Робота з реєстрами нотаріальних дій
Відповідно до вимог статті 52 Закону України "Про нотаріат" усі нотаріальні дії, учинені нотаріусами, реєструються в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій. Кожний нотаріус веде один реєстр для реєстрації нотаріальних дій (далі - реєстр), нумерація в якому починається у перший робочий день нового року і закінчується в останній робочий день цього року. Заведення та ведення нотаріусом одночасно більше ніж кожного реєстру забороняється. Реєстри, не закінчені в попередньому році, не можуть використовуватися нотаріусом у наступному році. У разі закінчення реєстру нотаріусом в установленому порядку заводиться новий реєстр.
Титульна сторінка реєстру (якщо титульна сторінка ламінована, наступна за нею) оформлюється з дотриманням вимог Правил ведення нотаріального діловодства.
. Реєстри мають бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі засвідчується підписом начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальниками головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі або уповноваженої ними посадової особи (осіб). Підпис начальника головного управління юстиції або уповноваженої ним посадової особи скріплюється печаткою відповідного головного управління юстиції.
Головні управління юстиції ведуть Журнал обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій (далі - Журнал). Кожному реєстру головним управлінням юстиції присвоюється реєстраційний номер, який складається з шестизначної цифри та зазначається у кутовому штампі відповідного головного управління юстиції, що проставляється у верхньому правому куті наступної за титульною сторінки реєстру, скріплюється підписом уповноваженої посадової особи та печаткою головного управління юстиції. (Наприклад: розпочинається запис у Журналі з номера 000001, наступний номер 000002 та ін.). У Журналі уповноваженою посадовою особою головного управління юстиції зазначається прізвище, ім'я та по батькові нотаріуса, яким отримано реєстр (при отриманні реєстру завідувачем державною нотаріальною конторою - для кого отримано реєстр), дата реєстрації реєстру, номери нотаріальних дій, якими почато та закінчено реєстр, підпис в отриманні реєстру, дата закінчення реєстру тощо.
На початку нотаріальної діяльності або на початку діловодного року кожний нотаріус має право на отримання одночасно двох реєстрів, зареєстрованих у Журналі. Реєстри використовуються нотаріусом у суворій послідовності відповідно до реєстраційних номерів.
У разі закінчення попереднього з реєстрів для реєстрації нотаріальних дій нотаріус розпочинає ведення наступного реєстру та має право на отримання нового реєстру.
Новому реєстру головне управління юстиції присвоює реєстраційний номер лише за умови пред'явлення нотаріусом, а для державної нотаріальної контори - завідувачем або нотаріусом закінченого та закритого підсумковим записом першого реєстру. У підсумковому записі нотаріус зазначає кількість записаних у реєстрі нотаріальних дій та загальну суму стягнутого державного мита (плати) за вчинені нотаріальні дії.
Після підсумкового запису нотаріуса та огляду реєстру уповноваженою посадовою особою головного управління юстиції проставляється позначка "оглянуто", дата і її підпис.
У разі прийняття головним управлінням юстиції рішення про зупинення діяльності приватного нотаріуса він зобов'язаний надати реєстр уповноваженій посадовій особі для огляду. Уповноважена посадова особа головного управління юстиції зобов'язана занести відомості про останній номер нотаріальної дії у графу 12 Журналу. У разі прийняття головним управлінням юстиції рішення про відновлення приватної нотаріальної діяльності нотаріуса уповноваженою посадовою особою у графу 12 Журналу заносяться відомості про дату та номер нотаріальної дії, з якої продовжується ведення реєстру.
У разі звільнення з посади державного нотаріуса або припинення діяльності приватного нотаріуса нотаріус закриває реєстр підсумковим записом, про що проставляється відмітка в графі 12 Журналу та робиться запис у графах 1-7 реєстру із зазначенням підстав припинення нотаріальної діяльності, скріплюється підписом уповноваженої посадової особи та печаткою головного управління юстиції, а вільні сторінки реєстру перекреслюються (прокреслюються). Такий реєстр підлягає здачі до державного нотаріального архіву і не може бути переданий для ведення іншому нотаріусу.
Працівники головних управлінь юстиції, відповідальні за облік реєстрів, несуть персональну відповідальність за достовірність відомостей, унесених до Журналу.
Начальники головних управлінь юстиції несуть персональну відповідальність за належну організацію роботи з реєстрації реєстрів у Журналі, проставлення печаток та з їх своєчасної видачі нотаріусам.
У багатоскладовій державній нотаріальній конторі кожний нотаріус має один реєстр. Кожному реєстру присвоюється свій індекс, який має збігатися з номером печатки державного нотаріуса. При цьому запис на оформленому нотаріусом документі здійснюється у вигляді такого набору цифр: 1-2, 3-4, 12-1 та ін., де перша цифра - номер печатки державного нотаріуса, а друга цифра - порядковий номер нотаріальної дії за реєстром.
Записи, що здійснюються при реєстрації нотаріальних дій державним нотаріусом в односкладовій державній нотаріальній конторі чи приватним нотаріусом, складаються з однієї цифри, яка відповідає порядковому номеру нотаріальної дії (1, 2, 3, 10 та ін.).
Записи в реєстрах провадяться особисто нотаріусом чи в його присутності іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, що перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом.
У разі відсутності нотаріуса іншим працівникам державної нотаріальної контори або особам, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом, забороняється вносити записи до реєстру.
На період відсутності нотаріуса (відпустка, хвороба, навчання тощо) реєстр зберігається у сейфі, використання його іншими особами забороняється.