Языковые формулы официальных документов
Особенность языка и стиля официальных бумаг — использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания; формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т. д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.
Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста. Так, например, стандартные деловые письма могут начинаться с языковых формул, выражающих мотивы создания документа: В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем)...; В соответствии с письмом заказчика...; причины создания документа: Ввиду задержки получения груза...; По причине задержки оплаты...; В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями...; В связи с нарушением срока поставки...; цель создания документа: В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес...; Во исполнение постановления собрания акционеров...
Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых — глагол-действие, позволяет автору реализовать свои цели и намерения. При этом ключевые слова не только выражают смысловые аспекты сообщаемого, но и определяют тональность сообщения. Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения: сообщение: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем; предложение: предлагаем; просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю; подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем; обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем; напоминание, предупреждение: напоминаем; отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, выражение отношения (формулы этикета): с сожалением сообщаем, приносим извинения. выражаем признательность.
Как уже отмечалось, функцию ключевых слов, выражающих то или иное речевое действие, выполняют глаголы. Они могут употребляться в форме третьего лица единственного числа, если называют действия, совершаемые от имени всей организации («СОЮЗПОДШИПНИК предлагает...; ООО «Росэл» гарантирует...) и третьего лица множественного числа (администрация и профсоюзный комитет университета представляют...). Если автор документа — лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа (прошу сообщить...; предлагаю провести...; довожу до Вашего сведения...) и от первого лица множественного числа (приглашаем Вас...; рады сообщить Вам...).
Чаще других в текстах документов встречается глагол просить. Он включается в тексты разных типов документов, таких как: заявление, служебная записка, жалоба, письма-просьбы, письма-предложения и т. д. Такую употребительность и многофункциональность глагола просить,, специалисты объясняют этикетными требованиями к языку деловых бумаг и психологическими законами делового общения — всегда легче выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа или указания. Так, в деловых посланиях используют следующие модели, выражающие просьбы, требования, распоряжения: Прошу рассмотреть возможность...; Прошу изыскать для нужд организации...; Обращаемся к Вам с просьбой...; напоминание, предупреждение: Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает...; Организация уведомляет Вас о том, что...; предложение: По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы ...; В ответ на Ваш запрос предлагаем Вам...; отказ от предложения: Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как...; К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку...; распоряжение, приказ: Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности...; Обязать руководителей всех подразделений института... сообщение, уведомление: Сообщаем, что...; Извещаем Вас о том, что...; Довожу до Вашего сведения, что...; обещание, гарантии: Гарантируем, что...; Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки....
В деловом общении нередко возникают ситуации, когда автору послания необходимо заявлять собственную позицию по тому или иному вопросу либо интерпретировать действия другой стороны. В этом случае также могут быть использованы стандартные языковые модели. Например, модели интерпретации собственной позиции: Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам ...; Возражений против конструкции не имеем ...; Мы не сможем поставить Вам ...; модели интерпретации действий другой стороны: Данные Вами обещания не выполняются ...; Партия товара прибыла со значительным опозданием ...; сумма причиненного ущерба составляет....
Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем. Например: наименее сложный...; наиболее важный...; наилучший результат...; оказать помощь...; произвести проверку...; руководство считает возможным ...; организация не возражает...; обеспечить выполнение...; создать необходимые условия ...; подтвердить получение...; сообщить данные...; подготовить к отправке...; в сложившихся обстоятельствах ... и т. д.
Итак, стандартизация официально-деловой письменной речи влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.