Рекомендации по проведению регионального мероприятия

«День тренингов» в рамках Всероссийского образовательного проекта «День тренингов»

№ Наименование направления Действия
Работа с тренерами Провести открытый конкурс тренеров в регионе проведения мероприятия. Конкурс тренеров проводится в 3 этапа: рекламная кампания и сбор заявок в электронном виде, заочный этап отбора (по формальным критериям), очный этап отбора. Рекламная кампания конкурса должна охватывать молодёжные тренинговые центры и иные молодёжные организации региона. В ходе сбора заявок необходимо собрать индивидуальные данные о претендующих на выступление на мероприятии тренерах, в т.ч. их профильном (тренерском) обучении и опыте проведения тренингов, предлагаемых ими программах тренингов. Заочный этап отбора проводится с целью обеспечения высокого профессионального уровня тренеров на мероприятии: из дальнейшего участия в конкурсе исключаются кандидаты, не имеющие профильного тренерского обучения или не обладающие достаточным опытом проведения тренингов. Очный этап отбора проводится в формате встреч с несколькими кандидатами одновременно. Из кандидатов и организаторов мероприятия формируется фокус-группа. Кандидаты последовательно выступают с презентацией плана своего тренинга и фрагментом своего тренинга. Каждый из присутствующих, в том числе сами кандидаты, оценивают выступления в бланке оценки (примерные критерии – содержание тренинга, актуальность темы, подача материала, соответствие образа тренера мероприятию). При определении списка тренеров, успешно прошедших конкурс, учитываются оценки, выставленные всеми участниками очного этапа отбора, однако окончательное решение по каждой кандидатуре выносится руководителем направления и руководителем регионального мероприятия. Обеспечить участие в мероприятии спикеров – специалистов по обучению и развитию, имеющих высшее образование, подтверждённый сертификатами опыт прохождения профильного обучения (школа тренеров, тренинг тренеров и т.д.), опыт работы тренером в области повышения личной эффективности не менее 5 лет. Темы выступлений спикеров должны отвечать наиболее актуальным для целевой аудитории мероприятия направлениям обучения, которые определяются путём проведения открытого интернет-опроса в период подготовки мероприятия. Сформировать программу мероприятия, включающую в себя перечень всех выступлений спикеров и тренингов по выбору с указанием точных тем и времени проведения. Обеспечить публикацию программы на информационных ресурсах регионального мероприятия не позднее, чем за 2 недели до даты мероприятия. Обеспечить полное информационное сопровождение всех тренеров и спикеров в течение всего периода подготовки к мероприятию. Обеспечить организацию процедуры фото- и видеосъёмки тренеров для рекламной кампании мероприятия, дополнительного обучения (рекомендуется проведение закрытых мастер-классов для тренеров блоков по выбору в период подготовки мероприятия). Обеспечить полное сопровождение тренеров в день проведения мероприятия. Произвести сбор и систематизацию обратной связи спикеров, тренеров о мероприятии.
Работа с участниками Обеспечить процедуру интернет-регистрации участников. Обеспечить адресное информационное сопровождение участников, прошедших процедуру интернет-регистрации, о мероприятии и важных организационных вопросах. Обеспечить набор и обучение команды волонтёров для работы с участниками в день мероприятия. Произвести встречу и регистрацию участников, пришедших на мероприятие. Регистрация осуществляется по результатам сопоставления данных документа, предъявляемого участником, и идентификационных данных в базе интернет-регистрации. В случае, если участник не проходил интернет-регистрацию, необходимая информация о нём вносится в базу вручную. Каждый зарегистрированный участник получает комплект материалов участника. Обеспечить подготовку и проведение кофе-брейка для участников. Обеспечить сопровождение участников при перемещениях между помещениями проведения мероприятия. Произвести сбор и систематизацию обратной связи участников о мероприятии.
Административно-хозяйственная работа Обеспечить наличие помещений для проведения мероприятия. Холл – пространство для проведения сбора и регистрации участников, кофе-брейка. Конференц-зал для проведения выступлений спикеров. Вместимость зала - не менее 100 человек. Помещение должно быть оборудовано креслами (стульями) в количестве, обеспечивающем посадку всех участников на время открытия мероприятия, выступлений спикеров, распределения на тренинги по выбору, закрытия мероприятия. Сцена конференц-зала оформляется ролл-апами, пресс-воллами и прочей атрибутикой, изготавливаемой с использованием макетов, предоставляемых Федеральной дирекцией проекта, а также атрибутикой с символикой организаторов мероприятия. Конференц-зал должен быть доступен организаторам мероприятия в течение дня, предшествующего мероприятию, на протяжении всего дня проведения мероприятия и в течение 2 часов по его завершению. Помещение должно быть оснащено системой вентиляции или кондиционирования и быть оборудовано следующими техническими средствами: мультимедийным проектором, экраном, микрофонами (не менее 2 штук), стационарным звуковым оборудованием, ноутбуком, флипчартом с необходимыми для работы спикера принадлежностями (бумага, маркеры). Аудитории для проведения тренингов по выбору предоставляются в количестве, соответствующем заявленному в программе мероприятия количеству тренингов по выбору. Помещение должно быть оборудовано посадочными местами из расчёта на максимальное количество участников на каждом из тренингов и тренера. Помещения должны быть изолированными от источников шума, проветриваемыми, хорошо освещёнными. До начала тренингов по выбору необходимо расставить стулья (и столы при необходимости) в соответствии с запрашиваемой тренером соответствующего образовательного блока рассадкой участников (круг, полукруг, амфитеатр и др.). Помещение должно быть оснащено флипчартом с необходимыми для работы спикера принадлежностями (бумага, маркеры), а также мультимедийным проектором, экраном и ноутбуком (при необходимости). Обеспечить составление сметы необходимых ресурсов и наличие их на мероприятии.
Работа с партнёрами Сформировать список организаций, которые потенциально могут выступить в роли партнёров или спонсоров мероприятия. Обеспечить составление коммерческого предложения, рассылку необходимых материалов организациям из составленного списка, связь с представителями организаций для обсуждения их заинтересованности во взаимодействии. Рекомендуется привлечение некоммерческих и коммерческих организаций в качестве партнёров и спонсоров. Осуществлять взаимодействие с организациями, изъявившими желание выступить в роли партнёров или спонсором мероприятия.
Работа с образовательными организациями Сформировать список образовательных организаций, студенты которых потенциально могут принять участие в мероприятии. Составить список контактов представителей администрации образовательных организаций и представителей органов студенческого самоуправления. Сформировать и направить официальные письма образовательным организациям. Обзвонить представителей органов студенческих самоуправлений, предложить размещение рекламной продукции и проведение демо-тренингов. Обеспечить передачу рекламной продукции и сформировать список образовательных организаций, готовых предоставить площадку для проведения демо-тренинга. В ходе вышеописанной работы обеспечить максимальный охват образовательных организаций в регионе. Обеспечить набор и обучение команды волонтёров для работы с образовательными организациями в период подготовки мероприятия. После мероприятия подвести итог по явке представителей различных образовательных организаций.
Информационное сопровождение Составить базу данных потенциальных информационных партнеров. Разослать пресс-релизы и предложения для участия СМИ в мероприятии. Разработать макеты бейджей, плакатов, флаеров, баннеров и другой печатной продукции с логотипами Дня тренингов и обеспечить изготовление вышеуказанной продукции в необходимом количестве. При разработке макетов обязательно использование материалов, предоставленных Федеральной дирекцией проекта. Обеспечить размещение рекламы в образовательных организациях и публикацию в СМИ. Набрать команду фотографов и видеографов для съемки в период подготовки и проведения время мероприятия. Осуществить фото- и видеосъемку тренеров, отобранных для участия в мероприятии, с целью использования в рекламной кампании. Подготовить фотоотчет с использованием водяного знака «День тренингов» и итоговый видеоролик о мероприятии, в течение одного месяца после проведения мероприятия.
Интернет-продвижение Обеспечить наполнение информацией раздела региона на сайте http://деньтренингов.рф/. Обеспечить информационное сопровождение в социальных сетях: - Создать встречу (рекомендуется)/группу мероприятия в социальной сети «Вконтакте» и привлечь в неё не менее 200 участников; - Создать аккаунт в сети "Twitter" и импортировать в него информацию из встречи в cети «Вконтакте»; - Создать аккаунт в сети "Instagram" и привлечь не менее 100 подписчиков. Название встречи/аккаунтов должно иметь следующий вид: «День тренингов Название города», в отдельных случаях название города можно заменить на название региона. Обеспечить наполнение страниц встречи "Вконтакте" информационными сообщениями (не менее 3 постов в неделю; не менее 2 постов в день за неделю до мероприятия). Сформировать список сайтов и групп в социальных сетях, которые потенциально могут разместить информацию о мероприятии. Подготовить информационные посты и пресс-релизы для различных сайтов и групп, а также обеспечить их распространение на сайтах и в социальных сетях. Обеспечить трансляцию ключевых событий, происходящих на мероприятии, в социальных сетях «Вконтакте», "Instagram", "Twitter" и других. Обязательно использование во всех публикациях в интернете хэштегов #ДеньТренингов, #ДеньТренингов_Названиегорода, #МИИГАиК, #РСМ, #АСО. Также рекомендуется использование хэштегов региональных организаторов мероприятия.
Промо и шоу Набрать команду волонтеров для подготовки и проведения промо-акций, демо-тренингов и прочих мероприятий в рамках работы направления. Совместно с командой руководителей направлений определить и разработать общую творческую тематику проведения мероприятия. Творческая тематика предполагает проведение мероприятия в одной стилистической концепции (например, авиапутешествия, космос, музыка и прочее). С учетом творческой тематики при участии других направлений проработать рекламную кампанию. Обеспечить реализацию творческой тематики при проведении фотосъемки, создании промо-роликов и проведении промо-акций. Обеспечить проведение демо-тренингов в образовательных организациях. Демо-тренинг - промо-акция, включающая проведение отдельного блока тренинга одним из тренеров мероприятия, с целью привлечения участников. Разработать и провести различные стимулирующие конкурсы в период подготовки мероприятия, с целью привлечения участников и распространения информации о мероприятии. Подготовить сценарии открытия и закрытия мероприятия, а также его стилистику и оформление, используя подготовленную творческую тематику. Обеспечить работу ведущего и необходимого технического персонала (звукорежиссёр, светорежиссёр и другие). Обеспечить реализацию творческой тематики в день проведения мероприятия. Обеспечить использование участниками хэштегов во время проведения мероприятия.