Редагування таблиць бази даних
Створення таблиць і робота з ними
Таблиці — основа будь-якої реляційної бази дану Дані таблиць можна зберігати, доповнювати, вилучати переглядати, редагувати, сортувати або фільтрувати за досить складними критеріями.
Запити, форми, звіти й інші об'єкти можуть бути відсутніми в базі даних. Однак без таблиць бази даних просто немає. Таблиці не є самостійними об'єктами. Вони входять до складу файла бази даних нарівні з іншими її об'єктами.
Структура таблиць і порядок їх створення. Будь-яка таблиця бази даних має унікальне ім'я і складається рядків та стовпців. Її структура визначається характером функцій, які має виконувати база. На цій основі задан поля таблиці та призначають їхні властивості.
Для створення структури таблиці необхідно відкрити потрібну базу даних, активізувати у вікні бази даних вкладку «Створити» і вибрати команду «Конструктор таблиць» або команду «Таблиця» з наступним переходом до Конструктора таблиць через команду Вигляд або через контекстне меню створеної таблиці.
Після створення структури таблиці в одному з вибраних режимів їй присвоюється ім'я і вона зберігається поточній базі. Ім'я таблиці, як і імена інших об'єктів, зберіга-ється в самій базі даних. Воно може бути таким самим, як і ім'я бази.
Після активізації даних команд відкривається вікно «Конструктор», яке містить дві панелі.
Верхня панель забезпечує присвоєння імені кожном полю таблиці і визначення типу даних у кожному полі, нижня — встановлення властивостей кожного поля.
Ім’я поля може включати до 64 символів; воно повинно бути коротким і мати інформативний характер. Тип кожного поля визначається типом даних, які в ньому розміщуються.
Тип даних (текст, примітка, число, дата/час і т. д.) вибирається зі списку «Тип даних», що розкривається.
Опис — це пояснення до кожного поля таблиці, які формуються в разі необхідності.
Властивості полів відображаються в нижній панелі вікна «Конструктор». Елементи цієї панелі дають можливість користувачеві задавати розмір і формат поля, маску введення даних у полі, умови на значення і ряд інших властивостей. Вміст вкладки «Загальні» міняється залежно від типу поля.
Створення структури таблиці, як правило, завершується визначенням первинного ключа. Такий ключ однозначно ідентифікує кожний запис таблиці. Первинний ключ вводиться за командою Ключове поле контекстного меню вибраного поля або за допомогою однойменної команди вкладки Конструктор з групи Знаряддя. Як первинний ключ можна вибрати також элемент таблиці, що має унікальні значення. Таких полів може бути два і більше.
Якщо користувачем не визначено ключове поле, то автоматично як ключове поле використовує лотковий номер запису, вводячи додатково поле типу Автонумерація. MS Access завжди пропонує користувачеві створити первинний ключ поля, хоча його наявність у таблиці не завжди є обов'язковою.
У режимі «Конструктор» можна створювати і змінювати тільки структуру таблиць. Заповнення ж таблиці даними виконується тільки після її відкривання.
Редагування таблиць бази даних
У разі необхідності для коректування структури таблиць, імен і властивостей полів створені таблиці можуть бути відредаговані. Це може бути зроблено в режимах «Конструктор» або «Режим таблиці».
Редагування структури таблиць у режимі «Конструктор». Під час створення структури таблиці вірогідними є помилки, їх зручно виправляти у вікні «Конструктор», що містить усі поля та параметри поточної таблиці. Засобами цього вікна можна:
• змінювати імена полів, їхні тип і параметри;
• вилучати поля з таблиці та добавляти нові;
• змінювати порядок проходження полів;
• змінювати або задавати нові ключові поля і т. д.
Зміна імені та типу поля. Виконується за допомогою клавіші <Васksрасе> або <Delete>. Ім'я редагується чи вводиться заново, а новий тип поля вибирається зі списку стовпця «Тип даних». Для кожного типу даних за допомогою елементів нижньої панелі можуть бути встановлені властивості.
Зміна порядку проходження полів. Перше клацання лівою клавішею миші на вибраному полі приведе до виділення всього поточного рядка, а друге — до появи під курсором миші невеликого штрихового прямокутника. Перенесення поля виконується "буксируванням" курсора, тобто його переміщенням при натисненій лівій клавіші миші. При цьому рух поля супроводжується горизонтальною лінією, що добре переглядається.
Вилучення полів з таблиці. Вилучення виділеного поля виконується натисненням на клавішу <Delete>. Можна вилучати групи суміжних та несуміжних полів. Для виділення групи суміжних полів в області вибору виділяється перше поле, а потім натискується клавіша <Shift> і виділяється останнє поле. Поля другої групи виділяються при натисненій клавіші <Сtrl>.
Виділені таким чином групи полів можна переміщувати в межах вікна «Конструктор».
Додання нового поля. Ця операція виконується за командою Вставити Рядки. Новий рядок уставляється над поточним рядком. Аналогічне вставлення можна виконати також за командою Додати рядки з контекстно-залежного меню виділеного рядка.
Введення даних у таблиці
Після створення таблиць здійснюється введення даних у них. Це може бути виконано в режимі таблиць, що забезпечує безпосереднє введення даних у таблиці. Якщо до цього моменту зв'язку між таблицями ще не встановлено, то забезпечення коректності введення залежить від користувача.
Під час введення система перевіряє допустимість даних властивостям даних поточного поля, що вводяться, і, якщо це можливо, перетворює дані на відповідний тип.
Для зручності введення користувач може змінювати макет таблиці на екрані, міняючи його елементи (висоту рядка, ширину стовпця, стиль шрифту, колір фону та символів і т. д.).
Для введення даних типу «Об’єкт OLE» необхідно активізувати ділянку цього поля і виконати команду, внаслідок чого на екрані відобразиться діалогове вікно «Вставка об’єкта».
Використовуючи це вікно, необхідно виконати пошук і вибір потрібного об'єкта (наприклад, точкового рисунка з фотографією працівника). Для іншої предметної області бази даних це може бути інший об'єкт.