Методы обследования управленческих процедур
Глава 4. МЕТОДОЛОГИЯ ПРЕДПРОЕКТНОГО ОБСЛЕДОВАНИЯ
Методика предпроектного обследования
Целью предпроектного обследования является получение полной и достоверной информации об объекте исследования.
На основе данных полученных при обследовании информационной системы создается концептуальная модель АИС, состоящая из описания предметной области, ресурсов и потоков данных, перечня требований и ограничений к технической реализации АИС, а также определяется аппаратно-технический состав создаваемой АИС.
Предпроектное обследование включает в себя несколько этапов – сбор информации, первичная ее обработка.
Первичное обследование затрагивает два основных момента, характеризующих предприятие:
Ø решаемые задачи и выполняемые функции – на основе технологии анкетирования;
Ø информационные потоки и связи, как внутренние, так и внешние – с помощью реестров.
Согласно предложенной методологии построения информационной модели, обследование всех аспектов деятельности предприятий проводится на различных уровнях управления:
Ø предприятие (директор);
Ø службы и отделы (начальники отделов и служб);
Ø рабочие группы и сектора (начальники групп и секторов в рамках отделов и служб);
Ø отдельные рабочие места.
Таким образом, для полного охвата деятельности подразделений предприятия необходимо участие в обследовании всех перечисленных сотрудников. Каждый участник обследования получает набор материалов, обрабатывает их согласно приложенным инструкциям, формализуя, таким образом, свою функцию управления.
Среди универсальных методов, пригодных для обследования всех функциональных звеньев предприятия, наиболее важными являются следующие методы:
Ø наблюдения;
Ø опроса исполнителей (метод интервью);
Ø анализа материалов (анкетирования);
Ø личного участия.
Все эти методы применяются, как правило, в различных сочетаниях, дают хороший эффект и предполагают разную степень личного участия проектировщика в обследовании.
Метод наблюдения применим в тех случаях, когда изучаемый вопрос не является трудным для понимания и требуется лишь уточнить некоторые детали.
Метод опроса исполнителей наиболее распространен, хотя имеет существенные недостатки. В процессе опроса приходится отвлекать людей от работы, а главное, полученные сведения могут быть не точными. Поэтому рекомендуется прибегать к этому методу в тех случаях, когда требуется уточнить некоторые неясности в изучаемом вопросе при условии, что опрос существенно облегчит труд проектировщика и сократит сроки обследования.
Метод анализа материалов является наиболее точным и научно обоснованным. Материалы собираются различными способами и затем обрабатываются и анализируются по определенным научно разработанным методикам. Примером применения метода является анализ информационных потоков, рассматриваемый ниже.
Метод личного участия является более достоверным, так как предполагает выполнение производственных операций лично проектировщиком. Однако главным его недостатком является значительное увеличение сроков и сложности обследования.
Методы обследования управленческих процедур
Изучению управленческих процедур предшествует ознакомление с предметной областью в целом. При этом рассматриваются:
Ø существующие производственные и технологические процессы, а также материальные потоки;
Ø организационная структура управления (состав подразделений, их назначение и подчиненность друг другу);
Ø цели, функции и задачи управления.
В зависимости от вида экономического объекта оцениваются технико-экономические показатели, отражающие специфику деятельности предметной области. Для промышленного предприятия, например, это:
·номенклатура выпускаемой продукции (число видов продукции, объемы выпуска);
·масштаб предприятия (малое, среднее, крупное);
·количество видов технологических процессов изготовления продукции;
·номенклатура материальных ресурсов (количество видов, объемы запасов и оборот материальных ресурсов);
·количество организаций-контрагентов (поставщиков материальных ресурсов, покупателей продукции) и др.
Реализация управленческих функций осуществляется через решение задач управления. Функции и задачи управления связаны с деятельностью управленческого персонала и отражают принятую организационную структуру органа управления (состав структурных подразделений или отдельных лиц, принимающих решение).
Обследованию подвергается существующая система управления:
Ø состав, периодичность и условия выполнения каждой управленческой функции или задачи;
Ø число исполнителей функции управления, трудоемкость и сложность работы управленческого персонала;
Ø применяемые технические средства обработки информации для выполнения управленческих функций;
Ø должностные инструкции, штатное расписание и организационная структура управления – состав подразделений, сфера их деятельности, взаимосвязи по выполняемым функциям управления;
Ø состояние информационного обеспечения управления и нормативно-справочного хозяйства.
В результате обследования управленческих процедур:
·устанавливаются цели деятельности (обеспечение стабильного дохода, конкурентоспособности выпускаемой продукции, ритмичности производства, сокращение непроизводительных потерь рабочего времени и т. п.) и критерии оценки их достижения;
·определяются функциональные подсистемы системы управления и состав их задач.
Для проведения обследования управленческих процедур, функций и задач управления применяется специально разработанная анкета обследования. Анкета содержит вопросы, касающиеся целей, задач и функций, выполняемых анкетируемым, личных рекомендаций и пожеланий по вопросам автоматизации и организации работы в подразделении.
Анкета начальника отдела содержит вопросы, касающиеся функций, выполняемых отделом, и распределение их по секторам. Согласно этому разделению в дальнейшем происходит сбор документов по секторам, входящим в отдел (службу).
Также в анкете предлагается выделить, по мнению анкетируемого, наиболее важные, с точки зрения управления, информационные потоки (документы).