компетенции совета директоров, и требуемыми для эффективного осуществления функций совета директоров определенного общества. В этой связи в уставе общества рекомендуется закрепить конкретные требования к членам совета директоров, в том числе указанные в настоящей главе.
2.1.4. Численный состав совета директоров каждого общества зависит от множества разных факторов. Но, в первую очередь, при определении числа членов совета директоров обществу следует исходить из того, чтобы количество членов позволяло совету директоров наладить плодотворную, конструктивную дискуссию, принимать быстрые и взвешенные решения, а также организовать эффективную деятельность комитетов совета директоров.
2.2. В состав совета директоров рекомендуется включать независимых директоров.
2.2.1. В практике российских обществ в состав совета директоров, как правило, входят три категории директоров – исполнительные, неисполнительные и независимые директора.
В соответствии с законодательством исполнительные директора – это члены правления, которые не могут составлять более одной четвертой от числа членов совета директоров общества.
Вместе с тем, включение в состав совета директоров только лиц, не являющихся членами правления, не защитит интересы акционеров в достаточной степени. Эффективность осуществления функций совета директоров требует включения в состав совета директоров независимых директоров, то есть лиц, которые не только не являются членами правления, но и независимы от должностных лиц общества, их аффилированных лиц, крупных контрагентов общества, а также не находятся с обществом в иных отношениях, которые могут повлиять на независимость их суждений (критерии независимого директора подробно определены в пункте 2.2.2 настоящей главы).
2.2.2. Независимые директора призваны внести значительный вклад в обсуждение и принятие решений по таким вопросам, как выработка стратегии развития общества, оценка соответствия деятельности исполнительных органов избранной стратегии, разрешение корпоративных конфликтов с участием акционеров, а также по иным важным вопросам, решение которых может затронуть интересы акционеров. Таким образом, наличие в составе совета директоров общества независимых директоров позволяет сформировать объективное мнение совета директоров по обсуждаемым вопросам, что, в конечном счете, способствует укреплению доверия инвесторов к обществу.
При определении конкретных требований к независимому директору необходимо исходить из того, что такой директор должен быть способен выносить независимые суждения. Это предполагает отсутствие каких-либо обстоятельств, способных повлиять на формирование его мнения. В связи с этим независимыми директорами рекомендуется признавать членов совета директоров:
(1) не являвшихся в течение последних 3 лет и не являющихся должностными лицами (управляющим) или работниками общества, а также должностными лицами или работниками управляющей организации общества;
(2) не являющихся должностным лицом другого общества, в котором любое из должностных лиц общества является членом комитета совета директоров по кадрам и вознаграждениям;
(3) не являющихся аффилированными лицами должностного лица (управляющего) общества (должностного лица управляющей организации общества);
(4) не являющихся аффилированными лицами общества, а также аффилированными лицами таких аффилированных лиц;
(5) не являющихся сторонами по обязательствам с обществом, в соответствии с условиями которых они могут приобрести имущество (получить денежные средства), стоимость которого составляет 10 и более процентов совокупного годового дохода указанных лиц, кроме получения вознаграждения за участие в деятельности совета директоров;
(6) не являющихся крупным контрагентом общества (таким контрагентом, совокупный объем сделок общества с которым в течение года составляет 10 и более процентов балансовой стоимости активов общества);
(7) не являющихся представителями государства.
Независимый директор по истечении 7-летнего срока исполнения обязанностей члена совета директоров общества не может рассматриваться как независимый.
2.2.3. Чтобы независимые директора могли реально влиять на решения, принимаемые советом директоров, и им была бы обеспечена возможность формирования широкого спектра мнений по обсуждаемым вопросам, они должны составлять не менее одной четверти состава совета директоров. В любом случае, в уставе общества рекомендуется предусмотреть, чтобы в совете директоров было не менее 3 независимых директоров.
2.2.4. Независимый директор должен воздерживаться от совершения действий, в результате которых он может перестать быть независимым. Если после избрания в совет директоров происходят изменения или возникают обстоятельства, в результате которых независимый директор перестает быть таковым, этот директор обязан подать заявление в совет директоров с изложением этих изменений и обстоятельств. В данном случае, а также в случае, когда совету директоров станет иным образом известно об указанных изменениях или обстоятельствах, совет директоров обязан проинформировать об этом акционеров, а при необходимости может созвать внеочередное общее собрание акционеров для избрания нового состава совета директоров. Порядок и основания для избрания нового состава совета директоров рекомендуется отразить в уставе общества.
2.2.5. Сведения о независимых директорах рекомендуется раскрывать в годовом отчете общества.
2.3. Рекомендуется избирать членов совета директоров посредством прозрачной процедуры, учитывающей разнообразие мнений акционеров, обеспечивающей соответствие состава совета директоров требованиям законодательства и позволяющей избирать независимых директоров.
2.3.1. Совет директоров подотчетен акционерам и должен пользоваться их доверием, поэтому акционеры должны иметь возможность получить полный объем информации о кандидатах в члены совета директоров. В частности, акционерам рекомендуется предоставить информацию о лице (группе лиц), выдвинувших данную кандидатуру, возрасте, образовании кандидата, сведения о занимаемых им за последние 5 лет должностях, должности, занимаемой на момент выдвижения, о характере его отношений с обществом, о членстве в советах директоров или занятии должностей в других юридических лицах, а также о выдвижении в члены советов директоров или для избрания (назначения) на должность в других юридических лицах, сведения об отношениях с аффилированными лицами и крупными контрагентами общества, а также иную информацию, связанную с имущественным положением кандидата или способную оказать влияние на исполнение им обязанностей члена совета директоров.
В этой связи обществу, исходя из требований, предъявляемых к членам совета директоров, рекомендуется определить в уставе общества перечень тех сведений о кандидате, которые должны предоставляться акционерам. При этом лицам, выдвигающим кандидатов, рекомендуется раскрывать акционерам информацию об отказе кандидата предоставить все или часть таких сведений. Обществу рекомендуется разработать перечень информации, подлежащей раскрытию членами совета директоров после их избрания, в том числе информации, позволяющей установить аффилированность члена совета директоров с акционерами или с контрагентами общества, а также с их аффилированными лицами. Такая информация должна раскрываться в форме личного заявления избранного члена совета директоров.
2.3.2. При избрании членов совета директоров должны быть учтены мнения всех акционеров, в том числе владеющих небольшим пакетом акций. Этой цели можно достичь только в случае избрания членов совета директоров кумулятивным голосованием, что и рекомендуется закрепить в уставе независимо от того, содержит ли подобное требование законодательство для конкретного общества.
Избрание членов совета директоров кумулятивным голосованием является важной гарантией защиты прав миноритарных акционеров. Обществу следует разработать для акционеров понятные и простые инструкции и процедуры реализации их права избирать совет директоров кумулятивным голосованием.
2.3.3. В законодательстве содержатся ограничения на участие в совете директоров генерального директора и членов правления общества. Однако законодательство не устанавливает процедуры, обеспечивающей соблюдение этих ограничений при избрании членов совета директоров. Отсутствует также процедура, позволяющая обеспечить включение в состав совета директоров необходимого количества независимых директоров. В результате может быть избран состав совета директоров, не отвечающий требованиям законодательства или рекомендациям настоящего Кодекса. Поэтому обществу в его внутренних документах рекомендуется предусмотреть меры, которые должны быть предприняты для выполнения требований законодательства. В частности, целесообразно предусмотреть, чтобы до начала выдвижения кандидатов в члены совета директоров акционеры были проинформированы о требованиях законодательства к составу совета директоров и о последствиях их несоблюдения. Помимо этого, в списке кандидатов в члены совета директоров относительно каждого кандидата рекомендуется указать, является ли он генеральным директором, членом правления, должностным лицом или работником общества, а также отвечает ли требованиям, предъявляемым к независимым директорам.
Если число кандидатов в члены совета директоров, на которых распространяется ограничение, превышает количество, установленное законодательством или рекомендациями настоящего Кодекса, совету директоров совместно с исполнительными органами общества рекомендуется определить, какая кандидатура является лучшей с точки зрения возможности выполнения обязанностей члена совета директоров и кто из кандидатов пользуется наибольшим доверием акционеров. При этом предпочтение рекомендуется отдавалось независимым директорам. Остальным кандидатам желательно снять свои кандидатуры, а если этого не произойдет, совету директоров в процессе подготовки и проведения общего собрания следует довести до акционеров свои рекомендации по голосованию.
3. Обязанности членов совета директоров
3.1. Члены совета директоров должны добросовестно и разумно выполнять возложенные на них обязанности в интересах общества.
3.1.1. Состав акционеров общества, как правило, неоднороден. При этом акционеры имеют различные интересы, для реализации которых они стремятся избрать в совет директоров своих кандидатов. Тем не менее, члены совета директоров должны действовать в интересах общества, независимо от того, кем была предложена их кандидатура и кто из акционеров голосовал за их избрание.
Обязанность члена совета директоров действовать добросовестно и разумно в интересах общества подразумевает, что при осуществлении своих прав и исполнении обязанностей, предусмотренных законодательством, уставом и иными внутренними документами общества, он должен проявлять заботливость и осмотрительность, которых следует ожидать от хорошего руководителя в аналогичной ситуации при аналогичных обстоятельствах.
3.1.2. Эффективность работы членов совета директоров (прежде всего неисполнительных директоров) в значительной мере зависит от формы, сроков и качества получаемой ими информации. Та информация, которая периодически предоставляется исполнительными органами, не всегда достаточна для надлежащего исполнения членом совета директоров своих обязанностей.
В этой связи членам совета директоров рекомендуется требовать предоставления им дополнительной информации, когда такая информация необходима для принятия взвешенного решения. Обязанность должностных лиц общества предоставить членам совета директоров такую информацию должна быть закреплена во внутренних документах общества.
3.1.3. Деятельность членов совета директоров в интересах общества требует доверия к ним со стороны акционеров и, следовательно, исключения возможности оказания какого-либо постороннего влияния на члена совета директоров с целью спровоцировать его на совершение действия или принятие решения в ущерб указанным интересам.
В частности, члены совета директоров и их аффилированные лица не должны принимать подарки от лиц, заинтересованных в принятии решений, связанных с исполнением ими своих обязанностей, равно как и пользоваться какими-либо иными прямыми или косвенными выгодами, предоставленными такими лицами (за исключением символических знаков внимания в соответствии с общепринятыми правилами вежливости или сувениров при проведении официальных мероприятий), что должно быть специально отражено во внутреннем документе общества.
3.1.4. Обязанности члена совета директоров не могут эффективно исполняться, если существует конфликт между интересами общества и личными интересами члена совета директоров. К возникновению конфликта интересов, в частности, может привести заключение сделок, в которых член совета директоров прямо или косвенно заинтересован, приобретение акций (долей) конкурирующих с обществом юридических лиц, а также занятие должностей в таких юридических лицах, либо установление с ними договорных отношений.
Поэтому членам совета директоров рекомендуется воздерживаться от действий, которые приведут или потенциально способны привести к возникновению конфликта между их интересами и интересами общества, а в случае наличия или возникновения такого конфликта – раскрывать информацию о нем совету директоров и принимать меры к соблюдению порядка совершения действий или заключения сделок, в которых у члена совета директоров есть заинтересованность.
Кроме этого, члену совета директоров рекомендуется воздерживаться от голосования по вопросам, в принятии решений по которым у него имеется личная заинтересованность. При этом член совета директоров должен незамедлительно раскрывать совету директоров через секретаря общества как сам факт такой заинтересованности, так и основания ее возникновения.
3.1.5. Члены совета директоров при осуществлении своих обязанностей должны учитывать интересы других лиц – работников, контрагентов общества, государства и муниципальных образований, на территории которых находится общество или его обособленные структурные подразделения.
3.2. Членам совета директоров рекомендуется активно участвовать в заседаниях совета директоров и комитетов совета директоров.
3.2.1. Избирая члена совета директоров, акционеры рассчитывают на то, что в своей работе в качестве члена совета директоров он в максимальной степени проявит личные и профессиональные качества. Поэтому каждому члену совета директоров следует активно участвовать в работе совета директоров, в частности, в обсуждении вопросов повестки дня заседаний совета директоров, в голосовании по этим вопросам, а также в работе комитетов совета директоров. В этой связи членам совета директоров рекомендуется заранее уведомлять совет директоров о невозможности своего участия в заседании совета с объяснением причин.
3.2.2. Законодательство предусматривает, что каждый член совета директоров вправе требовать созыва заседания совета директоров. Активное участие в деятельности совета директоров предполагает также, что каждый член совета директоров должен требовать созыва заседания совета директоров для обсуждения какого-либо вопроса, если, по его мнению члена совета директоров, этот вопрос нуждается в оперативном обсуждении в интересах общества и требует принятия по нему решения совета директоров.
3.2.3. Члены совета директоров должны иметь достаточно времени для выполнения своих функций. Поэтому совету директоров общества рекомендуется разработать для своих членов правила их участия в работе советов директоров других обществ, которые должны ими соблюдаться в случае выдвижения в состав советов директоров других обществ или при принятии предложений о выдвижении их кандидатур на иные должности в другие общества.
3.3. Член совета директоров не должен разглашать и использовать в личных интересах или в интересах третьих лиц конфиденциальную информацию об обществе и инсайдерскую информацию.
Использование конфиденциальной и инсайдерской информации об обществе членом совета директоров и другими лицами может подорвать доверие к обществу, а также нанести ущерб акционерам и кредиторам общества. В этой связи членам совета директоров следует принимать меры для защиты такой информации. Кроме того, члены совета директоров, имеющие доступ к конфиденциальной информации об обществе, не должны сообщать ее иным лицам, не имеющим доступа к такой информации, а также использовать ее в своих интересах или в интересах других лиц, что также рекомендуется установить во внутреннем документе общества. Кроме того, рекомендуется предусмотреть ответственность за несоблюдение этого требования в договоре с членом совета директоров.
Для создания эффективного механизма предотвращения и выявления случаев использования конфиденциальной или инсайдерской информации в обществе рекомендуется предусмотреть обязанность членов совета директоров письменно уведомлять совет директоров, в частности, о намерении совершить сделки с ценными бумагами общества или его дочерних (зависимых) обществ, а также раскрывать информацию о совершенных ими сделках с такими ценными бумагами в порядке, установленном для раскрытия информации о существенных фактах.
В договорах с членами совета директоров рекомендуется предусмотреть их обязанность не разглашать конфиденциальную и инсайдерскую информацию в течение 10 лет после завершения работы в обществе.
3.4. Рекомендуется, чтобы обязанности членов совета директоров были четко сформулированы и закреплены во внутренних документах общества.
Знание каждым членом совета директоров своих обязанностей и предоставленных ему прав имеет принципиальное значение для обеспечения эффективности осуществления советом директоров своих функций. Кроме того, четкое определение обязанностей членов совета директоров увеличивает возможность привлечения их к ответственности в случаях, предусмотренных законодательством. В этой связи рекомендуется разработать и закрепить во внутренних документах общества подробный перечень обязанностей членов совета директоров, исполнение которых позволит им наиболее эффективно осуществлять свои функции.
Вместе с тем, исполнение обязанностей, возложенных на членов совета директоров, невозможно без наделения их соответствующими правами. Поэтому во внутренних документах общества рекомендуется также определить перечень прав, предоставляемых членам совета директоров, предусмотрев, в частности, их право требовать получения необходимой информации от исполнительных органов общества.
4. Организация деятельности совета директоров
4.1. Председатель совета директоров должен обеспечивать эффективную организацию деятельности совета директоров и взаимодействие его с иными органами общества.
4.1.1. Совет директоров возглавляется председателем, который призван обеспечить успешное решение советом директоров его задач. Способность председателя совета директоров надлежащим образом исполнять свои обязанности зависит не только от наличия у него соответствующих полномочий, которые должны быть максимально полно установлены внутренними документами общества, но и от его личных и профессиональных качеств. Председателем совета директоров рекомендуется назначать лицо, имеющее безупречную репутацию профессионала в сфере деятельности общества и значительный опыт работы на руководящих должностях, в честности, принципиальности, приверженности интересам общества которого отсутствуют какие-либо сомнения, и пользующееся безусловным доверием акционеров и членов совета директоров.
4.1.2. Председатель совета директоров отвечает за формирование повестки дня заседаний совета директоров, организует выработку наиболее эффективных решений по вопросам повестки дня и, при необходимости, свободное обсуждение этих вопросов, а также доброжелательную и конструктивную атмосферу проведения заседаний совета директоров. Во внутренних документах общества рекомендуется предусмотреть обязанность председателя совета директоров принимать все необходимые меры для своевременного предоставления членам совета директоров информации, необходимой для принятия решений по вопросам повестки дня, поощрять членов совета директоров к свободному выражению своих мнений по указанным вопросам и к их открытому обсуждению, брать на себя инициативу при формулировании проектов решений по рассматриваемым вопросам.
4.1.3. Председатель совета директоров должен обеспечить возможность членам совета директоров высказать свою точку зрения по обсуждаемым вопросам, способствовать поиску согласованного решения членами совета директоров в интересах акционеров. При этом он должен проявлять принципиальность и действовать в интересах общества.
4.1.4. Председателю совета директоров рекомендуется поддерживать постоянные контакты с иными органами и должностными лицами общества. Такие контакты должны иметь своей целью не только своевременное получение максимально полной и достоверной информации, необходимой для принятия советом директоров решений, но и обеспечение там, где это возможно, эффективного взаимодействия этих органов и должностных лиц между собой и с третьими лицами.
4.1.5. Председатель совета директоров должен обеспечивать эффективную работу комитетов совета директоров, принимая на себя инициативу в выдвижении членов совета директоров в состав того или иного комитета, исходя из их профессиональных и личных качеств и учитывая предложения членов совета директоров по формированию комитетов, обеспечивая в случае необходимости вынесение вопросов, рассматриваемых комитетом, на рассмотрение совета директоров в целом. Председатель совета директоров должен также принимать все необходимые организационные меры для обеспечения эффективной работы комитетов совета директоров. Председателям комитетов рекомендуется информировать председателя совета директоров о работе своих комитетов.
4.2. Заседания совета директоров рекомендуется проводить регулярно в соответствии со специально разработанным планом.
4.2.1. Совет директоров должен функционировать эффективно и рационально с тем, чтобы обеспечить оптимальный процесс принятия управленческих решений в интересах общества. Поэтому очень важно, чтобы заседания совета директоров проводились регулярно.
Заседания совета директоров рекомендуется проводить по мере необходимости, как правило, не реже одного раза в шесть недель, и в соответствии с утвержденным советом директоров планом проведения заседаний совета директоров на срок его полномочий, содержащим перечень вопросов, которые будут рассматриваться на соответствующих заседаниях. Такой перечень, который сможет изменяться и дополняться, должен формироваться с учетом мнения лиц и органов, имеющих в соответствии с законодательством и уставом общества право требовать созыва заседания совета директоров.
4.2.2. Не позднее одного месяца с даты проведения общего собрания акционеров, на котором был избран совет директоров, рекомендуется проводить первое заседание совета директоров для определения, подтверждения либо корректировки приоритетных направлений деятельности совета директоров, формирования его комитетов и избрания председателей комитетов.
4.2.3. Для обеспечения эффективности работы совета директоров рекомендуется разработать и закрепить во внутренних документах общества порядок проведения заседаний совета директоров.
4.3. В обществе должна допускаться возможность проведения заседаний совета директоров как в очной, так и в заочной формах.
4.3.1. Наилучшей формой проведения заседания совета директоров является очная форма, которая дает возможность обсуждения вопросов повестки дня членами совета директоров. Такое обсуждение возможно только в случае совместного присутствия членов совета директоров в месте проведения заседания.
В уставе обществе рекомендуется закрепить положение о том, что при проведении заседаний совета директоров в очной форме учитываются письменные мнения отсутствующих членов совета директоров, но при этом голоса отсутствующих членов совета директоров, высказавших свое мнение в письменном виде, не учитываются при определение кворума на заседании совета директоров.
4.3.2. Учитывая необходимость оперативного решения вопросов, относящихся к компетенции совета директоров, в уставе или в иных внутренних документах общества рекомендуется предусмотреть возможность проведения заседаний совета директоров в заочной форме. В этом случае необходимо определить порядок и сроки направления каждому члену совета директоров бюллетеня для голосования и получения заполненного бюллетеня. При определении указанных сроков следует исходить из того, что они должны быть разумными и достаточными для получения бюллетеней и принятия решений по содержащимся в них вопросам.
4.4. Рекомендуется, чтобы форма проведения заседания совета директоров определялась с учетом важности вопросов повестки дня.
Учитывая, что только очная форма проведения заседаний совета директоров позволяет организовать обсуждение вопросов повестки дня, наиболее важные вопросы должны решаться на заседаниях, проводимых в очной форме.
По следующим вопросам рекомендуется принимать решения только на очном заседании совета директоров:
(1) утверждение приоритетных направлений деятельности и финансово-хозяйственного плана общества;
(2) созыв годового общего собрания акционеров и принятие решений, необходимых для его созыва и проведения;
(3) предварительное утверждение годового отчета общества;
(4) созыв или отказ в созыве внеочередного общего собрания акционеров;
(5) избрание и переизбрание председателя совета директоров;
(6) образование исполнительных органов общества и досрочное прекращение их полномочий, если уставом общества это отнесено к компетенции совета директоров;
(7) приостановление полномочий единоличного исполнительного органа общества и назначение временного единоличного исполнительного органа, если уставом общества образование исполнительных органов не отнесено к компетенции совета директоров;
(8) вынесение на рассмотрение общего собрания акционеров предложений о реорганизации или ликвидации общества.
(9) увеличение уставного капитала путем размещения дополнительных акций в пределах количества и категорий (типов) объявленных акций, если уставом общества это отнесено к компетенции совета директоров.
4.5. Порядок созыва и подготовки к проведению заседания совета директоров должен обеспечивать членам совета директоров возможность надлежащим образом подготовиться к его проведению.
4.5.1. Этап созыва и подготовки к проведению заседания совета директоров важен для обеспечения принятия взвешенных решений. Для этого уведомление членов совета директоров о созыве заседания совета директоров, форме проведения и повестке дня этого заседания необходимо осуществлять в срок, позволяющий им выработать позицию по вопросам повестки дня.
4.5.2. Принятие решений по вопросам повестки дня заседания совета директоров невозможно без изучения материалов, относящихся к вопросам повестки дня и необходимых для выработки позиции по этим вопросам. Поэтому одновременно с уведомлением о созыве заседания совета директоров членам совета директоров рекомендуется направлять указанные материалы. Перед обсуждением вопросов, предварительное рассмотрение которых осуществлялось комитетами совета директоров, члены совета директоров должны иметь возможность заранее ознакомиться с заключениями соответствующих комитетов.
4.5.3. Внутренними документами общества рекомендуется предусмотреть наиболее приемлемые для членов совета директоров форму уведомления о заседании совета директоров и порядок направления (предоставления) информации (в том числе посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи).
4.5.4. Если повестка дня заседания совета директоров включает вопрос о выборе генерального директора, членов правления, то рекомендуется, чтобы членам совета директоров предоставлялось письменное согласие кандидата занять соответствующую должность. При отсутствии письменного согласия рекомендуется обеспечить личное присутствие кандидата на заседании совета директоров и подтверждение им в устной форме своего согласия занять соответствующую должность, прежде чем вопрос об избрании данного кандидата будет поставлен на голосование.
4.6. Членам совета директоров следует обеспечить возможность получения всей информации, необходимой для исполнения их обязанностей.
В связи с тем, что законодательство и, в ряде случаев, внутренние документы общества возлагают на членов совета директоров определенную ответственность за принятые ими решения, очень важно, чтобы члены совета директоров получили всю необходимую информацию и имели возможность задавать вопросы исполнительным органам и должностным лицам общества и получать на них ответы.
Поэтому в обществе необходимо создать систему, обеспечивающую регулярное поступление информации членам совета директоров о наиболее важных событиях в финансово-хозяйственной деятельности общества, а также об иных событиях, затрагивающих интересы акционеров.
Кроме того, во внутренних документах общества рекомендуется предусмотреть обязанность генерального директора, членов правления и руководителей основных структурных подразделений общества своевременно предоставлять полную и достоверную информацию по вопросам повестки дня заседаний совета директоров и по запросам любого члена совета директоров, а также определить ответственность за неисполнение указанной обязанности.
Рекомендуется также предусмотреть, что информация предоставляется исполнительными органами в соответствии с установленными в обществе процедурами, в частности, если в обществе введена должность секретаря общества, – через секретаря общества.
4.7. В совете директоров создаются комитеты для предварительного рассмотрения наиболее важных вопросов, относящихся к компетенции совета директоров.
4.7.1. Необходимым условием эффективного осуществления функций совета директоров является создание комитетов совета директоров. Данные комитеты предназначены для предварительного рассмотрения наиболее важных вопросов и подготовки рекомендаций совету директоров для принятия решений по таким вопросам. Исходя из основных функций совета директоров, в уставе общества рекомендуется предусмотреть необходимость создания комитетов по стратегическому планированию, аудиту, кадрам и вознаграждениям, урегулированию корпоративных конфликтов. Совет директоров может также создавать и другие постоянно действующие или временные (для решения определенных вопросов) комитеты, какие он сочтет необходимым, в частности, комитет по управлению рисками, комитет по этике.
Создание таких комитетов, состоящих из членов совета директоров, обладающих большим опытом и знаниями в соответствующей сфере, повысит эффективность и качество работы совета директоров, и, как следствие, создаст эффективные механизмы контроля за деятельностью исполнительных органов.
4.7.2. В целях упорядочения деятельности комитетов совету директоров рекомендуется утвердить внутренний документ, предусматривающий порядок их формирования и работы.
Количественный состав комитетов следует определять таким образом, чтобы он позволял проводить всестороннее обсуждение рассматриваемых вопросов с учетом различных мнений.
Поскольку участие в работе комитета требует от членов совета директоров обстоятельного рассмотрения каждого вопроса, обсуждаемого комитетом, рекомендуется ограничить возможность участия членов совета директоров в работе нескольких комитетов.
В случае необходимости к работе комитетов могут привлекаться эксперты, обладающие необходимыми профессиональными знаниями для работы в конкретном комитете.
4.7.3. Основная роль в организации деятельности комитета принадлежит его председателю, главной задачей которого является обеспечение объективности при выработке комитетом рекомендаций совету директоров. Поэтому рекомендуется, чтобы комитеты совета директоров возглавлялись членами совета директоров, не являющимися должностными лицами общества, если в Кодексе отсутствует специальные рекомендации относительно кандидатур председателей конкретных комитетов.
4.8. Комитет по стратегическому планированию способствует повышению эффективности деятельности общества в долгосрочной перспективе.
Комитет по стратегическому планированию призван играть основную роль в определении стратегических целей деятельности общества, разработке приоритетных направлений его деятельности, выработке рекомендаций по дивидендной политике общества, оценке эффективности деятельности общества в долгосрочной перспективе и выработке рекомендаций совету директоров по корректировке существующей стратегии развития общества, исходя из необходимости увеличения эффективности деятельности общества с учетом тенденций на товарных рынках и рынках капитала, результатов деятельности общества и его конкурентов, а также других факторов.
4.9. Комитет по аудиту обеспечивает контроль совета директоров за финансово-хозяйственной деятельностью общества.
Комитет по аудиту обеспечивает фактическое участие совета директоров в осуществлении контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества. В своей работе комитет по аудиту исходит из того, что профессиональная осведомленность членов советов директоров в отношении финансово-хозяйственной деятельности общества необходима для того, чтобы совет директоров был в состоянии проконтролировать исполнение финансово-хозяйственного плана общества, эффективность работы системы внутреннего контроля и управления рисками общества.
Одной их важнейших функций комитета по аудиту является выработка рекомендаций совету директоров по выбору независимой аудиторской организации, а также взаимодействие с ревизионной комиссией общества и аудиторской организацией (аудитором) общества.
4.10. Комитет по кадрам и вознаграждениям способствует привлечению к управлению обществом квалифицированных специалистов и созданию необходимых стимулов для их успешной работы.
4.10.1. К функциям комитета по кадрам и вознаграждениям рекомендуется отнести:
(1) определение критериев подбора кандидатов в члены совета директоров;
(2) выработку политики общества в области вознаграждения, которая определяет принципы и критерии определения размера вознаграждения членов совета директоров, генерального директора, членов правления, управляющей организации (управляющего), руководителей основных структурных подразделений общества и иных выплат в пользу указанных лиц за счет общества (в том числе страхование жизни, здоровья, негосударственное пенсионное обеспечение), а также критерии оценки их деятельности;
(3) определение критериев подбора кандидатур генерального директора (управляющей организации, управляющего), членов правления,руководителей основных структурных подразделений общества;
(4) разработку условий договоров с генеральным директором (управляющей организацией, управляющим) и членами правления;
(5) предварительную оценку кандидатур генерального директора (управляющей организации, управляющего), членов правления;
(6) регулярную оценку деятельности генерального директора (управляющей организации, управляющего), членов правления общества и подготовку для совета директоров предложений по возможности их повторного назначения;
(7) рассмотрение и одобрение кадровой политики общества, в том числе вопросы заработной платы.
4.10.2. При определении критериев отбора кандидатур генерального директора (управляющей организации, управляющего), членов правления, руководителей основных структурных подразделений общества, а также при выработке политики в области вознаграждения необходимо учитывать круг обязанностей, требуемые вид и уровень квалификации, опыт, личные и деловые качества кандидатов, уровень оплаты труда, сложившийся в данном обществе и по отрасли в целом, а также принимать во внимание финансовое положение общества. Комитету по кадрам и вознаграждениям следует осуществлять постоянный мониторинг соответствия указанных критериев и политики в области вознаграждения, стратегии развития общества, его финансовому положению, а также ситуации на рынке труда.
При выработке предложений по определению размера вознаграждения генерального директора (управляющей организации, управляющего) или члена правления общества, комитет руководствуется существующей в обществе политикой в области вознаграждения, интересами и стратегией развития общества.
4.10.3. С целью обеспечения должной объективности рекомендаций комитета по кадрам и вознаграждениям в состав этого комитета рекомендуется включать только независимых директоров. В тех случаях, когда это невозможно в силу объективных причин, комитет, по меньшей мере, должен возглавляться независимым директором и состоять из членов совета директоров, не являющихся должностными лицами общества.
4.11. Комитет по урегулированию корпоративных конфликтов способствует предотвращению и эффективному разрешению корпоративных конфликтов с участием акционеров общества.
Одним из наиболее важных условий обеспечения прав и интересов акционеров является создание в обществе механизма, позволяющего разрешать конфликты, возникающие внутри общества, а также между обществом и акционерами. Существенную роль в разрешении таких конфликтов призван играть комитет совета директоров по урегулированию корпоративных конфликтов.
Для объективной оценки корпоративного конфликта и его эффективного урегулирования в состав комитета рекомендуется включать только независимых директоров. В тех случаях, когда это невозможно в силу объективных причин, рекомендуется, чтобы комитет, по крайней мере, возглавлялся независимым директором и состоял из членов совета директоров, не являющихся должностными лицами общества.
4.12. Комитет по этике способствует соблюдению обществом этических норм и построению доверительных отношений в обществе.
Комитет по этике формулирует этические правила деятельности общества с учетом его отраслевой принадлежности. Обществу рекомендуется разработать внутренний документ, утверждаемый советом директоров и содержащий этические правила деятельности общества (далее – Правила этики).
Такие Правила должны отражать социальную ответственность общества, в частности, за соблюдение стандартов качества продукции, норм экологической безопасности, а также осознание обществом необходимости разработки и внедрения новых технологий, улучшения условий труда. Кроме того, Правила этики должны препятствовать использованию служебного положения сотрудниками общества во вред обществу и третьим лицам, в том числе путем незаконного использования конфиденциальной и инсайдерской информации. Правила этики формулируются для того, чтобы отразить основные социальные ценности общества, в том числе честность, взаимоуважение, справедливость, а также такие принципы коммерческой деятельности, как прибыльность, удовлетворение потребностей клиентов, высокое качество продукции, охрана здоровья работников, безопасность и эффективность труда. Рекомендуется, чтобы комитет по этике помогал выявлять и предупреждать нарушения закона и этических норм.
4.13. В уставе общества рекомендуется предусмотреть право акционеров требовать созыва заседания совета директоров.
Акционеры должны иметь возможность оказывать влияние на деятельность совета директоров. Обществам рекомендуется предусмотреть в уставе или во внутренних документах право акционеров инициировать рассмотрение на заседании совета директоров вопросов, которые, по их мнению, важны для общества.
В то же время, совет директоров является самостоятельным органом общества, который не должен быть подвержен неоправданному влиянию со стороны других органов общества и акционеров. С учетом этого в уставе или в ином внутреннем документе общества, регламентирующем деятельность совета директоров, рекомендуется предусмотреть право требовать проведения заседания совета директоров только для акционеров, владеющих 2 и более процентами голосующих акций, и только для рассмотрения вопросов, перечень которых также следует определить в уставе общества.
4.14. Процедура определения кворума заседаний совета директоров должна обеспечивать участие неисполнительных и независимых директоров.
Кодекс предусматривает участие в совете директоров неисполнительных и независимых директоров. Обществу необходимо обеспечить реальное участие данных директоров в принятии решений советом директором. В связи с этим обществу рекомендуется таким образом урегулировать в уставе порядок определения кворума, чтобы была обеспечена возможность влияния независимых директоров на принятие решений советом директоров, особенно при принятии наиболее важных решений, оказывающих значительное влияние на деятельность общества.
4.15. Рекомендуется, чтобы при принятии решений по наиболее важным вопросам деятельности общества в заседании совета директоров участвовало квалифицированное большинство избранных членов совета директоров.
Законодательство предусматривает, что кворум для проведения заседания совета директоров определяется уставом общества, но не должен быть менее половины от числа избранных членов совета директоров. В целях обеспечения максимального учета мнения всех членов совета директоров при принятии решений по наиболее важным вопросам деятельности общества рекомендуется в уставе или в иных внутренних документах общества установить более высокие требования к кворуму. В частности, для утверждения приоритетных направлений деятельности и финансово-хозяйственного плана общества, утверждения дивидендной политики общества, вынесения на общее собрание акционеров вопросов о реорганизации или ликвидации общества, уменьшения (увеличения) уставного капитала общества, а также подготовки рекомендаций по размеру годовых дивидендов кворум должен составлять квалифицированное большинство в две трети от числа избранных членов совета директоров.
4.16. Для установления реального механизма ответственности членов совета директоров в обществе рекомендуется вести, наряду с протоколами, стенограммы заседаний совета директоров.
4.16.1. Законодательством возлагается ответственность за принятые советом директоров решения, повлекшие причинение обществу убытков, только на тех членов совета директоров, которые голосовали за принятие таких решений. Поэтому важно обеспечить ведение стенограмм заседаний совета директоров. Если в протоколах заседаний отражаются только краткие тезисы выступлений, то в стенограмме должен отражаться весь ход обсуждения вопросов с изложением предложений и аргументов, выдвигавшихся в ходе заседания каждым из членов совета директоров. Кроме того, необходимо обеспечить, чтобы вместе с протоколами и стенограммами заседаний совета директоров хранились бюллетени, принимавшие участие в голосовании по вопросам повестки дня заседаний совета директоров, а также письменные мнения членов совета директоров, отсутствовавших на заседаниях.
4.16.2. Каждому члену совета директоров должна обеспечиваться возможность получения полной информации о ходе обсуждения вопросов повестки дня на заседаниях совета директоров. Для этого следует установить процедуру, в соответствии с которой всем членам совета директоров направляются, наряду с копиями протоколов заседаний совета директоров, также стенограммы, а в случае проведения заседания в заочной форме – отчеты об итогах голосования.
5. Вознаграждение членов совета директоров
5.1. Рекомендуется, чтобы вознаграждение членов совета директоров было равным для всех членов совета директоров.
5.1.1. Рекомендуется, чтобы размер вознаграждений всех членов совета директоров был единым независимо от того, является ли член совета директоров исполнительным, неисполнительным или независимым директором.
5.1.2. Критерии определения размера вознаграждения членов совета директоров должны разрабатываться комитетом совета директоров по кадрам и вознаграждениям и одобряться советом директоров. Поскольку данные критерии оказывают существенное влияние на деятельность совета директоров, рекомендуется включить их во внутренний документ общества, регулирующий деятельность совета директоров. Тем самым будет создан прозрачный и доступный для акционеров механизм контроля за деятельностью членов совета директоров и назначения им вознаграждения.
5.1.3. В годовом отчете общества рекомендуется отражать результаты оценки деятельности совета директоров, а также информацию об общей сумме, выплаченной в качестве вознаграждения и (или) компенсаций членам совета директоров.
6. Ответственность членов совета директоров
6.1. Члены совета директоров несут ответственность за ненадлежащее исполнение ими своих обязанностей.
6.1.1. Одним из эффективных средств обеспечения надлежащего исполнения членами совета директоров их обязанностей является предусмотренная законодательством ответственность перед обществом за убытки, причиненные обществу их виновными действиями. Обществу рекомендуется активно использовать право обращаться в суд с требованиями о возмещении убытков членами совета директоров не только для того, чтобы возместить понесенные им потери, но также и для того, чтобы стимулировать действующих членов совета директоров исполнять свои обязанности надлежащим образом.
Вместе с тем, необходимо иметь в виду, что управление обществом представляет собой сложный процесс, сопряженный с возможностью того, что решения, принятые советом директоров в результате разумного и добросовестного исполнения их обязанностей, окажутся все же неверными и повлекут негативные последствия для общества.
Поскольку одним из оснований ответственности члена совета директоров является вина, то привлечение его к ответственности зависит от того, действовал ли член совета директоров при исполнении своих обязанностей разумно и добросовестно, то есть проявил ли он заботливость и осмотрительность, которые следует ожидать от хорошего руководителя, и принял ли он все меры для надлежащего исполнения своих обязанностей. Член совета директоров считается действующим разумно и добросовестно, если он лично не заинтересован в принятии конкретного решения и внимательно изучил всю информацию, необходимую для принятия решения; при этом иные сопутствующие обстоятельства должны свидетельствовать о том, что он действовал исключительно в интересах общества.
Соблюдение данного подхода чрезвычайно важно, поскольку в противном случае совет директоров может утратить инициативу и стать препятствием для принятия успешного решения.
6.1.2. Обществу рекомендуется принимать меры к прекращению полномочий виновных в причинении убытков членов совета директоров и привлечению их к ответственности за нарушения своих обязательств перед обществом. Обществу также рекомендуется за счет собственных средств осуществлять страхование ответственности членов совета директоров, с тем чтобы в случае причинения убытков обществу или третьим лицам действиями членов совета директоров, эти убытки могли быть возмещены за счет средств страховой компании.
Страхование ответственности членов совета директоров позволит не только повысить эффективность гражданско-правовой ответственности, но и убедить стать членами совета директоров компетентных специалистов, которые, в противном случае, опасались бы предъявления к ним крупных исков.