Выдача наличных денег из кассы
Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2) или другим документам с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Денежные средства выдаются только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если деньги выдаются по специально оформленной доверенности, то в ордере необходимо после фамилии получателя указать лицо ,которому доверено получение денег. Выдача денег производится на основании документов удостоверяющих личность получателя. В ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Оплачено» или «Получено».
При выдачи заработной платы, стипендий, пенсий и т.д. основанием для выплат служат расчётно-платёжные ведомости. По истечении срока выдачи денег по ведомостям против фамилий лиц, не получивших причитающихся им денег, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляется реестр депонированных сумм. На всю сумму, выданную по ведомости, составляется расходный кассовый ордер.
В бухгалтерском учёте операции по выбытию наличных денежных средств из кассы организации оформляются проводками
Д 51, 57, 70, 62, 71, 73, 94 - К 50
Ведение кассовой книги.
В обязанность кассира входит ведение кассовой книги (ф. № КО-4). В которой учитываются все поступления и выдачи денег предприятия. Она должна быть единственной на предприятии и включать все сведения о наличных расчётах, в том числе данные из книг кассиров-операционистов. Кассовая книга должна быть соответствующим образом пронумерована, прошнурована и отпечатана. Количество листов заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью. Записи в неё делаются в двух экземплярах под копирку. Второй экземпляр отрывается и помещается в журнал, служащий отчётом кассира. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Записи в неё осуществляются сразу же после получения или выдаче денег по каждому ордеру. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток на следующее число, передаёт в бухгалтерию отчёт кассира (второй отрывной лист), с приходными и расходными кассовыми документами.
Переводы в пути
Иногда возникает разрыв во времени между зачислением денег на расчётный счёт и списанием их из кассы организации (при инкассации, сдачи денег в кассы почтовых отделений). При перемещении денежных средств через представителей банка деньги передаются инкассатору в установленное время. Передача осуществляется с помощью препроводительной ведомости, выписываемой в двух экземплярах. Возврат второго экземпляра ведомости после проверки в банки соответствия переданной суммы записям в препроводительной ведомости даёт основание для отражения операции по зачислении наличности на расчётный счёт. Для отражения в бухгалтерском учёте данных операций используется активный счёт 57 «Переводы в пути». При этом формируются проводки:
Д 57 – К 50 Денежные средства переданы инкассатору
Д 51 – К 57 Перечислены на расчётный счёт наличные денежные средства.
2.9 Учёт кассовых операций в иностранной валюте.
Организации имеют возможность получать наличные деньги с валютных счетов в банке, которые могут расходоваться исключительно на оплату служебных командировок. Учёт операций в иностранной валюте и в рублях ведётся в одной и той же кассовый книге. Учёт движения наличной валюты ведут в оценках в валюте и рублях. Определение курсовых разниц может производится в течении месяца, по мере изменения курса иностранных валют. При наличии иностранной валюты в кассе организации может изменяться её курс. Поэтому возникает необходимость пересчёта валюты по новому курсу с учётом курсовой разницы. Отражение курсовых разниц можно оформить бухгалтерской справкой. В случае роста курса валют кассир на основании бухгалтерской справки делает запись в графу приход, а при падении в графе расход. На счётах бухгалтерского учёта валютные кассовые операции оформляются следующим образом:
Д 50/Вал – К 52 валюта поступил в кассу с валютного счёта
Д 50/Вал - К 91 отражён рост курса валют
Д 91 – К 50/Вал отражено падение курса валют.