Автоматизированные системы документооборота и системы управления информационным контентом.

Функции работы с документами: 1) регистрация входящих, исходящих, внутренних документов и писем граждан; 2) многоуровневая обработка документа; 3) многоуровневый контроль исполнительской дисциплины; 4) поиск и подбор документов по реквизитам карточки документа, включая: контекстный поиск по краткому содержанию; возможность сохранения и уточнения поисковых запросов; формирование результатов поиска в виде отчетов произвольной формы; 5) формирование статистических и аналитических сводок: формирование журналов регистрации; формирование справок по обработке документов; формирование статистических и аналитических сводок по исполнительской дисциплине в табличной и графической форме; анализ связей между документами; анализ документооборота организации; 6) реализация функций экспедиции; 7) работа с архивными документами.

При проектировании системы заложены следующие архитектурные принципы: 1) клиент-серверная технология (возможно использование Internet-технологии); 2) масштабирование (возможность перехода на другие программные платформы); 3) широкое использование офисных приложений Excel, Word для самостоятельного формирования отчетов (генератор отчетов); 4) принцип однократного ввода информации.

Функции систем управления контентом можно разделить на несколько основных категорий: 1) Создание — предоставление авторам удобных и привычных средств создания контента; 2) Управление — хранение контента в едином репозитории. Это позволяет следить за версиями документов, контролировать, кто и когда их изменял, убеждаться, что каждый пользователь может изменить только тот раздел, за который он отвечает. Кроме того, обеспечивается интеграция с существующими информационными источниками и ИТ-системами. CMS поддерживает контроль за рабочим потоком документов; 3) Публикация — автоматическое размещение контента на терминале пользователя. Соответствующие инструменты автоматически «подгоняют» внешний вид страницы к дизайну всего сайта; 4) Представление — дополнительные функции, позволяющие улучшить форму представления данных.

Системы управления контентом определяют будущее сайтостроения. Автоматизируя процесс публикации информации, системы управления контентом упрощают разработку и снижают стоимость поддержки сайтов.

Список рекомендуемой литературы

а) основная литература:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А., под редакцией Т.В. Кузнецовой;

2. Системы электронного документооборота. Пахчанян А., Романов Д.;

3. Проектирование электронных систем управления документооборотом. Смирнова Г.Н.;

б) дополнительная литература:

4. Что такое ЕСМ? Директор информационной службы, С. Макаров;

5. Выбор системы управления контентом интернет-ресурса. Е. Жарикова;

6. Введение в технологию Zope. Б. Ллойд;

7. Использование сетевой модели данных для управления информационным населением. В. Коржов;

8. Системы управления Web-контентом. А. Акопянц;

в) прочая литература:

9. Docflow [Электронный ресурс]

http://www.docflow.ru/edu/glossary/detail.php?ID=27946

10. Делопроизводство [Электронный ресурс]

http://bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/137.htm

Контрольные вопросы итоговой проверки знаний:

1. Что такое электронный документооборот?

2. Какие существуют виды электронного документооборота?

3. Каково основное содержание технологии Workflow?

4. Какие могут быть типовые справки (отчеты) при создании системы регистрации?

5. Что можно отнести к основным плюсам автоматизации документационных процессов?

6. Как принято называть модули СЭД, отвечающие за документооборот?

7. Какая система является главным компонентом СЭДО класса «ad-hoc», с помощью которого можно автоматизировать процессы приемы и передачи документов в организации?

8. Что лежит в основе технологии Workflow?

9. Каковы функции работы с документами в автоматизированных системах документооборота?

10. На какие основные категории можно разделить функции систем управления?