Автоматизированные Системы Контроля за Исполнением Документов. Принципы и особенности их проектирования.
Понятие систем электронного документооборота. Базовые понятия и терминология. Виды электронного документооборота и их характеристика. Классы СЭДО.
Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.
Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
К видам документооборота относятся: 1) производственный документооборот; 2) управленческий документооборот; 3) архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота); 4) кадровый документооборот (процедуры кадрового учета); 5) бухгалтерский документооборот; 6) складской документооборот; 7) секретное и конфиденциальное делопроизводство; 8) технический и технологический документооборот.
Любая система электронного документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта: 1)Системы электронного документооборота с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА); 2) Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow (WF); 3) Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний; 4) Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration); 5)Системы электронного документооборота, имеющие развитые дополнительные сервисы.
Автоматизированные Системы Контроля за Исполнением Документов. Принципы и особенности их проектирования.
Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.
При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть: 1) справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные); 2) справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные); 3) справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные); 4) справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно); 5) справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю); и т.д.
Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:
на 00.00.00
Рис. 7.1. Форма получения списка документов
Пример формы справки о документах за исполнителями приведен на рисунке 7.2.
Рис. 7.2. Форма справки о документах за исполнителями
Отчет об общем количестве документов за исполнителями приведен на рисунке 7.3.
с 00.00.0000 по 0.00.0000
Рис. 7.3. Отчет об общем количестве документов за исполнителями
Эти данные могут помочь более равномерно распределить работу среди служащих.