Шаг 1.4. Регистрация входящего КД
Поступившие конверты с КД вскрываются работником, ответственным за обработку КД в день их поступления, кроме конвертов (пакетов) с грифом конфиденциальности, адресованные руководителю организации с пометкой «ЛИЧНО». Пакеты (конверты) от входящих документов сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.
Входящие КД регистрируются в «Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов»: указывается название документа, от кого поступил документ, кому направлен и тема документа (при этом полное содержание текста не указывается).
Сканирование конфиденциальных документов и присоединение к файлам запрещается.
Конверты (пакеты) с грифом конфиденциальности, адресованные руководителю с пометкой «ЛИЧНО», без вскрытия регистрируются и передаются по «Журналу регистрации входящих КД» директору организации.
Конверты (пакеты) с КД, адресованные руководителям структурных подразделений и содержащие дополнительную ограничительную отметку «ЛИЧНО», также без вскрытия регистрируются и передаются непосредственному получателю. В этих случаях конверты вскрываются только адресатом, указанным на конверте, который на первый лист документа переносит номер и дату регистрации конверта (пакета).
Записи о ходе исполнения таких документов осуществляются по поручению адресата лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении.
Регистрация входящих КД осуществляется следующим образом: в правом нижнем углу последнего листа поступившего документа проставляется регистрационный номер, дата и количество листов.
Учетный (регистрационный) номер состоит из:
- индекса структурного подразделения (в соответствии с Регламентом «Организация документооборота входящих и исходящих документов»),
- буквенного обозначения – «КТ-Б» (для коммерческой тайны) или «КИ-Б» (для иной конфиденциальной информации), где «Б» – бумажный носитель;
- порядкового номера документа на бумажных носителях;
- буквенного обозначения «вх».
Например:
11-3/КТ-Б/07 вх
или
01/КИ-Э/015 вх
где 11-3 или 01 – делопроизводственный индекс руководителя структурного подразделения,
КТ – признак коммерческой тайны, КИ – признак конфиденциальной информации,
Б – бумажный носитель, Э – электронный носитель,
07 или 015 – порядковый номер носителя,
вх – входящий документ.
Буквенное обозначение «КТ» или «КИ» проставляется на основании грифа конфиденциальности, указанном на входящем КД.
Договоры, контракты, соглашения, коммерческие предложения, заключаемые организацией со сторонними организациями и содержащие конфиденциальные сведения, также подлежат регистрации в «Журнале регистрации договоров, контрактов, соглашений, коммерческих предложений, содержащих конфиденциальную информацию».
После их регистрации заполняется «Паспорт конфиденциальности», который также регистрируется в «Журнале регистрации договоров, контрактов, соглашений, коммерческих предложений, содержащих конфиденциальную информацию».
После окончания действия договора, контракта, соглашения, коммерческого предложения заполненный «Паспорт конфиденциальности» возвращается в приемную или отдел, ответственный за обработку документов. Второй экземпляр «Паспорта конфиденциальности» вместе с договором передается в архив.
При передаче договоров, контрактов, соглашений, коммерческих предложений, содержащих конфиденциальную информацию, сторонним организациям, составляется акт приема-передачи, который включает в себя сведения о передаваемом договоре, ссылке на соглашение о конфиденциальности, информацию о получаемой стороне и пр.
Шаг 1.5. Передача зарегистрированного входящего КД руководителю
Зарегистрированный КД передается адресату-руководителю структурного подразделения через делопроизводителя, который ставит свою подпись в Журнале регистрации входящих КД.
Шаг 1.6. Рассмотрение входящего КД и вынесение резолюции
Руководитель, ознакомившись с документом, либо составляет резолюцию на исполнение КД, либо принимает данную конфиденциальную информацию к сведению и передает КД на текущее хранение.
В случае вынесения резолюции КД возвращается через делопроизводителя обратно в канцелярию (приемную), которая фиксирует резолюцию руководителя в Журнале регистрации входящих КД и передает КД непосредственному исполнителю под роспись.
Этап 2. Создание КД
Шаг 2.1. Разработка исходящего/внутреннего КД
При разработке документа конфиденциального характера исполнителем документа, руководителем Подразделения или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, в правом верхнем углу проставляется необходимый гриф конфиденциальности:
«Коммерческая тайна» – с указанием полного наименования и места нахождения организации (Коммерческая тайна ООО «Восток» г. В…., ул. Л…., д.1) как обладателя этой информации - на документах, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну в соответствии с Перечнем сведений, относящихся коммерческой тайне, составляющих коммерческую тайну организации.
«Конфиденциально» – с указанием полного наименования и места нахождения Организации (Конфиденциальная информация ООО «Восток» г. В…, ул. Л….., д.1) как владельца этой информации – на документах, содержащих иную конфиденциальную информацию согласно Перечня сведений, относящихся к конфиденциальной информации.
Для служебного пользования» – оформляется аналогично вышеуказанным грифам «Коммерческая тайна» и «Конфиденциально». Проставляется только на тех документах, которые направляются в органы государственной власти.
Гриф конфиденциальности проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к конфиденциальным материалам. На документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра и адресат.
Например:
Коммерческая тайна
ООО «Восток»
ул. Л……… д.1, г.В…….
Экз. № __
Адресат:
Отметка об исполнителе документа проставляется на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу, где указывается: учетный номер носителя информации, количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресаты, фамилия исполнителя, его телефон и дата подготовки документа.
Например:
Уч. №___ (по Журналу учета документов на бумажных носителях конфиденциальной информации);
Отп: 2 экз., на 5 л. каждый;
Экз. № 1 - в адрес;
Экз. № 2 - в адрес;
Исп. И.И. Иванов;
Тел.: 9-28-45;
Дата 23.04.2016.
Учетный номер бумажного носителя информации указывается также в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа.
Оформление приложений:
Если к конфиденциальному документу прилагаются другие материалы (документы), то они перечисляются в конце текста письма в «Приложении» с указанием: краткого наименования, грифа «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», номера документа, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не конфиденциальному), например:
Приложение: 1. Отчетные данные ..., коммерческая тайна, № ___, экз.№1, на 4 л.
Приложение 2. Справка ..., Экз. N___, на 3 л.
Всего на_____л.
В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в делах отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: «только адресату», а если адресатов несколько, то указывается какому адресату, например: «Только в первый адрес».
Гриф конфиденциальности необходимо проставлять и на сопроводительном письме к конфиденциальным материалам (документам).
Если в сопроводительном письме не содержится конфиденциальных сведений, то на нем под грифом конфиденциальности указывается: «Без приложения не конфиденциально».
Шаг 2.2 Передача на регистрацию исходящего/внутреннего КД
После проставления грифа конфиденциальности соответствующим работником структурного подразделения, конфиденциальные документы подлежат учету, регистрации и контролю наличия:
Внешние электронные накопители (дискеты, CD-RV-диски и другие накопители), используемые для хранения конфиденциальной информации, также подлежат учету – в Журнале учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации.
При хранении конфиденциальной информации на дискетах проставляется гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» и учетный номер носителя информации, который указывается на бумажной наклейке дискеты. Указанные реквизиты должны быть также на CD-RV дисках и других внешних электронных накопителях, используемых для хранения конфиденциальной информации. Гриф конфиденциальности и учетный номер носителя наносятся специальным маркером.
Шаг 2.3 Регистрация исходящего/внутреннего КД
Регистрация исходящих КД осуществляется в Журнале регистрации исходящих КД, после чего производится отправка документа. Конфиденциальные документы внутреннего характера регистрируются в Журнале регистрации внутренних КД и передаются исполнителям в работу.
Для исходящих конфиденциальных документов, а также для КД внутреннего пользования регистрационный номер проставляется аналогично процессу, описанному в Шаге 1.4, только вместо буквенного обозначения «вх» проставляется либо «и», либо «вн».
Например:
12-2/КИ-Б/123 и
или
02/КТ-Б/52 вн
где 12-2 и 02 – индекс структурного подразделения,
КИ – признак конфиденциальной информации,
КТ – признак коммерческой тайны,
Б – бумажный носитель,
123 или 52 – порядковый номер документа,
и – исходящий документ,
вн – внутренний документ.
Регистрация электронных носителей конфиденциальной информации
Учетный номер электронного носителя конфиденциальной информации состоит из:
- делопроизводственного индекса руководителя структурного подразделения;
- буквенного обозначения «КТ-Э» – признак коммерческой тайны, «КИ-Э» – признак конфиденциальной информации, где «Э» – электронный носитель;
- порядкового номера электронного носителя.
Например:
19/КТ-Э/021
где 19 – индекс структурного подразделения;
КТ – признак коммерческой тайны;
Э – электронный носитель информации;
021 – порядковый номер носителя.
На конверте, в который вкладывается внешний электронный накопитель, должен вестись перечень файлов с конфиденциальной информацией. Запрещается записывать на внешние электронные накопители, имеющие грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», файлы, не содержащие конфиденциальной информации.
Шаг 2.4. Отправка исходящего КД
Отправка всех КД в организации осуществляется канцелярией (секретарем и прочими ответственными лицами). Исходящие КД передаются работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении, в канцелярию и прочие отделы, работникам, ответственным за работу с КД в незапечатанном конверте.
В его присутствии работника директор организации лично проверяет правильность оформления и адресации документа, комплектность отправляемого документа после чего запечатывает конверт.
Документы, оформленные с нарушением, подлежат возврату.
Запрещается совместно с отправляемыми КД пересылать не конфиденциальные документы, если они не являются приложением к этим документам.
Перед отправкой конверта проверяется правильность оформления адреса на конверте. После чего в правом верхнем углу конверта проставляется гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» (отступив 3-4 см от верхней кромки). В левом нижнем углу конверта обязательно указывается номер документа (номера документов), вложенного в конверт.
Пересылка материалов с конфиденциальной информацией организации в другие организации производится спец.связью или курьерской службой, а также заказными, либо ценными почтовыми отправлениями. При пересылке документов почтовыми отправлениями, они должны быть помещены в дополнительный конверт, на котором гриф конфиденциальности не проставляется.
КД запрещается передавать по каналам факсимильной связи, с использованием сетей Интернет без использования мер защиты.
При направлении КД по нескольким адресам составляется список рассылки, в котором по каждому адресу проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем структурного подразделения.
Шаг 2.5. Передача внутреннего КД исполнителю и организация работы с ним
После получения зарегистрированного внутреннего КД исполнитель организует соответствующие работы по данному документу.
В случае возникновения необходимости передачи КД из одного структурного подразделения в другое, исполнитель приносит КД в канцелярию, секретарю или лицу, ответственному за данный вид работы, которые ведут учет за перемещением всех КД внутри организации.
После завершения всех работ по КД, он подшивается в папку и передается на текущее хранение делопроизводителю структурного подразделения, которое является автором данного документа.
Этап 3. Хранение КД
Шаг 3.1. Организация текущего хранения КД
Документы, дела и другие конфиденциальные материалы должны храниться в служебных помещениях в сейфах или запираемых шкафах (ящиках). За сохранность конкретного конфиденциального документа отвечает сотрудник, получивший данный документ в пользование под роспись.
При перемещении (увольнении) такого работника, числящиеся за ним конфиденциальные документы подлежат передаче по акту вновь назначенному работнику или другому работнику по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения, который также утверждает акт приема-передачи.
Запрещается выносить документы, дела и другие конфиденциальные материалы из служебных помещений для работы с ними вне офиса.
В необходимых случаях исполнитель или другие работники имеют право на вынос из здания конфиденциальных документов для их согласования, подписания и т.п. в других организациях только с разрешения директора организации.
Разрешение оформляется письменно и хранится в канцелярии (у секретаря) до возвращения работника.
О фактах утраты КД, дел и других материалов, либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность непосредственный руководитель организации.
По факту утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов или разглашения сведений, содержащихся в данных материалах, проводится служебное расследование.
Шаг 3.2. Подготовка КД к архивному хранению
После исполнения все конфиденциальные документы подшиваются в дела.
КД группируются в дела отдельно от документов открытого характера.
Делу с КД присваивается гриф конфиденциальности. В номенклатуры дел в обязательном порядке включаются дела с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально». В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к номеру дела добавляется отметка «КТ» или «КИ».
Дела формируются по предметному (тематическому) признаку и важности (с учетом того, чтобы каждый исполнитель мог знакомиться с минимальным объемом конфиденциальной информации). Дело начинается по мере поступления документов на подшивку. Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одно дело в хронологической последовательности. В дело подшиваются только исполненные, правильно оформленные и учтенные документы. Подшивать неучтенные и неисполненные документы запрещается.
Гриф конфиденциальности дела устанавливается по грифу конфиденциальности документов, которые в него подшиты. Разрешается подшивать не конфиденциальные документы вместе с конфиденциальными, если они имеют к ним прямое отношение.
Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела – дате последнего конфиденциального документа, подшитого в нем. Эта дата проставляется на обложке дела после того, как в него подшивается последний документ.
Все подшитые в дело (том) КД нумеруются полистно, номера проставляются простым карандашом в правом верхнем углу листа документа. На подшитые КД составляется внутренняя опись, которая заполняется по мере подшивки в дело документов.
Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Листы ознакомления с распорядительными конфиденциальными документами подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.
По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.
Законченное дело (том) с документами прошивается, опечатывается и заверяется работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. Опечатывание дела (тома) производится с помощью бумажной наклейки с оттиском штампа организации, которая наклеивается так, чтобы захватывались нити шнурка прошивки дела (тома).
По окончании календарного года дело с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» просматривается полистно Экспертной комиссией и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в этом деле документы, постоянное хранение которых вызывается служебной необходимостью, группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.
Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов.
Шаг 3.3. Передача КД на архивное хранение
После проведения всех необходимых работ по подготовке и формированию дел, содержащих КД, к сдаче в архив, данные документы передаются на хранение в архив.
Прием дел с грифом конфиденциальности на хранение в архив оформляется актом приема-передачи. Дела передаются в архив с обязательной полистной проверкой включенных в них документов.
Изымать КД из архивных дел, как правило, не разрешается. В исключительных случаях (для приобщения к уголовному делу и др.) изъятие документов производится на основании распоряжения директора организации. В этом случае на место изъятого документа подшивается его копия с указанием на обороте последнего листа основания и даты изъятия подлинного документа, его учетного номера и местонахождения (куда отправлен, в какое дело подшит).
Этап 4. Уничтожение КД
Шаг 4.1. Подготовка КД к уничтожению
Конфиденциальные документы, дела, книги и журналы учета, утратившие практическое значение, а также с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению в конце календарного года.
Отбор и уничтожение материалов, содержащих конфиденциальную информацию, производится Экспертной комиссией в составе представителей следующих структурных подразделений:
Перед уничтожением КД по акту Экспертная комиссия сверяет номера и наименования документов, количество экземпляров и листов с записями в акте, а также с книгами и журналами учета. В актах на уничтожение не должно быть никаких исправлений
Шаг 4.2. Уничтожение КД
Уничтожение КД производится после утверждения акта в присутствии всех членов Экспертной комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте документов.
Для этой цели используются специальные устройства — уничтожители, или шредеры (от англ. to shred — резать, рвать). Уничтожители подразделяются на следующие группы: персональные (для небольших офисов и индивидуальных рабочих мест); офисные (для отделов, малых и больших офисов); архивные (для уничтожения больших объемов документов).
Отобранные к уничтожению материалы измельчаются механическим способом до степени, исключающей возможность прочтения текста. Издания и брошюры уничтожаются на специальном оборудовании в присутствии вышеуказанной Комиссии. Конфиденциальная информация, хранящаяся на магнитных носителях, подлежит обязательному удалению путем полного форматирования носителя.
Для гарантированного уничтожения файлов и затирания остаточной информации на магнитном носителе, либо уничтожения носителей механическим способом, они передаются:
После уничтожения конфиденциальных материалов всеми членами Экспертной комиссии подписывается акт.
После уничтожения КД в журналах их учета и регистрации, а также в номенклатурах и описях дел проставляется отметка «Уничтожено. Акт №__(дата)».
Этап 5. Организация контроля за состоянием и наличием КД
Шаг 5.1. Подготовка к осуществлению контроля за КД
На основании приказа директора организации по окончании календарного года в организации проводится сверка наличия документов, содержащих Конфиденциальную информацию и Коммерческую тайну и находящихся в работе или на текущем хранении.
Проверка наличия документов производится путем сверки журналов учета с фактическим наличием документов, а также отметок об уничтожении или отправке документов в данных журналах с актами и реестрами.
В журналах учета, переходящих из года в год, все произведенные отметки об отправке, уничтожении и переучете КД заверяются проставлением записи «Проверено» с датой и подписью председателя Комиссии.
Шаг 5.2. Контроль за КД
К началу работы Комиссии все исполненные конфиденциальные документы должны быть учтены в конфиденциальном делопроизводстве, приобщены к делам или перерегистрированы в журналах учета нового года, в старых журналах производится отметка об их перерегистрации с указанием новых учетных номеров.
По результатам работы Комиссии составляется акт проверки, который утверждается директором организации.