Понятия документооборота и документопотока
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Движение документов - их путь из одного подразделения в другое или от одного сотрудника к другому. Порядок движения документов определяется управленческим процессом в данной организации. Например, руководитель может требовать, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя.Или в организации есть разделение функций между структурными подразделениями, и большая часть документов пойдет сразу же в отделы к исполнителям. От принятого в учреждении порядка зависит и движение документа при согласовании и подписании.
Документооборот позволяет наглядно увидеть качество системы управления в организации.
Документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Это можно сделать с помощью специальных технологических схем, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
Этапы технологической цепочки обработки и движения документов:
- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация документов;
- контроль за исполнением;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
- отправка или направление в дело.
Технологическая карта прохождения приказа:
Анализ документооборота важен для совершенствования работы управленческого аппарата. В качестве объекта анализа рассматривается документопоток.
Документопоток – поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями, специалистами) и службой ДОУ.
Документопотоки организации:
Поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
Потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
Поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Цели исследования документопотоков организации:
- повышение эффективности управленческой деятельности;
- ускорение движения документов в организации;
- уменьшение трудоемкости обработки документов.
После получения результатов анализа можно проводить оптимизацию документооборота.
Параметры документопотока:
- содержание
- структура
- режим или цикличность
- направление
- объем.
Содержание документопотока - это состав документов, входящих в него, и состав информации, закрепленной в этих документах.
Структура документопотока - это классификация документов по их функционально-целевому назначению.
Режим или цикличность документопотока - это изменение во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с сезонным уменьшением управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от технологии обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы; документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д.
Объем документопотока - физическое количество документов (подлинников и копий).
Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составляет суммарный объем документооборота организации.
Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Величина документооборота нужна для:
- расчета эффективности применения средств автоматизации делопроизводства;
- расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
- определения загруженности службы ДОУ.
Объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами. При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий: например, 10814/15375. Подсчет ведется по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. Следует учитывать, что в большинстве организаций учитываются лишь зарегистрированные входящие документы, хотя количество незарегистрированных документов значительно превышает количество зарегистрированных. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Не учитывается и движение копий документов, которые существенно увеличивают документооборот.