Характеристика организации СЭДО с использованием технологии «ad-hoc». Технология "groupware" с использованием средств "Lotus Notes". DOCFLOW.
Главным компонентом СЭДО класса "ad-hoc", с помощью которого можно автоматизировать процессы приема и передачи документов в организации, является система "электронной почты". В настоящее время разработано большое число программных систем ЭП. Рассмотрим особенности их применения на основе системы "1С: Электронная почта", разработанной фирмой 1С. Электронная почта должна строиться аналогично обычной “бумажной” почте. В этом случае вся система делится на почтовые отделения (узлы), к которым прикрепляются конкретные абоненты. В качестве почтового узла, разворачиваемого в главном офисе фирмы, используется, как правило, локальная сеть (ЛВС). На нескольких рабочих станциях (хостах) устанавливают модемы для обслуживания удаленных абонентов, других почтовых отделений и приема/передачи факсовых сообщений по телефонным каналам связи, а на остальных располагают рабочие места локальных абонентов (см. рис. 7.4.).
Рис. 7. 4 Схема организации ЭП на предприятии
Система “1С: Электронная почта” образует для пользователя единую интегрированную среду, в которой наряду с подсистемой “электронной почты” входит функциональная подсистема “баз данных”.
Groupware является большой услугой, которая объединит географически рассредоточенную рабочую силу.
Первой системой groupware стала электронная почта. Затем были изобретены надстройки над ней: всевозможные календари, информационные системы (как, например, Lotus Organizer 2.х) и подобные им приложения, предназначенные для составления расписаний и координации действий групп пользователей.
Следующей ступенью развития технологии groupware стали продукты, позволяющие совместно управлять и делиться неструктурированной информацией при работе в сети. Фактическим стандартом в этой области, на который ориентируется быстрорастущий рынок группового ПО, стал пакет Lotus Notes - платформа для приложений "клиент-сервер", служащая для разработки и размещения группового ПО. Благодаря Notes пользователь может просматривать источники информации о потребителях, отслеживать действия конкурентов и следить за ходом продаж. Кроме того, Notes фиксирует весь процесс деятельности фирмы, наблюдает за его состоянием и предупреждает сотрудников о наличии "узких мест". Наконец, эта система позволяет создать "корпоративную память" - хранилище специальных знаний и бизнес-сведений, которые собираются годами.
На сегодняшний день DOCFLOW представляет собой масштабный проект, объединяющий регулярные отраслевые мероприятия по документообороту. В рамках проекта ежегодно проводятся исследования опыта заказчиков и потребительских предпочтений на российском рынке СЭД и ECM.
Одним из направлений деятельности проекта DOCFLOW является создание практических руководств для специалистов в области ЕСМ, включающих в себя полезную и актуальную информацию по вопросам внедрения и использования технологий управления корпоративной информацией. Материалы, разрабатываемые DOCFLOW, содержат обзоры экспертных мнений, практические советы от ведущих специалистов рынка, аналитику, учебные пособия и подборку тематических статей.
Технология «WORKFLOW».
Буквальный перевод термина "workflow" как "поток работ" является безусловно корректным грамматически, но почти никак не раскрывает его содержание.
В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:
объект - информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например, письмо, оборудование, счет);
событие - внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (скажем получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога);
операция - элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (допустим подготовка письма, замена оборудования, оплата счета);
исполнитель- должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (к примеру менеджер, сотрудник архива, директор).
Каждая система обеспечивает решение трех следующих задач: 1) разработка описания бизнес-процесса; 2) управление выполнением бизнес-процесса; 3) интеграция используемых в процессе приложений.