Тема 3: Составление и оформление организационно-распорядительных документов
Вопросы для обсуждения
1.Какие документы относятся к информационно - справочным?
2.Какие основные вопросы отражает протокол?
3.Из каких частей состоит текст протокола?
4.Что включает в себя "вводная часть" текста протокола?
5.Что включает в себя "основная часть" текста протокола?
6.Что отражается в "протоколе краткой формы"?
7.Что такое "сокращенный протокол"?
8.В каких случаях составляется акт?
9.Что указывается в "вводной части" акта?
10.Что указывается в "констатирующей части" акта?
11.Отличительные особенности документа "справка".
12.В каких случаях составляется документ "докладная записка"?
13.Что такое "объяснительная записка"?
14.Какие документы носят название "распорядительные"?
15.Назовите деление документов "приказ" по содержанию.
16.Что такое "приказ по основной деятельности"?
17.Кем готовятся проекты приказов?
18.Когда приказ вступает в силу?
19.Назовите реквизиты документа "приказ по основной деятельности"?
20.Из скольких частей состоит текст приказа?
21.Что отражается в констатирующей части текста приказа?
22.Что отражается в распорядительной части текста приказа?
23.Что такое "распоряжение" и "указание"?
24.Что оформляется документом "приказ по личному составу"?
25.Что может выступать в качестве письменного обоснования оформления (составления) приказа?
26.Что такое "сложные", "простые" приказы по личному составу?
27.Дайте определение термину "организационные документы"?
28.Какие документы относятся к организационным?
29.На основе чего разрабатывается документ "структура и штатная численность"?
30.Каким документом вносятся изменения в документ "структура и штатная численность"?
31.Что закрепляется в документе "штатное расписание"?
32.Какие вопросы отражаются в документе "правила внутреннего трудового распорядка"?
33.Охарактеризуйте документ "положение о структурном подразделении".
34.Назовите основные положения документа "положение о структурном подразделении".
35.Что регламентируется документом "должностная инструкция"?
36.Назовите основные разделы документа "должностная инструкция".
37.Кем разрабатывается документ "должностная инструкция"?
38.На основании какого правового акта разрабатывается устав?
Практические задания
1.Составьте служебную справку в адрес руководителя базового предприятия о количестве станков, которыми оснащены производственные мастерские училища.
2.Составьте справку для предъявления в паспортный стол о факте обучения учащегося в училище.
3.Составьте акт и оформите его. Формат бумаги А4, бланк с угловым расположением реквизитов.
Исходные данные:
4. АКТ. Дата. Индекс. Санкт-Петербург. О вскрытии посылки. УТВЕРЖДАЮ Директор института П.Т. Симонов. Дата. Основание: приказ директора института от 00.00.00 №26. Составлен комиссией в составе: председатель – начальник канцелярии О.Н. Борисов. Члены комиссии: 1.Заведующий экспедицией Л.С. Конторкина. 2.Старший инспектор Д.Ю. Чернова. С предприятия-поставщика в адрес института прибыла 000000 посылка за№ 00-0. При вскрытии ящика обнаружено отсутствие числящихся по накладной комплектующих изделий к аппарату ТРД-45 на общую сумму 215 (двести пятнадцать) р. 29 к. Комиссия пришла к выводу: потребовать с предприятия-поставщика досылки недостающих комплектующих изделий. Нарушения правил доставки посылок не обнаружено. Составлен в трех экземплярах: 1-й экземпляр - предприятию-поставщику; 2-й экземпляр – 121-му отделению связи г. Санкт-Петербурга; 3-й экземпляр –в дело № 24-37. Председатель комиссии О.Н. Борисов, члены комиссии Л.С. Конторкина,Д.Ю. Чернова. В дело № 24/37-8 Т.С. Хрунова. Cоставьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопросо результатах инвентаризации по складу №2 вспомогательных материалов.На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365млн.руб.,а также зачитаны сличительная ведомость по складу №2и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.
5. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива”Запуск”, на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течении 6 мес. Развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн.руб.
6.Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 1997 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.
7. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмв”Рубин” Бабичеву Н.П. от 15.09.97 о произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы №92 от 12.01.97 “О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря”. В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в января 1997 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежемесячной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 1997 года было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.
8.Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключении необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающим переход на централизированный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.
9. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.
10. Составьте и оформите телеграмму фирмы ”Юнисиб” Кемеровскому предприятию “Кристал” о полном отказе от уплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные данные укажите самостоятельно.
11. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.
12. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные данные укажите самостоятельно.
13 Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.
14. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные данные укажите самостоятельно.
15.Оформите протокол на листе бумаги формата А4. Используйте угловой вариант расположения реквизитов.
Государственный комитет РФ по народному образованию. Научно-исследовательский институт школ. ПРОТОКОЛ. Дата. Индекс. Москва. Заседание ученого совета. Председатель Б. И. Фоминых, секретарь О. Н. Флешина. Присутствовали: члены ученого совета: Д. И. Жрайтак, В.С.Кузин, М.А.Морозова, П.Н.Нестеренко, О.Д.Оборин, Д.Н.Шестаков, Р.Д.Яшин. Отсутствовали: Л. Д. Дмитриева- в командировке, В. Т. Львов- болен.
Повестка дня: 1. Утверждение программы обучения детей шестилетнего возраста. Докладчик Б. И. Фоминых. 2. Рассмотрение методических рекомендаций к «Учебным заведениям по стенографии». Докладчик- зав. лабораторией обучения стенографииТ. В. Лимончикова. 1. СЛУШАЛИ: Фоминых Б. И. Познакомил членов ученого совета с программой подготовки к проведению экспериментального обучения в ряде школ Москвы и Санкт-Петербурга. Вниманию ученого советапредложена программа обучения детей шестилетнего возраста.
ВЫСТУПИЛИ: Оборин О. Д. Рассказал о первых результатах экспериментальной проверки программы обучения шестилеток. Результаты хорошие. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Утвердить экспериментальную программу обучения детей шестилетнего возраста. 1.2. Отделу учебных заведений определить до 00.00.00. три школы Москвы для организации экспериментального обучения по утвержденной программе. 2. СЛУШАЛИ: Лимончикова Т.В. рассказала о работе, проделанной Лабораторией обучения стенографии по разработке методических рекомендаций к «Учебным заданиям по стенографии». ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Утвердить и рекомендовать к изданию методические рекомендации«Учебным заданиям по стенографии». Председатель Б.Н. Фоминых. Секретарь О.Н.Флешина.
Верно: инспектор Б Н. Кислова. Дата.
16. Составить доверенность старшего бухгалтера Максимовой Ирины Васильевны на имя Петровой Лидии Николаевны на получениепрочитающейся ей зарплаты.
17. Составить доверенность директора предприятия на имя Иванова Виталия Ивановичана регистрацию предприятия в налоговой инспекции района.
18. Составьте приказ по основной деятельности, используя следующие исходные данные:
Государственный комитет по народному образованию РФ. ПРИКАЗ от 16.08.2000 № 59. Москва. Об утверждении примерной номенклатуры дел и типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведениях Санкт-Петербурга. В целях совершенствования работы с документами в профессионально-технических учебных заведениях Санкт-Петербурга ПРИКАЗЫВАЮ: 19.Утвердить Примерную номенклатуру дел и типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведениях Санкт-Петербурга, разработанное ВНИИДАД и согласованное с Главным архивным управлением при Правительстве РФ. 2.Профессионально-техническим учебным заведениям Санкт-Петербурга в работе со служебными документами руководствоваться утвержденной настоящим приказом примерной номенклатуры дел. №. Главному управлению по народному образованию Санкт-Петербурга установить постоянный контроль за работой со служебными документами в подведомственных учебных заведения в соответствии с настоящим приказом.
Заместитель председателя Государственного комитета по народному образованию РФ И.О. Дубинин (Штамп угловой).
20. Оформить с продольным расположением реквизитов штампа.
21. Оформитевыписку из приказа на бланке с угловым штампом, используя следующие реквизиты:
Министерство угольной промышленности Украины.ВЫПИСКА из ПРИКАЗА. 00.00.00. №0. Г. Киев. О согласовании планов развития горных работ на 2000г. В целях обеспечения своевременного выполнения предложений и требований органов Гостехнадзора и планов развития горных работ на 2000г. ПРИКАЗЫВАЮ.
Генеральному директору Добропольского производственного объедине ния по добыче угля т. Аралову Е.Г. обеспечить выполнение объединением графика в установленные сроки. Министр Г.П.Окаев. Верно:секретарьЛ.М. Смирнова. 00.00.00.
22. Составьте приказ по отрытому акционерному обществу “Новосибирский завод химконцентратов” об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В констатирующейчасти укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства Российской федерации от 24.06.92 №1118-р председателем Комитета по делам архивов при Правительстве РФ Пихоя Р.Г., и с ГОСТ Р.6.30-97 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.
23. Составьте проект приказа по электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной частим и другие реквизиты укажите самостоятельно.
24. Напишите проект приказа по ОАО “Оксид” об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.02.97 по 01.09.97. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг);допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И.Яковлевымнесвоевременноотгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 млн.руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.
25. Составьте приказ по строительному кооперативу “Запуск” о неправильном использовании строительных отходов. Во вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериаловдлиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частных лицам.
26. Составьте приказ по предприятию “Сайл” об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учеты, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.
27. Составьте приказ об итогах работы с документами в 1996 г. в ОАО “Родина”. В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов контроля за ихисполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство на разработку мер по улучшению. Этой работы.
28. Напишите проект приказа директора Завода точного машиностроения о премировании работниковпланово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
29. Отредактируйте приведенный текст приказа в соответствии с требованиями официально-делового стиля. Найти характер ошибок в изложении и структуре документа. В сентябре текущего года мною, в присутствии проректора, юрисконсульта, начальника отдела кадров, были проведены на факультетах рабочее освещения, на которых были поставлены задачи перед всеми кафедрами университета на начавшейся учебный год по учебным, хозяйственным, и кадровым вопросам.
В том числе обсуждались нарушения в выполнении положения о конкурсно – контрактной системе, в процессах допуска до работы вновь принимаемых сотрудников, особенностей приема на работу лиц, достигших пенсионного возраста, а также проблемы реализации кадровой стратегии, направленной на омоложение и улучшение качественного состава преподавателей университета.
Несмотря на это, а также на то, что ежегодно издаются приказыили распоряжения по тем же вопросам, за прошедшие два месяца руководители структурных подразделений продолжали нарушать предписания нормативных документов по указанным вопросам.
Учитывая изложенное
ПРИКАЗЫВАЮ
1.Отделу кадров с 1 января 1999 года проводить прием на работу профессорско-преподавательского состава строго в соответствии с «Положением о порядке замещения должностей преподавательского состава государственных высших учебных заведений Российской Федерации».
2.Заведующим кафедрами и руководителям структурных подразделений запретить допускать до работы сотрудников, принимаемых на работу до получения разрешения отдела кадров.
3.Отделу кадров подготовить и разослать в структурные подразделения и на кафедры университета нормативные документы по кадровой работе, а также рекомендации по их выполнению.
4.Персональную ответственность за нарушение правил, указанных в нормативных документах, возлагаю на руководителей структурных подразделений и заведующих кафедрами.
30. Составить Должностную инструкцию на старшего экономиста планово-финансового отдела предприятия,
бухгалтера.
31. Составить Положение о бухгалтерии или др. структурного подразделения.
32. Составить Устав акционерного общества, общества с ограниченной ответственностью.