Прием командированных работников
Тема: Прием посетителей.
Прием - одна из важнейших функций секретаря.
Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его поведения, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление об организации в целом. Профессиональный секретарь должен уметь эффективно взаимодействовать с людьми, быть надежным посредником между руководителями и посетителями.
Как правило, посетители входят в кабинет руководителя после доклада секретаря.
Часто посетитель представляется секретарю, вручая ему свою визитную карточку, которая содержит необходимые данные о нем. Следует предложить посетителю присесть и подождать, пока о его прибытии будет доложено.
Организация приема зависит от категории посетителей.
Прием (по предварительной договоренности или не запланированный) можно условно разделить на следующие виды:
· прием сотрудников по текущим вопросам;
· прием сотрудников по личным вопросам;
· прием посетителей из других организаций;
· прием командированных работников;
· прием делегаций.
Прием сотрудников по текущим вопросам
Для приема сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные для этого часы и дни - первое условие рационального планирования рабочего дня руководителя. Секретарь должен довести часы приема по текущим вопросам до сведения всех сотрудников организации.
К сотрудникам, пришедшим на прием, надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именами и отчествами) список всех работников организации.
О сотрудниках организации, пришедших на прием, можно доложить руководителю по телефону.
Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками, и секретарь должен организовать такую встречу.
Во время приема посетителя секретарь сам отвечает на все телефонные звонки и переадресует их заместителям руководителя.
Не следует во время приема пропускать в кабинет руководителя сотрудников, не имеющих отношение к приему. В этом случае их направляют к заместителям руководителя или называют время, когда руководитель освободится и сможет их принять.
По окончании беседы и принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале.
Прием работников по личным вопросам
Во время приема по личным вопросам ведется журнал (книга) приема, где записываются:
· дата приема;
· фамилия, имя, отчество работника, пришедшего на прием;
· результаты рассмотрения обращения.
При большом числе посетителей их учет ведется на регистрационно-контрольных карточках.
Прием посетителей из других организаций
При приеме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать:
· фамилию, имя, отчество;
· организацию, которую он представляет, и его должность;
· по какому вопросу;
· было ли назначено время приема.
Прием посетителей из других организаций секретарь готовит заранее. Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.
В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи данных о посетителях в специальный журнал.
Если посетитель пришел без предварительной договоренности, секретарь вправе решать сам, доложить о нем руководителю или записать на другую дату приема.
Если руководитель, к которому пришел посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы его принял другой компетентный сотрудник.
Прием командированных работников
Организуя прием командированных работников, секретарь должен узнать, согласовано ли посещение заранее, выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель.
Секретарь отмечает командировочное удостоверение, при необходимости помогает в размещении в гостинице, организует встречу с нужными людьми.
Если на прием прибыла делегация, то секретарю следует позаботиться заранее о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.
Литература
ü Кузнецов И.Н. секретарь-референт/ И.Н. Кузнецов.- М.: Дашков и К, 2004. -560 с.
ü Петрова Ю.А. Секретарское дело.- М.: ООО А-Приор, 2007.-282 с.
ü Стенюков М.В. Помощник руководителя. Секретарю-референту.- М.: ООО А-Приор, 2007.-282 с.