Узагальнення та оформлення результатів комплексної ревізії
Тема 3. ОФОРМЛЕННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ КОМПЛЕКСНОЇ РЕВІЗІЇ ТА ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ
Узагальнення та оформлення результатів комплексної ревізії.
Форми реалізації матеріалів ревізії та прийняття рішень за результатами ревізії.
Організація контролю за виконанням рішень прийнятих за результатами комплексної ревізії.
Узагальнення та оформлення результатів комплексної ревізії
Важливе значення в ревізії мають такі принципи, як раптовість, активність, безперервність, гласність та ін. Але не менш важливу роль для реалізації цих принципів відіграє письмове закріплення дій ревізора.
Письмове оформлення результатів ревізії - одне з найважливіших завдань. Своєчасне і якісне оформлення ревізорських документів - необхідна умова успішного та ефективного проведення ревізії. Документи, що підтверджують виконання ревізором програми ревізії, і вимоги інструкції про техніку її проведення, є засобом фіксації виявлених фактів і правил їх підтвердження.
Оформлення ревізійних документів не можна розглядати як технічний прийом. Процедури проведення ревізії сприяють найбільш повному вивченню сутності письмових фактів, їх змісту і законності. Засоби фіксації результатів ревізії і сутність виявлених ревізією фактів нерозривно пов'язані між собою.
Особливість підтвердження фактів в ревізії полягає в тому, що ревізор на підставі виявлених порушень (відхилень) робить висновки, які слід у встановленому порядку і належним чином закріпити (зафіксувати) в акті ревізії, а речові докази, наприклад, підроблені документи, що збережені та вилучені, додати до акту ревізії. Без цього виявлені в ході ревізії порушення чи зловживання не мають ревізійного підтвердження.
Обов'язкове складання ревізорських документів в ході ревізії необхідне і для тих висновків, до яких приходить ревізор, наприклад, про неповне оприбуткування грошей в касі, недостачу основних засобів на підприємстві тощо. Без відповідних документів не можна сформулювати висновки з будь-якого факту, встановленого ревізією.
Матеріали ревізії за змістом інформації про законність та ефективність діяльності обревізованих підприємств мають значення первинних або похідних джерел підтвердження виявлених фактів порушення. До первинних ревізорських документів відносяться такі, які фіксують встановлений факт, подію, явище на момент їх виявлення, а до похідних - за основу яких беруться дані, що містяться в інших документах.
Практикою вироблено багато ревізорських документів - близько 50 різних найменувань, які умовно можна поділити на основні (обов'язкові) і допоміжні.
До основнихревізорських документів відносять такі, що складаються в ході кожної ревізії і містять інформацію про всі питання, що перевіряються, фіксують і закріплюють виконані ревізорські дії і підтвердження, відображають рух матеріалів ревізії. Основні ревізорські документи це:
Плани, завдання і програма ревізії - документи, що складаються в ході підготовки і проведення ревізії та визначають коло діяльності ревізора (програма комплексної ревізії господарської діяльності, план проведення комплексної ревізії, оперативний план проведення інвентаризацій).
Акти - документи ревізорського оформлення, в яких посадова особа, що проводить ревізію, фіксує порядок і результати ревізійних дій. У зв'язку з виконанням багатьох контрольних процедур в ревізійній практиці складається більше 10 різних актів. В залежності від характеру таких дій акти поділяються на:
- основний акт ревізії - найважливіший документ, що узагальнює результати ревізії. В ньому фіксується стан господарської діяльності підприємства, відображаються виявлені недоліки та порушення діючих законів, положень, інструкцій, випадки зловживань, крадіжок і недостач, а також і позитивні сторони його роботи, застосування прогресивних прийомів і методів організації виробництва, праці тощо. Різновидом основного акту ревізії є акт комплексної ревізії. Його складають у тому випадку, якщо в ревізії брали участь відповідні спеціалісти.
- часткові (проміжні) акти ревізії - це документи, якими оформлюють результати інвентаризації грошових коштів, запасів, а також взаємної звірки розрахунків з покупцями та постачальниками, різними дебіторами та кредиторами. В них відображають виявлені недостачі, розкрадання або розбіжності в розрахунках після дослідження документів, бухгалтерських записів і проведення зустрічних перевірок. В часткових актах слід відобразити пояснення посадових осіб, відповідальних за ділянку роботи, що перевірялась. Часткові акти підписують ревізор, бухгалтер і матеріально відповідальна особа. Форма таких актів залежить від характеру операцій і питань, що перевіряються. Зафіксовані в проміжному акті порушення, зловживання стисло викладаються у загальному акті ревізії, а проміжний акт розглядається як документ, що їх підтверджує.
- разові акти ревізії - документи, в яких відображають результати дослідження документів і операцій, проведених експериментів, а також окремі факти порушень та зловживань, які не знайшли відображення в часткових актах ревізії.
Інвентаризаційні описи - це документи, що складаються в момент проведення інвентаризації і підтверджують фактичну наявність активів на певну дату та інших об'єктів, що підлягають інвентаризації. Інвентаризаційні описи оформлюються інвентаризаційною комісією за встановленими формами. Форми інвентаризаційних описів різноманітні у зв'язку з тим, що об'єкти, які в них записуються, мають неоднакову характеристику.
Пояснення - письмовий документ, складений відповідальними особами на вимогу ревізора у виправдання або підтвердження фактів, що перевіряються. Пояснення також складаються, коли матеріально відповідальна особа відмовляється підписати акт ревізії.
Обов'язкові вказівки ревізора - це документ, який складається ревізором з метою усунення причин і умов, що сприяють виникненню господарських порушень.
Висновки ревізора - це документ, який завершує ревізійний процес складанням висновку про встановлені ревізією факти. В них підводяться підсумки ревізії, викладається сутність виявлених фактів і формулюються причини їх виникнення. Висновки складаються ревізором, який проводив ревізію, і підлягають обов'язковому затвердженню керівником ревізійного органу. Законодавче не передбачено складання висновків ревізора, однак практика свідчить про їх необхідність.
Рішення за матеріалами ревізії - це основний документ органу, що призначив ревізію, який зобов'язаний в 20-денний строк вжити заходи щодо усунення порушень, виявлених ревізією, і притягнути до відповідальності винних осіб.
Рішення ревізійного органу - це документ, який складається з метою усунення порушень, виявлених ревізією, притягнення винних осіб до відповідальності або використання на інших підприємствах позитивного досвіду роботи, виявленого в процесі ревізії.
Накопичувальні відомості (описи) ревізора - це документи, які накопичують встановлені факти невиробничого та протизаконного витрачання засобів, порушення фінансової і штатної дисципліни, недоліки в організації бухгалтерського обліку та складанні звітності, інші порушення, якщо вони не були оформлені частковими або разовими актами ревізії.
Однорідні за характером та часто повторювані порушення групуються у відомостях порушень, які можуть складатись за видами порушень і за об'єктом вивчення.
Довідки спеціалістів, які брали участь у ревізії, складаються у разі залучення до ревізії сторонніх осіб - спеціалістів з окремих питань.
Таблиці, розрахунки, схеми - документи, які складає ревізор в обґрунтування перевірених ним фактів, подій, явищ.
За допомогою таблиць оформлюють результати хронологічного (поопераційного) аналізу однорідних операцій, контрольного порівняння тощо. Правильність списання природного убутку оформлюють розрахунками, розміщення матеріалів - схемою тощо.
Допоміжниминазивають ті види документів, які залежно від конкретних обставин, виявлених фактів порушень і зібраних в ході ревізії матеріалів не обов'язково складаються по кожній ревізії. Допоміжні документи сприяють прийняттю правильних рішень ревізором і органом, який призначив ревізію, забезпеченню прав учасників ревізійного процесу, виконанню ними своїх обов'язків, своєчасному і належному виконанню ревізійних дій, збереженню речових доказів. Вони, як і обов'язкові, також важливі і повинні складатись з урахуванням конкретних обставин. До допоміжних документів відносять наступні:
Розписка - документ, який складається в довільній формі посадовою або матеріально відповідальною особою і додасться до матеріалів ревізії, з метою уникнення непорозумінь.
Зобов'язання - документ, що надається особою, яка заподіяла шкоду, ревізору або адміністрації підприємства про добровільне погашення боргу або шкоди.
Окреме доручення - документ, на підставі якого ревізор в період проведення ревізії доручає іншому ревізійному органу виконати необхідні ревізійні дії, а також просить надати йому допомогу в проведенні окремих ревізійних дій.
Письмове повідомлення - документ, що складається ревізором для виклику зацікавлених осіб для участі їх в інвентаризації, обстеженні, експерименті, ревізії.
Лист про вимогу пояснень - документ, який відправляється ревізором відповідним особам з вимогою надати із зазначених питань у визначений строк письмове пояснення.
Претензії, позовні заяви - документи, що складаються ревізійним органом з метою надання допомоги з відшкодування збитків підприємству, на якому була проведена ревізія.
Скарга на рішення за матеріалами ревізії - це документ, який виходить від зацікавлених в результаті ревізії осіб, або самого ревізора, внаслідок незгоди з прийнятим рішенням за результатами ревізії.
У вигляді робочого документу повинні бути оформлені всі суттєві питання, пов'язані з вивченням системи комп'ютерної обробки даних та дії ревізора по вивченню цієї системи.
Ревізор в робочій документації повинен відобразити оцінку можливостей використання програмного забезпечення, специфіка якого може суттєво вплинути на обсяг необхідних ревізійних процедур.