Оформлення сторінки документа
ТЕМА 6. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації
План лекційного заняття
1. Основні поняття діловодства.
2. Критерії класифікації документів. Національний стандарт України.
3. Вимоги до укладання та оформлення документів.
План практичного заняття № 1
1. Класифікація документів за видами та групами. Реквізити документів та їх оформлення.
2. Особливості написання автобіографії, резюме.
3. Правила укладання заяви, типи заяв.
4. Особливості оформлення доручення.
План практичного заняття № 2
1. Реквізити пояснювальної записки, порядок їх розташування.
2. Правила укладання службової записки, рапорту.
3. Правила оформлення протоколу, витягу з протоколу.
4. Етикет службового листування. Різні типи листів та правила написання.
Перелік питань до самостійної роботи
1. Контракт, трудова угода: вимоги до змісту та оформлення.
2. Рекомендаційний лист.
3. Оформлення особового листка з обліку кадрів.
4. Роль візитних карток при встановленні ділового контакту.
Літературні джерела: [1.8; 1.9; 1.14; 1.15; 2.14].
Діяльність, яка охоплює питання документації й організації роботи з документами в процесі здійснення функцій управління називається діловодством.
Діловодство є важливою складовою частиною роботи кожної установи, організації, підприємства. В їх практичній діяльності застосовуються різні системи діловодства, але майже для всіх них обов'язковим є ведення адміністрації діловодства.
У процесі діловодства беруть участь всі працівники апарату управління: одні створюють документи, інші забезпечують їх передачу, ще інші керуються цими документами у практичній діяльності.
Документ має правове і господарське значення. Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи напрямку діяльності:
- За найменуванням: заяви, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та інші.
- За походженням: службові й особисті.
- За місцем виникнення: внутрішні (чинні лише всередині організації, де є складні), зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами).
- За призначенням: щодо особового складу, інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.
- За напрямком: вхідні і вихідні.
- За формою: стандартні (типові) і нестандартні (індивідуальні).
- За терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові (установлено строк виконання), дуже термінові.
- За ступенем гласності: для загального користування, службового користування, секретні, цілком секретні.
- За стадіями створення: оригінали, копії.
Оригінал - основний вид документа, перший і єдиний примірник. Копія - точне відтворення оригінальну (вгорі праворуч помітка “копія”). Різновиди копії: відпуск, витяг, дублікат.
Відпуск - повна копія документа. Витяг - його частина.
Дублікат - другий примірник документа, виготовлений у зв’язку з втратою оригіналу. У юридичному відношення оригінал і дублікат рівноцінні.
- За складністю і кількістю відображених питань: прості (односкладові), складні (декілька питань).
- За терміном зберігання: тимчасового ( до 10 років) тривалого (понад 10 років) постійного зберігання.
- За технікою відтворення: рукописні, відтворені механічним способом.
- За носієм інформації: на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці.
Документи щодо особового складу:
автобіографія,
заява,
пропозиція,
скарга,
характеристика.
Довідково-інформаційні документи:
анотація,
відгук,
рецензія,
висновок,
довідка,
доповідна записка,
пояснювальна записка,
запрошення, звіт,
лист, оголошення,
план,
протокол, витяг з протоколу.
Обліково-фінансові документи:
акт,
доручення, розписка, список.
Господарсько-договірні документи:
договір,
трудова угода.
Організаційні документи:
інструкція,
положення,
правила,
статут.
Розпорядчі документи:
наказ,
постанова,
розпорядження.
Документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про розумову та господарську діяльність людини. Документ має правове та господарське значення, може служити писемним доказом, а також джерелом інформації довідкового характеру.
Поняття високої культури діловодства й культури мови документів реалізуються в таких практичних вимогах:
1. Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції.
2. Документ не має права суперечити діючому законодавству й директивним вказівкам керівних органів.
3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні й реальні пропозиції або вказівки.
4. Документ слід складати за встановленою формою.
5. Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.
Окремі елементи, які складають кожний документ, називаються реквізитами. А сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.
Формуляр - це модель побудови однотипних документів
Оформлення сторінки документа
Організаційно-розпорядчі документи оформляються на папері форматом А4 (297 × 210 мм) та А5 (148 × 210 мм). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля: ліве – 35 мм, праве – не менше 8 мм, верхнє – 20 мм, а нижнє –18 мм (для формату А4) та 16 мм для формату А5. Тільки перша сторінка друкується на бланку, друга і наступні - на чистих аркушах.
Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.
Нумерація сторінок (починається з другої сторінки). Слово сторінка не пишеться, біля цифр не ставляться ніякі позначки. Номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від краю.
Якщо текст друкується з обох сторінок аркушу, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні - у лівому верхньому кутку аркуша.
Рубрикація - членування на складові частини. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.
Типовий абзац має три частини:
зачин (формується тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова),
фраза - міститься основна інформація тексту,
коментарі - підбивається підсумок того, про що йшлося в абзаці. Середня довжина абзацу – 4 речень (може бути і одне) - це внутрішньо замкнене смислове ціле.
Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф, глава, розділ, частина (вони також нумеруються).
При рубрикації тексту слід дотримуватись правил:
1. Нумерувати рубрики, коли є хоч два однорідних елементи.
2. Застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин.
3. Дотримуватись правил пунктуації при комбінованих способах нумерації.
4. Використовувати логічні короткі однозначні заголовки.
Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр 1.1.1.; 1.2.3.; 1.1.3. (розділ, підрозділ, пункт). Це дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частини документа.