Схема організаційного проектування структур управління.
Тема 8. Методи проектування організаційних систем управління
План
1. Схема організаційного проектування структур управління.
2. Організаційні структури регіону.
Схема організаційного проектування структур управління.
Аналіз практики функціонування як зарубіжних, так і вітчизняних фірм дозволяє виділити певні види організаційних структур, які, в свою чергу, можна об'єднати у дві групи (типи): механістичні та органічні.
Механістичні структури (їх ще називають ієрархічними, формальними, бюрократичними, класичними, традиційними) характеризуються жорсткою ієрархією влади в компанії, формалізацією правил і процедур, централізованим прийняттям рішень, об’єктивними критеріями відбору кадрів, об’єктивною системою винагороди. Вони функціонують як чітко злагоджений механізм. До цього типу відносять лінійну, функціональну структури та їх симбіоз – лінійно-функціональну і дивізійні структури управління.
Органічні (адаптивні) структури мають розмиті межі управління, невелику кількість рівнів управління, характеризуються слабким чи помірним використанням формальних правил і процедур, децентралізацією прийняття рішень, амбіційною відповідальністю, неформальними міжособистісними стосунками. До них належать матричні, проектні, множинні і тому подібні організації, що відрізняються великою гнучкістю у взаємодії із зовнішнім середовищем.
Якщо зовнішнє середовище стабільніше, в ньому спостерігаються незначні зміни, то організація може з успіхом застосувати механістичні оргструктури, що мають малу гнучкість і вимагають більше зусиль для їх зміни. У випадку, коли зовнішнє середовище дуже динамічне, оргструктура повинна бути органічною, гнучкою, здатною швидко реагувати на зовнішні зміни. Зокрема, така структура повинна передбачати високий рівень децентралізації, наявність великих прав структурних підрозділів у прийнятті рішень.
У процесі формування нових і вдосконалення діючих структур управління можна виділити три етапи їх проектування:
1) аналітичний – вивчення структур що застосовуються;
2) проектний – розробка нової, або модернізація діючої структури;
3) організаційний – впровадження.
У штатних розкладах зазначають чисельність професійно-кваліфікаційного складу та загальний фонд оплати праці. В положеннях про структурні підрозділи висвітлюються правові питання, взаємовідносини, кожного структурного підрозділу з іншими ланками. У них чітко розмежовані цілі і завдання, функції, права, службові зв’язки та відповідальність кожного підрозділу з урахуванням специфіки його роботи.
Посадові інструкції розробляються на підставі Кваліфікаційного довідника службовців, затверджених положень про службовців, затверджених положень про підрозділи , внутрішній розпорядок підприємств, організацій, закладів. Вони складаються з таких підрозділів:
- зобов’язання;
- відповідальність;
- показники оцінки виконання службових обов’язків;
- стимулювання;
- порядок визначення на посаду.
Проектування організаційних систем управління здійснюється за допомогою методів:
- аналогій;
- структуризації цілей;
- експертно-аналітичного та організаційного моделювання.
Метод аналогій передбачає застосування організаційних систем управління, які виправдали себе в організаційних системах з подібними характеристиками. При цьому обґрунтовано вибирають організації-аналоги, всебічно аналізують їх організаційні системи управління і розробляють подібну типову структуру. Цей метод найефективніший при розробці типових організаційних систем управління територіально-господарськими системами. Типові організаційні рішення повинні при цьому:
1) бути варіативними (альтернативними) а не однозначними;
2) переглядатися і коригуватися з регулярною періодичністю;
3) з допустимими відхиленнями у випадках, коли умови роботи конкретної організаційної системи істотно відрізняються від умов, для яких рекомендуються типові організаційні системи управління.
Метод структуризації цілей передбачає побудову «дерева цілей» організаційної системи з наступним аналізом і вибором з альтернативних організаційних систем управління найбільш придатної структури відповідно до «дерева цілей».
Цей метод полягає в наступній реалізації цілей:
1) визначають цілі і складові організаційної системи для якої проектується нова організаційна система управління;
2) визначають функції і завдання управління;
3) уточнюють вимоги до організаційної системи управління і визначають чинники, що впливають на формування останньої;
4) відповідно до вимог і організаційної системи управління встановлюють її принципову схему;
5) визначають попередній загальний склад ланок управління, орієнтовано закріпивши за ними функції і завдання;
6) розподіляють функціональну і адміністративну відповідальність між працівниками кожного підрозділу, формують внутрішню структуру підрозділів і систему їх підпорядкованості на всіх рівнях структури;
7) визначають послідовність і тривалість робіт по кожній конкретній функції управління, а також оцінюють трудомісткість і вартість управлінських робіт;
8) документально оформляють розроблений проект організаційної системи управління.
Експертно-аналітичний метод полягає в науково-аналітичному вивченні організаційних систем. При цьому виявляють особливості, «вузькі місця» в роботі апарату управління, розробляють ре рекомендації щодо його формування чи перебудови на основі кількісних оцінок ефективності організаційної системи управління, висновків експертів, узагальнення та аналізу окремих характеристик побудови і функціонування апарату управління.
Цей метод передбачає:
1) проведення діагностичного аналізу існуючих організаційних систем управління;
2) експертне опитування керівників і членів організаційних систем для виявлення та аналізу окремих характеристик побудови і функціонування апарату управління;
3) розробку графічних і табличних описів організаційних систем та процесів управління, які відображають рекомендації щодо покращення їх організації з урахуванням варіантів можливих організаційних рішень.
Статистичні методи аналізу організаційних систем управління – це методи за допомогою яких виявляють стійкі залежності між параметрами характеристики організаційних систем управління і чинниками, які діють на ці характеристики.
Статистичні залежності встановлюють дослідженням однорідної групи кращих організаційних систем:
1) збирають дані про кількісні значення структурних параметрів і чинників;
2) за допомогою кореляційного аналізу визначають ступінь виявлення впливу кожного чинника на структурні параметри і відбирають найбільш істотні чинники;
3) виводять нормативні формули для розрахунку параметрів структури.
Метод організаційного моделювання передбачає розробку формалізованих математичних, графічних, машинних та інших описів розподілу повноважень і відповідальності в існуючій організаційній системі управління. Це потрібно робити для того, щоб на основі чітко сформульованих критеріїв оцінити раціональність прийнятих організаційних рішень. Сукупність таких описів становить модель організаційної системи управління, яка є допоміжним науково-аналітичним інструментом у пошуку, обґрунтуванні і виборі раціональних рішень щодо формування нової організаційної системи управління.