Организация системы документационного обеспечения деятельности Государственной Думы, общий порядок ведения делопроизводства.

 

В Государственной Думе сложилась определенная система документационного обеспечения ее деятельности. Организационно она состоит из структурных подразделений, обеспечивающих в централизованном порядке выполнение таких функций как прием, обработка, регистрация, передача по назначению поступающих в Государственную Думу документов, обработка и отправка документов, исходящих из Государственной Думы, машинописные и копировально-множительные работы, стенографирование, звукозапись (с расшифровкой) заседаний, обеспечение документами и материалами депутатов к заседаниям Государственной Думы и ее органов и некоторые другие.

 

Выполнение перечисленных функций осуществляет специальное подразделение Аппарата Государственной Думы - Управление документационного обеспечения и архива (УДО). Это такие задачи, как:

 

- ведение единой системы делопроизводства в Государственной Думе;

 

- прием, учет, отправка служебных документов;

 

- участие в документационно-техническом обеспечении заседаний, проводимых в Государственной Думе, в том числе выдача документов и материалов к заседаниям Государственной Думы, стенографирование, техническая запись заседаний, запись и расшифровка стенограмм, редакторская правка и подготовка стенограмм к изданию;

 

- машинописные и копировально-множительные работы;

 

- архивное хранение документов Государственной Думы и другие.

 

Ряд функций документационного обеспечения реализуется непосредственно самими подразделениями. Это-исполнение документов, их подготовка и оформление, частично - функция печатания, копирования (в небольших тиражах), учета, исполнения, хранения, подготовки к передаче в Архив и некоторые другие.

 

Многолетняя практика работы Государственной Думы, начиная с 1994 года и по сегодняшний день, подтвердила правильность выбранного сочетания централизации в осуществлении основных делопроизводственных функций с децентрализованным выполнением функций, выполнение которых целесообразно именно там.

 

В Государственной Думе на протяжении последних лет ведется работа по созданию автоматизированной системы делопроизводства и документооборота. Определенный опыт в этом плане был наработан за прошедшие годы, в частности в процессе эксплуатации локальных вычислительных систем. С учетом полученного опыта была проведена работа по выбору базовой системы, отвечающей требованиям и условиям делопроизводства и документооборота в Государственной Думе. Таковой стала программа САДД (Система автоматизированного делопроизводства и документооборота), разработанная известной организацией "Электронные офисные системы" на основе базовой системы "Дело - 96". С августа 2000 года эта система поэтапно внедряется в Государственной Думе и к настоящему времени практически все структурные подразделения подключены к этой системе, работают в ней.

 

Уже сейчас можно сказать, что внедрение этой системы позволило существенно усовершенствовать делопроизводство и документооборот Государственной Думы. Если раньше единая для всей Государственной Думы система делопроизводства была скорее целью, то с внедрением САДД эта цель в значительной мере становится реальностью. Автоматизированная система делопроизводства и документооборота позволила соединить и увязать в единую информационную систему все этапы, все операции и процедуры, сопровождающие подготовку и прохождение документов Государственной Думе и ее Аппарате. Наряду со значительным улучшением системы получения информации о прохождении документов, она позволила также избежать вынужденного дублирования ряда операций с документами, такой, например, как многократная регистрация одних и тех же документов, улучшилась организация и эффективность труда работников Аппарата, что, несомненно, оказывает положительное влияние на деятельность палаты.

 

Нормативные акты, регламентирующие порядок ведения делопроизводства и организации системы документационного обеспечения деятельности Государственной Думы

 

<Основными нормативными документами, на которые опирается система документационного обеспечения деятельности Государственной Думы, регламентирующими указанные процедуры являются, прежде всего, Регламент Государственной Думы и Инструкция по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

 

Регламент Государственной Думы служит принципиальной основой, на которой строится вся система документационного обеспечения деятельности Государственной Думы. В нем подробно изложен порядок рассмотрения Государственной Думой вопросов, отнесенных к ее ведению и, прежде всего, порядок законодательной процедуры, организация, формы и процедуры работы органов и подразделений Государственной Думы.

 

Целям детального описания принятой организации, порядка и процедур делопроизводства служит Инструкция по работе с документами в Государственной Думе. Наряду с текстовой частью, Инструкция имеет множество приложений, содержащих формы бланков документов, имеющих хождение в Государственной Думе, различные справочные и учетно-регистрационные формы.

 

Прием, обработка, регистрация, распределение, прохождение, доставка служебных документов и других материалов.

 

 

В Государственной Думе осуществляется централизованный прием служебных документов и другой корреспонденции, адресованной палате, ее руководителям, подразделениям, депутатам Государственной Думы. Обращения граждан принимаются непосредственно Приемной Государственной Думы.

 

Регистрация законопроектов и других входящих документов осуществляется по технологии САДД. В процессе регистрации на персональной электронно-вычислительной машине (ПЭВМ) заполняется электронная регистрационная карточка со стандартным набором заполняемых реквизитов. Информация о документе вводится в электронную базу данных и с этого момента в электронные регистрационные карточки вносятся данные о последующем прохождении и исполнении зарегистрированных документов.

 

Принятая система учета и регистрации, на наш взгляд, достаточно эффективна и позволяет оперативно обрабатывать несколько десятков тысяч ежемесячно поступающих в Государственную Думу служебных документов.

 

Депутатская корреспонденция

 

Входящие документы, поступившие на имя депутатов, как уже было сказано выше, не вскрываются в УДО и через комитет, в котором работает депутат, передаются депутату или помощнику депутата по работе в Государственной Думе.

 

Ведение учета этих документов возложено на помощника депутата, который ведет, как правило, и все делопроизводство депутата.

 

Одной из перспективных задач является проработка вопроса о возможности подключения делопроизводства депутатов к ресурсам САДД.(напрямую либо через интерфейс или с использованием другого инструментария).

 

Прием и регистрация законопроектов в Государственной Думе

 

Проекты федеральных конституционных законов, федеральных законов, проекты законов Российской Федерации о внесении изменений и дополнений в действующие законы Российской Федерации и законы РСФСР, федеральные конституционные законы и федеральные законы, о признании их утратившими силу либо о неприменении на территории Российской Федерации актов законодательства Союза ССР и др., как и все поступающие в Государственную Думу документы, принимаются и регистрируются в УДО, а конкретно в том же его подразделении, в котором принимаются и регистрируются любые другие входящие документы.

 

При регистрации законопроектов на них в системе САДД заполняются стандартные электронные регистрационные карточки, на сопроводительном письме к законопроекту проставляется оттиск регистрационного штампа с указанием регистрационного номера, даты и точного времени регистрации документа. Этот же регистрационный номер проставляется и на самом законопроекте (на титульном листе) и этот номер сохраняется за законопроектом на весь период его прохождения и рассмотрения.

 

Работа с обращениями граждан, учреждений и организаций

 

Прием, регистрация и учет обращений граждан ведутся отдельно от приема, регистрации и учета служебных документов, а именно в Приемной Государственной Думы с помощью автоматизированной системы "Приемная". Подготавливается программа, позволяющая связать систему "Приемная" с САДД.

 

Наряду с обращениями граждан, по этой же в целом схеме осуществляются прием, регистрация, направление на рассмотрение также полученных писем, телеграмм, других документов учреждений и организаций, не относящихся к законотворческой деятельности Государственной Думы, другим рассматриваемым ею вопросам.

 

Учет и обращение с документами в структурных подразделениях

 

В подразделениях поступившие туда после регистрации в УДО документы подлежат обязательному учету, но повторно не регистрируются, а используется регистрационная карточка центральной картотеки. Учету в подразделении подлежит и последующее прохождение этих документов, вплоть до завершения исполнения или завершения другой формы работы с документом (например, учетом его в работе по обобщению материалов по той или иной теме, учетом при подготовке законопроекта и т.д.). Все это позволяет делать инструментарий САДД.

 

Документы, подготовленные в самих структурных подразделениях, как направляемые внутри Государственной Думы, так и за ее пределы, регистрируются в этих подразделениях. Также с использованием САДД. При этом в случае направления так называемых внутренних документов обеспечивается принцип однократной их регистрации в подразделениях-получателях эти документы повторно не регистрируются.

 

Организация и ведение делопроизводства в подразделении обеспечиваются службой делопроизводства подразделения. В аппаратах комитетов, комиссий особую важность имеет возложенная на указанные службы обязанность учета и хранения документов и дел, связанных с подготовкой законопроектов к рассмотрению палатой, которая уже принимает решение принять законопроект или отклонить. Соответственно в аппаратах комитетов формируется и ведется основная часть дел с документами и материалами по разработке законопроектов, по их обсуждению на разных этапах работы сними, туда поступают замечания на законопроекты от субъектов Федерации, федеральных органов власти и иных организаций, готовятся таблицы поправок и другие необходимые документы.

 

Контроль за исполнением документов и поручений

 

 

В Государственной Думе осуществляется контроль за исполнением:

 

- принятых Государственной Думой постановлений;

 

- протокольных поручений Государственной Думы и поступлением ответов на парламентские и депутатские запросы;

 

- решений Совета Государственной Думы;

 

- поручений, содержащихся в распоряжениях и резолюциях на документах Председателя Государственной Думы, его заместителей, Руководителя Аппарата;

 

- поручений, содержащихся в резолюциях руководителей структурных подразделений.

 

Порядок осуществления указанного контроля в целом отвечает общепринятым правилам, а используемые при этом технические средства - это хорошо известные компьютерные программы контроля исполнения документов и поручений (используются, в частности, некоторыми секретариатами, аппаратами ряда комитетов, другими подразделениями), а также картотеки, контрольные журналы и другой контрольный инструментарий.

 

Секретариаты, подразделения, службы или назначенные сотрудники, осуществляющие контроль, проверяют правильность представленной информации о выполнении поручений, полноту решения поставленных в них вопросов. Руководителю или органу, давшим поручение, периодически, не реже чем один раз в месяц представляется обобщенная информация о ходе и результатах их выполнения.

 

Регистрация, учет и отправка исходящих документов

 

Исходящие из Государственной Думы документы направляются за подписями руководителей палаты, руководителей депутатских объединений, председателей комитетов, комиссий, а также руководителей самостоятельных подразделений Аппарата в соответствии с их компетенцией и полномочиями.

 

Документы направляются также за подписью депутатов Государственной Думы с использованием специальных депутатских бланков, о которых уже говорилось выше.

 

Регистрация исходящих документов осуществляется, децентрализовано, в подразделениях, секретариатах, аппаратах комитетов и депутатских объединений - авторах этих документов.

 

Регистрация ведется с использованием технологии САДД.

 

В УДО используется специальная компьютерная программа, разработанная специалистами Государственной Думы, с помощью которой осуществляется учет всех отправляемых документов (с многоаспектной поисковой системой), а также автоматизированное печатание адресов на конвертах и реестров на отправляемую корреспонденцию.

 

Исходящая корреспонденция за подписью депутатов.

 

 

Письма и другие служебные документы за подписью депутатов Государственной Думы оформляются в соответствии с общим порядком оформления документов в Государственной Думе. В то же время, для того чтобы избежать ненужного смешения делопроизводства депутата с делопроизводством комитета, депутатского объединения, учет и регистрация исходящих документов (как и входящих документов) тех и других ведутся раздельно. Поэтому исходящим документам депутата присваиваются свои исходящие номера, отличные от исходящих номеров (индексов) комитетов, комиссий, депутатских объединений. Оформление и учет исходящих документов депутата ведется его помощником с использованием ПЭВМ или же в журнале учета стандартной формы.

 

Документационное и организационно-техническое обеспечение заседаний

 

Важнейшей составной частью системы документационного обеспечения деятельности палаты является документационное и организационно-техническое обеспечение заседаний Государственной Думы, Совета Государственной Думы, заседаний комитетов, комиссий, парламентских слушаний и других заседаний, которые в условиях коллегиальных форм работы парламента приобретают особо важное значение.

 

Систематизация документов, составление номенклатуры дел, их формирование, подготовка дел к передаче в Архив Государственной Думы

 

 

Основой рациональной и правильной систематизации документов и дел, хранящихся в Государственной Думе, ее подразделениях является номенклатура дел Государственной Думы.

 

Ежегодно в подразделениях составляются номенклатуры дел этих подразделений, а на основании их - номенклатура дел (сводная) Государственной Думы. Работа по составлению номенклатуры дел проводится в соответствии с действующими рекомендациями Росархива, положениями ГСДОУ. О важном значении, которое придается номенклатуре дел Государственной Думы, свидетельствует то, что этот документ утверждается Председателем Государственной Думы.

 

Хранящиеся в делопроизводстве подразделений дела оформляются также в соответствии с общепринятыми правилами. По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного (свыше 5 лет) срока хранения передаются в Архив Государственной Думы.

 

Хотелось бы подчеркнуть, что сдать в Архив палаты документы, отражающие их деятельность, могут депутаты Государственной Думы после прекращения своих полномочий.

 

Дела, переданные в Архив Государственной Думы, могут быть выданы в подразделение во временное пользование на срок до одного месяца.

 

Некоторые вопросы дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения деятельности Государственной Думы

 

В Государственной Думе большое значение в настоящее время придается совершенствованию системы документационного обеспечения ее деятельности, деятельности депутатов Государственной Думы. Особое внимание при этом придается сокращению излишнего бумажного документооборота, переходу к электронному документообороту..

 

В Государственной Думе действует электронная почта, порядок подключения к которой был утвержден Руководителем Аппарата Государственной Думы еще в сентябре 1996 года. В настоящее время рассматривается вопрос о том, чтобы постепенно перейти к использованию электронной почты для передачи официальных документов Государственной Думы, а также приема официальных документов, присылаемых в Государственную Думу.

 

В соответствии с п. 5 статьи 105 Регламента Государственной Думы копии текста законопроектов и сопроводительных документов к ним, вносимых в Государственную Думу, представляются, наряду с оригиналом на бумажном носителе, также на магнитном носителе. И вот уже в 2002 году начал вводиться в действие порядок, в соответствии с которым электронные версии текстов вносимых депутатами законопроектов и материалов к ним начали размещаться в АСОЗД депутатами - инициаторами законопроектов или по их поручению помощниками депутатов. Постепенно таким путем размещается в АСОЗД все больше законопроектов.

 

Это не только позволит обращаться к текстам внесенных законопроектов практически сразу же после их внесения и регистрации (на размещение текста в АСОЗД отводится три дня), но и существенно уменьшить объемы копирования законопроектных материалов на бумажных носителях, поскольку для многих пользователей достаточно будет во многих случаях возможности видеть документы в электронном виде.

 

 

"Автоматизированная система обеспечения законодательной деятельности"

 

Медведь Владимир Иванович - заместитель начальника отдела информационных технологий Управления информационно-технологического обеспечения Аппарата Государственной Думы Российской Федерации

 

В Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации разработана и с июня 2001 года находится в плановой эксплуатации Автоматизированная система обеспечения законодательной деятельности (АСОЗД).

 

АСОЗД функционирует в соответствии с Регламентом Государственной Думы и распоряжением Руководителя Аппарата Государственной Думы. Согласно этим документам, функционирование АСОЗД обеспечивают аппараты комитетов Государственной Думы, Секретариат Совета Государственной Думы, Отдел по работе с документами Секретариата Председателя Государственной Думы, Управление документационного обеспечения, Организационное управление, Правовое управление, Парламентская библиотека и Управление информационно-технологического обеспечения. С 46 (плюс 2 в Аппарате Совета Федерации) автоматизированных рабочих мест в этих подразделениях в АСОЗД вводится учетная информация о поступлении в Государственную Думу законопроектов, их прохождении по этапам законодательной процедуры вплоть и опубликовании подписанных Президентом Российской Федерации законов, а также размещаются электронные версии текстов законопроектных документов.

 

Порядок ввода учетной информации о прохождении законопроектов и законов, а также размещения в системе электронных версий текстов законопроектов (законов) и сопровождающих их материалов определяется документами, утвержденными руководством Аппарата Государственной Думы и согласованными Комитетом по Регламенту и организации работы Государственной Думы.

 

Назначение и функции АСОЗД

 

АСОЗД предназначена для обеспечения субъектов федерального законодательного процесса информацией о ходе и результатах рассмотрения законопроектов и законов и ее обработки в целях осуществления и совершенствования законодательной деятельности.

 

В настоящее время с помощью АСОЗД осуществляется:

 

- сбор, хранение, программно-технологическая обработка и представление в электронном виде субъектам права законодательной инициативы, другим пользователям системы достоверной, актуальной учетной и текстовой информации о прохождении законопроектов и законов по стадиям федерального законодательного процесса;

 

- размещение непосредственно в системе электронных версий текстов законопроектов, законов и основных сопровождающих их документов (тексты внесенных законопроектов, тексты законопроектов к очередным чтениям, заключения ответственного комитета на законопроект, таблицы поправок к законопроектам, подготовленным ко второму чтению; тексты законов в редакции согласительной или специальной комиссии, итоговые протоколы заседаний согласительной или специальной комиссии; законы, вносимые на рассмотрение Государственной Думы в редакции, предложенной Президентом Российской Федерации или с учетом его предложений; заключения Правового управления и некоторые другие);

 

- автоматизированное формирование интегрированных документов о ходе и результатах законодательной деятельности (примерная программа законопроектной работы Государственной Думы на сессию, календарь рассмотрения вопросов на пленарных заседаниях, порядок работы Государственной Думы на очередное заседание, повестка заседаний и результаты рассмотрения законопроектов и законов на заседаниях Совета Государственной Думы, на пленарных заседаниях палаты, информация по последним событиям прохождения законопроектов и законов);

 

- автоматизированный расчет с клиентских рабочих мест более 60 статистических показателей хода и результатов федерального законодательного процесса;

 

- автоматизированный контроль полноты и достоверности основной учетной информации о прохождении законопроектов и законов по стадиям законодательного процесса;

 

- оперативный поиск необходимой пользователю информации, содержащейся в системе;

 

- распечатка содержащейся в системе информации.

 

Доступ к информации в АСОЗД

 

В рамках объединенной сети Интранет Государственной Думы и Совета Федерации реализовано три вида доступа пользователей к информации в АСОЗД:

 

- свободный доступ для просмотра информации обеспечен для всех пользователей Интранет, включая имеющие доступ к Интранет Государственной Думы региональные органы законодательной власти;

 

- для размещения в системе текстовой информации и данных о текущем состоянии законопроекта (закона) доступ обеспечен для сотрудников Аппарата Государственной Думы в соответствии с утвержденным перечнем видов информации, вводимой или размещаемой подразделениями Аппарата Государственной Думы, и утвержденным списком сотрудников его подразделений, осуществляющих ввод и размещение информации с использованием пароля;

 

- для размещения в системе электронных версий текстов вносимых в Государственную Думу законопроектов и сопровождающих их документов обеспечен доступ только субъектам права законодательной инициативы с индивидуальным системным именем и паролем.

 

С апреля 2002 г. депутаты Государственной Думы самостоятельно или через своих помощников размещают в системе электронные версии текстов вносимых ими законопроектов и сопровождающих их документов, что обеспечивает возможность всем пользователям АСОЗД через Интранет Государственной Думы работать с ними практически сразу после их внесения, что позволяет интенсифицировать законодательный процесс. Размещаются и законодательные инициативы других субъектов права законодательной инициативы. Налажен контроль размещения электронных версий текстов законопроектных документов.

 

В рамках АСОЗД созданы методические и технологические возможности для размещения непосредственно в этой системе электронных версий текстов законопроектов, вносимых всеми субъектами права законодательной инициативы. Депутаты Государственной Думы высказывают настоятельную потребность в получении электронных версий текстов законопроектов, вносимых, прежде всего, Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации в целях ускорения их рассмотрения и принятия.

 

Результаты работы АСОЗД

 

Функционирование АСОЗД позволило в определенной степени интенсифицировать и оптимизировать законодательную деятельность Государственной Думы. Наличие в системе полной и достоверной учетной информации о прохождении законопроектов и законов позволило произвести ревизию законопроектов, перешедших от Государственной Думы первого и второго созывов. В результате более 1100 законопроектов и законов, работа над которыми по данным АСОЗД. не была завершена Государственной Думой второго созыва, были распределены по ответственным комитетам Государственной Думы третьего созыва или по предложениям комитетов сняты с рассмотрения палаты.

 

Принятые на основе данных АСОЗД руководством палаты организационные меры привели к тому, что впервые с начала работы Государственной Думы была преодолена тенденция накопления незавершенной палатой законодательной работы. Если с начала работы Государственной Думы третьего созыва превышение количества внесенных в Государственную Думу третьего созыва законопроектов над количеством завершенных рассмотрением палатой законопроектов и законов составляло 244, на 3 марта 2001 г. - 118, на 18 мая 2001 г. - 31, то на 15 июня 2001 г количество завершенных рассмотрением палаты законопроектов и законов превысило количество внесенных в Государственную Думу третьего созыва законопроектов на 104 законодательных акта. А в апреле 2002 г. это превышение составило уже 217 законопроектов и законов.

 

В соответствии с внесенными в Регламент Государственной Думы дополнениями каждому законопроекту или закону присвоен индивидуальный регистрационный номер, что значительно ускоряет и облегчает их поиск и идентификацию.

 

В целом сегодня обеспечено стабильное и надежное функционирование первой очереди АСОЗД, ставшей для депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации, аппаратов обеих палат Федерального Собрания, аппаратов полномочных представителей Президент Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в Государственной Думе и других пользователей АСОЗД необходимым рабочим инструментом в законодательной деятельности.

 

Интеграция АСОЗД с другими системами

 

По технологии построения АСОЗД открыта для интеграции с другими автоматизированными системами, в том числе и внешними. В настоящее время она интегрирована с внедренными в Государственной Думе Системой автоматизированного делопроизводства и документооборота, Автоматизированной системой Организационного управления и Автоматизированной информационной системой "Кадры" в целях взаимного обмена информацией и оптимального обслуживания пользователей.

 

Возможности расширения состава пользователей АСОЗД

 

АСОЗД не имеет технологических ограничений по количеству пользователей. Для программно-технического подключения к АСОЗД новых пользователей как в режиме просмотра информации, так и в режиме ввода учетных данных о прохождении законопроектов (законов) и размещения электронных версий текстов законопроектных документов достаточно обеспечить их доступ к объединенной сети Интранет Государственной Думы и Совета Федерации.

 

Информационная безопасность в АСОЗД

 

В АСОЗД предусмотрены средства физической и программно-технической защиты информации, соответствующие современным требованиям к системам данного класса. Базы данных АСОЗД и критически важные приложения размещаются на выделенных серверах, к которым исключен доступ посторонних лиц. Для обеспечения непрерывности функционирования системы предусмотрено использование резервного сервера приложений. Сохранность информации в базах данных АСОЗД обеспечивается автоматической системой периодического резервного копирования информации.

 

Для защиты от несанкционированного доступа с рабочих станций Интранет в АСОЗД предусмотрена специальная система имен и паролей пользователей.

 

Вход в АСОЗД с правами администратора обеспечивается только со специальных технологических станций и защищен многоуровневой защитой.

 

Список сотрудников подразделений Аппарата Государственной Думы, осуществляющих ввод и размещение информации в АСОЗД, ежегодно утверждается руководством Аппарата Государственной Думы.

 

Перспективы развития АСОЗД

 

Разрабатывается концепция второй очереди АСОЗД с перспективной целью информационно-технологического обеспечения:

 

- интеграции федерального законодательного процесса и региональных законодательных процессов;

 

- автоматизированного анализа состояния правового поля России и выявления объективных потребностей его корректировки и дополнения;

 

- улучшения на этой основе планирования законодательной деятельности;

 

- оптимизации законодательной деятельности;

 

- автоматизации процесса подготовки текстов законопроектов.

 

В настоящее время работы ведутся по следующим направлениям:

 

- программно-технологическое обеспечение перехода на Интранет-технологию ввода в АСОЗД учетной информации о прохождении законопроектов и законов, размещения электронных версий текстов законопроектных документов и автоматизированного формирования типовых законопроектных документов, подготавливаемых в Государственной Думе;

 

- разработка и внедрение нормативно - методических материалов и технологических программ автоматизированного формирования типовых законопроектных документов;

 

- разработка и внедрение методик и технологических программ автоматизированной подготовки депутатами Государственной Думы поправок к законопроектам, подготавливаемым ко второму чтению, и формирования таблиц поправок;

 

- подготовка методики и технологических программ автоматизированного контроля ввода в АСОЗД всех учетных данных о прохождении законопроектов и законов в Государственной Думе и размещения электронных версий текстов законопроектных документов.