Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ
Цель предварительного рассмотрения - распределение поступивших документов на:
- требующие обязательного рассмотрения руководством;
- направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительно в службе ДОУ рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.
Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. При рассмотрении поступившего документа учитываются:
- важность его содержания;
- сложность и новизна поставленных вопросов;
- авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
- реальная срочность исполнения документа;
- вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.
Задача службы ДОУ на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы сразу передаются в подразделения или непосредственным исполнителям. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.
Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Регистрация документов
Это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация осуществляется путем внесения документа в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Регистрация придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих и других организаций и частных лиц. Существуют и нерегистрируемые документы:
- рекламные письма;
- поздравительные письма и телеграммы;
- приглашения;
- программы семинаров, совещаний и конференций;
- печатные издания (книги, брошюры, журналы);
- пакеты с пометкой "лично";
- копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
- информационные материалы.
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляетсядата и индекс поступления в регистрационном штампе.
Вх. №__________
"__"_____20__ г.
Чаще всего штамп ставится в правом нижнем углу первого листа входящего документа.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Этот номер состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который может дополняться индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Три формы регистрации документов
- журнальная
- карточная
- автоматизированная.
Журнальная форма регистрации документов - исторически наиболее ранняя. В настоящее время используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков.
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки.
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и выполняет контрольную функцию. Карточки в ней систематизируются по исполнителям, структурным подразделениям, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки перемещаются из первой части картотеки во вторую. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Автоматизированная форма регистрации имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации:
- быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
- автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
- автоматический контроль за исполнением документа;
- возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах.
Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты - автоматизированные системы ДОУ. Пример – АС ДОУ «ДЕЛО».