Поняття та значення нотаріального діловодства
Тема 6. Нотаріальне діловодство
ПЛАН
Поняття та значення нотаріального діловодства
Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції
Складання та оформлення службових документів
4. Складання номенклатури і формування справ (нарядів)
Робота з реєстрами нотаріальних дій
Поняття та значення нотаріального діловодства
Правила ведення нотаріального діловодства встановлюють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства, складання та оформлення службових документів.
Порядок складання нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів, ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, а також інших книг, пов'язаних із вчиненням нотаріальних дій, регулюється інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України і вказівками по заповненню форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв І посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах. Відповідальність за правильну організацію і ведення нотаріального діловодства несе приватний нотаріус , а в державних нотаріальних конторах і архівах - завідуючі, які їх очолюють. В державній нотаріальній конторі чи архіві, де е кілька співробітників, ведення діловодства і архіву наказом завідуючого може покладатися на одного з цих співробітників, що відображається в його посадовій інструкції.
Ведення діловодства і архіву приватного нотаріуса може бути покладено ним на особу, яка працює в нього за трудовим договором. Використанім службових документів в засобах масової інформації допускається лише з дозволу завідуючого державною нотаріальною конторою чи архівом або приватного нотаріуса. Державні нотаріальні контори і архіви в межах своєї компетенції видають накази. Обговорення питань на зборах (нарадах) фіксується в протоколах, які оформляються на підставі записів, зроблених секретарем зборів. Протоколи підписуються головуючим на зборах і секретарем. Вся кореспонденція, адресована державній нотаріальній конторі, архіву чи приватному нотаріусу, приймається особою, відповідальною за діловодство, яка розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто", та перевіряє наявність документів і додатків до них. На вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп . У штампі вказуються дата надходження документа та його індекс, « який складається з порядкового номера за реєстраційним журналом та номера справи (наряду) за номенклатурою справ, в якій буде зберігатися документ
Для складання службових документів використовується папір форматів А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. Службові документи оформляються на бланках установ і приватних нотаріусів. Бланки виготовляються відповідно до вимог нормативної документації. Кожний вид документа повинен мати визначений комплект реквізитів І стаільний порядок їх розміщення Найменування виду документа (за винятком листів) вказується на бланку. До кожною документа, що друкується на папері Формату А4, незалежно від його призначення, складається заголовок, який повинен °и максимально стислим, точно відображати зміст документа і відповідати на запитання "Про що документ". Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5.
Документ адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі. Найменування установи та її структурного підрозділу, яким адресується лисі, зазначаються в називному відмінку. Поштова адреса кореспондента.
У випадках, передбачених чинним законодавством, свій підпис на документах нотаріус скріплює відповідною печаткою. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ. Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників, наприклад: Додаток на 5 арк. у 2 прим".
Якщо документ має додатки, які не згадуються в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників, наприклад, "Додаток: дублікат договору купівлі-продажу на 1 арк. в 1 прим. "При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер документа-запиту. На документах, що виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання), а також слова "До справи" і номер справи (наряду), в яку повинен бути підшитий виконаний документ. На вихідному документі проставляється номер, що відповідає порядковому номеру по журналу реєстрації вихідних документів і номеру справи (нараду), в якій буде зберігатися примірник вихідного документа.
Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса затверджується завідуючим нотаріальною конторою, приватним нотаріусом і узгоджується з відповідним державним нотаріальним архівом. Про складену номенклатуру справ (нарядів) приватний нотаріус повинен також повідомити відповідну державну архівну установу. Номенклатура справ (нарядів) державного нотаріального архіву затверджується завідуючим архівом і узгоджується з відповідною державною архівною установою . Всі виконані документи групуються у справи (наряди). На відміну від інших документів заяви про прийняття спадщини, про видачу свідоцтва про право на спадщину чи про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна та заяви про вжиття заходів щодо охорони спадкового майна, по яких вжиті ці заходи, а також претензії кредиторів зразу ж формуються в окремі спадкові справи, кожна з яких одержує індекс, що відповідає номенклатурі справ (нарядів), потім реєструється в книзі спадкових справ. І їй присвоюється номер, що відповідає порядковому номеру в цій книзі.
В спадкову справу підшиваються всі документи, пов'язані з оформленням спадщини за вказаною заявою. Якщо спадкову справу не закінчено провадженням в поточному році, вона переходить на наступний рік під тим же номером і перереєстрації не підлягає.
На письмові вимоги державної податкової інспекції видаються довідки, документи І копії ч них, необхідні для вчинення правильності стягнення державного мита та цілей оподаткування. Справи (наряди) тимчасового (більше 10 років) і постійного зберігання після закінчення строку їх зберігання в державній нотаріальній конторі чи у приватного нотаріуса повинні здаватися в державний нотаріальний архів для наступного зберігання і використання. Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років в архів не здаються. По закінченні року посадова особа, яка відповідає за діловодство в конторі, чи приватний нотаріус готує справи до архівного зберігання, уточнює систематизацію документів у справах, оформляє справи (наряди). Справи тимчасового і постійного зберігання вмішуються в тверду обкладинку, документи складають в хронологічному порядку і прошивають. Аркуші справ нумеруються. В кінці справи (наряду) на чистому аркуші робиться засвідчувальний напис, наприклад: "В справі (наряді) прошито та пронумеровано 15 (п'ятнадцять) аркушів. Відповідальний за архів - підпис, дата".
Документи зі строком зберігання до 10 років у справи (наряди) не підшивають, нумерацію аркушів не роблять. Обкладинки справ (нарядів) тимчасового та постійного зберігання оформляються за встановленою формою. Заголовок на обкладинку переносять з номенклатури справ (нарядів) після його уточнення Дати на обкладинці повинні відповідати року заведення і закінчення справи (наряду). На обкладинках справ (нарядів), що складаються з декількох томів (частин), вказують крайні дати документів кожного тому (частини). Кількість аркушів у справі (наряді) вказують цифрами на підставі даних засвідчувального напису. Написи на обкладинках треба робити чітко, світлостійким чорнилом або тушшю. На справи тимчасового і постійного зберігання складаються окремі описи. Опис складається з річних розділів і є переліком назв справ (нарядів) з включенням необхідних відомостей про їх склад та зміст. Описи справ складають у 4-х примірниках за встановленою формою.. В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і словами) кількість справ, що внесені до опису, а також обумовлюються особливості нумерації справ у описі. Закінчення опису обов'язково погоджується з державним нотаріальним архівом. Одночасно з підготовкою документів до зберігання ведеться відбір документів, що підлягають знищенню. Відбір документів для знищення оформляється актом .