Скорочтение и качество восприятия
День №2
Планирование
Меня часто спрашивают – необходимо ли планировать свой день?
В рамках этой программы мы не настаиваем на подробном планировании.
Почему? Потому что план – не палочка-выручалочка.
Бывало ли так, что Ваш четкий и продуманный план вдруг давал сбой, программа действий рушилась из-за каких-то незапланированных событий?
Конечно, и не раз.
Это происходит вовсе не потому, что план – это плохо или неэффективно.
Дело в том, что следование плану – вопрос не только силы воли. На одних лишь желании и настойчивости планы эффективно не внедряются.
Планирование – не спасательный круг, и если вы никогда к нему не прибегали – даже и не начинайте. Но если планирование вошло у вас в привычку – вряд ли стоит от нее отказываться. Это вопрос вашего выбора.
Концентрация
Еще один вопрос, который я слышу очень часто: «Как заставить себя концентрироваться?»
Ответ прост. Чтобы научиться плавать, нужно плавать. Чтобы научиться концентрироваться, нужно тренировать концентрацию внимания.
Упражнение довольно несложное – как только почувствуете, что ваши мысли отвлекаются от основного предмета – тут же усилием воли возвращайте их в исходное русло. При этом длительность концентрации следует постоянно увеличивать – от пяти минут до десяти, от десяти до двадцати и так далее.
Умение концентрироваться – крайне важный навык, поэтому работать с ним нужно постоянно.
Кстати, концентрация великолепно тренируется при помощи медитативных техник – ведь медитация и есть концентрация вашего сознания на каком-либо предмете или явлении. Впрочем, технология здесь по сути та же.
Как успеть все
В процессе наших тренингов нам приходится общаться с довольно широкой аудиторией. У каждого слушателя – своя история, свои привычки, свой род деятельности, который диктует те или иные правила поведения и шаблоны.
Но спектр вопросов, в принципе, одинаков. «Как успеть все?» «Как достичь наибольшей результативности?» «Как заставить мой план работать?» «Как эффективно использовать рабочий день?» «Как совместить тактическое и оперативное планирование?» «Как сохранять максимальную работоспособность в течение дня?» Именно в этом и состоит наша задача – научить вас грамотно и эффективно использовать свое время, достигая при этом максимального результата.
Вот ещё один чит-код, который очень для многих будет «против шерсти». Те, кто успевает, кто хочет успеть всё, понимают, что иногда сила – в бездействии, или наоборот, бездействие в силе.
Парадокс заключается в том, что, чтобы успеть всё, нужно не успевать всё.
Если у вас есть 40 дел, из них вы 20 не успеваете – возьмите на себя ещё 40, чтобы у вас было 80. Вы будете не успевать 40 дел, но и успевать будете не 20, а 40. То есть результативность у вас так и останется на 50% уровне, но в абсолютных числах она поднимется от 20 законченных дел до 40.
Поэтому, чтобы успеть всё, нужно не успевать всё.
С одной стороны, вы можете сосредоточиться на процессе. Чтобы вовремя вставать, вовремя приходить, «мужик сказал – мужик сделал». И делать всё, чтобы процесс был идеальным, чтобы всё было красиво, всё бы было разложено по полочкам. Чтобы вы красиво начали, продолжили, закончили, отчитались, и так далее, так далее, так далее.
Но если вы работаете на результат, если ваша задача – закрыть как можно больше проектов в единицу времени, то огромное количество проектов будет сделано с опозданием, огромное количество проектов будет сдано не вовремя или не доделано, или не того качества, какого оно могло было быть. Но оно будет сделано.
Есть такое магическое слово «релиз», программисты его знают. Бог создал Землю за шесть дней. На седьмой был релиз. Да, практика показывает, что, наверное, он мог бы и 77 поработать. И 777 :) Но на седьмой он решил выдать результат, у него был дедлайн. На седьмой день Бог Землю «релизнул». Поэтому мы именно такой подход и будем в себя встраивать.
Скорочтение и качество восприятия
Правильное и результативное, или эффективное чтение – довольно большой вопрос, на тренингах мы его всесторонне разбираем. Здесь мы рассмотрим лишь некоторые, но очень важные, с моей точки зрения, аспекты.
Пятнадцати минут на книгу вполне достаточно для первичного усвоения и структурирования информации – на это и направлена наша программа. Многие спрашивают – возможно ли в этом случае считать книгу прочитанной. И есть ли смысл в подобной скорости, если практически ничего из прочитанного не внедряется потом в каждодневную практику.
Во-первых – безусловно, книгу можно и следует считать прочитанной, если хоть какая-либо информация из нее вам запомнилась.
Во-вторых – вопрос не в скорости, а в системном подходе к чтению книги, а чтение книги и ее использование в практике – две абсолютно разные вещи.
Для начала, вам необходимо понять, имеет ли смысл читать книгу, и если да – что конкретно в данной книге вам будет полезно или интересно. Я считаю, что пятнадцати минут для этой задачи вполне достаточно.
Далее. Необходимо четко осознавать, что любая книга (если только это не художественное произведение) в своей информационной нагрузке довольно избыточна. Двадцать пять процентов уникальности содержательной части – вот постулат, на котором основывается любая система быстрого чтения. Следовательно, основная содержательно-смысловая нагрузка книги легко укладывается в ее четвертую, пятую часть, а иногда и того меньше.
Поэтому краткое пятнадцатиминутное ознакомление с книгой выполняет двойную задачу. Во-первых, оно позволяет выделить главные мысли, основные идеи книги, понять, представляют ли они для вас какую-либо ценность. Во-вторых – этот метод сильно экономит время, избавляя вас от необходимости подробного постраничного чтения.
Здесь есть один важный момент, а именно структура построения книги. Все мы встречали книги «правильные» и «неправильные» – с логично выстроенной структурой и с абсолютным отсутствием последней. Какие из них воспринимаются легче? Какие проще усваиваются? В каких книгах более эффективен поиск информации? Ответ очевиден.
Правильная книга – та, с которой читатель может знакомиться «по диагонали», где содержательная часть логично выстроена, а основные мысли выделены как структурно, так и графически. Правильная книга проста, удобна, с ней приятно общаться и работать. В такой книге достаточно прочитать внимательно пятнадцать-двадцать страниц, а, возможно, и обратиться к ним повторно – впоследствии.
Таким образом, основную информацию книги вполне возможно усвоить за короткий отрезок времени – подобная модель, согласитесь, серьезно отличается от традиционного подхода. Возможно, в силу привычки, возможно – за неимением альтернативы основная масса людей читает книги именно подряд – страница за страницей. А перескакивая через несколько страниц, читатели начинают беспокоиться – вдруг пропустили что-то ценное?..
Другими словами, вместо того чтобы выбрать в книге действительно важные моменты, вы читаете все подряд. Это неэффективно. Поэтому гораздо лучше использовать следующую модель.
Читайте «по диагонали» - отмечайте (карандашом или загибом) те места, которые стоит изучить подробнее. Потом возвращайтесь и просматривайте их более детально.
На самом деле это совсем несложно.
Вы наверняка замечали, что чем больше читаете – тем быстрее находите на страницах книги ключевые моменты, даже если они не выделены полиграфическим или иным способом. Естественно – ваш мозг адаптируется к новому ритму, работа становится более плодотворной и эффективной.
Освободить мозг
Простой, но эффективный способ, который сильно упрощает жизнь и делает её более структурированной – выписывать все свои дела на бумагу.
Чем больше мы храним в голове того, что нам надо сделать, тем хуже функционирует наш мозг. Когда выписываешь все свои задачи на бумагу – прочищаешь мозг, освобождаешь его от лишней нагрузки, работать становится легче, бывает, что у некоторых даже головные боли проходят. Конечно, постоянно и что-то новое всплывает, это нормально, нужно записывать всё то, что всплывает.
Это, действительно, очень сильный фактор, который позволяет успевать гораздо больше и быстрее продвигаться в выполнении своих дел.
Прерывателям – «нет!»
Приступая к реализации своих планов, прежде всего, необходимо отключить «прерыватели», всё то, что отвлекает от текущей работы. Это могут быть всплывающие мейл-агенты, мигающие сообщения в ICQ, в Одноклассниках, в Skype и так далее, то есть все прерыватели, которые у вас есть на компьютере.
Телефон, разумеется, тоже нужно отключать, когда вы занимаетесь ключевыми делами, чтобы вас от них не отрывали.
Почему это важно? Наш мозг имеет одну особенность – для того, чтобы нам выйти на пик нашей эффективности, нам требуется примерно 20-30 минут. Когда вы делаете что-то важное по работе, решаете какую-то задачу (например, пишете квартальный отчет), и вдруг раздается телефонный звонок, вы думаете: «Я сейчас быстренько отвечу, это не займет много времени». На самом деле это совсем не так. Как только вы остановились, вам снова потребуются те же самые полчаса, чтобы восстановить свою эффективность, выйти на пик своей формы, формы размышления в нужном направлении.
Простая аналогия – вы мчитесь по шоссе, только-только разогнались, и тут приходится дергать ручник, а потом заново разгоняться. Понятно, что так вы далеко не уедете.
Поэтому прерывание крайне негативно влияет на то, как много и чего мы успеваем выполнять.
Это касается и всех всплывающих напоминаний на компьютере, и коллег или родственников, отвлекающих от работы, и так далее. Нужно находить возможности решать эту проблему, любыми способами по максимуму отключать все возможные прерыватели.
Стакан воды
Ещё один важный момент, который мало кто использует, касается физиологии. Физиологию тоже нужно учитывать и включать, чтобы она нам помогала.
Каждые два часа нужно выпивать стакан воды, обычной чистой воды, негазированной. Не чай, не сок, не молоко, а именно воду. Каждые 2 часа. Для чего это необходимо?
Наш мозг нуждается в воде, причем довольно сильно. Если в течение дня у вас бывают периоды, когда вы чувствуете утомление, усталость, падение концентрации внимания и так далее, зачастую это бывает связано с тем, что мозгу не хватает воды, чтобы эффективно функционировать. Нас не приучали с детства пить обычную чистую воду, пить что-то другое мы привыкли, чай, соки еще что-то, а вот чистую воду – очень редко.
Не так принципиально, холодную или теплую, сами определите, какой вам больше хочется, можно комнатной температуры. Но очень важно пить именно чистую воду, а не что-то другое, негазированную чистую воду – раз в 2 часа выпиваем стакан воды. Попробуйте и обратите при этом внимание, заметите ли вы какие-нибудь улучшения или ухудшения.
Отсекая лишнее
Возьмите список дел, который вы себе записали, и проработайте его. Посмотрите, насколько большой он получился – под сотню пунктов, 50, около 200? Если 20-30 – это, конечно, очень несерьезно, вы просто себя жалеете и очень низко летаете. Не берегите себя, нагружайте себя больше.
Но сейчас наша задача – посмотреть на этот список и вычеркнуть оттуда каждое десятое дело. Что в первую очередь вычеркиваем? Задачи, которые давно устарели, которые уже в принципе не актуальны, которые (если на них внимательно посмотреть) вы вписали просто потому, что когда-то хотелось это сделать, но сейчас это уже не особенно целесообразно. Такие планы всегда у всех есть. Если их не так много, более простой вариант – выбрать хотя бы одно такое дело, на которое (как вы сейчас видите) не имеет смысла тратить времени.
Это очень непростая вещь, отсекание лишнего, но для того, чтобы освободить время для новых проектов, для новых идей, для новых крупных совершений, обязательно надо регулярно отсекать что-то старое, старые дела, которые крадут у вас силы, энергию, которые на вас давят, потому что они висят у вас в списке.
Посмотрите на этот список и подумайте – что еще вы можете вычеркнуть? Чем больше вы вычеркните, тем проще вам будет жить дальше, тем быстрее вы сможете взяться за гораздо более серьезные, более важные моменты.
Да, действительно, часто это жертвование чем-то, но вы понимаете – если этим пожертвовать, можно будет взяться за что-то гораздо большее и значимое.
Нарезка слонов
Анализируя список дел, выберите из них «слонов» – самые большие дела или самые крупные из средней категории и раздробите их на более мелкие, каждое – хотя бы на три части. Любое крупное дело делится на ряд более мелких, любой проект можно разделить на этапы.
Зачем мы это делаем? Когда видишь огромную гору или огромное дело, которое надо сделать, порой оно пугает просто своими размерами.
Когда смотришь на то, что надо сделать, иногда становится просто страшно за всё это браться, потому что кажется – столько делать, да и не понятно – с чего начать. Когда же дробишь его на множество мелких дел, делишь на много-много мелких шагов, говоришь себе: «Хорошо, завтра мне надо сделать просто первый шаг, вот это сделать». И ты это делаешь, и оказывается – глаза боятся, руки делают.
Из-за этих слонов порой бывает страшно ежедневник открыть, и это как раз причина, почему ежедневники, планировщики работают очень плохо.
Поэтому нужно раздробить ваших слонов на более мелкие дела, есть слона по частям. Чем тоньше вы его нарежете (конечно, в каких-то разумных пределах), тем быстрее и проще вы будете двигаться вперед.
Большие дела давят на психику. Людям свойственно в принципе отодвигать большие дела, потому что они кажутся страшными, а страшное мы откладываем на потом.
Мы откладываем: «Ничего, это я сделаю завтра или на следующей неделе», даже если на самом деле можно и нужно было сделать это именно сейчас, но когда дела мелкие, думаешь: «это не сложно, это я сделаю сегодня» и постепенно начинаешь делать.
Маленькие воришки
Прежде чем приступать к глобальным, серьезным делам, в первую очередь, надо закрыть как можно больше мелких дел, самых коротких, самых быстрых дел, которые требуют по 10-15-20 минут, по 5 минут, полчаса максимум.
Посмотрите на список ваших самых быстрых дел, выделите 2 часа времени и постарайтесь закрыть максимум из них. Обозначьте себе 2 часа, можно один час утром, один – вечером, т.е. два блока, которые вы освободите именно для выполнения этой задачи.
Отключите на этот период все прерывания (о чём мы ранее говорили), чтобы вас никто ни на что не отвлекал, и сейчас сработайте на количество. Задача – закрыть как можно больше мелких дел, по максимуму. Самое малое – надо закрыть десяток таких дел, но это для самых медленных, для черепашек, лучше – намного больше.
Если вам надо сделать какие-то звонки, собираете, выписываете список – кому надо позвонить, какие вопросы решить и быстро звоните подряд по списку – одному, сразу второму, сразу третьему, сразу четвертому.
Надо сделать что-то в интернете, посмотреть что-то, ответить на письма – садитесь и быстро отвечаете на все письма, и так следующее, и следующее дело.
Многие психологи, многие известные люди, многие гуру, которые изучали эффективность, обнаружили, что незаконченные дела очень сильно крадут нашу энергию. Когда на нас висят дела, которые мы не сделали, но мы понимаем, что их надо сделать, это крадет нашу энергию, причем постоянно. Поэтому чем меньше их будет, тем нам проще двигать другие дела, и надо либо забыть о них, отпустить (похоронить старые проекты), либо быстро закрыть, чтобы сберечь энергию, которая от нас уходит, то есть залатать дыры.
«Текучка заела»
От многих людей часто приходится слышать фразу «Не получилось что-то сделать, не успел, текучка не дала». Как будто есть что-то, что руководит вашей жизнью. Не вы ею руководите, а вами, вашей жизнью руководит что-то внешнее.
До тех пор, пока вы не начнете очень жёстко защищать своё время, вас постоянно будет тянуть вниз, текучка будет заедать, обстоятельства будут мешать, люди будут подводить, времени будет не хватать и так далее.
Очень важно научиться защищать своё время. Именно поэтому нужно выделить строго 2 часа, для того чтобы закрыть все эти дела.
Не надо оптимизировать
Человеческая природа такова, что мы пытаемся, получив какое-то задание, оптимизировать процесс достижения этого результата. Не получив при этом результата предложенным способом.
Например, вам сказали: «Идите, сделайте вот так». Вы начинается закапываться в вопросах: «А почему так?», «А если я сделаю по-другому?», «А можно электронные книги читать?», «А можно, я буду газеты буду читать?», и так далее, и так далее.
Не надо оптимизировать! Сделайте так, как сказано, получите тот результат, который хотели, после этого вы получите право задавать вопросы и оптимизировать процесс. Пока вы результат этим «кривым» (как вам кажется) процессом, не получили, у вас нет права оптимизировать процесс. Всё. Точка.
Идите и внедряйте. Пишите, что вы поняли из книг, больше внедряйте, больше успевайте. И главное – лучших вам результатов.