Логистические информационные потоки
Наукой и практикой были выработаны различные методы анализа и проектирования информационных потоков с целью их совершенствования. Существующий в данной области научного исследования методический аппарат характеризуется чрезмерной сложностью, что в значительной степени затрудняет его практическую реализацию. Однако современные информационные технологии позволяют обрабатывать большие объёмы информации за короткие промежутки времени, а в отдельных случаях - моделировать готовые управленческие решения. Это вызвало резкую активизацию использования методов графики и математического моделирования в управлении информационными процессами. Подход к исследованию логистических информационных потоков с учётом специфических черт последних требует первоначальной систематизации существующих методов анализа и проектирования информационных потоков с целью выработки решений по возможности использования их при исследовании именно логистических информационных потоков.
Следует признать, что сама специфика объекта исследования, а именно информационных потоков, делает неизбежным некоторое наличие субъективизма в их оценке, так как творческая составляющая управленческого труда слабо поддаётся формализации. Это не умаляет необходимости проведения такого рода работ. Задача состоит в подборе совокупности методов применительно к определённым условиям и построении на их основе стройной методики анализа и проектирования информационных потоков.
Информационный поток — это совокупность сообщений, циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой, которые необходимы для управления и контроля за выполнением логистических операций.
Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом поток информации может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную:
• опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;
• опережающий информационный поток в прямом направлении — это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза;
• одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока;
• вслед за материальным потоком во встречном направлении могут проходить информация о результатах приемки груза, разнообразные претензии или подтверждения.
Информационный поток характеризуется следующими показателями: источником возникновения, направлением движения, скоростью передачи и приема, интенсивностью потока и др.
Управлять информационным потоком можно:
^ изменяя направление потока;
^ изменяя скорость передачи информации;
^ ограничивая или увеличивая объем потока информации.
Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени. Это может быть количество документов или количество единиц информации, измеряемых в байтах.
Эффективное использование информационной логистики заключается в рациональном управлении информационным потоком по всей логистической сети на всех иерархических уровнях. Информационные потоки в логистических системах имеют свои специфические особенности, которые отличают их от всех других видов информационных потоков. Эти особенности зависят от свойств логистических систем. Логистические информационные потоки имеют следующие характеристики:
• неоднородность (информация, используемая в логистических системах, качественно разнородна);
• множественность подразделений — поставщиков информации;
• множественность подразделений — потребителей информации;
• сложность и трудность практической обозримости информационных маршрутов;
• множественность числа передач единиц документации по каждому маршруту;
• многовариантность оптимизации информационных потоков.
Логистический информационный поток сам по себе достаточно сложная система и делится на ряд составляющих:
• реквизит, представляющий собой элементарную единицу сообщения. Реквизит характеризует количественную или качественную составляющую информационной совокупности.
Например, реквизиты — наименование организации, наименование товара, цена товара и т.п. Каждый реквизит может быть представлен совокупностью символов: цифровых, буквенных, специальных;
• документы, включающие один или несколько показателей с обязательным удостоверением (подписью или печатью) лица, ответственного за содержащуюся в документах информацию.
Большинство документов создается на стадии сбора и регистрации данных, хотя их немалая доля поступает в систему от внешних (вышестоящих и др.) организаций;
• показатель, являющийся результатом счета, взвешивания и т.п. Он служит основой получения, например, сводных бухгалтерских и статистических данных, которые в свою очередь будут входящей информацией при составлении статистических отчетов в разрезе организации, отрасли, региона и т.д.;
• массив, представляющий собой совокупность однородных данных, имеющих единую технологическую основу и объединенных единым смысловым содержанием. Данные (процессы, явления, факты и т.п.), представленные в формализованном виде, пригодном для передачи по каналам связи и для обработки на компьютере. Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи.
Существует 11 методов исследования информационных потоков:
1. Графический предполагает описание потоков информации в виде графической схемы. Основные элементы потока - документы. Отношение между ними изображается в виде процедуры последовательного преобразования элементов потока (обработки документов). Система координат графика двумерная. В заголовки столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк - наименования моментов или промежутков времени.
2. Сетевой график - это построение сетевого графика информационных процессов.
Параметры графика:
работа - определённая задача управления;
событие - определённый документ, составленный в ходе выполнения работы (конечное событие) либо использованный в ходе работ (начальное событие).
Анализ и оптимизация сетевой модели производится традиционными методами (критический путь, резервы времени, перераспределение ресурсов).
3. Графоаналитический метод основан на построении информационного графа и анализе его матрицы смежности. Вершинами информационного графа служат X? - компоненты потока информации, которые соединяются дугами в том случае, если переход между ними осуществляется без каких-либо промежуточных результатов (в противном случае недоопределена вершина). Дуги ориентируются в направлении результатов более высокого порядка.
4. Метод описания потоков информации с помощью графов типа «дерево» предполагает построение центрального графа-дерева взаимосвязи показателей и графов расчётов, показывающих потоки и преобразование информации при расчёте отдельных показателей.
5. Метод схем информационных связей предполагает графическое отображение состава, источников и приемников информации, направления её дальнейшего использования.
6. Метод функционально-операционного анализа предназначен для организации, синтеза и обработки информации, необходимой для управления каким-либо объектом.
Существо метода заключается в следующем:
выявляются основные функции объекта исследования;
функции расчленяются на элементы;
элементы состоят из операций;
для каждой операции определяются цели, функции, информационные связи; определяются объёмы входной и выходной информации в формах документов.
Всё выше перечисленные процедуры объединяются в логистическую сеть, на основе которой формируется география потоков объективно необходимой информации.
7. Метод семиотического анализа предполагает рассмотрение информационного сообщения как языка, т.е. Определённой знаковой системы, обеспечивающей общение функциональных подразделений друг с другом и с внешней средой.
Преимущества и перспективы использования для исследования логистических информационных потоков:
Решение частных задач анализа и проектирования документопотоков в логистических информационных системах.
8. Модуль метод применяется для анализа структуры информационного потока. Для каждого фиксированного сообщения составляется типовая карточка, которая затем пускается по выявленному информационному каналу: съем, отображение, передача, переработка, представление информации и выработка решений.
9. Метод реквизитов позволяет анализировать детальный состав информационных потоков с целью их увязки и реализации системного подхода при проектировании информационных систем.
10. Матричное моделирование формализует основные процедуры и операции по обработке материалов анализа существующих потоков информации.
Матричная информационная модель представляет собой таблицу, отражающую соответствующие взаимосвязи подразделений организации и её внешнего окружения (через движение документов и показателей), а также формирование новых данных в процессе функционирования системы управления. Это модель выявления потоков информации любого подразделения организации, выражающая количественно и качественно все их внешние и внутренние характеристики.
11. Транспортное моделирование применяется для решения задачи оптимизации документопотоков алгоритма транспортной модели. В качестве критерия оптимальности выбирается суммарная кратность передач документов по маршрутам их движения.
Расчеты риска
Риск— вероятность наступления события, влекущего возникновение ущерба.
Риски в логистике можно разделить на следующие основные группы:
1.Коммерческий риск — срывы поставок, неготовность груза в срок, нарушение сроков, невыполнение финансовых обязательств сторон в ЛС.
2. Риск утраты имущества из-за стихийных бедствий, неблагоприятных условий транспортировки.
3. Риск утраты имущества по причине забастовок, массовых волнений, военных действий.
4. Риски, обусловленные нарушениями техники безопасности и пожарной безопасности.
5. Риски хищений.
6. Риски экологические (происшествие с товаром либо несоответствие его свойств упаковке, которое может нанести ущерб окружающей среде).
7. Технический риск — отказ и поломка транспортных средств и, как следствие, возможные задержки доставки груза и повышение вероятности иных рисков.
8. Риски, причиной которых является низкая квалификация контрагентов в ЛС, — халатность, утрата документов, их задержка и т.п.
9. Риск гражданской ответственности от нанесения ущерба третьим лицам. При логистическом обслуживании товары испытывают множество воздействий в результате производственно-технологических операций, а общее число операций в логистике увеличивается многократно — увеличиваются число и размер рисков, разнообразных по своей природе, но по месту возникновения и характеру классифицируемых как логистические.
Основными причинами возникновения риска являются три фактора внешней среды, определяемые различными ситуациями или набором обстоятельств: неопределенность, случайность, противодействие, с которыми необходимо считаться, предвидеть, планировать и — если возможно — снижать, уменьшать и предотвращать.
Неопределенность рассматривается как сумма обстоятельств, которые можно предвидеть заранее, но нельзя определить, насколько существенно они повлияют на результирующие показатели логистической деятельности. Случайность включает обстоятельства, которые могут возникнуть независимо от общей ситуации и в большинстве случаев возникают под воздействием факторов внешней среды. Противодействие — намеренное сопротивление обстоятельствам и участников логистического процесса его выполнению.
Возникновение рисковых ситуаций с усложнением логистического процесса неизбежно привлекает пристальное внимание к проблемам управления логистическими рисками. Здесь следует выделить три основные группы проблем:
—выработка представлений о риске конкретных логистических операций;
—выявление пределов допустимого риска;
—разработка методов анализа, оценки и менеджмента рисков.
Идентификация риска
Идентификация риска означает выявление источников риска, их видов и возможного ущерб. Например:
а) риски, связанные непосредственно с транспортировкой груза на конкретном перевозочном средстве, включая пожары, дорожно-транспортные
происшествия, угон или пропажу транспортного средства, взрывы, повреждения при погрузке, укладке, выгрузке, приеме товара; утрату или повреждение тары, упаковки, утрату или неправильное оформление документов, халатность персонала и т.д.;
б) риски, воздействующие на грузы извне: ДТП, климат, запреты властей, неплатежеспособность или банкротство субподрядчиков, ошибки в оформлении процедур платежей, задержка в пути, утрата или повреждение груза при хранении, складировании и других операциях на складах и при подготовке к транспортировке, высокая концентрация груза, низкий уровень квалификации работников;
в) риски, воздействующие на внешние объекты из-за происшествий с грузом: жертвы аварий, несчастный случай, ожидание выполнения операций, повреждение собственности подрядчика, повреждение чужого имущества, таможенные риски и т.д.;
г) прочие риски, затраты на спасение и аварию, ликвидацию последствий, затраты на сюрвейера или юриста и другие затраты.
РИСКИ РЕАЛИЗАЦИИ:
—Отказ в регистрации товара.
—Упущенная выгода — снижение объемов спроса или потребности в товаре, вытеснение его конкурентами.
—Снижение доходности — повышение закупочной цены или снижение объема закупок, увеличение расходов.
—Прямые финансовые потери — потери товара, его качества, повышение издержек обращения, штрафы, непредвиденные пошлины и отчисления.
РИСКИ ТАМОЖЕННОГО ОФОРМЛЕНИЯ:
—Несвоевременная сертификация товара.
— Неправильный расчет таможенных пошлин, акцизов, НДС и т.д.
— Нарушение требований документооборота.
—Неудовлетворительное информационное обеспечение сделки и связанное с ним нарушение законодательства.
Идентификация риска позволяет впоследствии получить количественную и качественную оценку риска — оценка вероятности наступления опасности, прогнозирование вероятного уровня потерь по стоимости или в натуральном измерении.
Риски различают и по другим признакам:
—Наличие потерь: потенциальная возможность потери дополнительной прибыли или объема продаж — условный риск; отсутствие такой возможности — чистый риск.
—Среда возникновения: внешний риск возникает в результате взаимодействия предприятия с рыночными контрагентами; внутренний риск возникает внутри предприятия, вследствие особенностей организации производства, системы учета и контроля, принятия решений, подбора персонала.
— Условия контракта.
Многие риски связаны со свойствами товара, предъявляемого для логистического обслуживания. Подобные риски можно предотвратить или уменьшить уже на стадии планирования выполнения контракта.
Условия поставки
2. 1. Выбор условий контракта.
— Подробно рассматриваются условия формирования цены товара по базисным условиям поставки, т.к. за этим скрывается риск недополучения прибыли. Единственным методом защиты является четкое рассмотрение структуры цены контракта.
— За время между моментом подписания контракта и моментом поставки цена может измениться. Поэтому по рекомендации ЕЭК в контрактах устанавливается «скользящая цена», которую обычно рассчитывают по следующей формуле:
Р1 = Р0/100 х (А + В х Ц/М0 + С х ^/50),
где Р/ — цена в момент отгрузки;
Р0 — цена при подписании контракта;
А, В, С — доли различных статей затрат в стоимости товара (в сумме =100%);
А — накладные расходы и прибыль экспортера;
В — материальные затраты;
С — затраты на оплату персонала;
М1 и М0 — цена продукции на моменты подписания и исполнения контракта;
затраты на рабочую силу на моменты подписания и исполнения контракта.
2.2. Форс-мажорные обстоятельства.
Труднее всего оценивать и предотвращать риски, которые возникают в результате форс-мажорных обстоятельств. В качестве таковых не признаются обычные коммерческие риски — колебания конъюнктуры, изменения цен, банкротство.
2.3. Расторжение контракта.
— Подробно и четко фиксируются условия расторжения контракта — порядок возмещения убытков, выплаты неустойки, штрафов.
— Контракт можно расторгнуть при следующих обстоятельствах: замена исполнителя, дополнительные соглашения о прекращении обязательств.
— Реализация права на расторжение контракта вследствие нарушения его условий ограничена — это может быть только просрочка поставок.
Выбор партнера
Выбор партнера (посредника) также позволяет снизить риски, связанные с незнанием обстоятельств и условий его деятельности. Многие западные мониторинговые фирмы советуют в этом случае использовать правило 5 «С»:
—Характер (character) — репутация в деловом мире, ответственность и готовность выполнить обязательства.
— Финансовые возможности (capacity) — способность погасить ссуду, кредит или другой долг за счет текущих денежных поступлений или продажи активов.
—Имущество (capital) — величина и структура акционерного и уставного капитала.
— Обеспечение (collateral) — виды и стоимость активов.
—Общие условия (conditions) — состояние конъюнктуры и другие факторы внешней среды.