Поняття про документ, документацію, документування, діловодство. Класифікація документів.

МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ’Я УКРАЇНИ

ВІННИЦЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ МЕДИЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Ім. М.І. ПИРОГОВА

КАФЕДРА УКРАЇНОЗНАВСТВА

КУЛЬТУРА ПИСЕМНОГО ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ МЕДИКІВ. ДОКУМЕНТИ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ

Навчальний посібник для студентів I курсу

Вінниця - 2016

Затверджено

центральним методичним комітетом ВНМУ ім. М.І. Пирогова

Протокол № від

Укладачі: доц. М.І. Лісовий, ст.викл. Л.М. Писаренко.

Рецензенти:к. пед. н., доц. кафедри іноземних мов з курсом латинської мови та медичної термінології ВНМУ ім. М.І. Пирогова А.С. Марлова;

к. філол. н., доц. кафедри українознавства ВНМУ ім. М.І. Пирогова Л.Т. Тищенко.

Редакційно-видавнича група:

відповідальний редактор – доктор мед. наук, проф. Ю.Й. Гумінський;

заст. відпов. редактора – проф. В.С.Тарасюк; – к.пс.н., доц. Н.Д.Корольова;

редактор – викл О.М. Лисенко;

секретар – викл Н.Г. Щур.

Навчальний посібник призначений для студентів першого курсу, які вивчають дисципліну «Українська мова (за професійним спрямуванням)».

У виданні подано загальні й специфічні функції, основні ознаки класифікації документів; наведено вимоги до укладання й типові зразки документів щодо особового складу. Питання для самоконтролю допоможуть студентам самостійно повторити теоретичний матеріал. Завдання призначено для закріплення набутих знань.

Посібник може бути використаний як під час практичних занять в аудиторії, так і для самостійної роботи студентів.

Культура писемного ділового мовлення медиків.

Документи щодо особового складу

1. Поняття про документ, документацію, документування, діловодство. Класифікація документів.

2. Формуляр документа. Бланк. Загальні вимоги до оформлення документів. Правила оформлення реквізитів. Текстові норми ділового стилю.

3. Оформлення сторінки документа. Рубрикація тексту. Вимоги до мови ділових паперів.

4. Види особистих офіційних документів. Заява, види заяв. Доручення (особисте, офіційне). Розписка. Довідка.

5. Види документів з кадрово-контрактових питань. Автобіографія. Резюме. Характеристика. Трудовий договір. Контракт. Трудова угода.

Блок практичних завдань.

Питання для самоконтролю.

Список використаної літератури.

Поняття про документ, документацію, документування, діловодство. Класифікація документів.

Документ(лат. documentum – доказ, взірець, посвідчення) – носій інформації. Термін документ у сучасній українській мові має кілька значень:

– діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось; складений відповідно до вимог закону акт, що посвідчує факти, які мають юридичну силу (доручення, диплом про освіту);

– офіційне посвідчення особи (паспорт,свідоцтво про народження);

– матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація, призначений для передачі її в часі та просторі (фотоплівка, диск, флешка);

– історично достовірне письмове джерело (літопис, грамота, малюнок).

Таким чином, документ – це засіб закріплення різними способами на матеріальному носієві інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Основні ознаки документа:

• стабільна матеріальна форма, що забезпечує його довготривале використання і зберігання;

• наявність інформації, яка має певний зміст;

• функціональна визначеність для передачі інформації в просторі та часі.

Документи поділяються на первинні та вторинні. У первинному документі міститься вихідна (первинна) інформація. В таких документах фіксуються й підтверджуються господарські операції. Вторинний документ містить у собі результат аналітико-синтетичного або іншого перетворення (перероблення) одного або кількох первинних документів (бібліографія, реферат).

Документи мають велике правове значення, тобто юридичну силу, оскільки вони є засобом засвідчення певних фактів. Юридична сила– це властивість документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, із встановленим порядком оформлення. Задовольняючи різноманітні потреби людей, документ виконує загальні й специфічні функції.

1. Загальні функції: а) інформаційна – будь-який документ створюють для зберігання інформації, оскільки причиною його укладання є потреба зафіксувати певні відомості;

б) соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, його створення спричинила певна соціальна потреба;

в) комунікативна – документ є засобом зв’язку між установами, організаціями, фірмами тощо;

г) культурна – документ закріплює та передає культурні традиції.

2. Специфічні функції: а) управлінська – документ є інструментом управління (напр., планові, звітні, організаційно-розпорядчі та інші документи);

б) правова – документ є засобом закріплення та змін правових норм і правових стосунків у суспільстві (законодавчі, правові нормативні акти);

в) історична – документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; певна частина документів набуває цієї функції лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть для зберігання до архіву.

Документальне відображення інформації є невід’ємним елементом управління, тобто управління неможливе без його документування. Управлінський процес передбачає отримання, обробку інформації, прийняття управлінських рішень, які здебільшого фіксуються на матеріальних носіях-документах.

Документування– регламентований процес запису інформації за встановленими правилами на різноманітних носіях, що забезпечує її юридичну силу, і спрямований на збереження всієї документації, що стосується основних напрямів і процедур роботи органу державної влади та прийнятих рішень упродовж такого часу, допоки ця документація становить цінність.

У процесі здійснення управлінської діяльності документування займає чільне місце і полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Необхідність засвідчення наявності й змісту управлінських дій, передавання, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно є підставою для створення документів. Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, що надає створюваним документам юридичної сили. Кожен документ є складником системи більш високого рівня і входить у відповідну систему документації як її елемент.

Сукупність документів, взаємопов’язаних за різними ознаками (за походженням і призначенням, за видом, за сферою дії, за єдиними вимогами до їх оформлення) становить систему документації. Управлінські документи, які є частиною офіційних документів, забезпечують керованість об’єктів управління.

Важливою формою роботи з документами є діловодство, яке поділяється на теоретичне і практичне. Теоретичне діловодство – наукова галузь, яка прописує правила укладання ділових паперів, актів і самих справ; практичне – це загальний порядок виробництва справ згідно зі встановленими формами й за встановленими зразками ділових паперів. Отже,діловодство– це сукупність процесів, які забезпечують документування управлінської інформації й організацію роботи зі службовими документами.

Існують певні чинники, зумовлені необхідністю здійснення належного діловодства і його вдосконалення:

– у зв’язку з ускладненням функцій державного управління підвищуються вимоги до складання документів, їх оформлення й обробки;

– важливим напрямом підвищення ефективності управлінської праці є раціоналізація роботи з документами, що дозволяє уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля управлінців на оперативному та якісному вирішенні конкретних управлінських питань;

– забезпечення прав і інтересів громадян, які вступають у правовідносини з державними органами.

Розрізняють такі аспекти діловодства:

а) юридичний аспект полягає в забезпеченні законності й дисципліни у сфері діловодства, необхідності офіційного закріплення вимог, які пред’являються до документів відповідними нормативно-правовими актами, і безумовного їх дотримання;

б) організаційний аспект, виявляється в налагодженні різноманітних і складних відносин організаційного характеру, що виникають між органами державної влади, підприємствами, організаціями щодо створення документів, їх руху й обробки;

в) економічний аспект діловодства пов’язаний із економічною доцільністю, оптимальністю його здійснення.

Надзвичайно важливим у діловодстві є здійснення дієвого контролю за виконанням управлінських рішень, перевірка яких постає головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи чи організації. Чітко налагоджена організація служби діловодства передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це дозволяє виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі органу державної влади системності й оперативності.

Значна кількість і різноманітність ділових паперів спричинили потребу в їх класифікації, тобто розподілі усіх документів за певними ознаками. Метою класифікації є підвищення оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. Найважливішою класифікаційною ознакою документа є текст. Відповідно до цього виділяють такі документи:

2. Формуляр документа. Бланк. Загальні вимоги до оформлення документів. Правила оформлення реквізитів. Текстові норми ділового стилю.Документ складається з окремих елементів – реквізитів (лат. regvisitum – необхідне, потрібне). Вони бувають постійні та змінні. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка. Змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення. Саме реквізити надають документові юридичної сили. У кожному документі кількість реквізитів неоднакова. Це залежить від виду і змісту документа. Усього існує 32 реквізити. Проте в кожному конкретному випадку реквізитів буде значно менше. Кожний вид документа (наказ, протокол, договір) має відповідно визначений набір реквізитів.

Будь-якому документові властивий формуляр. Формуляр– це сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності. Формуляр-зразок передбачає такі реквізити:

1. Державний герб України.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення державних нагород.

4. Код установи, організації, підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства або відомства (вищої організації або засновника).

7. Повна назва організації, установи чи підприємства – автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й електронна адреси, номер телефону, номер факсу, номер рахунка в банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копій.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення на електронний носій.

31. Відмітка про надходження документа.

32. Запис про державну реєстрацію.

Перелік обов’язкових реквізитів може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки.

Бланк – аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Виготовляють два формати бланків – А4 (297х120мм) і А5 (148х210мм). Застосування бланків надає інформації офіційного характеру, підвищує культуру ділового спілкування.

Оскільки документ є засобом засвідчення, доведення певних фактів, що мають життєво важливі наслідки, кожний із них має юридичну силу, а тому всі вони повинні відповідати таким вимогам:

– не суперечити чинному законодавству держави;

– видаватися лише відповідними повноважними органами або особами відповідно до їх компетенції;

– бути розбірливими й охайними, належним чином відредагованими й оформленими;

Як правило, текст документа складається з таких логічних елементів:

• вступу (зазначається привід, що став причиною укладання документа, вказується історія питання тощо);

• доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);

• закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Не всі тексти мають таку структуру. Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, – складним. Залежно від змісту документів застосовують прямий (вступ, доказ, закінчення) чи зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів. Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

У наш час головною метою діловодства єрозробка й застосування на практиці типізованих і трафаретних текстів.Уніфікація – це один із напрямків регіоналізації документів. Типізація текстів – процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути побудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше зображені основні конструкції й формування тексту-зразка. Типові тексти, як правило, оформляють у вигляді спеціальних збірників. Трафаретизація текстів – процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну й змінну з подальшим включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації групи документів із пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У ділових паперах із низьким рівнем стандартизації добір слів і словосполучень щоразу залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким рівнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування. Розповідь містить інформацію про події (явища, факти) в тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол). В описі характеризуються явища, предмети, люди, події з переліком ознак, властивостей, особливостей (опис-характеристика, наказ, звіт, постанова). Міркуванням називається вид тексту, в якому визначення, думки й висновки розкривають внутрішній зв’язок явищ, і, як правило, доводять визначену тезу. Готуючи текст документа необхідно дотримуватися таких правил:

1. Надавати перевагу простим реченням, що сприяє пришвидшеному сприйняттю тексту документа.

2. Застосовувати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні спектри змісту (з метою надання допомоги; у зв’язку з погіршенням стану; згідно з рішенням комісії).

3. Використовувати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об’єкт дії. Застосовувати зворотний порядок слів (присудок передує підметові) тоді, коли логічний наголос падає на саму дію.

4. Щоб забезпечити чіткість висловлювання в простих реченнях уживати певний порядок розташування їх членів (означення мають передувати означуваним словам, вставні слова краще розміщувати на початку речення).

5. Для лаконічності тексту використовувати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не закінчувати фразу. Наприклад: Ураховуючи; Вважаючи; Беручи до уваги; Керуючись; Розглянувши поданий до затвердження проект тощо.

6. Замінювати займенники іменниками.

7. Не використовувати емоційно забарвленої лексики.

Важливо, щоб в управлінській документації не було особистого моменту (суб’єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються в тексті документа). Тон службового документа – нейтральний. Текст управлінського документа викладається від третьої особи, оскільки його автором є юридична особа. Наприклад: університет оголошує, фірма просить; керівництво клопочеться; колегія ухвалила. Від першої особи укладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальні записки, автобіографії. Кожну нову думку в документі слід розпочинати з абзацу. Текст складних документів (доповідей, інструкцій, протоколів) поділяється на складові частини: розділи, пункти та підпункти. Кожна складова частина нумерується арабськими цифрами з крапками.

3. Оформлення сторінки документа. Рубрикація тексту. Вимоги до мови ділових паперів.Укладаючи текст документа, для зручності обробки й користування ним із усіх боків сторінки залишають вільні місця – береги (поля). Берег ліворуч – 30-35 мм, використовується для резолюцій та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Берег з правого боку не менше 8-10 мм, що дозволяє зберігати текст від пошкоджень. Праворуч рядки тексту закінчуються на неоднаковій відстані від краю аркуша, оскільки в ділових паперах, як правило, уникають переносу слів. Проте лінія правого берега не повинна бути аж надто ламаною. Берег верхнього краю сторінки – 20 мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. Берег нижнього краю сторінки не повинен бути меншим, ніж 19 мм для аркушів формату А4 (210 х 297 мм), а для аркушів формату А5 (148 х 210 мм) – 16 мм. Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш не можна переносити самі підписи. Окрім них, там має бути не менше двох рядків тексту.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а друга й наступні сторінки − на чистих аркушах паперу. Аркуші повинні мати той самий розмір і папір того ж самого ґатунку, що й папір, на якому надруковано бланк.

Нумерація сторінок. Якщо документи оформляються на двох і більше аркушах паперу, то не нумерується тільки перший аркуш. Інші нумеруються. При вміщенні документа на одному боці аркуша номери проставляються посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від верхнього краю арабськими цифрами без слова «сторінка» і пунктуаційних знаків. Друкуючи текст з обох боків аркуша, непарні сторінки необхідно позначати у правому верхньому кутку, парні – в лівому верхньому кутку аркуша.

Зовнішнім вираженням композиції ділового папера постає рубрикація – членування тексту на певні складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа, його спрямування. Найпростішим виявом рубрикації є поділ на абзаци. При цьому такий поділ збігається з відповідними смисловими частинами тексту.

Абзацомназивається відступ управо в початковому рядку, з якого починається виклад нової думки в тексті, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Типовий абзац охоплює три частини:

а) зачин, у якому формулюється мета абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова;

б) основна частина або фраза, де міститься основна інформація;

в) коментар, у якому підводиться підсумок повідомлюваного, всього того, про що йшлося в абзаці.

Слід пам’ятати, що середня довжина абзацу повинна дорівнювати 4-6 реченням. В окремих різновидах документів (службова записка, акт і ін.) трапляються абзаци, що складаються з одного речення. Але й у цьому разі абзац є внутрішньо замкненим смисловим цілим.

З метою правильного та нормативного сприйняття й опрацювання документа його складники або рубрики нумеруються. Наявні дві системи нумерації – традиційна й нова. Традиційна (комбінована) рубрикація ґрунтується на використанні знаків різних типів – римських і арабських цифр, великих і малих літер. Така рубрикація суттєво доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил). Це значною мірою залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень характеризується логічною будовою:

А. Б. В. Г. Д. ...

І. II. III. IV. V. ...

1. 2. 3. 4. 5. ...

1); 2); 3); 4); 5); ...

а); б); в); г); д); ...

Рубрики, що більші за своїм об’ємом від абзацу, можуть утворювати параграф (§), главу, розділ, частину тощо. Вони також нумеруються. Під час рубрикації тексту слід ураховувати такі вимоги:

а) нумерувати рубрики за умови наявності хоча б двох однорідних елементів перелічення;

б) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;

в) дотримуватися правил пунктуації при будь-яких комбінованих способах нумерації;

г) використовувати лаконічні, однозначні заголовки.

Нова система нумерації ґрунтується на використанні тільки арабських цифр, що розміщуються в певній послідовності. Застосовуючи нову систему рубрикації, варто пам’ятати, що номер кожного складника тексту документа включає номери вищих ступенів поділу: (розділи − 1; 2; 3; номери підрозділів охоплюють також номери розділів − 1.1; 1.2; 1.3; номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту − 1.1.1; 1,1.2; 1.1.3).

Використання цієї системи нумерації дозволяє не застосовувати словесних найменувань і заголовків до частин документа. Основні технічно-пунктуаційні правила рубрикації тексту документа:

1. Для позначення частин переліку використовують:

– вищий рівень членування – великі літери (А, Б, В та ін.) і римські цифри (І, II, III тощо);

– середній рівень членування – арабські цифри (1, 2, 3 тощо);

– нижчий рівень членування – арабські цифри з дужками – 1) 2) 3) та ін. і малі літери з дужками – а) б) в) тощо.

2. Після малих літер і арабських цифр із дужками не ставиться крапка, а після великих літер і римських цифр ставиться крапка – а); 1); А.; І. .

3. При рубрикації з дужками частини тексту відокремлюються або комами, або крапками з комами – 1), ... 2); ... .

4. Великі літери розпочинають текст рубрик, оформлених літерами й цифрами з крапками – І. С...; ІІ. П...; малі вживаються після рубрик, оформлених цифрами й літерами з дужками – 1) а...; 2) б... .

Мова ділових паперів відповідає загальнолітературним нормам сучасної української мови, які безпосередньо не пов’язані з особливостями того чи іншого функціонального стилю. Вимога стосовно доступності мови ділових паперів означає вживання загальновідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів у значенні, яке закріплюють за ними словники.

Однак мова не є пасивним фіксатором змісту документа, а виконує активну регулювальну функцію, тобто добір мовних засобів безпосередньо впливає на дієвість документів. Людина, яка їх складає, мусить добре володіти українською літературною мовою, зокрема тим її варіантом, який обслуговує сферу ділових стосунків і має писемну форму вияву.

Мовні засоби документів мають відповідати таким основним чинникам:

1. Об’єктивність. Особистий момент у документах зведено до мінімуму. Це досягається вживанням мовних одиниць, які не називають особи мовця чи співрозмовника, та дій, які вони виконують. Від першої особи викладають прохання (рідше пропозицію), висловлене в заяві; інформацію, подану в автобіографії, доповідній чи пояснювальній записці, розпорядчих документах, рекомендаційному листі, напр.: Прошу звільнити мене від занять; Я, Кравченко Петро Васильович, народився; Доводжу (доводимо) до Вашого відома; Я не з’явився на заняття; Наказую; Пропоную тощо. Об’єктивність документів пов’язана з використанням безособових конструкцій – односкладних безособових речень, присудок у яких виражений формою інфінітива дієслів, безособовими дієсловами та предикативними формами дієслів на -но, -то, предикативними прислівниками, напр.: Запропоновано внести на розгляд питання про. Саме текст, викладений від третьої особи, надає документам об’єктивності, напр.: Комісія ухвалила; Університет гарантує.

2. Стандартність. Здійснюється на рівні мовних засобів і передбачає використання готових, перевірених практикою словесних формул, які легко сприймаються й точно описують ситуацію, що неодноразово повторюється. Стандартизація мови документів дає змогу скоротити кількість зайвої інформації, швидко й ефективно її опрацювати. За даними інженерної психології, стандартизований текст сприймається в 8-10 разів швидше, ніж оригінальний. Стандартизовані мовні звороти виступають як сигнал певного типу інформації, напр.: У порядку надання медичної допомоги (лист-прохання). Якщо службова особа відмовляється від стандартного викладу, це може означати: цьому документові, справі надають особливої ваги, що зумовлена винятковістю, незвичайністю ситуації. Стандартизація мови ділових паперів відбувається здебільшого на синтаксичному й лексичному рівнях. Стандартні речення – це тип речень загального зразка з чітко визначеним порядком розміщення його складових частин, членів речення і словесного наповнення конкретної синтаксичної моделі, напр.: Заслухавши та обговоривши; Комісія прийшла до висновку; Рішення остаточне й оскарженню не підлягає.

Основними лексичними засобами стандартизації мови ділових паперів є канцеляризми, або кліше. Канцеляризм– це слово або стійке словосполучення, граматична форма чи конструкція, які визначають специфіку адміністративно-канцелярського підстилю офіційно-ділового стилю літературної мови. Відзначаються сухістю, беземоційністю, словотвірною одноманітністю, напр.: Заява; Доповідна записка; Витяг з протоколу; Довести до відома; Цей факт засвідчує тощо.

Сучасною тенденцією більшості розвинених країн є «усування канцеляриту». Канцелярський стиль стає анахронізмом, а отже, перешкоджає ясності й спричиняє дискомфорт. Не варто боятися «пускати» в професійну сферу форми, властиві живій мові, які не тільки не зіпсують стилю, а, навпаки, зроблять його комунікативно повноцінним. Наприклад, вислів На сьогоднішній день відповідні роз’яснення Нацбанку та ДПАУ з цього питання відсутні можна подати у такому відредагованому варіанті: Відповідних роз’яснень Нацбанку та ДПАУ щодо цього досі немає.

Механічне перенесення словесних формул (кліше), термінологічних сполук із ділових паперів в усне мовлення, публіцистичний чи художній стиль породжує мовний штамп (трафарет, шаблон, мовний стереотип із негативним забарвленням) – вислів, який механічно відтворюється й у результаті багаторазового повторення втратив свою образність і стилістичну виразність. Уживання мовних штампів у невідповідному контексті вважають порушенням мовної норми, напр.: Нам треба зустрітися з метою обговорення питання замість Нам треба зустрітися, щоб обговорити питання; або Я прибув на мітинг замість Я прийшов (приїхав) на мітинг. У художньому тексті штампи виконують роль стилістичного засобу створення комізму (Возний із п’єси «Наталка Полтавка» І. Котляревського освідчується в коханні Наталці словами: «Не в состоянії поставить на вид тобі сили любові моєй!..»).

3. Логічна послідовність. Усі частини документа логічно пов’язані. Це виявляється в межах речення чи тексту документа, які створюються з чітким дотриманням послідовності викладу матеріалу, вмотивованим порядком розташування змістових частин тексту (вступ, основна частина, висновки) та поділом його на абзаци, пункти, підпункти. Мовними засобами реалізації виступають слова, які вказують на причинно-наслідкові зв’язки (тому що; оскільки; через те, що; внаслідок того, що), підкреслюють наступність, черговість подій або явищ (спочатку, водночас, одночасно, потім, насамкінець), виражають протиставлення (не ..., а), позначають результативність виконання дій (отже, таким чином, у результаті). Логічна послідовність передбачає вміння виділяти основне в документі та робити його очевидним для реципієнта.

4. Ясність викладу, точність опису. Документ має бути зрозумілим, не викликати двозначності. Це досягається тоді, коли працівник глибоко проникає в суть справи і вміє дібрати слова й вислови, які дають змогу точно описати події чи явища об’єктивної дійсності, правильно користується термінами, уникає вузько вживаних професіоналізмів. Особливої точності та ясності потребують формулювання наказів, прохань, розпоряджень.

5. Свобода від суперечностей. У документі не може бути смислової суперечності, коли аргументи несумісні. Одночасно форма вираження не має суперечити змісту висловлювання, наприклад, прохання, що висловлене у формі наказу: Дозвольте повернутися до виконання своїх обов’язків! Текст документа є зразком офіційно-ділового стилю. Тому слова і вислови, які мають розмовний характер або є емоційно забарвленими, суперечать мовностилістичним вимогам цього стилю.

6. Переконливість. Забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі цифрової інформації та фактів. Переконливим діловий папір робить також уміння розмістити матеріал. Усе важливе слід подавати в документі, а інше оформляти у вигляді додатків.

7. Лаконічність. Лаконічним уважають документ, у якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів і повторень. Лаконічності можна досягти вживанням простих речень, загальноприйнятих скорочень, умовних позначень, а також стандартних зворотів мови. Необхідно стежити за тим, щоб кожен аспект висвітлення питання займав своє місце в тексті документа і не повторювався.

8. Повнота інформації. Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання. Узагальнюючи сказане вище, розглянемо мовні засоби ділового стилю з прикладами правильного слововживання та побудови:

– слід правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа;

– текст викладають від третьої особи. Наприклад: комісія ухвалила; інститут просить; ректорат клопочеться. Від першої особи укладають заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази;

– не потрібно вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;

– необхідно добирати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою, потрібний для, в порядку;

– варто викоростовувати синтаксичні конструкції на кшталт: Доводимо до Вашого відома, що; Нагадуємо Вам, що; Підтверджуємо з вдячністю; У порядку надання матеріальної допомоги; У зв’язку з вказівкою; Відповідно до попередньої домовленості; Відповідно до Вашого прохання;

– дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи; Беручи до уваги; Розглянувши; Вважаючи;

– використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для широкого кола читачів;

– уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки – після керівного слова, вставні слова – на початку речення);

– щоб не образити партнера, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад: Вами ще не дано відповідь на лист-запит (правильно), а не Ви не відповіли на лист-запит (неправильно). Якщо ж важливо зазначити конкретного виконавця, то тоді треба застосовувати активну форму. Наприклад: університет не гарантує; комісія підтверджує; телевізійне агентство повідомляє;

– уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; затвердити пропозицію; попередити правління;

– у розпорядчих документах слід використовувати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую; пропоную;

– добирати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які властиві справочинству, за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

– надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: Шановний; Високошановний; Вельмишановний; Високоповажний.

4. Види особистих офіційних документів. Заява, види заяв. Доручення (особисте, офіційне). Розписка. Довідка.Особисті офіційні документи – це документи, за допомогою яких громадяни висловлюють власні пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, товарів тощо, закріплюють свої права перед державою, установами (підприємствами), іншими особами.

Заява – це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресований установі або посадовій особі. Це один із найпоширеніших у справочинстві документів. Заяви бувають особисті й службові. Особиста заява містить прохання особи до керівника розділу чи підрозділу; її пишуть власноруч в одному примірнику. Службову заяву укладає посадова особа від власного імені або від імені організації до посадової особи іншої організації, структури тощо; її можна відтворити механічним способом у декількох примірниках. Службова заява містить додаткові реквізити (назву й адресу організації, вихідний номер документа тощо).

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні та зовнішні. У зовнішній особистій заяві обов’язково вказують повну домашню адресу чи відомості документа (паспорта), а в зовнішній службовій – повну поштову та юридичну адреси установи, підприємства, організації. У внутрішній заяві зазначати адресу й паспортні відомості не обов’язково.

Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, позовні заяви (прохання про притягнення до відповідальності, відшкодування збитків, захист честі та ін.). Заяви бувають прості та складні (містять відомості про додатки). Заява складається з таких реквізитів: відомості про адресата (назва посади, повна назва установи, прізвище й ініціали керівника з зазначенням наукового звання, якщо особа, на ім’я якої подають заяву, має його); відомості про адресанта (назва посади, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка звертається із заявою, іноді адреса, телефон, паспортні відомості); назва виду документа; текст; перелік додатків (документів, які додають до заяви на підтвердження її правочинності чи вагомості аргументації); дата; підпис.

Зразок:

Декану стоматологічного факультету

ВНМУ ім. М. І. Пирогова

доц. Степаненкові П. І.

студента 44-а групи І курсу

Шиманського Ігоря Максимовича

Заява

Прошу відпустити мене з занять 27.02.2015 р. у зв’язку з сімейними обставинами.

23.02.2015 (підпис)

Доручення – це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності. Доручення видаються на розпорядження майном, отримання грошових і матеріальних цінностей. Вони поділяються на особисті (особа доручає особі) й офіційні (установа доручає особі чи установі). Особисті доручення видаються окремими особами, які передають свої права іншим особам (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та ін.). Обов’язковою умовою правомірності особистого доручення є наявність підпису службової особи й печатка установи, підприємства, що засвідчує підпис довірителя (доручення, які видаються студентам, можуть засвідчуватися навчальним закладом).

Реквізити офіційного доручення: назва організації, яка видає доручення; номер доручення й дата видання; посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видано доручення; назва організації чи підприємства, від якого повинні бути отримані матеріальні цінності; перелік цінностей із вказівкою про їх кількість і суму; термін дії доручення; зразок підпису особи, якій видано доручення; назва документа, що посвідчує особу отримувача цінностей (паспорт, посвідчення); підписи службових осіб, які видали доручення; печатка організації, що видала доручення.

Існують такі види офіційних доручень: