Контроль исполнения документов
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления. Ее цели - содействие своевременному и качественному исполнению документов и получение информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных сотрудников.
Различают:
- контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
- контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу выполнения вопроса осуществляет руководитель или специально уполномоченные лица. Контроль за сроками исполнения документов осуществляется службой ДОУ, в небольшой организации – секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный. Основные задачи контроля исполнения:
- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение;
- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
Этапы контроля за сроками исполнения документов:
- постановка документов на контроль;
- проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
- предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
- снятие документов с контроля;
- учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.
Постановка документов на контроль совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно. Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль.
В течение срока исполнения документа осуществляются предварительные проверки и регулирование хода исполнения. Их результаты фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся и рассылаются письменные напоминания.
Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28). Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба ДОУ устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться. Они свидетельствуют о состоянии исполнительской дисциплины в организации. На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.