Основні правила оформлення документів

Назва установи відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні.

Назва (вид, різновид) документа — обов'язковий його реквізит. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу, абонентського телеграфу, номер телефону, факсу оформляються відповідно до поштових правил.

Дата — це обов’язковий реквізит усіх документів. Документ датується днем його підписання (для наказів) або затвердження (для інструкцій). Акти і протоколи датуються днем здійснення документованих у них подій. Дату проставляє власноручно особа, яка підписує або затверджує документ. Існує два способи оформлення дати:

А) цифровий, який полягає у використанні трьох пар цифр, між якими ставиться крапка, наприклад, 02.04.2004;

Б) словесно-цифровий, який полягає у використанні слів та цифр, наприклад: 18 квітня 2003 року.

Індекс. До складу індексу входять три пари арабських цифр: перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою, третя — порядковий номер за книгою обліку.

Адресат. Листи, доповідні записки, довідки, повідомлення та інші документи адресуються до організації, установи, структурного підрозділу,, службової або приватної особи. Назва установи і структурного підрозділу подається у називному відмінку, а найменування посади і прізвища – у давальному.

Наприклад: Національна академія ДПС України

Відділ кадрів

Петренко Р.В.

Якщо документ адресовано керівникові установи, її назва входить до найменування посади і пишеться у давальному відмінку.

Наприклад: Ректорові Національної академії

ДПС України

проф. Мельнику П.В.

До реквізиту “адреса” входить поштова адреса, яка вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Кожний елемент реквізиту друкується з нового рядка.

Наприклад: Київський національний

університет ім. Т.Шевченка

Навчальна частина

Пономаренку О.П.

25060 Київ-60

вул.Грінченка, 8/2

Підпис — це обов'язковий реквізит будь-якого документа, він засвідчує законність його. Підписує документи, як правило, керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу.

Гриф затвердження. Після підписання документ затверджується, тобто засвідчується його дія на визначене коло організацій, структурних підрозділів чи приватних осіб.

Печатка. Документи, які потребують особливого засвідчення, завіряються печаткою. Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на документах, які передбачають наявність відбитка печатки правовими актами.

Простими печатками засвідчують документи, які виходять за межі організації, й розмножені примірники.

Заголовок до тексту. Кожний службовий документ, незалежно від його змісту, призначення й виду, має заголовок, який відбиває головну ідею документа (крім повідомлення і телефонограми). Він друкується в лівому верхньому кутку під датою і номером документа

Відмітка про наявність додатка. Якщо документ має додатки, то в лівому

6 кутку "його під текстом з нового рядка зазначається:

Додаток: на 6 арк. у 2 пр.

Відмітка про виконавця. Цей реквізит обов'язковий лише у вихідних документах (листах, довідках, висновках) і складається з прізвища виконавця та номера його службового телефону. Ці відомості проставляються на останній сторінці документа у нижньому лівому кутку (лицевої сторони або звороту).

Відмітка про виконання документа та скерування його до справи містить такі відомості: коротку довідку про виконання, якщо немає документа, що засвідчує це; вказівку на номер справи, до якої буде підшито документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

Відмітка про надходження. Цей реквізит містить: скорочену назву організації, що надіслала документ; реєстраційний номер документа (індекс); дату його надходження.

“З історії документів в Україні”

З поняттям “документ” нерозривно пов'язані поняття “архі­в” та “бібліотека”.

Збереження важливих історичних документів у давнину засвідчене літописами. Місцем збереження державно-право­вих актів, інших документів були церкви чи монастирі, які водночас слугували архівами та бібліотеками. Найперші бібліотеки в Україні почали з'являтися в XI столітті, зокре­ма у Києво-Печерському монастирі та у храмі св. Софії. Це були збірки рукописів та рукописних книг, якими мали змогу користуватися духовні та світські особи. Такі збірки і різні часи мали князі й бояри (Святослав II Ярославич, Володимир Волинський, Микола Святоша Чернігівський), церковні братства (Ставропігійське братство у Львові), вище духівництво (Петро Могила, Лазар Баранович, Тимофій Прокопович, Дмитро Туптало), а також українські старши­ни (Кирило Розумовський, Григорій Потьомкін, родини Кочубеїв і Милорадовичів).

Від найдавніших часів збереглися лише поодинокі доку­менти, акти приватно-правового або державного значення, переважно в монастирських та приватних архівах. Відсутність власної держави позначилася на долі най­давніших документальних матеріалів. Вони потрапили до архівосховищ та колекціонерів Москви, Петербурга, Відня, Варшави тощо.

Тільки утворення Української держави в 1917 році покла­ло початок національному архівництву, коли у складі Го­ловного управління у справі мистецтв і національної культури було утворено Архівно-бібліотечний відділ.

Документи (акти, хроніки, кодекси права, історичні описи тощо) відігравали життєво важливу роль у різні періоди історії України.

Так, скажімо, для історії княжої України (часи Київської дер­жави Х—XIII ст. та Галицько-Волинської держави XIII— XIV ст.) основними джерелами є літописи, що збереглися у вигляді літописних кодексів (Іпатіївський кодекс (1425 р.), Лаврентіївський кодекс (1377 р.)), актів (міжнародні догово­ри, зокрема з Візантією), княжих грамот (грамоти галицько-волинських князів XVI ст.), правових кодексів ("Руська правда", церковні устави) тощо.

Для литовсько-польської доби (XIV—XVII ст.) характерні грамоти великих князів литовських і королів польських, акти сеймів, "Литовська метрика", "Коронна метрика", "Су­дебник" Казимира, Литовський статут, акти трибуналів, актові книги земських, міських судів, акти магдебургій (міські книги), акти й документи церковних інституцій, до­кументи приватні (маєткові та фамільні) тощо. Поважне зна­чення в цей період мають джерела іноземного походження: документи міжнародно-правового характеру, хроніки, літописи московські, польські, турецько-татарські, спогади західноєвро­пейських мандрівників, листи, щоденники, описи ("Щоден­ник" Е.Лясоти, "Опис України" Г. ле Вассера де Боплана)

Починаючи з часів Хмельниччини, зростає диференціація документальних джерел і збільшується їх загальна кількість. Державним характером гетьманської України визначається українське походження і зміст документів XVII—XVIII ст. Основними джерелами цієї доби є: міжнародні договори (зокрема, гетьманські статті XVII—XVIII ст), конституції (Бендерська конституція 05.04.1710), універсали й листи гетьманів, акти Генеральної військової канцелярії, акти Ге­нерального військового суду, акти Генерального скарбу, акти Генеральної артилерії", акти полкової адміністрації й су­дочинства, акти сотенних урядів, акти міського самоврядуван­ня (магістратів і ратуш), акти й документи церковних та культурно-освітніх інституцій. Залежність України від мос­ковської" царської, а згодом російської імперської влади зумов­лює появу таких видів історичних джерел, як документи російського уряду, які стосувалися України, документи російських установ, які діяли на території України ("Малороссийская коллегия", "Канцелярия министерского правлення Малороссийских дел"). Після скасування української автономії у другій половині XVIII ст. з'являються документи російських установ, які керували колись Гетьманщиною (намісництва, ге­нерал-губернаторства тощо). Серед документів слід виділити "Права, за якими судиться малоросійський народ" (1743 p.), a також "Полное собрание законов Российской Империи".

Першорядне значення в історії цієї доби має документаль­ний матеріал офіційного походження, проте все більшої ваги набувають приватні документи, матеріали маєткових і фамільних архівів, щоденники, мемуари, листи.

Нову своєрідну групу становлять документи фабрично-за­водських архівів України (починаючи з XVII ст.). Тексти літописів цього періоду (Самовидця, Самійла Величка, Гри­горія Граб'янки), крім суто літописного матеріалу, містять всілякі документи (універсали, листи тощо), хоч деякі з них сфальсифіковані.

Різноманітний матеріал дають чужоземні джерела — мос­ковські, польські, турецько-татарські, молдавсько-волоські, угорські, шведські, західноєвропейські документи, щоденни­ки, спогади, листи.

Саме цієї доби поряд із рукописними джерелами з'явля­ються друковані, які набувають особливого значення вже в наступний період.

У XIX—XX ст. кількість документального матеріалу, ру­кописного і друкованого, зростає безмірно. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя; через те документи доводиться класифікувати. Чужоземні матеріали цього періоду втрачають своє значення, проте, як і раніше, велику вагу мають документальні матеріали державних, гро­мадських установ та організацій, приватні архіви. Можна виділити декілька груп документів цієї доби:

1) щоденники, мемуари, листи українських діячів XIX— XX ст. (Тараса Шевченка, Івана Франка, Михайла Драгоманова, Володимира Антоновича та інших);

2) акти й документи установ Української держави 1917—1921 pp.;

3) документальні матеріали політичної еміграції;

4) документи установ УРСР;

5) ділові папери незалежної України (з 24 серпня 1991 року).

Сьогодні особливості різних галузей діяльності сус­пільства відтворюють специфічні документаційні системи (зовнішньоекономічна, банківська, юридична, дипломатична та ін.). Найчисленнішою є система управлінських доку­ментів, класифікованих за певними ознаками.