Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, который должен быть расположен на определенном месте бланка или листа документа.
Реквизиты необходимы для придания документу юридической силы. Количество реквизитов для разных видов документов различно, но определено правилами составления данного документа.
Обязательными реквизитами, которые обеспечивают юридическое значение документов, являются:
- наименование организации (должностного лица) – автора документа;
- наименование вида документа (заявление; доверенность и т.п.);
- дата документа;
- регистрационный номер;
- гриф утверждения документа;
- текст;
- подпись;
- печать.
Правила оформления реквизитов подробно описаны в пособиях по делопроизводству. Остановимся на правилах оформления даты документа. Дата – один из наиболее важных реквизитов любого документа, так как ее отсутствие делает документ недействительным. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 1 сентября 2005 года нужно написать так: 01.09.2005. Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 01 сентября 2005 г.
Подписьявляется обязательным реквизитом любого документа. Если документ представлен в электронном виде, используется электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП позволяет идентифицировать владельца сертификата закрытого ключа подписи и гарантирует подлинность документа.
Документы требуют определенного формата. Необходимо знать, что официальные документы должны быть представлены на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Начнем анализ с определения наиболее востребованных жанров в учебной и профессиональной сфере общения – автобиографии и резюме,которые входят в число личной документации. Рассмотрим их характерные особенности.
Так, автобиография – это документ, в котором в свободной форме описывается жизненный путь составителя текста.
Основная функция этого документа – предоставление полной информации о физическом лице при приеме на учебу или работу.
Автобиография включает следующие реквизиты:
1) наименование документа;
2) текст документа, содержащий сведения о составителе (фамилия, имя, отчество, полная дата, место рождения), сведения об образовании (когда, в каких учебных заведениях учился или учится, когда закончил учебу); сведения о местах работы с указанием времени и названий учреждений; сведения о составе семьи (Ф.И.О., год рождения, место работы матери и отца); сведения о собственной семье; домашний адрес составителя, телефон;
3) подпись;
4) дата.
Подчеркнем, что текст документа достаточно развернутый, свободный по форме. Такой текст характерен только для автобиографии. Он может быть написан от руки, менее стереотипен по сравнению с резюме и другими жанрами названной группы, излагается от первого лица в произвольной форме, причем информация о себе сообщается в хронологической последовательности.
Среди кадровой документации наиболее близким к автобиографии по содержанию является резюме. Определение данного документа таково:
Резюме – это документ, содержащий краткие автобиографические сведения с указанием занимаемых в течение жизни должностей, мест работы, образования и пожелания относительно нового места работы.
Резюме называют также CV (си-ви), или curriculum vitae (лат.), что означает «жизнеописание, сведения из чьей-либо жизни».
Автобиографичность сведений объединяет резюмеи автобиографию, но цели их написания разные. Если назначение автобиографии – предоставление полной информации об авторе, то резюмедолжно заинтересовать работодателя и побудить его предоставить составителю документа должность, на которую автор претендует.
Поэтому при написании текста резюмерекомендуется отбирать информацию по следующим принципам:
- использовать только те данные о вашей предыдущей работеи учебе, которые имеют отношение к должности, на которую вы претендуете;
- проанализировать свои достижения в этих областях и представить их в наиболее выигрышном виде;
- не включать в резюме все то, что не имеет прямого отношения к избранной работе.
Обычно резюме представляется в напечатанном виде и включает следующие реквизиты:
1) наименование вида документа;
2) текст, включающий Ф.И.О. автора – составителя резюме, сведения о дате и месте рождения автора, его гражданство; адрес, телефон автора-составителя; сведения о его семейном положении; цель составления резюме (получение вакантной должности, на которую претендует автор); сведения об образовании; сведения о местах работы с указанием должности и служебных обязанностей; дополнительные сведения о себе, связанные с возможностью занимать искомую должность (владение компьютером, наличие водительских прав, знание иностранных языков); сведения об интересах автора, его увлечениях; ссылка на рекомендации с предыдущих мест работы;
3) дата.
В отличие от автобиографии текст резюмепредставляется в напечатанном виде, по форме изложения напоминает анкету,но предполагает бóльшую свободу.Кроме того, сведения об образовании представляются в хронологическом порядке, а сведения о местах работы– в обратном порядке, т.е. сначала указывается работа, которой вы занимаетесь в настоящий момент, а потом та деятельность, которой вы занимались ранее. Подпись на этом документе обычно не предполагается, так как, по сути, резюме –это ваша визитная карточка, но более развернутая по форме.
В число жанров личной документации входят также заявление, доверенностьирасписка,которые так же, как и автобиография, могут быть представлены в рукописном виде.
Итак, проанализируем особенности заявления.