Телеграмма (телетайпограмма)

Это краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Передача текста служебного документа по телеграфу допускается в тех случаях, когда требуется их срочное исполнение. Порядок оформления и отправки телеграмм должен соответствовать правилам оказания услуг телеграфной связи, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 г. № 222.

Категории:

1. Вне категории;

2. Внеочередная;

3. Президент РФ

4. Высшая правительственная

5. Правительственная (от высших должностных лиц);

6. Пресса;

7. Международная;

8. Срочная;

9. Обыкновенная.

Скорость прохождения обыкновенной телеграммы составляет до 6 часов, срочной – до 3 часов.

Виды:

1. С уведомлением о вручении (уведомление передается только после доставки (вручения), до востребования – после востребования адресатом);

2. С доставкой почтой;

3. С доставкой в срок, указанный отправителем (только в пункты, имеющие телеграфную связь); не принимаются для отправки в войсковые части, полевые почты, морские и речные суды. Столицы – не менее чем за сутки до даты вручения, другие пункты – не менее чем за 3 суток.

4. С оплаченным ответом;

5. Письмо-телеграмма и др.

Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка установленной формы или на бумаге светлых тонов. Допускается оформлять в рукописном виде без наличия технических возможностей. Телеграмма строится из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

Первая часть содержит реквизиты:

- Отметка о категории и виде телеграммы. Указываются составителем перед адресом. Обыкновенная – отметка о категории не делается.

- Адрес и наименование получателя. Используется телеграфный или телетайпный адрес организации, зарегистрированный на телеграфе. Телеграфный адрес состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица получателя (прописными буквами): ТЮМЕНЬ ГЛАВСИБПРОМСТРОЙ ВОЛКОВУ. Если организация не имеет условного телеграфного адреса, то он оформляется обычным способом.

- Текст. Излагается кратко, без союзов, предлогов и частиц (кроме частицы “не”), если при этом не искажается содержание. Знаки препинания приводятся сокращенно:

· Точка – ТЧК

· Запятая - ЗПТ

· Двоеточие – ДВТЧ

· Кавычки – КВЧ

· Скобки – СКБ

· Номер – НР.

Цифровые данные пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Текст печатается прописными буквами через два интервала без абзацев. Исправления и перенос слов не допускаются. Расстояние между словами – два удара пробела. Не следует заканчивать текст телеграммы цифрами, чтобы не перепутать их с регистрационным номером. Длина телеграммы не более 300 слов (если больше – разбивается). Текст не должен превышать 2 машинописных страниц.

- Регистрационный номер (индекс). Следует сразу после текста.

- Наименование организации-отправителя. Указывается сокращенное или условное, если они неизвестны адресату.

- Подпись должностного лица, от имени которого передается текст. Печатается с новой строки. Допускается не указывать инициалы и должность лица, от имени которого передается телеграмма.

Вторая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:

- Наименование и почтовый адрес организации-отправителя.

- Наименование должности, подпись, расшифровка подписи должностного лица, подписавшего текст телеграммы.

- Печать. Подпись должностного лица заверяется печатью организации или специальной печатью “для телеграмм”.

- Дата. Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.

Телеграммы составляются в 2-х экземплярах:

1- Подписанный и удостоверенный печатью направляется на телеграф;

2- Содержит почтовый штемпель, фиксирующий дату, время передачи и номер отделения связи, подшивается в дело.

Телекс

Телекс – это обобщенное название документов, отправляемых по абонентской телексной сети (телетайп, телепринт). Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации – точек и запятых – и разных шрифтов.

Факсограмма

Факсограмма (факс, телефакс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи.

В отличие от телеграммы, телекса эта связь позволяет получить изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Чаще всего факсимильные сообщения заменяют письма или телефонограммы. Исходящий факс оформляют в 1 экземпляре с соблюдением всех требований, установленных к оформлению соответствующего вида документа, после передачи он подшивается в дело. Входящий факс содержит дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи – указание, код отправителя, дату и время передачи, номер факса, количество страниц.

Не рекомендуется отправлять по факсу документы объемом более 5 листов формата А4. Запрещается передавать по каналам факсимильной связи документы ограниченного распространения.

По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе.

Телефонограмма

Это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем от руки. Телефонограммы применяются в пределах действия местной телефонной связи.

Телефонограммой принимаются оперативные распоряжения, информация для руководства, приглашения на совещания и заседания, срочные поручения (когда передача по телефону требует документального оформления).

Отправка телефонограмм

Оформляется в единственном экземпляре на общем бланке (более 200 в год – специальный бланк). Содержит реквизиты:

- Наименование организации–отправителя;

- Наименование вида документа;

- Дата;

- Регистрационный номер;

- Адресат. Если адресатов много, то составляется список на рассылку с указанием номеров адресатов. Не указывается почтовый адрес, но указывается номер телефона, по которому можно позвонить.

- Текст;

- Подпись (должность, подпись, расшифровка подписи);

Далее пишется слова “передал” и “принял” и указывается должность, фамилия, номер телефона передавшего и принявшего.

При составлении текста телефонограмм соблюдаются следующие правила:

1. Передается срочная и краткая информация;

2. На передаются логически сложные тексты;

3. Текст не должен содержать более 50 слов и редкоупотребляемые и трудновыговариваемые слова;

4. Если в тексте есть трудновоспринимаемые на слух имена собственные их рекомендуется передавать по буквам.

Прием телефонограмм

Телефонограмма записывается в специальный журнал и регистрируется в картотеке или журнале. При регистрации указываются:

1. Организация-автор;

2. Дата телефонограммы;

3. Регистрационный номер;

4. Текст;

5. Подпись (должность, подпись, расшифровка);

Тот, кто принял телефонограмму, записывает должность, фамилию, № телефона передавшего и одновременно записывает свою должность, фамилию и № телефона. Правильность приема проверяется повторным чтением. Принявший телефонограмму проверяет, все ли правильно. Он несет ответственность за правильность записи сообщения и направления на исполнение. Указываются часы и минуты принятия телефонограммы.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Журнал приема телефонограмм содержит графы:

Электронное сообщение

Электронное сообщение – это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ПК, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующее аппаратное и программное обеспечение.

Электронная почта предоставляет абонентам следующие возможности:

- взаимодействовать посредством почтовых агентов, доски объявлений и т.п.;

- иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций;

- получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения на телеконференции;

- и др.

Электронное сообщение состоит из адреса, заголовка и текста. Электронное письмо должно быть кратким, этим ускоряется его пересылка и не будет перегружен ответами почтовый сервер.

Достоинствами электронной почты являются:

1. Возможность пересылки файлов (текст, графика, изображения) при помощи опции «вложить»;

2. Скорость доставки;

3. Возможность редактирования полученного сообщения и документов;

4. Возможность отправки сообщения большому количеству адресатов одновременно;

5. Возможность устанавливать в настройках запросы о получении, прочтении сообщений, различную важность и другие параметры.

И др.

• ⇐ Назад
• 12