При оценивании отделения и проекта большое значение имеют публикации. Не забывайте освещать в прессе то, что вы делаете, иначе многое потеряет ценность.

Как открыть отделение РАССО

В своем вузе и управлять им

инструкция по применению

 

РАССО

2010 год


ВВЕДЕНИЕ

Специальность «Связь с общественностью» уникальна по многим показателям, и один из них – это наличие профессиональных объединений, в частности, единственного студенческого в России.

Российская ассоциация по связям с общественностью является прямым подтверждением вышесказанного. Каждый год в рамках РАССО проходит множество форумов, профессиональных конкурсов, фестивалей. И что самое удивительное – все это силами самих студентов.

В РАССО каждый имеет возможность:

- реализовать свои идеи;

- отработать на практике полученную в университете теорию;

- приобрести необходимые для трудоустройства контакты;

- раскрыть свой потенциал и оценить свои силы и возможности в профессиональном плане;

- получить знания, которые не входят в рамки государственной программы;

- обменяться опытом с отделениями разных регионов страны.

Это далеко не полный перечень того, что можно приобрести, вступая в РАССО и являясь активным участником организации.

РАССО располагает огромными ресурсами, главный из которых, конечно же, люди – члены Ассоциации и спикеры. Ассоциация дает уникальную возможность провести мероприятие на высоком профессиональном уровне в режиме s2s – то есть студент-студенту: как правило, мероприятия РАССО создаются студентами и для студентов, что позволяет выбирать темы наиболее актуальные и интересные студентам, приглашать спикеров, наиболее компетентных в выбранной области.

Итак, если Вы решили, что это интересно, тогда предлагаем познакомиться с тем, как все это можно получить. Данная инструкция создана для того, чтобы помочь Вам открыть отделение в своем городе и понять, как им управлять.

ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ РАССО

Российская Ассоциация студентов по связям с общественностью (РАССО) была создана 12 декабря 2003 года по инициативе студентов и преподавателей МГИМО.

Целью создания РАССО стало повышение профессиональной подготовки членов Ассоциации, защита их интересов, развитие деловых отношений между членами Ассоциации и ведущими PR-практиками страны, развитие международных контактов с аналогичными зарубежными организациями, а также создание благоприятных условий для трудоустройства после окончания учебы.

2004 год стал годом становления для РАССО, периодом бурного роста и развития. В январе было создано первое университетское отделение в МГИМО. В мае там открывается офис Секретариата Ассоциации – органа, призванного объединить усилия региональных и столичных вузов для формирования студенческого сообщества public relations. К концу 2004 года было открыто 27 университетских представительств РАССО.

Всего за 2005 год Ассоциация проводит более 150 мероприятий, количество университетских отделений увеличивается до 55.

В апреле 2006 года РАССО была зарегистрирована как юридическое лицо (некоммерческое партнерство).

Каждый год Ассоциация проводит около 200 мероприятий различного уровня с участием членов РАССО.

На сегодняшний день РАССО – единственная в России студенческая организация, построенная на основе профессиональной общности. Подобные НКО уже давно и с успехом развиваются в других странах, успешное начало в России положено именно созданием нашей Ассоциации.

 

 

ОБ АССОЦИАЦИИ

РАССО — профессиональное объединение студентов, обучающихся по специальности связи с общественностью, созданное для:

• повышения профессиональной подготовки членов Ассоциации;

• защиты их профессиональных интересов;

• развития профессиональных отношений между членами Ассоциации и ведущими PR-практиками;

• развития международных контактов с аналогичными зарубежными организациями;

Миссия. РАССО как самостоятельная некоммерческая организация участвует в формировании гражданского общества, создает положительный образ профессии, вырабатывая профессиональные этические нормы и воспитывает в студентах социально-ответственного и профессионально ориентированного специалиста.

В 2009 году полностью обновился Исполнительный Совет РАССО, поскольку большинство студентов окончили обучение. Президентом РАССОсталЕременко Сергей, студент 4 курса СПбГУ.

 

С ЧЕГО НАЧАТЬ?

ШАГ 1.

Важно найти единомышленников.

РАССО без команды существовать не сможет, поэтому необходимо собрать инициативную группу, обсудить цели, задачи и понять, что вы хотите получить в конечном результате: знакомства, опыт, стать лучшим отделением, раскрыть себя и др.

ШАГ 2.

Сообщить в Исполнительный Совет РАССО о вашем намерении зарегистрировать отделение.

ШАГ 3.

Обсудить все с заведующим кафедрой (деканом или ректоратом) и понять его позицию по отношению к отделению. Если вы заручитесь поддержкой кафедры с самого начала, дальнейшая жизнь РАССО в вашем вузе будет гораздо проще.

ШАГ 4.

После того, как все официальные моменты будут обговорены, необходимо провести собрание и подготовиться к презентации вашего отделения первокурсникам.

ШАГ 5.

Презентация отделения и набор студентов в ассоциацию.

ШАГ 6.

Проведение общего собрания, где будут организованы выборы руководителя отделения, пресс-секретаря, секретаря. Структура отделения может быть разной, все зависит от количества людей, проектов и предпочтений самих ребят.

ШАГ 7.

На первом же собрании необходимо ВСЕМ ОТ РУКИ написать заявление о вступлении в РАССО. Также необходимо заполнить лист регистрации отделения. Все это необходимо будет отправить в Секретариат РАССО. Список документов и контактов в письме прилагается.

ШАГ 8.

После регистрации необходимо провести собрание, на котором вы определить структуру отделения, стратегию развития, план мероприятий на год и т.п.

Вы можете организовать:

- мастер-классы с приглашенными спикерами;

- семинары;

- деловые игры;

- организовать специализированный кино-клуб (список фильмов можем предложить)

- городские, региональные и всероссийские форумы;

- PR-школу для своего отделения.

Кроме того вы можете запланировать участие в проектах других регионов. Эта информация будет отправлена сразу после того, как все отделения предоставят свой годовой план. Будет составлена итоговая таблица мероприятий.

В конце года (дата определится позже) будет определено лучшее отделение и лучший проект, поэтому СТАРАЙТЕСЬ!

ШАГ 9.

Обязательно создайте группу отделения на сайте vkontakte.ru и свяжитесь с другими группами РАССО: общей группой РАССО, Исполнительного Совета, MPRW, ваших ближайших соседей и т.п.

ШАГ 10.

Отправляйте новости своего отделения на сайт РАССО и там же ОБЯЗАТЕЛЬНО читайте новости о конкурсах и других отделениях.


СТРУКТУРА ОТДЕЛЕНИЯ

Как правило, каждое отделение ассоциации самостоятельно решает вопрос о своей структуре, но существуют обязательные элементы – это руководитель, пресс-секретарь и секретарь.

Ниже приведена структура, которая использовалась в отделении Тюмени.

 

№ Название отдела Обязанности ФИО
Руководитель отделения 1. Представлять интересы отделения на кафедре, факультете, ректорате. 2.Построение доверительных отношений в руководством вуза. 3. Разработка стратегии отделения. 4. Создание календарного плана работы. 5. Ведение проектов отделения. 6. Написание годового отчета о деятельности отделения. 7. Поддержание благоприятного климата в коллективе, выявление и разрешение конфликтных ситуаций. 8. Делегирование полномочий членам группы (не брать все на себя) 9. Поддерживать связь с другими отделениями и Исполнительным Советом. 10. Контролирование работы групп отделения.
Заместитель руководителя 1. Замещение руководителя во время отсутствия. 2. Осуществление контроля за приемом новых членов в ассоциацию. 3. Поддержание корпоративного духа в коллективе. Организация корпоративных мероприятий и праздников. 4. Поддержание связи с Исполнительным Советом.
Секретарь 1. Ведение документации. 2. Оформление новых членов в отделение. 3. Организация общего собрания. 4. Ведение протоколов собрания. 5. Рассылка необходимой информации. 6. Ведение архива. 7. Ведение группы отделения в Интернете. 8. Информирование студентов, пропустивших собрание, о принятых решениях.
Проектная группа 1. Проведение исследований. 2. Разработка проектов и креативных идей. 3. Написание сценариев к мероприятиям. 4. Ведение проектов Должен быть руководитель этой группы
Пресс-слыжба 1. Налаживание отношений со СМИ. 2. Составление медиа-карты. 3. Написание и рассылка пресс-релизов о деятельности отделения. 4. Составление клиппинга. 5. Ведение летописи отделения. 6. Обновление информации на сайте. Должен быть руководитель этой группы
Отдел по развитию внешних связей 1. Создание и проведение совместных проектов, мероприятий с другими вузами, обмен опытом. 2. Поиск спонсоров. 3. Сотрудничество с другими вузами и организациями. 4. Привлечение новых членов в ассоциацию. 5. Привлечение спонсоров и партнеров к мероприятиям. 6. Приглашение спикеров для проведения мастер-классов. Должен быть руководитель этой группы
Дизайн-группа 1. Обеспечение художественным оформлением презентационных материалов, техническим оформлением мероприятий. 2. Создание видеороликов и презентаций. 3. Фотосъемка. 4. Разработка фирменного стиля отделения. 5. Оформление аудитории отделения. 6. Работа с типографиями. 7. Дизайн сувенирной продукции. Должен быть руководитель этой группы
Редакторская группа 1. Подготовка материала. 2. Верстка. 3. Выпуск корпоративной газеты. Должен быть главный редактор

 

Далее представлена структура отделения в Челябинске.

руководитель:

  1. Представляет отделение.
  2. Принимает решения и отвечает за все, что происходит в отделение.
  3. Устанавливает и поддерживает хорошие отношения с кафедрой.
  4. Назначает дату проведения собрания, определяет повестку дня, ищет аудиторию для собрания, либо назначает ответственного,
  5. Назначает ответственных отделов, проектов.
  6. Распределяет задания между членами отделения.
  7. Создает комфортную психологическую атмосферу в отделении.
  8. Отслеживает и устраняет конфликтные ситуации в отделении.
  9. Утверждает график работы отделения.
  10. Участвует в разработке мероприятий отделения.
  11. Прислушивается к мнению членов отделения при принятии конечного решения.
  12. Делегирует полномочия.
  13. Занимается привлечением новых людей в отделение.
  14. Проводит презентации РАССО.
  15. Устанавливает и поддерживает связь с другими отделениями.
  16. Договаривается о проведении мастер-класса.
  17. Налаживает дружеские отношения с внутри вузовскими организациями.
  18. Отчитывается перед кафедрой, членами отделения о мероприятиях.

ответственный секретарь:

  1. Рассказывает всем желающим, как вступить в РАССО.
  2. Собирает заявления и всю необходимую информацию от желающих вступить в РАССО и отправляет ее в секретариат РАССО.
  3. Оповещает всех членов отделения о дате, месте проведения, повестке собрания.
  4. Ведет протокол собрания.
  5. Доносит до членов отделения информацию о конкурсах, тендерах и пр.
  6. Устанавливает и поддерживает связь с другими отделениями.
  7. Участвует в разработке мероприятий отделения.
  8. Занимается привлечением новых людей в отделение,
  9. Проводит презентации РАССО.
  10. Знает всех членов отделения в лицо и по имени.
  11. Утверждение PR-текстов о мероприятиях, проводимых отделением, а также отслеживание информации, выкладываемой на сайт отделения / раздел на сайте.
  12. Ведение документации отделения.

помощник руководителя или секретаря:

  1. Помогает руководителю или секретарю в необходимом объеме, но в рамках разумного и только в области работы ассоциации и отделения в частности.

возможные отделы:

  • информационный:
  1. Устанавливает и поддерживает связи с другими отделениями.
  2. Пишет PR-тексты по мероприятиям, проводимым отделением, рассылка в СМИ
  3. Обеспечивает присутствие УО РАССО на сайте кафедры, университета, РАССО.
  4. Готовит годовой отчет деятельности отделения.
  • IT:
  1. Разрабатывает и создает сайт УО, либо раздел УО на кафедральном / университетском сайте.
  2. Разрабатывает дизайн сайта.
  3. Наполняет сайт / раздел отделения информацией и графикой.
  • специальных событий:
  1. Создает информационные поводы.
  2. Разрабатывает и курирует мероприятия, проводимые отделением.
  3. Ищет и находит средства на мероприятие.
  4. Ищет и находит нужных людей для проведения мероприятия и достижение договоренности с ними.
  5. Обеспечивает место проведения мероприятия.
  6. Привлекает всех членов отделения для участия в мероприятии.
  • дизайна:
  1. Разрабатывает дизайн листовок, открыток, плакатов, объявлений, костюмов, декораций и пр. для мероприятия.
  2. Разрабатывает логотип и фирменный стиль отделения.
  3. Готовит презентации отделения.
  • привлечение средств:
  1. Добывает деньги на нужды отделения.
  2. Устанавливает и поддерживает контакты с правильными людьми.
  3. Отчитывается перед спонсорами.

 


КОРПОРАТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Для создания команды корпоративные мероприятия будут как раз кстати. Форма и содержание может быть совершенно разной. Возможен вариант пикника на природе, спортивной конкурсной программы, пикника на крыше дома, прогулка, посиделки в кафе, чаепитие в кабинете отделения и др. Можно организовать конкурс на лучший корпоративный вечер. В конце года проголосовать за наиболее интересное мероприятие и наградить победителя.

Информацию о подобных мероприятиях необходимо размещать в зависимости от выбранного формата. В любом случае, сайт РАССО не ограничивает Вас в идеях.

Важно, чтоб на мероприятии было максимальное количество членов отделения.

Интересен фотоотчет.

Не забудьте поблагодарить тех, кто помог вам организовать

мероприятие, если таковые лица были.

Советы:

1. В начале года обязательно проведите тренинги на командообразование (веревочный курс всегда проходит очень успешно!);

2. Регулярно обновляйте новости на доске объявлений: не только сообщайте о собраниях, но и профессиональных конкурсах и достижениях отделения РАССО;

3. Создайте и ведите группу vkontakte.ru, создавайте там альбомы с фотографиями, видео.

4. Придумайте свой корпоративный праздник, которого нигде нет, чем интереснее и необычнее, тем лучше!

5. Организовывайте совместные походы в кино, театр, на каток и др.

6. Устраивайте совместный просмотр PR-фильмов и последующее его обсуждение.

7. Совместная фотосессия всегда вызывает положительные эмоции.

8. Экскурсии в компанию способствуют созданию мотивации к более плодотворной работе.

9. Напишите все вместе правила поведения в отделении, цель, которую вы должны достичь за предстоящий год и обсудите с ребятами то, что необходимо для этого сделать.

 

Все это поможет вам создать сильную команду, в которой приятно будет работать. Без команды отделение не может существовать, поэтому уделите, пожалуйста, этому вопросу особое внимание.

ОТЧЕТНОСТЬ

В конце года каждое отделение сдает отчет о проделанной работе. Происходит это следующим образом: за месяц до Общего Собрания членов РАССО (дата сообщится во втором полугодии) в Секретариат Меняйловой Надежде необходимо отправить электронную версию отчета (форма отчета в письме представлена). Затем распечатанный, красиво оформленный вариант вы привозите на итоговое мероприятие РАССО и сдаете в Секретариат.

В отчет включается описание всех мероприятий, проведенных отделением, клиппинг, фотографии, видео.

Для оформления отчета строгих требований нет, главное не забыть об основной информации. Отчеты будут оцениваться по бальной шкале. Этот документ тоже прикреплен к письму.

По итогам года Исполнительный совет выбирает лучшее отделение и лучшее мероприятие.

Лучшее отделение выбирается Исполнительным советом по годовым отчетам отделений.

Лучшее мероприятие выбирается Исполнительным советом, либо путем голосования на сайте rasso.ru, где представлен список отделений, участвующих в конкурсе. Лучшим может стать только специальное мероприятие всероссийского масштаба, организуемое и проводимое отделением РАССО, либо при его участии.

При оценивании отделения и проекта большое значение имеют публикации. Не забывайте освещать в прессе то, что вы делаете, иначе многое потеряет ценность.

 

Ждем Ваших вопросов и предложений!

 

Искренне Ваш, ИС РАССО.

Образец протокола.

Протокол

собрания членов УО РАССО ХХХ

 

г. <Город>____ <месяц> 2010 года

 

Присутствовали: всех поимённо ФИО.

 

Повестка дня:

1. …

2. ….

3. etc…

 

Слушали: Иванову М. И. о том-то и том-то.

Постановили: послать нафиг/утвердить – в общем, что решили.

Голосовали:

За – 02, против 0, воздержались 07.

 

 

Слушали:…

(так по каждому вопросу)

 

 

Председатель собрания /Попов М.И./   <подпись> <расшифровка подписи>
Секретарь собрания /Петров П. П./ <подпись> <расшифровка подписи>

 

Протокол можно сделать в более интересной форме. Оформить как домашнее задание: письмо, в котором будут указаны темы обсуждаемых вопросов, принятые решения, что необходимо сделать к следующему собранию.