Етикет службового листування
План
1. Документи, що належать до довідково-інформаційних. Їх загальна характеристика.
2. Доповідні, пояснювальні записки, їх основні реквізити.
3. Протокол, його основні реквізити. Витяг з протоколу.
4. Особливості оформлення тексту оголошень.
5. Довідка. Реквізити довідки.
6. Звіт, його основні реквізити.
Контрольні питання:
1. Які документи відносять до довідково-інформаційних?
2. Які довідки є службовими, а які особистими?
3. Назвіть реквізити звіту.
4. Які вимоги висувають до тексту?
Література:
1. Глущик С.В. Сучасні ділові папери/ С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук. – К.: А.С.К., 2001. – С. 26-27, С. 30-44, С. 65-75.
2. Загнітко А.П. Українське ділове мовлення / А.П.Загнітко, І.Г.Данилюк – Донецьк: ТОВ ВКФ «БАО», 2007. – С. 37-53, С. 177-178.
3. Зубков М. Сучасна українська ділова мова / М.Зубков – Х.: СПДФО Співак Т.К., 2006. – С. 118-127.
4. Мацько Л.І., Кравець Л.В. Культура української фахової мови / Л.І.Мацько, Л.В.Кравець – К.: ВЦ «Академія», 2007. – С. 163-165.
Практична частина:
1. Продовжіть речення:
· Довідка – це документ…
· За походженням довідки бувають…
· Особисті довідки підтверджують…
· Довідки службового характеру складають…
· Протокол – це…
· Витяг з протоколу – це…
· Резолюція – це…
· Звіт – це…
2. а) Прочитайте документ, відредагуйте, запишіть правильно
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
Від 13.04.2001
12.04.01 під час мого чергування було пошкоджено центральну систему вентиляційного блоку, який забезпечує контроль за роботою витяжних каналів хімічної лабораторії. Аварія сталася з причини порушення працівниками правил техніки безпеки хімічного цеху.
Вважаю за потрібне вжити більш суворих заходів щодо перевірки та поліпшення знань працівників по техніки безпеки.
Інженер з техніки безпеки
Святенко В.О.
б) Визначте, який це документ за:
· найменуванням,
· призначенням,
· походженням,
· місцем виникнення,
· формою.
в) Назвіть реквізити цього документа
3. а) Прочитайте документ, відредагуйте, запишіть правильно
ОГОЛОШЕННЯ.
Запрошуємо дітей та підлітків усієї України віком від 8 до 18 років узяти участь у конкурсі.
Довільна за тематикою ідея повинна об’єднувати у собі гуманне ставлення до людського життя.
Розміри й обсяг робіт не регламентується.
Термін подачі творів - до 1 січня.
б) Визначте, який це документ за:
· найменуванням,
· призначенням,
· походженням,
· місцем виникненням,
· формою.
в) Назвіть реквізити цього документа
Матеріал для самоперевірки
1.Протокол – це документ , що … .
2. За обсягом протоколи можна поділити на :
а) стислі, у тексті яких написано лише ухвали;
б) ……;
в) …… .
3. Допишіть пропущені реквізити протоколу:
1. Назва документа.
2. Порядковий номер протоколу.
3. Назва заходу, який протоколюється (збори, наради, засідання тощо).
4. …… Назва установи, підприємства чи організації
5. …… Дата проведення зборів…
6. Місце (місто, село) проведення заходу ( праворуч на рівні дати проведення заходу).
7. Посада, прізвище, ініціали керівників заходу (голови, секретаря, членів президії).
8. ………. . Кількісний склад учасників
9. ……….. .Порядок денний
10. Текст протоколу.
11. ……… . Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.
12. Підписи керівників заходу (голови і секретаря).
4. Якщо кількість присутніх (або відсутніх) більше встановленої, до протоколу додається …. .реєстр.листок
5. Текст протоколу відповідає пунктам порядку денного; текст кожної позиції порядку денного укладають за формою: СЛУХАЛИ, …. . ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ
6. Виступ можна оформляти як пряму мову особи, яка його виголошує, або ….. .
7. Ухвала може складати з одного чи кількох пунктів…. . Якщо ухвала має форму резолюції, то з констатуючої частини й резолюції…. .
8. Відредагуйте текст протоколу.
Протокол № 3
конференції профспілкової організації ХДУ
01.03.2012 м.Херсон
Голова – Т.Ф.Юркова :
Секретар – П.М.Василяка
Присутні: 195 делегатів конференції ( див. реєстраційний листок )додається
Відсутні: 17 делегатів реєстраційний листок додається
ПОРЯДОК ДЕННИЙ:
1. Звіт про діяльність профспілкового комітету за період 2007-2012 рр. ( )
2. Звіт ревізійної комісії. ( )
І. СЛУХАЛИ. Волкову С.В., яка доповіла про діяльність профспілкового комітету за звітний період (текст звіту додається). абзац
ВИСТУПИЛИ.
………………………………………………..
Голова (підпис) Юркова Т.Ф.
Секретар (підпис) Василяка П.М.
9.Схарактеризуйте документ «витяг із протоколу» за такими ознаками: за походженням, стадією творення, за призначенням, за формою за джерелом виникнення.
10. Допишіть речення:
1. Витяг засвідчується підписами….
2. Пояснювальна записка – це документ, який укладають… .
3. Доповідна записка – це документ, … .
4. Реквізити, за якими укладається пояснювальна записка: ...
5.За походженням пояснювальні записки можуть бути … ..
6. Звітні, інформаційні, ініціативні – види … (допишіть, видами якого документа можуть бути названі).
7.Документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи, називається … .
8.Розрізняють статистичні (цифрові) й текстові звіти. Статистичні звіти пишуться на …….; текстові – на… .
8. В оформленні яких реквізитів звіту є помилки?
Звіт
про виробничу (педагогічну) практику (період)
студента Дмитренка І.С.
Текст звіту ( вказуються завдання, що їх було поставлено;
опис та аналіз виконаної роботи; висновки (пропозиції, зауваження, перспективи).
Підпис
Дата Печатка (якщо звіт виходить за межі
установи).
9.Порівняйте документи рапорт і заяву. Що спільного? У чому різниця?
Ректорові_________ національного
університету (повна назва закладу)
генерал-лейтенанту міліції
Назарову Є.М.
РАПОРТ
Прошу надати короткострокову відпустку з15:00 23.09. до 20:00 24.09.2011 у зв’язку з прийняттям Присяги.
Відпустку буду проводити за адресою: вул.. Салютна, 12, кв. 21, м. Київ, тел.. 212-00-12.
З правилами поведінки за межами університету ознайомлений і зобов’язуюсь їх дотримуватись.
Курсант 101-ї навчальної групи
Науково-навчального інституту
підготовки кадрів кримінальної міліції
рядовий міліції О.А. Ільченко
Дата (підпис)
10. Повідомлення про захід – це різновид службового листа, в якому … .
11. Повідомлення підписує …... Голова колегіального органу або керівник установи.
12. У тексті повідомлення повинно бути:
1)дата й час заходу;
2) місце проведення заходу;
3) його назва, тематика;
4) …;
5) прізвища доповідачів … ;
6) … ;
7) … .
13. Прес-реліз – це… .
14. Прес-реліз має такі реквізити:
1) назва документа;
2) … (може зазначатися або ні); адресат
3) формулювання мети;
4) …; текст
5) дата розсилання;
6) … ; (підпис (и)
7) адреса й контактний телефон відправника (у разі потреби журналісти зможуть зателефонувати для з’ясування більш детальної інформації).
15. Довідка – це документ інформаційного характеру, що … .
16. Довідки, що відображають виробничу діяльність установ, можуть бути … . зовнішні, внутрішні.
17.. Назвіть реквізити, які відсутні в тексті довідки або неправильно оформлені.
Херсонський державний університет
ДОВІДКА
02.02.2012 №
м. Херсон
Кондратенку Юрію Леонтійовичу в тому, що він є студентом 2-го курсу юридичного факультету Херсонського державного університету. Видано для подання до міського військкомату.
Ректор університету (підпис) Самійленко А.І.
Секретар (підпис) Малєєва С.С.
Тести
1. У протоколі називають повністю усіх присутніх (відсутніх), якщо кількісний склад учасників заходу становить: а) 10 осіб; б) 10-12 осіб; в) до 10 осіб; г) до 12 осіб.
2. Виберіть правильне оформлення кожної позиції пункту протоколу: а) І.СЛУХАЛИ. б) І.СЛУХАЛИ: в) І.Слухали: г) І. Слухали директора школи О. В.Іванчука.
3. Результати голосування записують у протоколі так: А) Вітриченко Н.В.: за – 51, проти –2, утримався – 1. Б) За Вітриченко Н.В.подано голосів : за –51, проти –2, утримався – 1. В) За Вітриченко Н.В. подано 51 голос, проти –2, утримався – 1. Г) За Вітриченко Н.В. подано: 51 голос, проти –2 голоси, утримався – 1 голос.
4. Протокол набуває чинності:
а) з дня підпису його головою зборів (наради, конференції тощо);
б) з дня проведення зборів (наради, конференції тощо);
в) після того, як його підписали секретар і голова;
г) з дня підпису його секретарем зборів (наради, конференції тощо)
5.Назвіть рядок, у якому повно і правильно представлені реквізити, необхідні для укладання витягу з протоколу.
а) номер відповідного документа; назва виду документа; дата; відповідний пункт порядку денного; текст ухвали з цього питання;
б) номер відповідного документа; назва органу, засідання, наради; дата; пункт порядку денного; текст ухвали з цього питання; назва виду документа; засвідчення документа;
в) номер відповідного документа; назва органу, засідання, наради; дата; порядок денний; текст ухвали з цього питання; назва виду документа; підпис голови та секретаря зборів.
6. Розташуйте реквізити пояснювальної записки відповідно до формуляра цього документа:
1) автор документа (назва структурного підрозділу, який подає документ); 2) назва документа;
3) дата; 4)текст; 5) заголовок до тексту (у службовій пояснювальній записці); 6) підпис;
7) адресат.
7.Документ, укладений на вимогу керівника, в якому ви пояснюєте певні вчинки, називається:
А Звітом.
Б Пояснювальною запискою.
В Доповідною запискою.
Г Заявою.
8. Оголошення – це:
А Документ, в якому подають потрібну інформацію, адресовану певному колу зацікавлених осіб.
Б Документ, у якому подають у письмовій формі повідомлення про виконання якості роботи.
В Документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів чи подій.
9. Документ інформаційного характеру, що описує і встановлює факти, події, - це:
А Розписка.
Б Довідка.
В Доручення.
Г Оголошення.
10. Який документ має характеристику: «Документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини з діяльності установ, організацій, підприємств. Найчастіше оформляють на бланках установи (підприємства), в них від руки заповнюють тільки індивідуальні реквізити»?
А Розписка.
Б Довідка.
В Пояснювальна записка.
Г Договір.
11. Виберіть правильну відповідь:
А Протокол – це офіційний документ, на підставі якого керівництво має право
вимагати від співробітників виконання певних вказівок.
Б Протокол – це вторинний офіційний документ, на підставі якого керівництво
має право вимагати від співробітників виконання певних доручень.
В Протокол – це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво
має право вимагати від підприємців виконання певних доручень.
Г Протокол – це первинний офіційний документ, на підставі якого
керівництво має право вимагати від співробітників виконання певних
доручень.
12. Текст протоколу складається із таких частин:
А Вступної, констатувальної.
Б Вступної, основної.
В Основної, висновків.
Г Констатувальної, висновків.
13.Протокол загальних зборів підписують:
А. Керівник установи і секретар. В. Голова зборів і керівник.
Б. Голова зборів і керівник структурного підрозділу. Г. Голова зборів і секретар.
14. Який документ містить:
1) назву підприємства або установи, що видає …, або назву посади керівника;
2) назви місця видання ; 3) номер ; 4) дату підписання ; 5) заголовок ; 6) текст ;
7) підпис керівника підприємства (установи)?
А Звіт. Б. Інструкція. В Наказ. Г.Протокол
15. Повідомлення про захід підписує:
А. Голова колегіального органу або керівник установи.
Б. Особа, відповідальна за інформування про захід.
В. Секретар керівника установи або колегіального органу.
16. Коротке повідомлення для преси про певну важливу подію – це…:
А. Оголошення В. Прес-реліз
Б. Повідомлення про захід Г. Службова записка.
17. За походженням довідки можуть бути:
А. Внутрішні Б. Службові В. Зовнішні Г. Особисті.
18. У якому відмінку стоїть прізвище доповідача в протоколі після слова «СЛУХАЛИ»?
А. Родовий відмінок Б. Називний відмінок В. Знахідний відмінок.
19. Розташуйте реквізити довідки відповідно до встановленого формуляра:
А. Призначення довідки (куди подається).
Б. Дата видачі й номер довідки.
В. Назва організації, що видає довідку.
Г. Текст довідки.
Д. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка
Е.Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили
Етикет службового листування
План
1. Основні вимоги до ділової кореспонденції.
2. Службові листи, структура та реквізити.
3. Види ділових листів.
(Напишіть рекомендаційний лист).