В залежності від об’єкту обліку розрізняють активні, пасивні і активно-пасивні рахунки.
Активні рахунки– це рахунки, призначені для обліку наявності та руху господарських засобів. Такі рахунки або мають залишок на початок і кінець періоду за дебетом (за наявності об’єкту обліку), або не мають залишку взагалі (за відсутності об’єкту обліку). Збільшення об’єкту обліку відображається на активних рахунках за дебетом, а зменшення – за кредитом. Залишок на кінець періоду на активному рахунку за Дт розраховується таким чином: залишок на початок періоду за Дт + оборот за Дт – оборот за Кт.
Приклади: рахунок 30 “Готівка”, рахунок 31 “Рахунки в банках”, рахунок 20 “Виробничі запаси”, рахунок 10 “Основні засоби”.
Пасивні рахунки– це рахунки, призначені для обліку наявності та руху джерел формування господарських засобів. Такі рахунки або мають залишок на початок і кінець періоду за кредитом (за наявності об’єкту обліку), або не мають залишку взагалі (за відсутності об’єкту обліку). Збільшення об’єкту обліку відображається на пасивних рахунках за кредитом, а зменшення – за дебетом. Залишок на кінець періоду на пасивному рахунку за Кт розраховується таким чином: залишок на початок періоду за Кт + оборот за Кт – оборот за Дт.
Приклади: субрахунок 401 “Статутний капітал”, субрахунок 131 “Знос основних засобів”, рахунок 50 “Довгострокові позики”, рахунок 60 “Короткострокові позики”.
Активно-пасивні рахунки – це рахунки, призначені для обліку коштів у розрахунках. На початок періоду такий рахунок може обліковувати як дебіторську, так і кредиторську заборгованість. Якщо на початок місяця рахунок обліковує дебіторську заборгованість, то він перетворюється на активний рахунок: збільшення дебіторської заборгованості відображається за дебетом, а зменшення – за кредитом. Якщо на початок місяця рахунок обліковує кредиторську заборгованість, то він перетворюється на пасивний рахунок: збільшення кредиторської заборгованості відображається за кредитом, а зменшення – за дебетом.
Іншими словами заборгованість збільшується з однойменної сторони, а зменшується – з протилежної. Протягом місяця в наслідок господарських операцій такий рахунок може перетворитись з активного на пасивний і навпаки.
Типовими активно-пасивними рахунками є рахунки 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» і 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками». Деякі активно-пасивні рахунки є зазвичай пасивними і лише як виняток активними, наприклад, рахунки 64 «Розрахунки за податками й платежами», 65 «Розрахунки за страхуванням», 66 «Розрахунки за виплатами працівникам». Інші активно-пасивні рахунки, наприклад, субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами», є зазвичай активними і лише як виняток пасивними.
Зміни в об’єктах бухгалтерського обліку, спричинені господарськими операціями, відображаються на рахунках за допомогою бухгалтерських проводок.
Бухгалтерська проводка – це запис дебету та кредиту рахунків, на яких відображаються зміни, викликані даною господарською операцією. Бухгалтерські проводки складаються зі суворим дотримання принципу подвійного запису: сума, що записана за дебетом одного рахунку, має бути в обов’язковому порядку записана за кредитом будь-якого іншого рахунку.
Порядок складання бухгалтерських проводок:
1. Досліджується сутність господарської операції, визначаються об’єкти обліку, що змінюються внаслідок даної господарської операції.
2. Визначаються рахунки, на яких обліковуються об’єкти, що змінюються.
3. Визначається характер рахунків – активні, пасивні, активно-пасивні.
4. Визначається тенденція змін і складається проводка.
Приклади:
1. З каси підприємства видана заробітна плата працівникам:
Грошових коштів в касі менше Борг перед працівниками менше
Рахунок 301 “Готівка в національній валюті” Рахунок 661 “Розрахунки за заробітною
платою”
Рахунок активний – зменшення за Рахунок пасивний – зменшення за
кредитом дебетом
Дт 661
Кт 301.
2. Оприбутковані до складу отримані від постачальника матеріали:
Матеріалів на складі більше Борг перед постачальником більше
Рахунок 201 “Сировина й матеріали” Рахунок 631 “Розрахунки з вітчизняними
постачальниками”
Рахунок активний – збільшення Рахунок пасивний – збільшення за
за дебетом кредитом
Дт 201
Кт 631.
Бухгалтерські проводки, що відображають господарські операції, складаються на підставі первинних документів або розрахунків бухгалтерії. Складені проводки фіксуються в регістрах бухгалтерського обліку, документах на паперовому носії або в пам’яті комп’ютеру, що призначені для групування і систематизації інформації про наявність і рух об’єктів на рахунках. За підсумками місяця інформація окремих регістрів систематизується за допомогою Головної Книги або оборотно-сальдової відомості за синтетичними рахунками.