Організаційне проектування
Тема 3. ОРГАНІЗАЦІЯ ЯК ФУНКЦІЯ УПРАВЛІННЯ
Сутність функції організації
Організація- це функція управління, в межах якої здійснюється розподіл робіт серед окремих робітників і їх груп та узгодження їхньої діяльності. Реалізація функції організації здійснюється у процесі організаційної діяльності.
Організаційна діяльність - це процес, упродовж якого керівник усуває проблеми та конфлікти між людьми щодо роботи або повноважень і створює середовище, придатне для їхньої спільної роботи. Основними етапами цього організаційного процесу є: розподіл праці - розподіл загальної роботи в організації на окремі складові частини, достатні для виконання окремим працівником у відповідності до його кваліфікації та здібностей; групування робіт та видів діяльності у певні блоки (групи, відділи, сектори, цехи, виробництва тощо) - департаменталізація; підпорядкування кожної виокремленої групи керівникові, який наділений необхідними повноваженнями з боку вищого керівництва - делегування повноважень; визначення кількості робітників, безпосередньо підпорядкованих даному менеджерові - встановлення діапазону контролю; забезпечення вертикальної та горизонтальної координації робіт і видів діяльності - створення механізмів координації.
Організаційна структура в теорії управління визначається як абстрактна категорія, що характеризується трьома організаційними параметрами: а)ступенем складності; б) ступенем формалізації; в) ступенем централізації. Під складністю розуміється те, як багато виразних ознак має організація. Чим глибшим є розподіл праці, чим більше вертикальних рівнів в ієрархії управління, чим більше структурних підрозділів, тим складніше координувати діяльність людей в організації. Ступінь, у якому організація покладається на правила та процедури, спрямовуючи поведінку своїх співробітників, є ступенем формалізації. Чим більше правил та регуляторів в організації, які вказують, що можуть робити співробітники, а що - ні, тим більш формалізованою є структура організації. Централізаціявизначає місце, де переважно зосереджено право прийняття рішень. Якщо всі рішення (або їх більшість) приймаються вищими керівниками, тоді організація є централізованою. Децентралізація означає, що право прийняття певних рішень спускається (передається) з вищих рівнів управління на нижчі.
Організаційне проектування
Реалізація функції організації як процес організаційного проектування складається з взаємопов’язаних етапів. Розглянемо кожен із них більш докладно.
Розподіл праці - це процес розподілення загальної роботи в організації на окремі завдання, для виконання окремим робітником відповідно до його кваліфікації та здібностей. Фактично це є спеціалізація робіт.З практичної точки зору спеціалізація означає з’ясування сутності змісту кожної роботи в організації. Цей процес називається проектуванням робіт в організації та має такі конкретні результати: специфікація робіт; посадові інструкції; кваліфікаційні характеристики.
Процес проектування робіт складається з двох стадій: а) аналіз робіт (аналіз виробничих операцій); б) власне проектування робіт.
В процесі аналізу робіт необхідно отримати інформацію про такі 3 основні аспекти роботи: про зміст роботи, тобто про задачі та види діяльності, які мають виконуватися в її межах; про вимоги, що ставляться до роботи (освіта, досвід, стаж роботи, наявність відповідного ступеню, ліцензії, навичок, здібностей тощо); про середовище, в якому вона здійснюється (умови праці, ступінь відповідальності, ступінь контролю за виконанням із боку начальника, ступінь припустимої помилки тощо).
Проектування робіт– це процес визначення обсягів та змісту кожного виду робіт в організації. В процесі проектування потрібно визначити дві ключові характеристики роботи: а) обсяг роботи (кількість різних операцій та/або задач, які виконуються одним працівником, та частота їх повторення); б) змістовність роботи – це відносний ступінь впливу, який робітник може здійснити на саму роботу або на її середовище, а саме: самостійність у плануванні та виконанні роботи; самостійність у визначенні ритму роботи; участь у прийнятті рішень тощо.
Процес горизонтального розподілу праці здійснюється шляхом департаменталізації. Департаменталізація - групування робіт і видів діяльності у певні блоки (групи, відділи, сектори, цехи, виробництва тощо). Фактично департаменталізація означає процес ділення організації на блоки, які можуть носити назву відділів, підрозділів, секторів тощо.
Відповідно до ознаки (принципу), що покладена в основу департаменталізації, розрізняють:
- функціональну департаменталізацію – у залежності від функції, яку виконує керівник;
- продуктову департаменталізацію – у залежності від окремих видів продуктів, що виробляє фірма;
- територіальна (географічна) департаменталізація – в залежності від місця розташування окремих підрозділів фірми; департаменталізація;
- орієнтована на споживача - в залежності від окремих груп споживачів фірми.
Кожний із зазначених способів групування обумовлює виникнення проблем координаційного характеру, позаяк має свої переваги та недоліки. Тому на практиці спостерігається змішування базових схем департаменталізації, тобто використовують різні способи групування для підрозділів, які знаходяться навіть на одному організаційному рівні.
Після виокремлення окремих підрозділів здійснюється наступний етап організаційного процесу. Делегування повноважень - підпорядкування кожної виокремленої групи керівникові, який наділений необхідними повноваженнями. Воно означає передачу частини якоїсь роботи та повноважень з її виконання підлеглим.
Необхідність делегування повноважень є наслідком обмеженості можливостей і здібностей керівника (одна людина не в змозі виконувати весь обсяг робіт по управлінню всією організацією) та необхідністю спеціалізації управління.
Делегування повноважень охоплює: передачу повноважень(надання підлеглому обмеженого права приймати рішення, використовувати ресурси і спрямовувати зусилля підлеглих на виконання поставлених завдань); передачу-прийняття відповідальності (прийняття підлеглим зобов’язань забезпечувати задовільне вирішення поставлених завдань); підзвітність(це вимоги до підлеглого, який, використовуючи свої повноваження, має усвідомлювати наслідки своїх дій і повідомляти про них своєму безпосередньому начальнику).
Відповідальність та повноваження мають бути збалансованими з підзвітністю. Разом із тим слід зауважити, що підлеглий ніколи не буде нести повну відповідальність за результати дорученої справи, позаяк за неї в цілому відповідає той, хто передає свої повноваження. Як вже відмічалося, повноваження- це формально санкціоноване право розпоряджатися ресурсами та здійснювати вплив на об’єкт управління. Повноваження, що делегуються, бувають трьох видів – лінійні, штабні та функціональні.
Лінійні повноваження – це повноваження, що передаються від керівника до підлеглого і далі до підлеглих того. Делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівнів управління в організації. Президент та віце-президент компанії по виробництву, фінансам, маркетингу тощо відносяться до лінійних менеджерів. Вони займають відповідну позицію в прямому ланцюзі команд та здійснюють прямий вклад в досягнення цілей організації. Повноваження лінійних керівників надають право вирішувати всі питання розвитку ввірених їм організацій і підрозділів, а також віддавати розпорядження, обов’язкові для виконання іншими членами організації (підрозділами).
Помічник президента, помічник віце-президента з виробництва тощо відносяться до штабного персоналу і наділяються штабними повноваженнями. Вони прямо та безпосередньо допомагають лінійним менеджерам виконувати їхні лінійні функції, але не мають повноважень щодо прийняття ключових рішень із здійснення організацією будь-якої діяльності. До штабних керівників також відносяться віце-президент з досліджень та персоналу, тому що вони працюють на керівників одразу декількох або навіть всіх підрозділів фірми. Тобто такі керівники відносяться до так званого штабу при президентові фірми. Сутність штабних посадових зв’язків полягає у їхньому дорадчому характері.
Крім того, виділяють функціональні повноваження - це повноваження, що дозволяють особі, якій вони передаються, в межах її компетенції пропонувати або забороняти певні дії підлеглим лінійних керівників. Іншими словами, функціональні повноваження дають право контролю за окремими видами діяльності інших підрозділів. При цьому слід враховувати, що функціональні повноваження є обмеженою формою повноважень. Вони охоплюють лише окремі специфічні види діяльності (наприклад, робота з кадрами, організація обліку тощо). Разом із тим, така обмеженість порушує принцип єдиноначальності. Підлеглий, на якого розповсюджуються дії функціонального керівника, має одразу двох начальників - лінійного та функціонального. Це часто спричинює конфлікти між центральним апаратом управління компанією та керівниками лінійних підрозділів.
Встановлення діапазону контролю.Результатом процесу делегування повноважень є децентралізація влади, тобто утворення декількох рівнів управління, яке пов’язане зі здійсненням кількісного розподілу числа робітників, діяльність яких керівник може відповідно контролювати. Іншими словами, причина багаторівневості організації полягає в обмеженості діапазону контролю.
Збільшення кількості рівнів управління суттєво впливає на ефективність діяльності організації: в управління вкладається все більше коштів у зв’язку із зростанням кількості менеджерів; ускладнюються зв’язки між окремими підрозділами, ускладнюється спілкування, перекручується інформація; ускладнюються процеси планування і контролю.
Вартість управлінських рівнів настільки значна, що кожному менеджерові бажано підпорядковувати максимальну кількість підлеглих, роботою яких можна було б ефективно керувати.
Ось чому одним із найважливіших елементів організаційного проектування є встановлення діапазону контролю. Діапазон контролю - кількість робітників, безпосередньо підпорядкованих даному менеджерові. Проблема постає у визначенні оптимальної кількості підлеглих.
Для усвідомлення проблеми визначення діапазону контролю використовується теорія зв’язків “підлеглий-керівник”, запропонована французьким консультантом з управління В.А. Грейкунасом (1933р., литовець). За теорією Грейкунаса існує 3 види посадових зв’язків “підлеглий-керівник”: 1) прямий одиничний зв’язок (керівник - підлеглий); прямий груповий зв’язок (керівник - можливі групи підлеглих); перехресний зв’язок (зв’язки між підлеглими). Для визначення загальної кількості усіх можливих видів зв’язків В.А.Грейкунас запропонував таку формулу:
I = N ( 2n-1 + n – 1), де
І - загальна кількість можливих взаємодій з та між підлеглими;
N ≠ 0 – кількість підлеглих.
Якщо N = 2, І = 6
N = 3, І = 18
N = 5, І = 100.
Таким чином, складність управління за Грейкунасом зростає у геометричній прогресії в залежності від кількості підлеглих. Вадою цієї теоріїє те, що вагомість та практична користь цієї формули зменшується внаслідок того, що вона не враховує частоту та жорсткість посадових зв’язків стосовно витрат часу та їх здійснення. Для керівника (до речі, це визнавав і Грейкунас) загальна кількість потенційних посадових зв’язків не так важлива, як їхня частота та час, який вони відбирають.
Будь-який управлінський захід, який скорочує кількість та частоту посадових зв’язків, може збільшити діапазон контролю і, внаслідок цього, скоротити витрати від надмірної кількості підрозділів.
Створення механізмів координації - це забезпечення вертикальної та горизонтальної координації робіт та видів діяльності. Для того, щоб організація функціонувала як єдине ціле, необхідним є взаємний обмін речовиною, енергією та інформацією між згрупованими організаційними одиницями та окремими робітниками. Це і досягається створенням механізмів координації.
Координація роботи - це забезпечення вертикального та горизонтального регулювання робіт та видів діяльності. Координація роботи здійснюється: або шляхом підпорядкування (вертикальна координація); або шляхом встановлення горизонтальних зв’язків між підрозділами, які знаходяться на одному організаційному рівні (горизонтальна координація).
Вертикальна координація ґрунтується на вказівках, які проходять по ланцюгу команд. В межах вертикальної координації менеджер узгоджує роботу своїх підлеглих. Одночасно робота даного підрозділу узгоджується його начальником із роботою паралельних підрозділів.
На практиці вертикальна координація реалізується: шляхом взаємної комунікації - безпосередні неформальні контакти між членами організації; шляхом прямого контролю (надання керівникові повноважень розподіляти завдання та контролювати їх виконання), тобто через використання ієрархії управління. Для цього необхідно, щоб керівник мав адекватний формальний авторитет, на основі якого він і здійснює контроль; шляхом стандартизації діяльності, тобто через визначення способу, за допомогою якого операція (завдання, дія) повинні бути виконані.
Горизонтальна координація ґрунтується на взаємних контактах співробітників, які знаходяться на одному рівні в ієрархічній структурі.
Горизонтальна координація здійснюється у чотирьох основних формах: взаємодопомога; оперативні групи (тимчасові робочі групи); комісії (постійні робочі групи); збори за участю співробітників різних підрозділів організації
Існують також так звані нетрадиційні механізми координації, до яких, зокрема, відносяться: а) організаційна культура– це комплекс цінностей, пріоритетів, неписаних правил, що впливають на ведення справ організацією та в організації; б) неформальна організація – це система взаємозв’язків між співробітниками організації, які виникають і розвиваються спонтанно (не санкціоновано). Внаслідок цього в організації формуються неформальні центри влади, тобто такі, які не відображені в організаційній схемі.
Організаційний процес - достатньо складний вид діяльності. Його складність полягає в тому, що він передбачає вибір рішення з безлічі можливих альтернатив. Кінцевим результатом організаційного процесу є вибір певної позиції на усіх континуумах можливих організаційних рішень. Цей вибір у підсумку і формує організаційну структуру.