Контроль в системе управления
Министерство образования Рё науки Республики Казахстан
Костанайский государственный университет имени А.Байтурсынова
Кафедра управления и делового администратия.
ДОКЛАД
Контроль в системе управления
Дисциплина Менеджмент
Специальность 5B051000- Государственное местное управление
Научный руководитель:
Байжанова Л.А
Выполнил:
Шартакбаев А.
Студент 2 курса
Очной формы обучения ,
Группа 15-501-62
Костанай, 2016
Содержание:
1. Необходимость контроля………………………………3
2. Виды контроля………………………………………….5
3. Процесс контроля………………………………….……6
4. Поведенческие аспекты контроля……………….…..…9
5. Характеристики эффективного контроля……….……11
Список использованной литературы ……………………...…..13
Введение.
Термин “контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово “контроль” означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двух записях.
В течение длительного времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.
В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.
Как видно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности документов. Следующим этапом стало представление о контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.
Классики науки управления (Р¤.РЈ.Тейлор, Рђ.Файоль, Р“.Рмерсон, Р“.Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, Рђ.Файоль отмечал, что РІ любом мероприятии цель контроля состоит РІ проверке того, РІСЃРµ ли РїСЂРѕРёСЃС…РѕРґРёС‚ РІ соответствии СЃ принятым планом, действующими инструкциями Рё установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места Рё ошибки, своевременно исправить Рё РЅРµ допускать РёС… повторения
.
I. Необходимость контроля в управлении.
Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.
Руководители начинают осуществлять функцию контроля СЃ того самого момента, РєРѕРіРґР° РѕРЅРё сформулировали цели Рё задачи Рё создали организацию. Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировала успешно.
Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.
Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью, вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.
Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.
Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля.
II. Виды контроля.
Выделяют три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.
Предварительный контроль.
Основными приемами этого контроля являются реализация, Р° РЅРµ создание определенных правил, процедур Рё линий поведения. Поскольку правила Рё линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения плана, то РёС… строгое соблюдение - это СЃРїРѕСЃРѕР± убедится, что работа развивается РІ заданном направлении, Рё задачи его проверить готовность организации Рє началу работы. Ртот контроль используется РІ трех областях: человеческих, материальных, финансовых. Р’ области человеческих ресурсов контроль достигается Р·Р° счет анализа тех деловых Рё профессиональных знаний Рё навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации. Р’ области материальных ресурсов контроль осуществляется Р·Р° качеством сырья, чтобы произвести отличный товар. Р’ области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет. РћРЅ отвечает РЅР° РІРѕРїСЂРѕСЃ РєРѕРіРґР°, сколько Рё каких средств безналичных или наличных потребуется организации. РћРЅ имеет РґРІРµ разновидности диагностический Рё терапевтический. Диагностический включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы, указывающие РЅР° то, что РІ организации что-то РЅРµ РІ РїРѕСЂСЏРґРєРµ. Терапевтический позволяет РЅРµ только выявить отклонения РѕС‚ стандарта, РЅРѕ Рё принять исправительные меры.
Текущий контроль
Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.
Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, после проведения работы. Текущий контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.
Заключительный контроль
Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Хотя заключительный контроль и осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции.
III. Процесс контроля.
В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.
Первый этап процесса контроля демонстрирует, насколько близко, РІ сущности, слиты функции контроля Рё планирования. Стандарты – это конкретные цели, прогресс РІ отношении которых поддаётся изменению. Рти цели явным образом выступают РёР· процесса планирования. Р’СЃРµ стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны РёР· многочисленных целей Рё стратегий организации.
Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуется наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению, к которому можно оценить степень выполнения работы.
Масштаб допустимых отклонений и принцип исключения. Показатель результативности дает четкую и ясную цель для направления усилий членов организации. За исключением ряда специальных случаев, организациям редко бывает необходимо ни на йоту не отклоняться от поставленной цели. На самом деле, одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели.
Рзмерение результатов. Рзмерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это самый трудный Рё дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому РІРёРґСѓ деятельности, который подвергается контролю.
Передача Рё распространение информации. Распространение информации играет ключевую роль РІ обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы контроль был эффективным, необходимо обязательно довести РґРѕ сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так Рё достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя Рё доводится РґРѕ сведения ответственных Р·Р° соответствующий участок работников РІ РІРёРґРµ, легко позволяющем принять необходимое решение Рё действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Рто означает, что должна быть обеспечена эффективная СЃРІСЏР·СЊ между теми, кто устанавливает стандарты Рё теми, кто должен РёС… выполнять.
Оценка информации о результатах. Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.
После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбирать одну из трёх линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.
V. Характеристики эффективного контроля.
Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.
Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.
Контроль - это непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.
Характеристики эффективного контроля:
1.Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их.
2.Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают ее выживание в будущем.
3.Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.
4.Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.
5.Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.
6.Простота контроля. Наиболее эффективный контроль - это простейший контроль СЃ точки зрения тех целей, для которых РѕРЅ предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий Рё более экономичны. Рзбыточная сложность ведет Рє беспорядку. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен СЃ
Список литературы:
1. Герчикова Р.Рќ. Менеджмент. – Рњ.: ЮНРРўР, 1995.
2. Майкл Мескон и др., Основы менеджмента, - М., 1995 г.
3. Кочкина Рќ.Р’. Количественная оценка содержательности труда. – Рњ.: РРєРѕРЅРѕРјРёРєР°, 1987.
4.Кабушкин Рќ. Р. РћСЃРЅРѕРІС‹ менеджмента, - РњРЅ.: РќРѕРІРѕРµ знание, 2002 Рі.